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秘書(shū)人員與領(lǐng)導(dǎo)相處的原則藝術(shù)

  秘書(shū)工作是順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而產(chǎn)生的,也是在提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的目標(biāo)下而發(fā)展的。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是相輔相成的,打個(gè)比方說(shuō),兩者的關(guān)系就猶如皮毛相聯(lián),皮之不存,毛之焉附?又若魚(yú)水相依,水之不存,魚(yú)之焉生?因此,秘書(shū)工作的存在是由領(lǐng)導(dǎo)工作的存在來(lái)決定的,秘書(shū)工作的發(fā)展是同領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展相隨應(yīng)的。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的基本關(guān)系,從職權(quán)的角度來(lái)說(shuō),是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、為主與從屬、主導(dǎo)與輔助、決策與參謀的關(guān)系;而從秘書(shū)工作的職能特點(diǎn)來(lái)看,秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系既有正常交往人際關(guān)系中的共同性,又有非同一般交往中的特殊性。秘書(shū)人員如何在參謀服務(wù)過(guò)程中把握角色定位,擺正心態(tài)位置,藝術(shù)地處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,妥善解決好應(yīng)位站位、就位到位問(wèn)題,筆者試結(jié)合秘書(shū)工作崗位實(shí)踐,談點(diǎn)粗淺看法。( l7 f1 q8 W% L7 P( m) H

一、處理好三個(gè)關(guān)系" l) D. A$ M$ x6 g
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一是依從性與獨(dú)立性的關(guān)系。縱觀人類社會(huì)的發(fā)展史,不難發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象:即沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)者,就沒(méi)有秘書(shū)工作者;而有秘書(shū)工作的地方,就必定有其所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者。它表明,秘書(shū)是依附于領(lǐng)導(dǎo)者而存在的,是適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的輔助要求而產(chǎn)生和發(fā)展的。因而秘書(shū)工作必須按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和要求行事,必須服從領(lǐng)導(dǎo)的指示和決定,否則就有本末倒置角色錯(cuò)位之嫌,三服務(wù)工作也就無(wú)從談起。這就是秘書(shū)職業(yè)的依從性。但是另一方面,秘書(shū)畢竟又是獨(dú)立于領(lǐng)導(dǎo)之外而存在的活生生的個(gè)體,具有相對(duì)獨(dú)立的人格、思想、意識(shí)理念以及個(gè)性特點(diǎn)等等,不可能與領(lǐng)導(dǎo)者絕對(duì)融為一體。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者一起共事,只不過(guò)是為了共同的工作利益與目標(biāo)走到一起,形成主輔一體化的合作關(guān)系。所以二者都是相對(duì)獨(dú)立的人,在工作和日常交往中很大程度地依賴于相互間的配合問(wèn)題,如果二者配合得好,秘書(shū)工作就可以在領(lǐng)導(dǎo)身邊干下去;反之,就可能難以避免地出現(xiàn)貌合神離和勉強(qiáng)湊合的現(xiàn)象。清代著名幕學(xué)專家汪輝祖曾說(shuō):合則來(lái),不合則去,講的就是這個(gè)道理。當(dāng)然,在社會(huì)主義制度條件下,人權(quán)得到充分的尊重與保護(hù),秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)在政治上與人格上無(wú)疑是平等的,不能也不應(yīng)有尊卑貴賤之分,更應(yīng)該具有獨(dú)立的人格。這種獨(dú)立性是不以人的主觀意志包括領(lǐng)導(dǎo)者的意志為轉(zhuǎn)移的,關(guān)鍵在于秘書(shū)如何正確處理好依從性與獨(dú)立性的關(guān)系。由此可見(jiàn),一名稱職的秘書(shū)只有將依從性與獨(dú)立性有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái),擺正自己的位置,在工作中既要聽(tīng)命于領(lǐng)導(dǎo),又要保持自己獨(dú)立人格的一面,充分展示自己的聰明才干和人格魅力,而不能凡事唯唯諾諾,喪失自己的思想主見(jiàn),當(dāng)然更不能以性情意氣行事;否則,就容易出現(xiàn)合則來(lái),不合則去去現(xiàn)象,不利于三服務(wù)工作的開(kāi)展。  y7 J: X: n  @4 L/ O: u2 ~
