跨部門(mén)溝通，不僅僅涉及到人，還涉及到職位、利益、資源，情況復(fù)雜。解決跨部門(mén)溝通，不是簡(jiǎn)單地把部門(mén)管理者拉在一起談?wù)劸湍苻k到的。而且，職場(chǎng)上，凡是遇到牽扯要擔(dān)責(zé)任、或者利益的事，都會(huì)本能的想，這事有我的責(zé)任沒(méi)？對(duì)我有什么好處？我做了會(huì)不會(huì)對(duì)有什么不好？這樣是不是影響我的利益？
那么，如何減少跨部門(mén)溝通障礙，讓協(xié)作更有效呢？
1、使用“利他心態(tài)”，找準(zhǔn)對(duì)方需求和利益點(diǎn)。
想要和個(gè)人有效溝通，最關(guān)鍵的是找準(zhǔn)對(duì)方要什么，其關(guān)心的核心利益點(diǎn)事什么，確認(rèn)之后再去溝通。如果你單從自己的角度出發(fā)，上來(lái)直接說(shuō)你要做的事，那對(duì)方聽(tīng)到之后，肯定會(huì)先出現(xiàn)抵觸心理，想這事跟他有什么關(guān)系，對(duì)他有什么好處，一旦判斷對(duì)他自己沒(méi)好處，勢(shì)必會(huì)持懷疑和觀望態(tài)度，甚至拒絕。
那怎么找對(duì)方的需求點(diǎn)呢？
1）提前了解對(duì)方的職位、性格、過(guò)往，部門(mén)情況等等。
2）判斷這件事，是不是溝通就能解決的，如果是就繼續(xù)往下推進(jìn)，如果不是，就再想別的辦法。
3）明確對(duì)方的需求。如果不清楚對(duì)方需求是什么，就可以通過(guò)找突破口，比如通過(guò)部門(mén)其他熟悉的人切入，或者在非正式場(chǎng)合，找機(jī)會(huì)和對(duì)方直接面談，來(lái)確認(rèn)對(duì)方真正要什么。
上述需求點(diǎn)確認(rèn)之后，就兼顧責(zé)任和利益兩點(diǎn)做解決方案。比如，在方案中減少對(duì)方的顧慮和責(zé)任，增加對(duì)方的利益；或者跟對(duì)方利益捆綁在一起，然后，再選擇合適的時(shí)間，使用一些溝通技巧來(lái)溝通，成功率就會(huì)大大提高。
2、合作也要注重“用戶體驗(yàn)”
在做某件事時(shí)，學(xué)會(huì)換位思考，注重用戶體驗(yàn)，爭(zhēng)取做到，別人幫你，只需要一句話、一個(gè)按鈕、一次復(fù)制粘貼就可以實(shí)現(xiàn)。
比如，如果你采用發(fā)郵件形式，就一次性、把事情的起因、發(fā)展、遇到的障礙、需要對(duì)方協(xié)助解決的問(wèn)題，用最簡(jiǎn)單的話，有條理地闡述清楚，讓對(duì)方只需要一鍵轉(zhuǎn)發(fā)就可以解決。而不是，你發(fā)了好幾封郵件也沒(méi)說(shuō)明白事情，你需要?jiǎng)e人幫助，卻讓別人在幫你的這件事上面，耗費(fèi)了很大的精力和時(shí)間成本。這樣，誰(shuí)還愿意幫你。
3、態(tài)度和情感交流也很重要。
你平時(shí)見(jiàn)面招呼都懶得打，別人要你協(xié)作的時(shí)候，各種拖拉、延誤，等到你需要幫忙時(shí)候，就嬉皮笑臉，各種抖窗，誰(shuí)愿意理你？或者，你找別人辦事，頤指氣使，態(tài)度傲慢，誰(shuí)愿意給你處理？所以，找人合作，態(tài)度和禮貌很重要。
另外，平時(shí)聯(lián)絡(luò)感情也不可或缺。好比，八百年沒(méi)有聯(lián)系的朋友，突發(fā)給你發(fā)微信，讓你給他朋友圈點(diǎn)贊，你做何感想？
4、用“價(jià)值”和“重要性”，給對(duì)方施加壓力。
有時(shí)候，對(duì)方不配合，不一定是故意推卸責(zé)任，很可能是你這件事在他那意義不大或者價(jià)值不高，也就是優(yōu)先級(jí)沒(méi)能排到靠前位置。當(dāng)然，不排除這種結(jié)果，是你沒(méi)把這件事的重要性和緊急性和對(duì)方說(shuō)清楚。
所以，一旦遇到這種事，你要做的就是，使勁強(qiáng)調(diào)這件事的價(jià)值。比如，你可以告訴他，這個(gè)東西，大老板年度會(huì)議上要用，這關(guān)乎公司下一步戰(zhàn)略走向，而且，老板一直在盯著這個(gè)進(jìn)度，如果再拖下去，你就只能甩鍋說(shuō)對(duì)方做不了。另外，還可以求助你的領(lǐng)導(dǎo)，和對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)溝通這件事的重要性，從上往下施壓。
5、追蹤過(guò)程，及時(shí)協(xié)調(diào)資源，調(diào)整進(jìn)度。
