作者丨鄧學(xué)敏
來源丨煒衡上海律師事務(wù)所（轉(zhuǎn)載已獲授權(quán)）
鄧學(xué)敏
北京煒衡（上海）律師事務(wù)所
執(zhí)委、高級合伙人
編者按
律所知識管理這件事，說的人多、做的人少，想的人多、干的人少，重視的人多、實(shí)踐的人少。原因更多在于都知道知識管理這件事，但不知道這件事如何干以及如何干好。今天，律新社為讀者分享一篇來自北京煒衡（上海）律師事務(wù)所鄧學(xué)敏律師的干貨。
律新社了解到，北京煒衡（上海）律師事務(wù)所2019年實(shí)現(xiàn)創(chuàng)收1.267億元，人均創(chuàng)收超100萬元。支撐其創(chuàng)收的不僅在于其內(nèi)部優(yōu)質(zhì)的管理體系，也和其打造的高效的知識管理體系密不可分。
知識管理，通常被認(rèn)為是管理學(xué)上的一個特定概念，是對知識內(nèi)容、知識創(chuàng)造過程和知識應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的方式。但對律師工作來說，知識管理卻是一個貫穿執(zhí)業(yè)生涯的鮮活過程，無論是主動還是被動，它都直接影響著律師的執(zhí)業(yè)體驗(yàn)和執(zhí)業(yè)質(zhì)量，畢竟這個職業(yè)的核心競爭力就是知識（不限于法律知識）。
那么，當(dāng)我們在談?wù)撀蓭焾F(tuán)隊(duì)知識管理的時候，究竟是在談?wù)撌裁?？律師團(tuán)隊(duì)知識管理的內(nèi)容、范圍和主要表現(xiàn)形式又是什么？對此，不同律所、不同律師可能都會有不同的理解。筆者結(jié)合煒衡律師團(tuán)隊(duì)知識管理方面的一些經(jīng)驗(yàn)，作些總結(jié)與思考，與大家一起分享、探討。
知識管理體系思維導(dǎo)圖
律師團(tuán)隊(duì)的知識管理工作，主要圍繞著三個要素展開：形式管理、內(nèi)容管理、技術(shù)支持。接下來，筆者會對這三個要素進(jìn)行逐一闡述。
01
PART
形式管理
我們在形式層面的知識管理工作，主要包含流程設(shè)計、方法總結(jié)與格式規(guī)范三個方面。
1流程設(shè)計
我們根據(jù)不同的法律服務(wù)類別，設(shè)計不同的工作處理流程與團(tuán)隊(duì)分工流程。例如，針對并購業(yè)務(wù)，我們將前期的行業(yè)研究、法律研究、盡調(diào)程序、盡調(diào)報告撰寫、問題研究、協(xié)商談判、交易結(jié)構(gòu)設(shè)計、交易文件草擬、付款與交割、投后管理、底稿歸檔等不同環(huán)節(jié)的事項(xiàng)逐項(xiàng)分解，總結(jié)各個環(huán)節(jié)的主要工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行團(tuán)隊(duì)分工。通過合理的流程設(shè)計，我們能相對精確地把控項(xiàng)目進(jìn)度與質(zhì)量。
2方法總結(jié)
方法論是我們認(rèn)識世界的工具。在專業(yè)工作領(lǐng)域，好的方法往往成為專業(yè)與非專業(yè)的分水嶺，同時也是一個貫穿全程、不斷更新的閉環(huán)體系。對于律師工作而言，良好的工作方法有利于實(shí)現(xiàn)法律服務(wù)的高效、審慎和迭代進(jìn)化。
我們非常重視對相關(guān)工作方法的總結(jié)，除了最近以“圖解并購”系列文章的方式對并購方法進(jìn)行系統(tǒng)深入的總結(jié)之外，面對一些新型業(yè)務(wù)，我們也是一邊摸索一邊總結(jié)工作方法。例如，對于證券類金融糾紛，如何利用公開信息迅速、全面地找到發(fā)行人的財產(chǎn)線索，除了利用針對一般企業(yè)的通用搜索渠道，還可以結(jié)合證券市場的信息披露平臺、規(guī)范要求，查詢到更多有價值的信息。
這些信息，有些是直接的財產(chǎn)信息，有的則需要作進(jìn)一步的分析、挖掘。我們在此基礎(chǔ)上形成了一套行之有效的財產(chǎn)線索查詢方法，能夠快速、全面、有效地查詢到發(fā)行人披露的財產(chǎn)線索，并通過司法途徑實(shí)現(xiàn)了對債權(quán)人權(quán)利的有效保護(hù)。
3格式規(guī)范
格式的作用有兩種：統(tǒng)一條理與視覺區(qū)分。例如，我們通過規(guī)范文件檔案的目錄格式、分級格式、命名規(guī)范，使得我們在文件歸檔時，達(dá)到體系明確、條理清晰、一目了然的效果，從而提高了歸檔與查閱工作的效率。這對于人數(shù)眾多的律師團(tuán)隊(duì)顯得尤為重要，否則經(jīng)年累月的法律文件難免堆積為一團(tuán)亂麻，知識管理更無從談起。
此外，固定的格式使得律師團(tuán)隊(duì)的知識成果具備了特殊的“視覺形式”，從而為律師團(tuán)隊(duì)的服務(wù)貼上了區(qū)別于其他人的標(biāo)簽。這些格式是一個綜合的體系，包含了特定的文件形式（法律意見書、備忘錄、訴訟文書、律師函等）、字體、間距、封面、頁眉、頁腳、Email簽名等，最終使無形的法律服務(wù)產(chǎn)品，具備了個性化的產(chǎn)品形態(tài)，讓客戶不用看署名就知道是出自哪家律所或者哪個律師團(tuán)隊(duì)。我們將其稱之為格式規(guī)范的“視覺區(qū)分”。