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二是被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系。秘書(shū)工作主要是被動(dòng)性的,這種被動(dòng)性既體現(xiàn)在三辦(辦文、辦會(huì)、辦事)日?;顒?dòng)中,也體現(xiàn)在參謀服務(wù)等全程工作里。從根本上說(shuō),秘書(shū)處在從屬和被動(dòng)的位置,發(fā)揮著參謀、助手、橋梁紐帶、喉舌耳目等等作用。這就決定了秘書(shū)工作要服從服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo),很多事項(xiàng)必須事先請(qǐng)示,按領(lǐng)導(dǎo)的意圖行事。但同時(shí),秘書(shū)的許多被動(dòng)性工作卻又需要主動(dòng)地去做,因?yàn)槊貢?shū)工作的好壞,在很大程度上要看其參謀助手作用發(fā)揮得是否到位??梢哉f(shuō),服務(wù)工作既是秘書(shū)工作的根本出發(fā)點(diǎn),也是秘書(shū)工作的最終歸宿。這就要求秘書(shū)的服務(wù)工作不能停留在忙于應(yīng)付一般辦文辦事辦會(huì)的層面上,而要正確處理好被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系,在完成一般性工作任務(wù)的同時(shí),不斷發(fā)揮主觀能動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性,提高服務(wù)工作的質(zhì)量、檔次和有效性。處理好被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系,一要站準(zhǔn)位。站準(zhǔn)位是秘書(shū)人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)。作為秘書(shū)人員,要守紀(jì)律、懂規(guī)矩、想干事、會(huì)干事、干成事,注意參謀服務(wù)工作的方法和分寸,所謂鞍前不越位,馬后不掉隊(duì);尤其是不能越俎代庖,擅自代替領(lǐng)導(dǎo)拍板決策。二要善謀劃。凡事要未雨綢繆,早半拍、快半步應(yīng)位、就位、到位而不缺位、越位、錯(cuò)位。比如在領(lǐng)導(dǎo)決策前,要超前謀劃,收集決策所需的各種信息,提出可供參考的意見(jiàn)建議,做好預(yù)案準(zhǔn)備工作;在領(lǐng)導(dǎo)決策中,要立足全局,把握重點(diǎn),協(xié)助溝通和協(xié)調(diào)理順各種關(guān)系,化解有關(guān)矛盾和問(wèn)題;在領(lǐng)導(dǎo)決策后,要認(rèn)真貫徹落實(shí),及時(shí)督查反饋,并根據(jù)存在總理或情況變化,提出補(bǔ)充調(diào)整或?qū)Σ咭庖?jiàn),為領(lǐng)導(dǎo)完善決策服務(wù)。三要講尺度。也就是要樹(shù)立三個(gè)觀念:一是適度的觀念。工作固然要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求,盡可能地爭(zhēng)取出高質(zhì)量的成果,但也不能因此而過(guò)于追求完美,因?yàn)槿魏问挛锒际窍鄬?duì)而存在的。比如質(zhì)量效率就是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面,而程序效率更是秘書(shū)工作的一大矛盾,有時(shí)很難求得兩全。這就要求我們?cè)诠ぷ髦猩朴诎盐罩饕芎兔艿闹饕矫妫η笫狗?wù)質(zhì)量和工作效率達(dá)到有機(jī)統(tǒng)一。二是靈活的觀念。就是把原則性和靈活性結(jié)合起來(lái),既遵循基本的政策、制度、規(guī)律,做到辦事有依據(jù),又堅(jiān)持實(shí)事求是,講求靈活性和機(jī)動(dòng)性,不死摳本本、死抱框框和死背條條。三是辯證的觀念。本文由老秘網(wǎng)推薦,就是學(xué)會(huì)辯證法,不搞絕對(duì)化、概念化、片面化和極端化,學(xué)會(huì)辯證地看待問(wèn)題,妥善處理好、、、的關(guān)系,這樣,才能確保各項(xiàng)服務(wù)工作的有序進(jìn)行。; Q, T% E) O% h- T, A6 X

        
