這是蓋雅學苑第272篇原創(chuàng)圖文
“敏捷”這個詞，這些年在商業(yè)世界中頗為火熱。
在眾多書作和報告中，它往往代表著：更被認可的目標與愿景、更積極的伙伴關系、更快速的決策、更有激情的員工、更創(chuàng)新的文化……這樣的畫面輕盈、靈動又美好，伴隨而來的還有更高的績效。
無數(shù)企業(yè)對此躍躍欲試。
但真正去實踐，卻往往發(fā)現(xiàn)并不容易。尤其在講求等級和專業(yè)，遵循泰勒的科學管理原則的制造行業(yè)。
佛吉亞無錫工廠，正在通過“小步快跑的敏捷實驗方式”，將敏捷的理念，慢慢注入組織的文化中。通過第一期5個試運行項目，他們完成了預期項目目標，并達成組織效率的提升，敏捷項目流程體系的搭建以及高潛人才的培養(yǎng)。正在進行中的二期迭代項目將進一步加深對敏捷之路的探索。
2021年6月，蓋雅學苑走進佛吉亞無錫工廠，與高級人力資源經(jīng)理徐曉銘女士，交流探討了佛吉亞無錫工廠的敏捷組織實驗。
本期“HR典范實踐”訪談嘉賓，佛吉亞中國機構件高級人力資源經(jīng)理、敏捷組織項目推動者徐曉銘女士。
01/
新環(huán)境中的“老”工廠
佛吉亞是全球領先的汽車零部件科技公司，擁有汽車座椅系統(tǒng)、綠動智行系統(tǒng)、汽車內(nèi)飾系統(tǒng)、歌樂汽車電子四大核心業(yè)務，圍繞智享未來座艙和創(chuàng)贏綠動未來這兩大技術戰(zhàn)略方向提供解決方案。
中國是佛吉亞全球布局中最重要以及最具戰(zhàn)略意義的市場之一。目前，佛吉亞在中國建立了60家工廠與5家世界級研發(fā)中心。
而佛吉亞無錫工廠，成立于2003年，至今已有18年歷史。它主要研發(fā)、生產(chǎn)、測試汽車座椅系統(tǒng)相關產(chǎn)品，服務70余家內(nèi)外客戶。作為佛吉亞集團第一批Mother plant，佛吉亞無錫工廠的運營指標一直表現(xiàn)優(yōu)異，即使在疫情影響下，2020年依然實現(xiàn)了全年銷售預算，同時2021年預測銷售額也將實現(xiàn)大幅增長。
近些年，這個“老”工廠面臨著新的挑戰(zhàn)。
VUCA時代的到來：無錫工廠的客戶數(shù)量不斷增加，業(yè)務模式日益多元，工藝復雜程度增高，對無錫工廠提出了更高的交付和質量要求。
組織與人員敏捷度需提升：佛吉亞無錫作為一家成熟工廠，集團工齡10年以上的員工比例已經(jīng)過半。在面對日益VUCA的外部環(huán)境，員工在活力、自主性、創(chuàng)新三個維度上相對較弱。
在這種情況下，佛吉亞無錫工廠啟動了“敏捷組織項目”：敏捷組織項目是在正式組織中，引入打破層級和部門壁壘、員工自愿參與、組織充分賦能的敏捷項目和非正式社群，在解決具體問題的同時，實現(xiàn)更靈活的組織模式、更創(chuàng)新的團隊合作、更自驅的員工狀態(tài)。
02/
敏捷組織項目長什么樣？
佛吉亞無錫工廠HR介紹，敏捷組織項目是在當前傳統(tǒng)制造業(yè)矩陣式組織結構的模式下，疊加了敏捷組織元素。
它可以作為一種非官方的組織，和正式組織同時存在；它更適用于需要做出快速反應的任務，業(yè)務難點痛點的問題，需要做出持續(xù)改善的任務，以及特殊的短期任務。而與運營相關的、有標準化作業(yè)的、需要高效執(zhí)行的任務，仍需要采用原有模式。
在傳統(tǒng)組織中，無論是人員任命、任務布置甚至過程管理，都由明確的指令發(fā)起，通過關鍵績效指標管理，用“胡蘿卜+大棒”的方法，保證結果可控。
而敏捷組織項目的實踐，則完全打破了這一切。
