你的團隊是否定期進行人力資源審計？無效的 HR 流程、系統(tǒng)和政策可能會損害你的業(yè)務。如果不持續(xù)監(jiān)控這些因素，企業(yè)可能會發(fā)現(xiàn)自己處于就業(yè)法的錯誤一邊。比如，因為沒有員工安全計劃而面臨嚴厲的處罰，進行人力資源審計有助于確保你的員工和企業(yè)為長期成功和合規(guī)做好準備。
也許你已經(jīng)很久沒有參加人力資源審計了，以至于忘記了這對你的組織有多大好處。尤其是當我們即將進入大流行后世界的拐角處時，在與員工的業(yè)務中，很多事情都會迅速發(fā)生變化。這需要快速退后一步，評估組織在人力資本管理方面的發(fā)展方向。
一、什么是人力資源審計？
人力資源審計審查人力資源流程和政策，以確定可能需要改進的領(lǐng)域以及哪些領(lǐng)域表現(xiàn)良好。組織可以使用 HR 審計來確保合規(guī)性并使 HR 計劃與業(yè)務目標保持一致，他們正在確保這些流程真正有助于組織績效。
人力資源審計類似于內(nèi)部流程審計。簡而言之，這就像給你的人力資源部門一份報告卡，說明它的有效性。對你的人力資源部門進行審計還可以發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的領(lǐng)域，以降低業(yè)務風險。
從本質(zhì)上講，人力資源審計是一個加強流程的機會，以便招聘、保留、入職、培訓、工資和薪酬、工資單和績效管理等方面都得到他們需要的關(guān)注。
這可能看起來像很多工作。畢竟，你是不是已經(jīng)有很多事情要做，試圖招募和留住員工，然后確保他們的表現(xiàn)？但是，不斷改進你的人力資源流程不僅可以幫助你確保它們符合法律法規(guī)，還可以幫助你的員工和組織變得更加成功。
二、為什么要進行人力資源審計？
人力資源審計的目標是多方面的。雖然不是強制性的，但每個被審查的 HR 領(lǐng)域都得益于做出了這項努力。據(jù)馬克S.弗洛伊德，與克利夫蘭律師事務所沃爾特和Haverfield的合作伙伴，“審計檢查HR部門的現(xiàn)行政策，程序和系統(tǒng)的有效性，因為它們涉及到勞動和就業(yè)法的最新變化和發(fā)展?！?nbsp;此外，他補充說，“高級領(lǐng)導在很大程度上依賴 [人力資源]部門來確保公司的整體業(yè)務戰(zhàn)略與管理工作環(huán)境的許多復雜法律法規(guī)保持一致?！?div style="height:15px;">
還不信？以下是人力資源審計應成為貴組織優(yōu)先事項的一些原因：
1、改進影響員工的流程和政策。人力資源審計是改進對員工影響最大的流程和政策領(lǐng)域的機會。這賦予員工權(quán)力，幫助留住他們，并最終打造一家更強大的公司。
2、確保企業(yè)合規(guī)。永遠不要想當然地認為你的政策符合所有法律。新的雇傭法和法律的變化一直在發(fā)生。為了獲得并保持合規(guī)性并避免不必要的訴訟，你必須通過人力資源合規(guī)性審計來確定任何潛在的風險領(lǐng)域。
3、使 HR 數(shù)據(jù)有意義且具有戰(zhàn)略意義。通過將所有人力資源數(shù)據(jù)與你的人力資源政策和程序的現(xiàn)實聯(lián)系起來，充分利用這些數(shù)據(jù)。
4、有助于防止對就業(yè)實踐的不利影響。你可以通過審計來緩解對招聘候選人、薪酬和薪酬、繼任計劃以及整個員工生命周期中的候選人產(chǎn)生不同影響的問題。
5、創(chuàng)造公平競爭力的薪酬。在你的財務審計和薪酬分析期間，審計你的薪酬和薪酬方案的公平性和競爭力也是一個很好的做法。這可以支持招聘和保留工作，也可以避免投訴。
6、識別系統(tǒng)和實踐中的低效率。人力資源審計可以幫助發(fā)現(xiàn)任何效率低下的做法或系統(tǒng)。冗長的冗余任務或流程可能會導致錯誤發(fā)生。
三、什么時候應該進行人力資源審計？
不要等到問題出現(xiàn)后再進行人力資源審計，采取主動方法總是比被動方法好。一年中進行審計的最佳時間將取決于組織的需求和時間表，一年中較慢的時間可能比組織的繁忙季節(jié)更有效率。同樣，年末或年初可以幫助組織逐年基準改進。