02
PART
內(nèi)容管理
我們常說，法律服務(wù)要注重“從形式到內(nèi)容”，這句話對律師團(tuán)隊(duì)的知識管理也同樣適用。在內(nèi)容的知識管理層面，我們總結(jié)的兩個關(guān)鍵詞是“總結(jié)”與“標(biāo)準(zhǔn)化”。
1知識總結(jié)
不同于形式管理層面的方法總結(jié)，內(nèi)容管理的總結(jié)側(cè)重于法律服務(wù)內(nèi)容本身。在法律服務(wù)前期的法律研究階段，我們以法律研究報告的形式，對與擬開展項(xiàng)目/案件相關(guān)的規(guī)范、案例、行業(yè)進(jìn)行研究、總結(jié)，作為后續(xù)具體服務(wù)項(xiàng)目/案件的重要參考。在項(xiàng)目/案件結(jié)束后，我們會對其進(jìn)行復(fù)盤，總結(jié)相關(guān)要點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)、不足，并形成結(jié)案報告，對具體項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)。
在此基礎(chǔ)上，我們會將實(shí)踐中遇到的具體法律問題，進(jìn)一步整理成相關(guān)文章，并根據(jù)實(shí)際情況，對不宜公開發(fā)表的內(nèi)容，以備忘錄的形式發(fā)送給相關(guān)客戶參考，而對可公開發(fā)表的內(nèi)容，我們會發(fā)表在團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦的公眾號“金融法律觀察”或其他媒體平臺上。
值得一提的是，團(tuán)隊(duì)公眾號亦是知識總結(jié)的重要方式之一。為了保障團(tuán)隊(duì)公眾號平均每周兩篇原創(chuàng)文章的活躍度，同時也為了培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員及時進(jìn)行知識總結(jié)的習(xí)慣，我們設(shè)計了一套公眾號的運(yùn)營與管理機(jī)制，目前已取得初步成效。
此外，我們也會經(jīng)常舉辦或參加一些專業(yè)講座、沙龍，并作為主講人分享專業(yè)知識與經(jīng)驗(yàn)，通過這種對外交流活動，我們得以反復(fù)審視自己的知識總結(jié)工作，不斷發(fā)展改進(jìn)；看到其他專業(yè)人士發(fā)表的與業(yè)務(wù)相關(guān)的文章，我們也會及時分享給團(tuán)隊(duì)成員，以擴(kuò)充團(tuán)隊(duì)的知識儲備，查漏補(bǔ)缺。
2標(biāo)準(zhǔn)化
內(nèi)容上的標(biāo)準(zhǔn)化，筆者認(rèn)為可能是內(nèi)容管理中最復(fù)雜的一項(xiàng)工作，要清楚怎么做和怎么做好，都很不容易。通常我們理解，對于法律文本共性的內(nèi)容，我們可以嘗試標(biāo)準(zhǔn)化、格式化。例如，之前我們金融證券部擬定了所內(nèi)證券法律服務(wù)的《證券法律業(yè)務(wù)指引》《查驗(yàn)計劃編制格式指引》等文件，就是建立在證券業(yè)務(wù)監(jiān)管規(guī)則的統(tǒng)一要求之上，對共性要求的提煉總結(jié)。
但內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的難點(diǎn)在于，對于哪些屬于共性內(nèi)容，很多時候難以作出準(zhǔn)確判斷。即便是法律文件中的聲明與免責(zé)條款，都可能因?yàn)椴煌捻?xiàng)目而需作出特別調(diào)整。因此，內(nèi)容管理的標(biāo)準(zhǔn)化，只能是一個相對的狀態(tài)，我們就某一類型的法律文件，可以建立一個甚至多個參考文本，但是從審慎勤勉的角度考慮，卻不可抱著一勞永逸的思想，屆時還需具體情況具體分析。
另一方面，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化需要耗費(fèi)的時間精力也是巨大的，這必須是一個執(zhí)業(yè)中長期積累的過程，難以在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)。同時，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)與目標(biāo)都在于內(nèi)容的高度共享，這使得在傳統(tǒng)合伙制的模式下，跨團(tuán)隊(duì)或事務(wù)所層面的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化存在客觀難度。它需要不同團(tuán)隊(duì)、不同律師的通力合作，以及長期的投入與持續(xù)的分享，更需要大家在價值觀層面的一致，還有公平合理的制度安排。
