秘書工作涉及多方關(guān)系，從工作目標(biāo)來看，要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系；從工作主體來看，要處理好領(lǐng)導(dǎo)與下屬的關(guān)系；從工作方式來看，要處理好主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系。
質(zhì)量與效率
秘書工作，既有質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，也有效率的要求。要實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效，必須堅(jiān)持“三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”、做到“三講”。
“三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”：“不滿意的不出手”。自己不滿意的，領(lǐng)導(dǎo)往往也不會(huì)滿意。任何一個(gè)件，在時(shí)間允許的情況下，都要自己滿意了才能出手。“出手的件問不倒”。對(duì)報(bào)出的件，自己應(yīng)當(dāng)沒有疑惑之處，做到情況清、政策清、法規(guī)清，讓領(lǐng)導(dǎo)問不倒。換句話說，要把文、把事辦明白，不能糊里糊涂向上報(bào)。“出手的件無硬傷”。該走的程序要到位，該把的關(guān)要把住，確保每個(gè)件不犯邏輯不清、錯(cuò)別字等低級(jí)錯(cuò)誤。在報(bào)出每一個(gè)件的時(shí)候，都要問問自己：這個(gè)件自己是否滿意，還有什么疑問，有什么地方不放心、不踏實(shí)，然后回頭仔細(xì)查找。
“三講”，一是講程序。只有程序到位，審核把關(guān)才能不缺位；程序一旦有疏漏，就可能做成“夾生飯”，給我們的工作帶來麻煩甚至問題。講程序，就是要按程序辦事，對(duì)內(nèi)堅(jiān)持一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)；對(duì)外注意發(fā)揮部門（業(yè)務(wù)單位）的作用，不能越俎代庖。
二是講規(guī)則。“接球不發(fā)球、打球不持球”，是辦公廳（室）工作的基本規(guī)則。辦公廳（室）的工作要么來自領(lǐng)導(dǎo)交辦，要么來自部門或者地方的請(qǐng)示。工作中，不是我們想干什么，而是領(lǐng)導(dǎo)、部門或地方需要我們干什么；我們的任務(wù)是來什么干什么，而不能想什么做什么。換句話說，要接球、打球但不發(fā)球。對(duì)于接到的球，要馬上處理，也就是不持球。不持球，就是不壓件、不落件，任何一個(gè)球，上“踢”也好，下“踢”也罷，就是不能不“踢”。當(dāng)然，“踢”球要按規(guī)則，規(guī)則的具體體現(xiàn)就是制度。一個(gè)部門、一個(gè)單位，工作要正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須健全各項(xiàng)制度，實(shí)行規(guī)范化管理，做到人人責(zé)任分明，處處有章可循。
三是講時(shí)效。辦公廳（室）位居中樞，效率高低關(guān)系全局工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書工作人員必須牢固樹立時(shí)效觀念，對(duì)于普通文電，做到當(dāng)天處理不過夜；對(duì)于復(fù)雜文電，要有時(shí)限要求，難以處理的，要及時(shí)請(qǐng)示，盡早解決問題。
領(lǐng)導(dǎo)與下屬
秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，有參謀之職，無決策之權(quán)，在決策體系中處于被動(dòng)地位，不能擅自行動(dòng)、亂作為。做好秘書工作，既要做思想上的“巨人”，敢于、善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題、提出意見；又要做行動(dòng)上的“矮子”，按規(guī)矩辦事，服從命令、聽從指揮。具體來說，要強(qiáng)化“三個(gè)意識(shí)”、把握“一個(gè)關(guān)系”。
“三個(gè)意識(shí)”，一是政治意識(shí)。沒有政治上的堅(jiān)定性就沒有思想和行動(dòng)上的統(tǒng)一性。作為秘書工作人員，要有高度的政治敏銳性和政治鑒別力，不僅要善于從政治上觀察、分析問題，而且要把講政治貫徹到每一項(xiàng)具體工作中。二是大局意識(shí)。一切服從于大局，一切服務(wù)于大局，是對(duì)秘書工作人員的基本要求。要時(shí)刻想著大局，牢牢把握大局，善于站在大局的高度認(rèn)識(shí)問題、分析問題，提出解決問題的方案，并堅(jiān)持在大局下行動(dòng)。大局意識(shí)如果不強(qiáng)，就容易陷入本位主義和小團(tuán)體主義，很難做好工作。三是服務(wù)意識(shí)。服務(wù)是秘書工作的根本。必須牢固樹立服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)貫穿于為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為地方乃至為人民服務(wù)的各個(gè)方面，貫穿于決策、執(zhí)行的各個(gè)環(huán)節(jié)。
把握“一個(gè)關(guān)系”，即謀事與做事的關(guān)系。要堅(jiān)持“以領(lǐng)導(dǎo)的思維謀事，以下屬的身份做事”，謀事時(shí)要“做領(lǐng)導(dǎo)”，確保不缺位；做事時(shí)要“做下屬”，確保不越位。