需要跨部門(mén)配合的事，要提前約定好要溝通進(jìn)展，一旦出現(xiàn)異常，應(yīng)主動(dòng)站出來(lái)，協(xié)調(diào)資源，向下推進(jìn)。而且，如果這件事的優(yōu)先級(jí)在你這里有調(diào)整，要及時(shí)和對(duì)方同步信息，以保障對(duì)方也及時(shí)調(diào)整時(shí)間的重要級(jí)。
另外，雖然我們把事情交給對(duì)方來(lái)協(xié)作，但是我們?nèi)孕鑼?duì)整個(gè)事情進(jìn)展負(fù)責(zé)，千萬(wàn)不要當(dāng)成甩鍋，認(rèn)為沒(méi)有我們的責(zé)任了。否則，沒(méi)有人愿意和這樣的人共事。
6、對(duì)于對(duì)方的付出，給與肯定。
在對(duì)方推進(jìn)事情的過(guò)程中，以及公開(kāi)場(chǎng)合，或者對(duì)方的上司或公司高管面前，都要給予肯定，表示這個(gè)項(xiàng)目之所以順利完成，很大程度上歸功于同事的配合、努力，以及扎實(shí)的基本功和優(yōu)秀能力等等。這樣做，愿意幫你的人會(huì)越來(lái)越多。
7、不想追在別人后面“討債”，建議建立監(jiān)督機(jī)制。
對(duì)于做事務(wù)性工作或者協(xié)調(diào)性工作的人來(lái)說(shuō)，免不了會(huì)和各方打交道，并收集多方數(shù)據(jù)和資料。但常常會(huì)遇到任務(wù)下達(dá)之后，時(shí)間節(jié)點(diǎn)到了，任有一些數(shù)據(jù)沒(méi)有收集上來(lái)，不得不整天追在別人后邊催。甚至有時(shí)候，還得自己上手幫助他們做。
遇到這種問(wèn)題，需要先自查，是不是自己下達(dá)的任務(wù)不明確，比如，索要的數(shù)據(jù)目的，要求沒(méi)有說(shuō)清楚，導(dǎo)致對(duì)方無(wú)從下手。另外，建議和領(lǐng)導(dǎo)商定出一個(gè)數(shù)據(jù)或資料提交機(jī)制，以及監(jiān)督機(jī)制，制定晚交或不交的處罰和獎(jiǎng)勵(lì)。
另外，不要經(jīng)常為了救火，就去直接幫對(duì)方做。寧愿花1小時(shí)幫助對(duì)方來(lái)做，也不要花5分鐘自己完成，長(zhǎng)久來(lái)看，這樣會(huì)給自己節(jié)約大量時(shí)間。
8、梳理流程，明確崗位職責(zé)，責(zé)任必須到人。
跨部門(mén)溝通出問(wèn)題，從流程上入手，看看流程上是否有疏忽的地方，比如，是否存在三不管地帶？如果有，可以設(shè)置專人管理，或者流程再造。
每個(gè)崗位員工都要有自己明確的崗位職責(zé)，如果存在的模糊地帶，要及時(shí)明確，做到權(quán)責(zé)分明和分工合理；需要共同協(xié)作完成的，也需要明確協(xié)作的內(nèi)容是什么，該有哪個(gè)部門(mén)、哪個(gè)人員負(fù)責(zé)。整體梳理出一條完整的跨部門(mén)協(xié)作工作流程，這樣做主要為了避免后期出現(xiàn)相互推諉、扯皮的事。
9、用績(jī)效考核，捆綁多方利益。
在績(jī)效考核指標(biāo)中，加入跨部門(mén)利益的指標(biāo)，比如產(chǎn)品部要背多少銷售指標(biāo)，運(yùn)營(yíng)部背多少，市場(chǎng)部背多少。把幾方利益捆綁在一起，促使大家不得不團(tuán)結(jié)。
10、開(kāi)誠(chéng)布公。
凡事以誠(chéng)實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門(mén)之間，一旦缺乏信任，勢(shì)必會(huì)加重雙方防御心理，導(dǎo)致溝通時(shí)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。怎樣做到開(kāi)誠(chéng)布公呢？建議做到幾下幾點(diǎn)：
錯(cuò)的不要解釋；務(wù)必不要爭(zhēng)執(zhí)；不打斷對(duì)方說(shuō)話；微笑再微笑；出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)同步信息。
11、跨部門(mén)重現(xiàn)沖突了，怎么辦？
“準(zhǔn)確定義”各方要求。大家之所以爭(zhēng)吵，通常是因?yàn)榉桨覆环媳静块T(mén)的利益。要想解決利益問(wèn)題，首先就要明確各方的利益點(diǎn)的具體需求。