三是幕后性與臺(tái)前性的關(guān)系。秘書(shū)和秘書(shū)工作素有幕僚幕職、書(shū)佐主薄等等之稱,其官職通常被稱為拾遺補(bǔ)闕、舍人侍郎等,而其工作場(chǎng)所也有著幕府、記室、中書(shū)門(mén)下、機(jī)要之司等等之謂??梢?jiàn)幕后性是秘書(shū)和秘書(shū)工作的本質(zhì)特征。秘書(shū)工作的種種輔助性、被動(dòng)性、機(jī)要性和從屬性等,也就決定了秘書(shū)人員名義上的假借性、過(guò)程上的幕后性和成果上的潛在性,決定了從事秘書(shū)工作特別需要保持一顆平常心和一種敬業(yè)奉獻(xiàn)精神,就象印度大詩(shī)人泰戈?duì)査f(shuō)的:花朵的事業(yè)是美麗的,果實(shí)的事業(yè)是尊貴的,但我愿做一片綠葉,綠葉的事業(yè)是默默地垂著綠蔭的。這種敬業(yè)奉獻(xiàn)的綠葉精神,正是秘書(shū)工作的真實(shí)寫(xiě)照。因此秘書(shū)必須為領(lǐng)導(dǎo)的臺(tái)前活動(dòng)做大量的幕后工作,即所謂的幕后一身汗,臺(tái)前靠邊站默默無(wú)聞干著轟轟烈烈的事,辛辛苦苦做著風(fēng)風(fēng)光光的人。這就要求秘書(shū)人員要具備甘當(dāng)鋪路石和無(wú)名英雄的職業(yè)道德,始終身居幕后,保持隱默狀態(tài);無(wú)論能力有多強(qiáng),都不能忘記自己的輔助地位;無(wú)論勞動(dòng)成果或價(jià)值有多大,都不能夸耀自己的功勞。但是另一方面,由于秘書(shū)經(jīng)常被授權(quán)辦事,或代替領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、接待來(lái)訪、參加活動(dòng),或代表領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)有關(guān)指示、參與協(xié)調(diào)相關(guān)事宜等,出頭露面的機(jī)會(huì)比較多,往往又要從幕后走向臺(tái)前;而且隨著管理科學(xué)化程度的提高,秘書(shū)輔助管理的職能越來(lái)越多,秘書(shū)從幕后走向臺(tái)前的趨勢(shì)越來(lái)越明顯。這又就要求秘書(shū)人員不僅要有甘居幕后、不計(jì)功名、甘為他人作嫁衣的精神,而且要保持有良好的氣質(zhì)與形象,在臺(tái)前或各種場(chǎng)合面前恰當(dāng)和藝術(shù)地表現(xiàn)自己,自覺(jué)維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威。


二、防止好四種越位0 i$ {1 n( S9 C" p3 V
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首先是角色越位。秘書(shū)不能代替領(lǐng)導(dǎo),在工作中,秘書(shū)始終是處于輔助地位的,必須十分明確并找準(zhǔn)自己的位置。否則,就是越權(quán)、失位和犯規(guī)。在行政管理中,不準(zhǔn)越位是為了保障工作有序,避免工作混亂,不干擾領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的工作,不影響下級(jí)層次的關(guān)系。所以秘書(shū)必須始終明確自己的定位是二傳手,在思維上可以越位、換位,但在行動(dòng)上卻不可越位,更不能以二首長(zhǎng)自居。' U8 m( z) H9 f
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其次是決策越位。秘書(shū)不能擅作主張,而應(yīng)該遵從領(lǐng)導(dǎo)工作意圖行事,也就是只可參,不能參。凡遇帶到涉及政策性的新情況、新問(wèn)題,無(wú)政策、無(wú)前例的要請(qǐng)示;凡遇到帶有方向性、全局性、關(guān)鍵性的問(wèn)題,必須匯報(bào);凡遇到需要變通或部門(mén)協(xié)商解決的問(wèn)題,需征得領(lǐng)導(dǎo)同意;凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)議定事項(xiàng),不能隨意改變、走調(diào)另辟蹊徑。& \2 [+ ^8 t' O9 t' b5 b  V
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 第三是表態(tài)越位。秘書(shū)可以在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中提供信息、意見(jiàn)和建議,甚至善意的提醒、解釋、規(guī)勸,但不能輕易表態(tài)。因?yàn)楸響B(tài)屬于決策范疇,同時(shí)也應(yīng)與身份相符。一般說(shuō)來(lái),涉及重大問(wèn)題和事項(xiàng),均須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)。任何超越身份的表態(tài)都既是不負(fù)責(zé)任的、極不明智的,也是無(wú)效的做法。所以秘書(shū)在與基層群眾接觸或日常工作中,若非領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)授意,否則就不能隨意亂表態(tài)或亂答復(fù)。- S( r8 Y) M$ ?0 e
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第四是場(chǎng)合越位。由于工作關(guān)系,許多時(shí)候秘書(shū)會(huì)隨從領(lǐng)導(dǎo)參加各種會(huì)議活動(dòng),這種情況下,秘書(shū)人員就要特別注意自己的臺(tái)下形象和幕后意識(shí),絕不能借此來(lái)張揚(yáng)和顯示自己,更不能出現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)搶鏡頭爭(zhēng)座位的現(xiàn)象。有一句六先六后的順口溜是這樣說(shuō)的:先上班后下班、先到場(chǎng)后離場(chǎng)、先上車后下車、先接受后思辨、先協(xié)調(diào)后上會(huì)、先調(diào)研后獻(xiàn)策。雖然它有幾分調(diào)侃的味道,但頗能體現(xiàn)秘書(shū)工作不能出現(xiàn)場(chǎng)合越位的理由和特點(diǎn)。& ~; _" d! _' Z9 B