首先，敏捷組織項目的團隊并不是任命的，而是員工自發(fā)參與的。它推行共創(chuàng)會的概念，通過海報宣傳召集員工自發(fā)報名，最終建成了5-8人的項目團隊。這些虛擬團隊搭建與部門、職位、崗位毫無關系，并用雪人圖工具中的五個“角色”：愿景家、產(chǎn)品經(jīng)理、天使客戶、測試員、開發(fā)者取代了傳統(tǒng)組織中的職位。
其次，敏捷組織項目的目標完全共創(chuàng)。共創(chuàng)會成員共同列出了十幾個項目，最后通過投票，再一起選出了五個比較緊要的項目。簡要介紹其中兩個項目：
1. 在佛吉亞無錫工廠機電產(chǎn)品車間，員工需要在靜音房中人工聽機電產(chǎn)品異音。AI敏捷小組推動開發(fā)了一套AI軟件，通過不斷訓練和完善AI數(shù)據(jù)庫，最終替代了40%的人工“聽異音”工作。提高了生產(chǎn)效率，并改善員工的工作體驗。隨著數(shù)據(jù)庫進一步完善，“聽異音”工作有望全部由AI替代。
2. 在佛吉亞無錫工廠，小組成員期望通過一鍵快速查詢產(chǎn)品狀態(tài)，并進行信息追溯，以進行更高效的質量追蹤和信息交互。團隊通過敏捷項目，進行系統(tǒng)架構和測試，最終成功上線了追溯系統(tǒng)。并完成了追溯系統(tǒng)2.0迭代，實現(xiàn)更多追溯功能，達到“One Click For All“。
傳統(tǒng)的組織中，為避免出錯、追求安全，我們常以“瀑布式開發(fā)”的方式進行工作——比如，將一個項目拆解為多個步驟，每個步驟都有相應的目標和工作包。每一個步驟必須要通過考核，才能進入一個步驟，如此層層嚴格推進。
這種方式保障了安全性，但也將人員限制在自己所在的步驟和模塊中，看不見始終，看不到全景。一旦市場情況發(fā)生變化，這個嚴謹?shù)逆湕l便無法靈活調(diào)整。
而佛吉亞無錫工廠的敏捷組織項目，推行一種快速試錯、快速迭代的工作方式：它不推崇將工作做得完美無缺后，才呈現(xiàn)給老板和客戶；它主張在短暫沖刺周期內(nèi)快速交付、快速溝通，再根據(jù)反饋快速迭代——這種工作方式在前文提到的“追溯系統(tǒng)”敏捷項目中，體現(xiàn)得淋漓盡致：
項目團隊在第一沖刺周期階段發(fā)現(xiàn)，市場上的成熟系統(tǒng)開發(fā)成本過高，且并不能滿足佛吉亞的個性化需求，團隊成員便決定自主開發(fā)追溯系統(tǒng)。但由于編寫完整系統(tǒng)周期較長，團隊便通過敏捷方式快速調(diào)整系統(tǒng)架構，先將想象中的程序通過一張紙來呈現(xiàn)出來——把想要實現(xiàn)的模塊在紙上畫出來，把想要實現(xiàn)的界面交互通過紙的折疊和粘貼展現(xiàn)出來，然后帶著這樣“毛坯版UI圖”找到天使客戶溝通；再根據(jù)天使客戶的反饋，不斷迭代。
通過這種敏捷迭代的方式，低成本高效率的完成了佛吉亞無錫工廠定制化的追溯系統(tǒng)1.0。
“追溯系統(tǒng)”敏捷項目小組成員慶祝項目1.0收官，2.0迭代啟動。
而這種敏捷迭代的工作方式，也充分體現(xiàn)在項目的運營中。敏捷小組通過一些有效的方式，將抽象的任務不斷具象，比如用User Story Mapping工具，將大的模塊、大的任務拆解為小的模塊、小的任務；用Story Board，將大的周期，拆解為每天可以做的，每個沖刺周期可以做的。并通過每日站會、雙周沖刺會、月度復盤會，不斷推動項目敏捷迭代。
▎從關注任務，到關注人
“這些項目是大家本職工作以外的任務，且不計入KPI，那怎么才能保證大家能堅持下來，不會有人中途下船呢？”