比如，財(cái)務(wù)部門(mén)要求性價(jià)比高，那什么叫性價(jià)比高呢？是毛利要達(dá)到某個(gè)指標(biāo)？還是總體預(yù)算不能超過(guò)某個(gè)數(shù)字？如果市場(chǎng)部要求品牌知名度能夠提升，那怎么樣才算品牌知名度提升了？是搜索量要提升一定百分比？還是客戶評(píng)價(jià)要提升幾個(gè)點(diǎn)？同樣的，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)訂單的要求具體是多少？是303單還是500單？
總而言之，就是要把部門(mén)的訴求具體化精確化。只有確切的知道各部門(mén)的利益訴求，才更有可能找到解決的方案。
12、增加“選項(xiàng)”，保持彈性。
當(dāng)你進(jìn)行跨部門(mén)協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開(kāi)發(fā)多元選項(xiàng)，例如一次提出3～5個(gè)方案，讓對(duì)方有更大的選擇空間。
選項(xiàng)多元化，能讓選擇不再“非黑即白”，讓協(xié)作者有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，同時(shí)更容易變換立場(chǎng)，不覺(jué)得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。
13、小細(xì)節(jié)：善于使用溝通工具。
溝通工具有企業(yè)內(nèi)部溝通軟件，電話，面對(duì)面會(huì)議，郵件，短信，微信等，要善于在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候用這些工具。催進(jìn)度，如果你一直用電話“轟炸”對(duì)方，那很容易招人煩。把事情分清楚輕重緩急，有時(shí)候一條微信，可能會(huì)比一個(gè)電話起到更好的效果。
14、不要萬(wàn)事找領(lǐng)導(dǎo)。
對(duì)于某些人，在跨部門(mén)溝通中，打出領(lǐng)導(dǎo)牌，會(huì)起到一定作用。不過(guò)，找領(lǐng)導(dǎo)往往是最后的辦法，如果大事小事都找領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)論是找哪個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，不但容易讓領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)你不作為，能力差，還容易降低領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。因此，建議找領(lǐng)導(dǎo)之前，先做好衡量，除非遇到資源協(xié)調(diào)問(wèn)題，其他時(shí)候，建議先自己想解決辦法。
15、找到合適的人。
這一點(diǎn)，管理者尤其需要考慮?？绮块T(mén)合作，需要找到合適的人，比如他愿意嘗試新機(jī)會(huì)，服從安排與調(diào)動(dòng)，在這些折騰中找到拓展自己的能力邊界，與此同時(shí)，他應(yīng)該有一方面的能力是很強(qiáng)的，然后在這個(gè)工作上是可以用得上的，其心態(tài)要正：面對(duì)困難不畏懼，并迎難而上，想辦法解決問(wèn)題。
16、如何開(kāi)好跨部門(mén)“溝通會(huì)議”。
很多人忽視跨部門(mén)溝通會(huì)，其實(shí)這塊如果處理不好會(huì)影響整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)?？绮块T(mén)溝通會(huì)從前期目標(biāo)的明確，到溝通效率，到后期的執(zhí)行力，都很重要。
溝通會(huì)前，要做好充分準(zhǔn)備。因?yàn)?，每次的跨部門(mén)會(huì)議，要講的東西和要解決的問(wèn)題都不一樣。因此，首先要有明確的目標(biāo)，將待解決的問(wèn)題全部列好。在開(kāi)會(huì)之前就將這些問(wèn)題分發(fā)給與會(huì)者，讓大家準(zhǔn)備好解決預(yù)案，然后拿到會(huì)上討論，就會(huì)比較有效。
問(wèn)題通常會(huì)有兩種：一種是開(kāi)放式問(wèn)題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問(wèn)題，及拋出問(wèn)題后給出幾個(gè)選項(xiàng)，看各部門(mén)對(duì)這幾個(gè)選項(xiàng)的態(tài) 度，然后從中選出最優(yōu)方案。當(dāng)然，也可以從選項(xiàng)答案，引向新的解決思路。