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三、把握好五個(gè)要領(lǐng). y0 W4 J( j8 {5 I/ f6 Z7 F% i
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(一)服從而不盲從。服從與盲從雖只一字之差,但意義卻大相徑庭。服從是無(wú)條件地執(zhí)行,不找任何借口,快速認(rèn)真地依從領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的指令完成任務(wù);盲從則是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)的指示、決定,在不理解其意圖的情況下一味附和、一概聽(tīng)從、一律執(zhí)行的盲目行為。從這個(gè)角度來(lái)講,服從是一種尊重、一種紀(jì)律,也是一種責(zé)任。但服從不等于盲從。服從,需要辯證思考、理性判斷、客觀分析、保持主見(jiàn),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的能力、學(xué)識(shí)、水平等可以認(rèn)同和贊賞,但不能迷信、崇拜和不分青紅皂白。尊重領(lǐng)導(dǎo),也要張馳有度、明辨是非。領(lǐng)導(dǎo)也是人,不是神,也有說(shuō)錯(cuò)話、辦錯(cuò)事的時(shí)候。如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有錯(cuò)時(shí),作為秘書(shū)就要冷靜思考,權(quán)衡利弊,積極提醒。特別是在一些原則立場(chǎng)和大是大非面前,如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有錯(cuò)或決策出現(xiàn)問(wèn)題,就不能一味順從,而是要想方設(shè)法及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)坦誠(chéng)地闡明自己的看法,提出自己的意見(jiàn)、建議,而不能明知不對(duì),有錯(cuò)不糾,更不能去幫倒忙添亂子。1 Y2 F' r& f6 r

(二)理解而不曲解。理解人,體貼人,亦或是善解人意,這是秘書(shū)最重要的本領(lǐng)之一。古代先哲有句人之相知,貴在知心的至理名言,其所謂的知心,指的就是理解,這是人際交往中最為寶貴難求的美好情愫。秘書(shū)固然要有豐富的知識(shí)、精通的業(yè)務(wù)、出眾的才能,但善于理解領(lǐng)導(dǎo)則應(yīng)是首要能力和基本功夫。否則,將難擔(dān)此任。誠(chéng)然,理解是建立在了解的基礎(chǔ)之上的。首先要熟悉領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)。人總有其個(gè)性,有他的興趣愛(ài)好、價(jià)值取向、家庭背景乃至弱點(diǎn)短處等,領(lǐng)導(dǎo)者也不例外。領(lǐng)導(dǎo)由于不同的個(gè)性,就形成了不同的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、處世方式和工作方法。對(duì)此,秘書(shū)人員要善于去了解、熟悉和把握。如果熟悉了領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn),就能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方法和要求,有助于發(fā)揮參謀助手作用;了解了領(lǐng)導(dǎo)的不足和短處,就會(huì)在工作中為領(lǐng)導(dǎo)多做些拾遺補(bǔ)缺工作,防止疏忽和紕漏或產(chǎn)生不良影響,起到取長(zhǎng)補(bǔ)短和揚(yáng)長(zhǎng)避短的作用。其次要了解領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。需要是人類社會(huì)活動(dòng)的最原始和基本動(dòng)機(jī),正如心理學(xué)家指出的心理模式那樣:人的主觀意愿具有需要動(dòng)機(jī)行為這一過(guò)程特點(diǎn)。秘書(shū)人員只有了解了領(lǐng)導(dǎo)的需要,才能從領(lǐng)導(dǎo)的需要出發(fā)而開(kāi)展工作,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急,供領(lǐng)導(dǎo)之所需進(jìn)而得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識(shí)和信任。但理解又不能曲解,也就是不能矯枉過(guò)正、曲意奉承和見(jiàn)風(fēng)使舵等,否則,就容易適得其反,造成工作失誤或不良影響。
