導讀：
1、項目啟動會的重要性
2、材料準備，環(huán)境準備
3、明確目標、落實責任
4、統(tǒng)一思想，凝聚人心
01
項目啟動會的重要性
古代將士出征打仗，都要舉行出征儀式，主要目的是聚人心、壯軍威，為打勝仗做好準備。做項目也一樣需要啟動儀式，項目啟動會就是項目開始實施的重要儀式。做過項目經(jīng)理的都知道項目啟動會的重要性。良好的開端是成功的一半，項目啟動會議是一個項目實施的開始，是項目經(jīng)理統(tǒng)一思想，爭取項目主要干系人主動配合實施的關(guān)鍵工作，其對于項目的順利開展非常重要。項目啟動會一般分為項目外部啟動會和項目內(nèi)部啟動會。
項目外部啟動會是項目主要干系人參加的會議，一般在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場召開。這次會議甲乙雙方的項目主要人員首次進行正式會面，目的是讓客戶方領(lǐng)導表達項目實施成功的決心，向項目經(jīng)理和項目小組成員進行授權(quán)，調(diào)動員工的積極性，讓客戶方從上到下達成共識，為我們?nèi)蘸箝_展相關(guān)的工作掃除障礙。
項目內(nèi)部啟動會是在公司內(nèi)部召開的會議，目的是讓項目團隊成員對該項目整體情況和各自的工作職責有清晰的認識和了解，為日后協(xié)同工作做好準備，同時獲得領(lǐng)導對項目資源的承諾和保障。項目內(nèi)部啟動會對項目組成員也是聚人心，鼓干勁的時候；對領(lǐng)導項目經(jīng)理要表決心，同時針對項目風險也要給領(lǐng)導打預(yù)防針，做好項目風險應(yīng)對策略。
總之，項目啟動會的目標之一就是讓項目團隊更有信心，讓主要項目干系人了解項目明確項目的目標和工期等關(guān)鍵信息，為項目順利實施打下良好的基礎(chǔ)。
02
材料準備，環(huán)境準備
開好項目啟動會，要做好各項準備工作。項目外部啟動會要提前和對方溝通好時間、地點，參與人，需要準備的紙質(zhì)材料。啟動會前 2-3 天再次與參會人員確認時間，再次提醒需要到場的參會人員，這樣參會人員可以提前對自己的工作進行調(diào)整。準備啟動會所需要的設(shè)備并提前調(diào)試，如激光筆、投影儀等;準備好啟動會所需要的紙質(zhì)版PPT;準備好需要參會者填寫的表格，如會議簽到表。
內(nèi)部啟動會也需要準備上面的材料，內(nèi)部啟動會一般在公司內(nèi)部召開，要提前定好會議室，與參與項目啟動會的領(lǐng)導確定好時間，提前將參會材料郵件發(fā)給相關(guān)人，并要求回執(zhí)或通過電話落實參會情況及會議材料是否收到，有無反饋意見等?，F(xiàn)在也可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)及時通訊工具，比如騰訊在線文檔，建個工作群，通過在線文檔可以知道哪些人看過，哪些人沒看，方便對文檔提意見，直接在在線文檔就可以做。用互聯(lián)網(wǎng)工具時，要注意一點的是不要傳遞涉密信息，最好有公司自己的在線文檔。
在召開會議前最好向自己直接領(lǐng)導匯報會議準備情況及會議內(nèi)容，聽取領(lǐng)導意見和建議，如果需要領(lǐng)導發(fā)言，最好準備好領(lǐng)導發(fā)言材料。對待項目組主要成員也要提前溝通，讓大家明白會議的重要性，并把部分準備工作分派給項目組成員，讓項目人員提前進入狀態(tài)，也避免在項目啟動會現(xiàn)場發(fā)生不必要的爭執(zhí)。
03
明確目標、落實責任