會(huì)議結(jié)束前幾分鐘，會(huì)議組織者要再?gòu)?qiáng)調(diào)下開(kāi)會(huì)的主要內(nèi)容，明確接下來(lái)的計(jì)劃是什么，還需要解決什么問(wèn)題，做哪些溝通準(zhǔn)備等等。
會(huì)議結(jié)束后，做一個(gè)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，用郵件發(fā)給參會(huì)人員，確保會(huì)議確認(rèn)事項(xiàng)的執(zhí)行。
17、合作方擔(dān)心增加工作量，而產(chǎn)出并不受重視。
協(xié)作方在接到合作邀請(qǐng)的時(shí)候，最擔(dān)心的恐怕是工作量增加，而且產(chǎn)出還不受重視；換句話說(shuō)，他們是擔(dān)心額外投入的資源并不受他們?cè)谝獾念I(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)。
如何解決？首先，開(kāi)展項(xiàng)目的前期，應(yīng)該爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，至少應(yīng)該取得協(xié)作部門(mén)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，如果能夠爭(zhēng)取到高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)支持那就更好。然后，盡量標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)作部門(mén)的事項(xiàng)流程，讓他們從心理上不抵觸，不認(rèn)為協(xié)作事項(xiàng)太過(guò)于麻煩。最后，籌備并舉行項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)層參與，給予協(xié)作部門(mén)儀式感，使協(xié)作項(xiàng)目成為大家共同的目標(biāo)。
18、負(fù)責(zé)不擅長(zhǎng)領(lǐng)域，價(jià)值發(fā)揮不出來(lái)。
項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，由于時(shí)間及人員數(shù)量等限制，很容易出現(xiàn)多A同事忙不過(guò)來(lái)，B同事臨時(shí)調(diào)去幫忙，但B可能并不是該部門(mén)人員。這種情況，很容易出現(xiàn)B對(duì)工作產(chǎn)生抵觸，而且效率低下。
如何解決？建議項(xiàng)目開(kāi)展前，詳細(xì)研究制定工作職責(zé)，確保專人專事，使之與負(fù)責(zé)部門(mén)所擅長(zhǎng)的領(lǐng)域匹配；另外，如果確實(shí)需要協(xié)助，應(yīng)該由項(xiàng)目責(zé)任人帶頭，盡可能將事項(xiàng)切割成小段事項(xiàng)，安排多人進(jìn)行協(xié)助完成。
19、擔(dān)心核心技術(shù)外流，降低部門(mén)競(jìng)爭(zhēng)力。
跨部門(mén)協(xié)作，如果工作邊界沒(méi)有明確，造成協(xié)作部門(mén)職責(zé)與其他部門(mén)職責(zé)交替，導(dǎo)致協(xié)作部門(mén)會(huì)擔(dān)心技術(shù)核心流出，從而產(chǎn)生內(nèi)部對(duì)抗。所以，項(xiàng)目開(kāi)展前期，明確各協(xié)作部門(mén)的工作邊界，確保沒(méi)有職責(zé)交疊的部分，很有必要。
20、自我保護(hù)意識(shí)要有。
最后，強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)。跨部門(mén)溝通，難免會(huì)發(fā)生扯皮。畢竟，公司大了什么樣的人都有。所以，日常溝通最好用書(shū)面方式，首選郵件，微信盡量文字，少語(yǔ)音等等。郵件的出現(xiàn)是為了保存事情原委，若上層尋找問(wèn)題時(shí)，可以找出矛盾點(diǎn)及時(shí)有效地郵件溝通，可以避免一系列工作誤會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)程等。不期望會(huì)出問(wèn)題，但是要做到有備無(wú)患。
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