“相比傳統(tǒng)組織任務，敏捷組織項目最大的特點是'不僅僅關注指標的實現(xiàn)，更加關注人’”，在徐曉銘看來，被關注、被反饋、被鼓勵，是非常棒的充盈體驗，這樣的體驗可以使參與者在完成任務的同時，獲得能力的提升。
佛吉亞無錫工廠的敏捷組織項目，針對“關注人”做了很多設計：
心情跟蹤圖表：佛吉亞無錫工廠的敏捷組織項目中，專門有一個“心情跟蹤圖標”的工具。在這張表中，縱軸是成員的心情，越高代表越開心，越低代表心情越down；橫軸是項目的時間周期。每月復盤會上，項目成員都會畫出自己的心情跟蹤圖表，然后把各自的表放在一起看——哪些是有交集的點？高的地方發(fā)生了什么？低的地方又發(fā)生了什么？如何維持這種好的集體體驗，改善不好的集體體驗？哪些地方又很分散？大家再各自談一下當時自己到底發(fā)生了什么。
在講究理性精神和情緒穩(wěn)定的工作場所中，我們常常忽略了自己的情緒和感受，甚至將自己及團隊成員的負面情緒視為影響績效的“洪水猛獸”，刻意隱藏和壓制這些負面情緒。但情緒和感受是無法被消滅的，唯有正視、接納、擁抱它們，帶著全然的自己、完整的身心投入工作，才有機會爆發(fā)真正的團隊凝聚力和創(chuàng)造力。
總結會前，先贊美人：在每個沖刺結束后，項目團隊都會舉行總結會和分享會。而這樣的會議中先聊的不是結果，而是過程中的人，會先贊美一下團隊中的其他成員，也會給出具體反饋建議。
這種“對人的贊美”看似刻意，卻常常是主張專業(yè)和任務的工作場所中缺少的，常常獲得意想不到的激勵效果。
敏捷典范評選：每個季度，敏捷小組還會從每個項目中評選出一位敏捷大典范，敏捷典范由團隊小組成員投票，公司再對其進行表彰和激勵。
Scrum Master內(nèi)部培養(yǎng)：Scrum Master作為敏捷項目小組的導師，在項目過程中為小組提供敏捷工具支持。在過去的兩年中，Scrum Master由外部提供轉變?yōu)閮?nèi)部培養(yǎng)，為人才的發(fā)展提供更多機會。
敏捷組織項目小組成員在復盤會中交流討論。
03/
減少干擾，便能發(fā)揮潛能
在前文的部分項目描述中，我們能看到敏捷項目組通過通力協(xié)作、集思廣益，創(chuàng)造性地解決了多個業(yè)務的難點和痛點。
值得一提的是，項目中還有兩位成員獲得了專業(yè)的Scrum Master認證，他們成為后續(xù)的敏捷實踐中的重要教練和推動者。
徐曉銘還發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過這個項目，公司中不少員工的工作方式發(fā)生了變化，他們更加積極自主、快速行動、快速反饋。
Future Line 項目組成員慶祝第一沖刺任務完成——RC70 DMC的上線。
敏捷組織項目不僅為佛吉亞無錫工廠帶來了出色的績效結果，同時轉變了員工的工作思維和方式。而這樣的改變源自被激活的員工。但他們究竟是被什么激活的呢？答案很簡單：當打破限制、減少干擾后，員工的潛能就能被激發(fā)。
敏捷項目小組的自主管理，打破了職位、部門、崗位的限制；敏捷迭代的項目推進方式，打破了流程的限制，減少了員工內(nèi)心“懼怕失敗”的干擾；而心情跟蹤圖表等“刻意關注人”的工具，則通過正面回應和擁抱員工的“情緒和感受”，消解了“隱藏情緒和感受”的干擾。
這正回應了添·高威關于組織績效的公式：績效=潛能-干擾。
“減少干擾，就能發(fā)揮潛能?！痹谶@個項目中得到驗證，也值得很多管理者及其背后的組織思考。組織進化無法一蹴而就，但一些小的改變，就會增添一點新的畫面。
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