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(三)尊重而不失重。自尊之心,人人有之,它是支配人們思想行為的一種內(nèi)驅(qū)力。領(lǐng)導(dǎo)是權(quán)力的象征,是國(guó)家機(jī)關(guān)或某個(gè)集體事業(yè)的代表。心理學(xué)家指出,大凡領(lǐng)導(dǎo),都是依賴于部下的承認(rèn)和重視來(lái)維護(hù)自己的尊嚴(yán)的。在日常人際交往中,我們尚且要把尊重他人放在首要位置,何況所面對(duì)的是領(lǐng)導(dǎo)。事實(shí)上,尊重領(lǐng)導(dǎo),也是秘書(shū)工作紀(jì)律的重要組成部分。由于秘書(shū)同領(lǐng)導(dǎo)有著較深層次的接觸,必然或多或少地了解領(lǐng)導(dǎo)者的一些隱私,比如家庭背景、社會(huì)關(guān)系、書(shū)信往來(lái)、日常嗜好以及機(jī)要文件、公務(wù)秘密等等,都要求秘書(shū)予以嚴(yán)守保密,不能隨意公開(kāi)張揚(yáng),更不能把它們當(dāng)作內(nèi)部消息來(lái)嘩眾取寵。
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(四)實(shí)言而不食言。常言道:以誠(chéng)感人者,人亦以誠(chéng)而立。這說(shuō)明人與人交往要以真誠(chéng)為基礎(chǔ)。中國(guó)自古也就有修辭立其誠(chéng)之說(shuō),古代還要求從政的官員要立言、立誠(chéng),倡導(dǎo)修身,齊家,治國(guó),平天下等??梢哉f(shuō),真誠(chéng)是相互信任的基礎(chǔ),體現(xiàn)在工作中就是實(shí)事求是,不唯書(shū),不唯上,只為實(shí)。比如向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況要真實(shí)準(zhǔn)確、客觀全面,有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂;向下級(jí)傳達(dá)文件政策要如如實(shí)實(shí)、原本原樣,既不夸大,也不縮小,更不走調(diào);日常參謀服務(wù)工作,要注重調(diào)查研究,準(zhǔn)確全面掌握了解情況等,而不能偏聽(tīng)偏信,聽(tīng)到風(fēng)就是雨,更不能拿假情況去哄領(lǐng)導(dǎo),也不能搞假傳圣旨行為,否則,后果不堪設(shè)想。秘書(shū)忠誠(chéng)于領(lǐng)導(dǎo)工作還要言而有信、有條不紊,做到言必行、行必果,不能口惠而實(shí)不至或說(shuō)話辦事丟三拉四。這樣只能招致別人的嫌棄,失去領(lǐng)導(dǎo)和他人的信任。* F& D' A  J4 x6 ]) g
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(五)補(bǔ)臺(tái)而不拆臺(tái)。由于領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)各自的經(jīng)歷、職責(zé)、地位不同,決定了彼此間的差異性,正是這種差異性,確立了兩者之間的互補(bǔ)關(guān)系。所以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)工作中出現(xiàn)不足或遺漏時(shí),秘書(shū)人員就應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)臺(tái),做好拾遺補(bǔ)缺和一些善后工作。從某種意義上說(shuō),補(bǔ)臺(tái)工作在許多方面表現(xiàn)為是打圓場(chǎng)。比如在日常工作中,領(lǐng)導(dǎo)者成員之間、領(lǐng)導(dǎo)者與部門(mén)之間由于種種原因,難免會(huì)出現(xiàn)一些誤解甚至產(chǎn)生矛盾和糾紛。原則上,對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾和糾紛,秘書(shū)必須保持中立和沉默狀態(tài),不能隨意去介入;但在可能情況下,可做些消除誤會(huì)和隔閡性的規(guī)勸、調(diào)和性工作,而不能幸災(zāi)樂(lè)禍,甚至去做攪局者或拆臺(tái)工作。這是秘書(shū)工作紀(jì)律所絕不允許的。當(dāng)然,秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系是相互依存、相互作用的,因此,僅有秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)單方面的服從、尊重、理解和補(bǔ)臺(tái)是不夠的,領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)當(dāng)從關(guān)心、理解和支持的角度,適當(dāng)給秘書(shū)人員補(bǔ)個(gè)臺(tái)。只有彼此尊重,相互配合,相互關(guān)心和支持,才能實(shí)現(xiàn)共同的工作目標(biāo),發(fā)揮出最佳的工作效能。

 

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