要以領(lǐng)導(dǎo)的思維謀事。在決策環(huán)節(jié)，必須樹立領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，當(dāng)好參謀、出好主意。要“不在其位謀其政”，要有領(lǐng)導(dǎo)的境界，多想想領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)事怎么看、領(lǐng)導(dǎo)需要我們做什么；要把自己當(dāng)作領(lǐng)導(dǎo)，以領(lǐng)導(dǎo)的思維看問題，從領(lǐng)導(dǎo)的高度、角度想問題，從而提出解決問題的意見和建議。
要以下屬的身份做事。在落實(shí)環(huán)節(jié)，必須樹立下屬意識(shí)，抓落實(shí)、求實(shí)效。工作中不能做甩手掌柜、“事不關(guān)己、高高掛起”。要從思維和行動(dòng)上，落實(shí)好領(lǐng)導(dǎo)的決策和意圖，確保工作的順利實(shí)施。如辦會(huì)，要養(yǎng)成“查三遍”的習(xí)慣——制定方案全面檢查，會(huì)前對(duì)照檢查，會(huì)后再次復(fù)查，以防丟事、落事。辦文，要養(yǎng)成“過三遍”的習(xí)慣——文件正式報(bào)出前，無論已經(jīng)看了幾遍、磨了幾道，只要時(shí)間允許，要再“看一遍”，防止出現(xiàn)文字、邏輯方面的硬傷；“對(duì)一遍”，防止出現(xiàn)發(fā)文格式等方面的低級(jí)問題；“濾一遍”，領(lǐng)導(dǎo)交代的事，腦子里再進(jìn)行一次回放，查漏補(bǔ)缺。
要進(jìn)行“情境體驗(yàn)”。通過情境體驗(yàn)，能夠更加準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)需求，把握各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)細(xì)節(jié)，確保不出疏漏和問題。特別是在承辦領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議和活動(dòng)中，“情境體驗(yàn)”尤為重要。承辦領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議和活動(dòng)，重要的是確保細(xì)節(jié)到位、不落事，這方面即使有標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、模式化的操作規(guī)程，也難保不發(fā)生出人預(yù)料的事。
主動(dòng)與被動(dòng)
秘書工作的好壞，在很大程度上要看其參謀助手作用發(fā)揮是否到位。這就要求我們處理好主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系，在保質(zhì)保量完成日常服務(wù)工作的同時(shí)，主動(dòng)發(fā)揮參謀助手作用，以提高參謀服務(wù)的有效性、針對(duì)性。具體來說，須找準(zhǔn)自身定位、養(yǎng)成“三種習(xí)慣”。
找準(zhǔn)定位，就是要站準(zhǔn)位。作為秘書工作人員，要守紀(jì)律、懂規(guī)矩，會(huì)干事、干成事，參謀到位而不越位，特別是不能擅自做主，代替領(lǐng)導(dǎo)拍板決策。要未雨綢繆，在領(lǐng)導(dǎo)決策前，超前謀劃，收集決策所需信息，提出可供參考的意見和建議；在領(lǐng)導(dǎo)決策中，要立足全局，把握重點(diǎn)，協(xié)助理順決策中的各種關(guān)系，化解有關(guān)問題和矛盾，優(yōu)質(zhì)高效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)；在領(lǐng)導(dǎo)決策后，要認(rèn)真抓好落實(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)落實(shí)中的問題，并根據(jù)情況變化，提出調(diào)整意見，為領(lǐng)導(dǎo)完善決策服務(wù)。
養(yǎng)成習(xí)慣，就是要“把制度融入習(xí)慣，以習(xí)慣培養(yǎng)作風(fēng)”。要養(yǎng)成積累總結(jié)的習(xí)慣。對(duì)從事的各項(xiàng)工作，要分門別類建立業(yè)務(wù)專卷，做到無論什么時(shí)候、領(lǐng)導(dǎo)提出什么問題，都能盡快找到有關(guān)資料。對(duì)發(fā)過的文、辦過的會(huì)、辦結(jié)的事，以及承辦的重大事項(xiàng)，事后要及時(shí)“回頭看”，反思總結(jié)，提高思想認(rèn)識(shí)，完善相關(guān)制度，充實(shí)有關(guān)資料。
要養(yǎng)成合情合理合法的思維習(xí)慣。秘書工作涉及方方面面，每個(gè)人都可能遇到不熟悉的領(lǐng)域或事項(xiàng)。在處理這些問題時(shí)，要牢固樹立合情合理合法的思維習(xí)慣，對(duì)擬出臺(tái)的政策進(jìn)行合情合理分析，認(rèn)真判斷其合法性，防止出現(xiàn)違法問題，從而把好法規(guī)政策關(guān)，確保質(zhì)量。
要養(yǎng)成注重細(xì)節(jié)毫不懈怠的習(xí)慣。“贏在境界，輸在細(xì)節(jié)?！本辰绲母叩停瑳Q定了參謀服務(wù)的水平；細(xì)節(jié)的處理，決定了工作的成敗。無論辦文辦會(huì)還是辦事，在事情沒有完全結(jié)束前，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)細(xì)節(jié)都不能掉以輕心，要始終如履薄冰，細(xì)之又細(xì)，把細(xì)節(jié)作為把關(guān)的重點(diǎn)。
（文章摘自《秘書工作》雜志。原題目：《贏在境界 輸在細(xì)節(jié)——談秘書工作中幾種基本關(guān)系的處置》；作者：馬春筍）
聯(lián)系客服