但無論如何，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化對于知識內(nèi)容管理乃至整個知識管理工作都是至關(guān)重要的。如果說上文提到的“格式規(guī)范”使我們的法律服務(wù)產(chǎn)品形成了形式上的“視覺區(qū)分”，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化則是形成了實(shí)質(zhì)上的“知覺區(qū)分”，它將使團(tuán)隊(duì)成員的行文、表述、論證，甚至是執(zhí)業(yè)風(fēng)格都逐漸趨同，并貼上了鮮明的特色標(biāo)簽，有利于提高團(tuán)隊(duì)法律服務(wù)的質(zhì)量與效率。
03
PART
技術(shù)支持
雖然我們把技術(shù)支持放在最后，但在數(shù)字化時代，技術(shù)對于知識管理的重要性是不言而喻的，或者可以說，如果沒有合適的技術(shù)支持，有效的知識管理將難以實(shí)現(xiàn)。結(jié)合煒衡律師團(tuán)隊(duì)的情況，我們認(rèn)為協(xié)同辦公系統(tǒng)、檢索工具、工作管理軟件，是目前對知識管理非常重要的技術(shù)支持工具。
1協(xié)同辦公系統(tǒng)
協(xié)同辦公系統(tǒng)解決的核心問題是知識管理中的信息共享。高度的信息共享是知識管理工作的基礎(chǔ)，也是知識管理指向的目標(biāo)。如果團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的信息無法實(shí)現(xiàn)高度共享，或者知識成果無法被全體成員分享，知識管理工作將無以為繼。例如，如果團(tuán)隊(duì)各成員之間的項(xiàng)目文件彼此獨(dú)立、甚至保密，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化的工作是無法開展的，即便紙質(zhì)歸檔文件可以向全體成員開放，查閱、對比、提煉的效率也會比較低。利用協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員之間全部項(xiàng)目文件的透明、一致及同步，實(shí)現(xiàn)知識的高度共享，為知識管理工作提供了重要基礎(chǔ)。
2檢索工具
律師需要完成大量的檢索工作，包括法規(guī)檢索、案例檢索、工商信息檢索、財產(chǎn)檢索、知識產(chǎn)權(quán)檢索、網(wǎng)絡(luò)輿情檢索等等，在知識管理中，這些檢索也是知識總結(jié)的基礎(chǔ)性工作。一般情況下，對于法規(guī)、案例等的檢索，律師協(xié)會或事務(wù)所都會采購一些檢索工具提供給律師使用。但對于其他的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息采集，律師采用的檢索工作尚屬有限。我們建議就金融證券市場的信息，可以考慮使用一些金融行業(yè)常用的檢索工具，他們對于數(shù)據(jù)的收集、整合、分析能力值得我們借鑒。或許，在不遠(yuǎn)的將來會有企業(yè)將法律與金融信息檢索相融合，開發(fā)出全新的檢索工具。
3工作管理軟件
從某種意義上說，律師的工作（包括知識管理）就是特定期間內(nèi)的程序性工作，律師服務(wù)的核心要素就是時間。因此，對項(xiàng)目/案件的有效管理，對于律師來說至關(guān)重要。以前我們利用日歷記錄重要的時間節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度安排、重大事項(xiàng)，后來靠手機(jī)備忘錄，現(xiàn)在我們可以選擇工作管理軟件（智能輔助工具），由團(tuán)隊(duì)內(nèi)部共享案件/項(xiàng)目管理信息，實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)提醒、流程管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)的統(tǒng)一。
04
PART
結(jié) 語
總體來說，律師團(tuán)隊(duì)知識管理工作的目標(biāo)，是希望律師團(tuán)隊(duì)成員之間打破個體之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)知識的共享、共融、共通，使得律師團(tuán)隊(duì)從松散的個體集合，演化為一個擬人化的集合個體。知識管理看似是一套冰冷的制度體系，實(shí)質(zhì)是一團(tuán)溫暖的價值運(yùn)作，客觀上任何一名成員的離開，都不會實(shí)質(zhì)地影響團(tuán)隊(duì)的有效運(yùn)行。主觀上，它又讓每個團(tuán)隊(duì)成員之間形成高度依賴，彼此難以舍棄。這是我對于律師團(tuán)隊(duì)知識管理價值的理解，也是我認(rèn)為值得大家為之付出的原因。
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