煙草在線專稿 引：辦公室作為一個(gè)管理的中樞部門，承上啟下，對(duì)公司的內(nèi)外銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的“身邊人”，不僅要提升自身的業(yè)務(wù)水平和思想認(rèn)識(shí)，也承擔(dān)著從自身的角度，協(xié)助企業(yè)經(jīng)營(yíng)者拓寬思維空間的重任。如何優(yōu)化辦公環(huán)節(jié)，如何提高會(huì)務(wù)水平，提高整體服務(wù)能力，如何進(jìn)一步推動(dòng)精細(xì)化管理，這是一個(gè)重要的問題。
一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵
現(xiàn)代意義上的精細(xì)化管理，起源于汽車業(yè)屆風(fēng)行的“精益化生產(chǎn)模式”，其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法來控制生產(chǎn)的每道工序、每個(gè)環(huán)節(jié)，從而以最小的投人創(chuàng)造出最大的價(jià)值。隨著現(xiàn)代社會(huì)分工的越來越細(xì)和專業(yè)化程度的越來越高，一個(gè)精細(xì)化的工作和管理時(shí)代已經(jīng)來臨。新形勢(shì)下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室管理之中，推進(jìn)辦公室從粗放型管理逐步向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，全面提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能，是應(yīng)對(duì)新任務(wù)、新要求的緊迫任務(wù)和有益嘗試。
所謂“精細(xì)”，就是精密細(xì)致之意。在中國(guó)傳統(tǒng)文化中，有關(guān)“精細(xì)化”的思想源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。宋朝朱熹說道：“言治骨角者，既切之而復(fù)磋之；治玉石者，既琢之而復(fù)磨之；治之已精，而益求其精也?！逼渌畿髯拥摹安环e畦步無以至千里，不積小流無以成江?！保n非子的“千里之堤，潰于蟻穴”等，也均從不同角度闡述了精細(xì)化思想的重要作用，精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的全新管理理念，它是社會(huì)分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求，其主要目標(biāo)是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術(shù)，精細(xì)化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理最基本的特征就是重細(xì)節(jié)、重過程、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精、力爭(zhēng)最佳。
二、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的總體思路
（一）強(qiáng)化精細(xì)管理意識(shí)，提升專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)。
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。培養(yǎng)精細(xì)化管理意識(shí)，是精細(xì)化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人員在工作中采用縝密思維，提高工作效率，確保工作成效。精細(xì)化管理是一項(xiàng)關(guān)系到辦公室目標(biāo)任務(wù)能否快捷、高效完成的大事，每位辦公室成員都要形成精細(xì)做事、精細(xì)管理的意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，把重視細(xì)節(jié)作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從小事做起，把小事做好，從細(xì)微之處見精神、見水平。在辦公室工作中，要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，把注意力集中到關(guān)鍵點(diǎn)、銜接點(diǎn)、隱藏點(diǎn)和創(chuàng)新點(diǎn)上。要堅(jiān)持從基礎(chǔ)抓起，從“細(xì)”上著眼，在“精”上下功夫，在“實(shí)”上做文章，真正使每位員工懂得并看到精細(xì)化管理所帶來的良好效果，確確實(shí)實(shí)樹立起精益求精、嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度，將精細(xì)化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學(xué)習(xí)之中。精細(xì)化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質(zhì)提升的方式實(shí)現(xiàn)，提升辦公室專業(yè)隊(duì)伍綜合素質(zhì)是精細(xì)化管理得到順利實(shí)施的基礎(chǔ)和保障。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識(shí)和豐富的辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強(qiáng)、辦事效率高，同時(shí)還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的精神。
（二）狠抓規(guī)章制度建設(shè)，完善考核評(píng)議機(jī)制。
推行辦公室精細(xì)化管理，要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化之路。要按照精確、細(xì)致、深人的要求，明確崗位職責(zé)，優(yōu)化工作流程，完善崗責(zé)體系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地采取措施，抓緊、抓細(xì)、抓實(shí)，不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設(shè)，努力營(yíng)造高效有序的工作氛圍，減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實(shí)，建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項(xiàng)管理制度、崗位責(zé)任制度和工作程序，堅(jiān)持按制度辦事，規(guī)范辦公室管理和服務(wù)行為。要根據(jù)崗責(zé)體系的要求，積極推進(jìn)辦公室績(jī)效考核，完善考核評(píng)議機(jī)制。科學(xué)設(shè)定績(jī)效考核指標(biāo)體系，堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合、綜合考核和分類考核相結(jié)合、內(nèi)部考核與外部評(píng)議相結(jié)合的形式，以增強(qiáng)考核的科學(xué)性、公正性和可操作性。堅(jiān)持將考核結(jié)果與獎(jiǎng)優(yōu)評(píng)先、職務(wù)晉升等有機(jī)結(jié)合起來，完善考核評(píng)議機(jī)制，推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作水平的提高。