項目啟動會最重要的是明確項目目標，明確的目標有利于任務(wù)分解，落實相關(guān)相關(guān)責任，使項目組各司其職，緊密配合。
外部項目啟動會要明確項目目標，項目需求，項目關(guān)鍵里程碑，項目驗收標準，這些都是項目按時保質(zhì)保量完成的基礎(chǔ)。因為大部分項目尤其是周期比較長的項目，需求很容易發(fā)生變更，控制項目需求變更是考驗項目經(jīng)理的一大難題，最好在項目啟動會就明確項目需求，如果項目需求發(fā)生變更，要走項目需求變更流程，通過流程來控制項目需求的變更。對于大的需求變更，要評估工作量，工作量超過總項目工作量的一定范圍以上，乙方有權(quán)拒絕變更。這些都要明確在項目啟動會上提出來，這樣甲方項目主要干系人不會因為需求情況扯皮。
外部項目啟動會還要提出需要甲方配合的事情，方便甲方領(lǐng)導當場拍板，落實甲方配合部門責任，為后續(xù)項目工作配合打通道路。
內(nèi)部啟動會，主要是明確項目目標，向領(lǐng)導爭取更多資源，包括人力資源、所需物品及相關(guān)優(yōu)惠政策，比如項目獎金，項目加班餐等。通過項目啟動會，讓項目組成員感覺項目經(jīng)理有能力、有威望，能為項目組成員著想，跟著項目經(jīng)理干有前途，相當于一次團建。當然也需要明確項目組成員分工和責任，讓大家有團隊歸屬感。一個令人愉快的工作氛圍是高效率工作的基礎(chǔ)。項目經(jīng)理要努力打造一個好的工作氛圍，例如張貼項目總體進度圖，讓大家每天看到項目進度，看到項目成果，制作項目的標志圖形，制造項目獨特性，讓團隊成員工位在一起，有問題可以及時討論等等?？鞓范鹬氐臍夥諏μ岣邌T工工作積極性起著不可忽視的作用。如果在工作的每一天都要身處毫無生氣、氣氛壓抑的工作環(huán)境之中，那么員工怎么可能會積極地投入到工作中呢？
最后要落實責任和制度，將項目中可以常遇到的問題提前做好應(yīng)對，俗話說“丑話說到前頭”，當實際問題發(fā)生時，有規(guī)矩在前，當事人就容易配合執(zhí)行。這在心理學中叫“免疫效應(yīng)”。在項目啟動階段很多制度容易通過大家認可，因為這個時候項目干系人對這些規(guī)矩并不敏感。如果在項目過程中發(fā)生事情后再定制度，往往被理解有針對性，不公平，容易引發(fā)爭議。常見的有項目例會制度、績效考核制度、文檔管理制度及爭議解決辦法等等
項目啟動會召開之后，一定要有會議紀要，會議紀要要主送項目主要干系人，抄送相關(guān)干系人，作為后續(xù)有爭議時可評判的依據(jù)。同時通過會議紀要再次落實各方責任和工作。
04
統(tǒng)一思想、凝聚人心
前面提到，項目啟動會是聚人心、統(tǒng)一思想的最好機會。對領(lǐng)導，我們要表決心能干好這個項目，希望領(lǐng)導給予大力支持，包括人員、物資和政策等。對項目組成員，我們以鼓勵為主，尤其是第一次合作的成員，要破冰，讓大家感覺參與這個項目是很光榮的，對自己發(fā)展是有利的。
在會議上就要提出對成員的要求，可以宣講一下自己工作思路，項目內(nèi)部規(guī)章制度，讓大家在看到希望的同時，了解自己的責任和義務(wù)。一個成功的啟動會，需要達到合同中各項項目目標，項目任務(wù)分解可執(zhí)行性強，讓參與的人員，都能準確無誤明白各自的負責內(nèi)容。從而實現(xiàn)激發(fā)大家對項目目標的順利實現(xiàn)信心百倍，最終保證項目目標的順利實現(xiàn)。
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