浙江 吳采明 吳 佩
企業(yè)秘書工作者隊伍是一支力量雄厚的專業(yè)隊伍，是我國秘書群體的重要組成部分。這支隊伍總的狀況是好的，但是，也存在著人才流失、人員斷層、素質下降等問題，在一定程度上影響了秘書工作的開展和參謀助手作用的發(fā)揮。因此，必須采取措施，加強企業(yè)秘書隊伍的建設，首先要堅持五個“首先”。
第一，流動人才，首先應考慮結構合理。
從杭州市工交系統(tǒng)秘書協(xié)會獲悉，企業(yè)特別是大中型企業(yè)的秘書隊伍不穩(wěn)定，秘書人員流失嚴重。據(jù)杭州市紡織化纖系統(tǒng)近40家企業(yè)不完全統(tǒng)計，前些年秘書人員外流達30多人。其中一家大型棉紡織廠的廠長辦公室，原來配備主任一正二副和四名秘書，大都是從工人中選拔上來后在職讀成人高校畢業(yè)的大專生和本科生，并經過五年以上工作實踐鍛煉，業(yè)務素質較高?？墒?，在市場經濟大潮的沖擊下，僅三年時間就陸續(xù)離隊各奔前程，除一名老主任到齡退休外，副主任和秘書各一名首先下海去深圳經商，兩名秘書分別到當?shù)貓笊绠斢浾吆唾e館當總經理，一名副主任到當?shù)亻_發(fā)區(qū)工作，還有一名秘書到本廠經營部門搞營銷工作。經了解分析，多數(shù)是受經濟利益驅動，為解決個人經濟收入、住房及子女讀書等問題。秘書人員不斷外流，給辦公室工作乃至企業(yè)工作帶來嚴重后果。筆者認為，在當今改革開放和市場經濟背景之下，辦公室不可能也不應該死水一潭，秘書人員要有進有出，辦公室應該成為鍛煉人、培養(yǎng)人和輸送人才的基地。在大穩(wěn)定的前提下，在不引起辦公室業(yè)務工作“青黃不接”的情況下，要保持秘書人員的相對流動。但是，這種流動不能是盲目的、無序的，更不能流失。在秘書隊伍中要形成一種正常、有序的人才流動。對德才兼?zhèn)涞拿貢藛T應提拔重用；對專業(yè)不對口、結構不合理的秘書人員也應作適當調整；對不努力、不稱職的秘書人員更應及時調離。辦公室內部也可以適當調崗換位。所以，我們在反對和制止人才盲目流失的同時，要注重支持和推動人才的合理流動。目前，企業(yè)辦公室的人才流動都要從崗位設置、知識結構、專業(yè)程度、相關學科專業(yè)人才等方面漸趨合理的角度出發(fā)，積極主動爭取調進本專業(yè)或相近專業(yè)的大、中專以上畢業(yè)生或本企業(yè)中既熱愛秘書工作又有一定文字基礎的優(yōu)秀人才，比如，工作表現(xiàn)出色的車間或分廠文書就可以調廠部當秘書。在知識結構和能力結構上，既要有知識面廣、經驗豐富、德才兼?zhèn)涞霓k公室主任，又要有會調查研究能寫一手好文章的“秀才”，還要有擅長組織會務、公關工作的人才。既要有秘書專業(yè)或文科專業(yè)的秘書，又要有學管理、懂經濟乃至學工程技術的秘書。在年齡上要形成梯形結構，并有男女性別之間的合作與互補。在企業(yè)集團中，要公司之間、部門之間的文秘人員，按工作需要，采用組織調動或招聘競爭上崗等辦法進行流動。這樣既搞活了人才流動，又防止了秘書系統(tǒng)“吐新納故”現(xiàn)象。當然，實現(xiàn)企業(yè)辦公室人才合理配置和促進專業(yè)“梯隊”的形成，還有賴于企業(yè)領導人、組織人事部門和上級秘書部門的支持和幫助?？傊?，要形成一種人員適當流動、適時提拔，保持合理結構的辦公室用人機制，增強秘書隊伍的生機與活力。
第二，穩(wěn)定隊伍，首先要留住專業(yè)骨干。
歷史的經驗告訴我們，秘書系統(tǒng)的人才“外流”，在很大程度上與辦公室乃至整個企業(yè)沒有很好形成一個尊重知識、尊重人才的良好環(huán)境有關。因此，企業(yè)領導特別是辦公室領導應當注重人才，加強對專業(yè)骨干的選拔和培養(yǎng)。堅持既要用事業(yè)留人，又要用適當?shù)拇隽羧?。在政治上，要關心他們的進步與成長，進一步弘揚吃苦耐勞、敬業(yè)奉獻精神；在工作上，要高度信任和大膽使用，充分發(fā)揮他們的積極性；在生活上，要幫助解決實際困難，消除他們的后顧之憂；在業(yè)務上，要利用各種渠道的形式大力教育培養(yǎng)，使他們不斷更新知識，充實自己，增長才干；在環(huán)境上，要創(chuàng)造一個既能使人才脫穎而出，又有寬松、適宜成長的“土壤”與條件。只有這樣，企業(yè)辦公室才能產生聚財、貯才效應，留住業(yè)務骨干，逐步形成專業(yè)梯隊，防止秘書隊伍的斷層。留住業(yè)務骨干還要解決職位待遇問題。在許多企業(yè)往往有這種情況：選調一個功底深厚的參謀型或文字型的秘書是很不容易的，而且需要多年培養(yǎng)，但是因為工作需要長期留在崗位上，又會對其待遇和前途有影響。解決這個矛盾，建議借鑒一些機關的做法，即在辦公室內設主任秘書或副主任秘書（或稱科員），享受同辦公室正副主任一樣的待遇，這樣可促使一些同志把秘書工作當作自己的終身職業(yè)，一生為之奮斗。