?。ㄈ┡嘤?xì)管理文化，不斷提升辦公室軟實(shí)力。
辦公室要努力將精細(xì)化管理上升為一種文化，使之成為打造和提升辦公室軟實(shí)力的重要途徑。美國(guó)管理學(xué)家、行為科學(xué)管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實(shí)驗(yàn)”表明，工人不僅僅是由金錢驅(qū)使的“經(jīng)濟(jì)人”，而且是“社會(huì)人”，精神的力量、社會(huì)關(guān)系的影響對(duì)工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細(xì)化管理，同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨(dú)特作用。通過加強(qiáng)隊(duì)伍政治素質(zhì)教育，積極營(yíng)造出昂揚(yáng)向上的文化氛圍，形成每個(gè)辦公室成員都自覺認(rèn)同并努力為之奮斗的核心價(jià)值觀。辦公室人員要自覺實(shí)踐勤于服務(wù)、樂于奉獻(xiàn)的核心價(jià)值觀，努力做到圍繞中心、服務(wù)大局、愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。要把精細(xì)化管理當(dāng)作一種工作要求一種精神境界和一種文化素養(yǎng)，真正融人工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實(shí)踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績(jī)。
三、運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的實(shí)施路徑
（一）以學(xué)習(xí)教育為先導(dǎo)，提高隊(duì)伍整體素質(zhì)
辦公室工作的開展需要一流的工作隊(duì)伍，而打造一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)離不開學(xué)習(xí)和教育。一是加強(qiáng)精神理念教育。通過開展以“維護(hù)大局，團(tuán)結(jié)協(xié)作，忠于職守，無私奉獻(xiàn)，適應(yīng)形勢(shì)，勤儉好學(xué)，深人實(shí)際，求實(shí)創(chuàng)新”為主要內(nèi)容的辦公室精神教育活動(dòng)，增強(qiáng)干部職工的“大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)”，使辦公室精神成為辦公室人員工作創(chuàng)新發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。二是加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)。緊密聯(lián)系辦公室工作實(shí)際，結(jié)合本地經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，合理安排政治理論學(xué)習(xí)內(nèi)容，多學(xué)習(xí)一些時(shí)效性較強(qiáng)的政策法規(guī)和理論文章，努力提高辦公室工作人員把握政策的能力，服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的能力，更好地發(fā)揮參謀輔政作用。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。新形勢(shì)的發(fā)展，對(duì)辦公室工作人員的能力要求越來越高，因此，必須加大對(duì)辦公室人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，采取舉辦公文知識(shí)培訓(xùn)班、計(jì)算機(jī)操作技能比賽等多種形式，達(dá)到“四會(huì)”（會(huì)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)公文、會(huì)表達(dá)、會(huì)協(xié)調(diào)），使辦公室人員成為情通業(yè)務(wù)的“專才”，能寫、能說、能協(xié)調(diào)的“通才”，以最短的時(shí)間、最小的成本高質(zhì)量地完成各項(xiàng)工作，獲得最大的成效。
?。ǘ┮灾贫冉ㄔO(shè)為基礎(chǔ)，提高事務(wù)管理水平
實(shí)踐證明，職責(zé)不明確，制度不健全，往往是造成工作效能低下的癥結(jié)所在。實(shí)施精細(xì)化管理，必須要有制度作為堅(jiān)實(shí)保障。一是健全完善制度。結(jié)合新的工作形勢(shì)，立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，注重操作性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性，對(duì)符合當(dāng)前工作形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度給予保留，反之進(jìn)行修改、細(xì)化和完善，對(duì)目前應(yīng)建立而沒有建立的規(guī)章制度，及時(shí)組織人員制定，使規(guī)章制度成為規(guī)范職工工作行為的有效手段和提高辦公室服務(wù)效能的堅(jiān)實(shí)保障。二是規(guī)范工作程序。規(guī)范和細(xì)化辦公室工作流程，嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)政務(wù)和事務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，每一項(xiàng)工作都在規(guī)范的工作程序下操作，從而保證辦公室工作各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)高效順暢。三是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，明確細(xì)化工作職責(zé)。對(duì)照制度和職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。用制度加強(qiáng)內(nèi)部管理，用職責(zé)約束職工行為，形成完整的責(zé)任鏈條，把精細(xì)化管理落實(shí)到政務(wù)和事務(wù)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程，確保辦公室各項(xiàng)工作高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。四是狠抓制度執(zhí)行。制度制定得再好，不去嚴(yán)格執(zhí)行，就如同虛設(shè)。通過組織開展聯(lián)合檢查，抽調(diào)有關(guān)人員，每月定期對(duì)辦公室各部門制度執(zhí)行、工作推進(jìn)等情況進(jìn)行督促檢查，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處、每一項(xiàng)工作都能按照既定目標(biāo)推進(jìn)。
?。ㄈ┮越岛墓?jié)支為舉措，降低辦公運(yùn)行成本