四、人力資源審計的類型
你可以進行多種類型的人力資源審計，每一種都側(cè)重于組織人力資本的特定領(lǐng)域。你可以選擇通過創(chuàng)建內(nèi)部人力資源專業(yè)人員委員會（檢查他們通常不處理的領(lǐng)域）來運行審計，或者你可以決定使用第三方人力資源審計服務。
以下是你要進行的各種類型的人力資源審計：
記錄審核
內(nèi)容
雇主審核
審計旨在確保持續(xù)遵守《移民和國籍法》(INA) 的雇主制裁規(guī)定。
員工檔案
你的員工文件是否位于上鎖且安全的位置，數(shù)字人事文件是否已加密且安全？
工資記錄
你是否維護詳細的工資單記錄以及誰可以訪問這些記錄？
記錄保留
你將員工記錄存儲多長時間并且你是否遵守記錄保留規(guī)則？
人力資源職能審計
項目
內(nèi)容
招聘和聘用
你是否保留招聘工作的記錄，從廣告到面試和招聘實踐？你是否符合平權(quán)行動的要求？
入職實踐
新員工如何入職很重要。你的入職計劃有什么樣的結(jié)構(gòu)？你從新員工那里得到反饋嗎？
薪酬和工資
確保你的薪酬和薪水具有競爭力，并確保不同群體的員工在同等工作中獲得相同的工資。還要確定你是否將員工正確分類為月薪/時薪、全職員工、兼職員工或獨立承包商。
績效和培訓
你如何進行績效評估以及提供什么樣的培訓支持？
法律合規(guī)審計
內(nèi)容
平等就業(yè)機會委員會
你是否遵守 EEOC 指南？是否有任何潛在的違規(guī)行為？
公平勞工標準法案 (FLSA)
你是否遵守 FLSA、最低工資法？
家庭和病假法 (FMLA)
你審查、批準和監(jiān)控 FMLA 請求的休假的流程是什么？
美國殘疾人法案 (ADA)
你是否根據(jù) ADA 為殘疾工人提供機會？
好處
如果需要，你是否提供負擔得起的醫(yī)療福利套餐？你如何管理 COBRA？
政策審核
內(nèi)容
循序漸進的紀律
你的紀律處分程序是否清晰、一致和書面化？
終止政策
你的終止政策是否符合州隨意雇傭法？
PTO 政策
你是否為所有符合條件的員工提供帶薪休假？
安全審計
內(nèi)容
職業(yè)安全與健康管理局的危害
你是否維護 OSHA 日志？你是否采取措施維護安全的工作場所，包括培訓？
安全數(shù)據(jù)表
你的工作場所是否配備了 MSDS 手冊，員工是否知道在哪里可以找到它？
個人防護裝備
你是否提供足夠的個人防護設(shè)備，包括所需的制服？
五、有效人力資源審計流程的 7 個步驟
01
確定你要審核的內(nèi)容
正如我們上面提到的，你可以關(guān)注許多不同類型的人力資源審計。但是，為此目的，你需要為你的組織明確指定審計目標。不要試圖一次完成所有事情。設(shè)定完成時間表。
02
獲得管理層的支持
進行持久變革并對你的組織產(chǎn)生積極影響的唯一方法是確保你的執(zhí)行管理團隊參與其中。你將需要他們的支持，尤其是當你要求聘請第三方進行審計時。
03
確定誰將進行審核
你會嘗試自己進行審計，還是會在組織外雇用？如果是共同努力，則決定誰負責哪些任務。從一開始就為你的評估設(shè)定期望。
04
收集數(shù)據(jù)
最初，你需要收集與你正在審計的內(nèi)容有關(guān)的所有相關(guān)數(shù)據(jù)。例如，如果你正在審核招聘流程，則可以使用來自 ATS 的數(shù)據(jù)。確保你有權(quán)使用這些數(shù)據(jù)。
05
回顧你的發(fā)現(xiàn)
花時間組織和分析你發(fā)現(xiàn)的信息。嘗試找出任何潛在的問題和改進機會。例如，你可以通過增加公司為工人訂購 PPE 的頻率來防止未來受傷。
06
計劃和實施你的改進
首先，優(yōu)先考慮最有問題的領(lǐng)域，例如，那些可能使你的組織陷入最大法律麻煩的領(lǐng)域。然后按照你的優(yōu)先事項列表逐步改進薄弱且需要改進的流程和政策。
07
對變化保持透明
員工將有興趣了解你對 HR 流程所做的更改和改進。想辦法向他們傳達這些變化，并要求經(jīng)理更新員工。
當然，任何人力資源審計都可能是一個復雜的過程，也可能是時間和資源密集型的。然而，利大于弊。你可以重新設(shè)計公司的流程和系統(tǒng)，以支持業(yè)務目標和目標。