第三，提高素質，首先要樹立敬業(yè)奉獻精神。
無論是群體素質或個體素質，均可從政治思想素質和從事專業(yè)和業(yè)務素質兩個方面來具體衡量。兩者相比，政治思想素質是第一位的，中央領導同志強調，領導干部一定要講政治。作為領導干部身邊的秘書工作人員，強調講政治思想建設，具有特別的重要性?？梢哉f，較高的政治思想素質能夠推動業(yè)務素質的提高。那么，要從根本上提高企業(yè)秘書隊伍素質，就要充分發(fā)揮各種組織作用，加強耐心細致的思想政治工作，輔之以環(huán)境條件的改善，使廣大秘書人員真正樹立起熱愛秘書事業(yè)的思想，建立起和諧團結、互諒互濟的良好人際關系，并在工作崗位上刻苦鉆研理論知識與操作技能，為秘書事業(yè)發(fā)展和企業(yè)興旺發(fā)達而無私奉獻。秘書人員的敬業(yè)精神具體包括四個方面：
一是熱愛崗位工作，充分認識秘書工作的重要性，樹立光榮感和責任感。
二是刻苦學習各種有關知識，努力提高自己的思想和業(yè)務雙重素質，做到干一行愛一行專一行，熟悉并逐步精通本崗位業(yè)務，真正成為本職工作的內行和能手。
三是恪盡職守，埋頭苦干，任勞任怨，創(chuàng)造性地開展工作，不能只求過得去，而要求過得硬，出色完成各項任務。
四是秘書人員要時刻留心領導同志的言行舉止、待人接物，學習領導人的長處和經驗，用以充實提高自己。
第四，規(guī)范培養(yǎng)，首先要有一整套科學的規(guī)章制度。
俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，辦任何事情都要有規(guī)定，包括國家法律、政策、法規(guī)和企業(yè)制訂的規(guī)章制度。我們的國家要從“人治”轉變?yōu)?#8220;法治”，許多事情特別是重大問題不能由某個人或少數(shù)人說了算，也不能朝令夕改，搞什么“初一、十五不一樣”的隨意性。企業(yè)是經濟實體和群體組織，必須有規(guī)章制度，而企業(yè)秘書部門和秘書人員是企業(yè)領導的綜合辦事機構和參謀助手，要建立一支政治強、業(yè)務精、作風好的秘書隊伍，務必要有一整套科學、嚴密和可操作的規(guī)章制度，包括秘書人員的提拔任用、調動使用、培養(yǎng)素質考核以及工作細則（如文件處理、會議組織、接待公關、小車使用、保密、值班等）。這些規(guī)章制度對老秘書人員辦事有約束，對新秘書人員辦事有章可循?？茖W可行有效的規(guī)章制度，必須堅持連續(xù)性，不因領導人的更換而變動。當然，由于情況變化，對原有規(guī)章制度進行必要適當修訂應另當別論。秘書人員從思想觀念到具體工作都要明確并養(yǎng)成習慣，各項工作都可按章有序辦事，不能憑個人意志拍腦袋，更不能隨心所欲，那是主觀主義獨斷專行和小作坊、手工業(yè)操作方法，完全不適應現(xiàn)代社會大工業(yè)生產經營的需求，必須予以摒棄。在國家法治和企業(yè)按規(guī)章制度辦事的環(huán)境與條件下，培養(yǎng)成長的秘書人員是比較規(guī)范，相對理論素質也好一些，有利于面向未來的發(fā)展。
第五，安定人心，首先要建立激勵機制。
激勵即激發(fā)、鼓勵也，是常用的思想政治工作方法之一，能激發(fā)人們的積極性、能動性和創(chuàng)造性，鼓勵人們勤奮學習和努力工作。激勵分為物質激勵和精神激勵兩個方面。物質激勵是滿足人們在物質上的需要，有資金、實物、晉級等等。精神激勵是滿足人們精神上的需要，有給予信任、口頭表揚、發(fā)給獎狀、報刊宣傳、授予榮譽稱號等等。兩種激勵都具有非常重要且不可替代的作用，把兩者有機地結合起來實施，就能改變思想政治工作的實施方法與社會主義市場經濟不相適應的狀況，有效地激發(fā)廣大企業(yè)秘書人員的積極性和創(chuàng)造性。建立健全辦公室系統(tǒng)激勵機制包括崗位任用、考評業(yè)績、評比先進、成果申報、職稱評聘，以及入黨入團等諸多方面；同時，要結合企業(yè)內部管理體制的改革，建立以“獎勤罰懶”為目標的激勵制度，造就一個刻苦學習、努力工作、進取向上、無私奉獻、爭創(chuàng)一流的精神風貌和濃厚氛圍，使廣大秘書人員在這個育人的環(huán)境里得到不斷地鍛煉提高。
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