降耗節(jié)支是實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的重要舉措，降低辦公運(yùn)行成本是構(gòu)建和諧發(fā)展型辦公室的必然要求。一是倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)。提倡和引導(dǎo)辦公室工作人員從實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高度，充分認(rèn)識(shí)節(jié)約資源對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重大意義，從自身做起，從身邊的點(diǎn)滴事情做起，養(yǎng)成節(jié)約一張紙、一滴水、一度電、一升油、一分錢的良好習(xí)慣，把節(jié)約變成自覺行動(dòng)，形成崇尚節(jié)儉的工作作風(fēng)和濃厚的氛圍。二是提高工作效率。做到工作求質(zhì)量，辦事求效率，力求以盡可能小的資源消耗和辦公成本，獲得最高的工作績(jī)效。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和條件，降低人力資源消耗，減少加班工作時(shí)間，壓縮辦公成本。同時(shí)，要求辦公室人員牢固樹立責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)和成本意識(shí)，工作有計(jì)劃，做到今日事，今日畢，并學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，努力提高工作效率。三是壓縮彈性支出。對(duì)管理措施進(jìn)行量化和細(xì)化，大力壓縮電話費(fèi)、水電費(fèi)和交通費(fèi)等彈性費(fèi)用支出。電話費(fèi)按工作量設(shè)定最高限額，并進(jìn)行嚴(yán)格控制；水電堅(jiān)持每月對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理，堵塞管理漏洞，降低水電損耗；量化和細(xì)化車輛加油管理，認(rèn)真做好車輛臺(tái)賬記錄，嚴(yán)格規(guī)范車輛維修審批手續(xù)，降低車輛油量消耗和維修費(fèi)用支出。
?。ㄋ模┮詣?chuàng)造精品為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)
精細(xì)化管理就是強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)，通過把工作做細(xì)做實(shí)創(chuàng)造出精品。一是創(chuàng)造參謀輔政精品。在撰寫文稿方面，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察分析問題，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思想脈搏，超前思維和創(chuàng)造性思考，把有見解的好觀點(diǎn)、好措施大膽融入文稿，使文稿起草的過程成為服務(wù)的過程，達(dá)到以文輔政的目的；在文件的跟蹤、急件的督辦方面，認(rèn)真了解時(shí)限和要求，確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)高效暢通；在參謀輔政方面，圍繞煙草行業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)，沉下心到一線深入調(diào)查研究，走出去到先進(jìn)市縣虛心學(xué)習(xí)，及時(shí)為行業(yè)提供基層翔實(shí)情況和發(fā)展先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)每一篇調(diào)研文章都是精品。二是創(chuàng)造會(huì)議接待精品。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，辦公室的接待服務(wù)工作日益增多，工作量也越來越大。要樹立嚴(yán)謹(jǐn)填密的工作思想，各類會(huì)議、活動(dòng)、服務(wù)做到協(xié)調(diào)有序、周密細(xì)致，不出現(xiàn)任何差錯(cuò)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)和服務(wù)對(duì)象滿意，圓滿完成各項(xiàng)接待服務(wù)任務(wù)。在會(huì)議承辦方面，從起草通知到會(huì)議結(jié)束，既要有全盤通暢的統(tǒng)籌安排，又要有周密細(xì)致的環(huán)節(jié)把握，把每一項(xiàng)工作做細(xì)做實(shí)，確保會(huì)議在召開過程中不出現(xiàn)任何紕漏，達(dá)到最佳效果。三是創(chuàng)造辦事服務(wù)精品。在服務(wù)方面，善于變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)一些常規(guī)性規(guī)律性、階段性等確定性工作，主動(dòng)著手，提前準(zhǔn)備；對(duì)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事情和突發(fā)事情等非確定性工作，要靈活應(yīng)變，忙而不亂，把問題想在先，把工作做在前，以認(rèn)真、再認(rèn)真的態(tài)度，把每一件事情做細(xì)做實(shí)做到位，交一份滿意的答卷。特別是在事項(xiàng)督辦方面，嚴(yán)格按照時(shí)限要求，認(rèn)真細(xì)致地督辦，對(duì)已完成的，要認(rèn)真核查完成質(zhì)量，對(duì)未完成的，要仔細(xì)查明滯后原因，做到件件有著落，事事有回音。在事務(wù)服務(wù)方面，辦公室擔(dān)負(fù)著機(jī)關(guān)后勤保障職能，燈不亮、水不流、電話不通、網(wǎng)絡(luò)不暢、車子不轉(zhuǎn)等事務(wù)性工作，看似很小，如果沒辦好或辦的不及時(shí)，就可能影響機(jī)關(guān)工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至引起混亂，必須認(rèn)真考慮和處理好后勤管理方面每一個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)，要超前發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理和解決問題，提供周到細(xì)致的服務(wù)，提高辦事效率，發(fā)揮好后勤保障作用。
總之，精細(xì)化管理是精在事前，細(xì)在過程，意在結(jié)果的管理理念。精心是態(tài)度，精細(xì)是過程，精品是成績(jī)。精細(xì)化也是一種意識(shí)、一種觀念、一種認(rèn)真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細(xì)化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，要有目標(biāo)、有組織、有步驟，踏踏實(shí)實(shí)地向前推進(jìn)。辦公室要建立適合自身工作需要的精細(xì)化管理長(zhǎng)效機(jī)制，把準(zhǔn)行精細(xì)化管理與各階段工作任務(wù)、目標(biāo)、發(fā)展計(jì)劃結(jié)合起來，切實(shí)提高辦公室工作管理水平。
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