非上市公司董事會秘書工作要點
定好位、服好務、發(fā)揮好作用是每一個職業(yè)人的工作要求。作為非上市公司的董事會秘書，仍然是現(xiàn)代企業(yè)管理中不可替代的重要角色，是企業(yè)的高級管理人員之一。對內(nèi)，憑借豐富的經(jīng)驗和超常的智慧獨擋一面，分擔繁重的行政事務，讓董事長得以集中精力思考戰(zhàn)略全局；對外，則處理好各種公共關系，為企業(yè)樹立好良好的社會形象與品牌影響力！
一、董事會秘書的職責范圍
1、在董事長領導下負責全面工作，努力作好董事長的參謀助手，起承上啟下的作用，認真做到全方位服務。
2、在董事長領導下制定戰(zhàn)略計劃、年度經(jīng)營計劃及各階段工作目標進行分解，起草各階段工作總結和其他正式文件。
3、在董事長領導下負責企業(yè)具體管理工作的布置、實施、檢查、督促、落實執(zhí)行情況，及經(jīng)營服務各項管理、督促、檢查、落實、貫徹等各項執(zhí)行情況。
4、協(xié)助董事長調(diào)查研究、了解公司經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議，供董事長決策，及在公司經(jīng)營計劃、銷售策略、資本運作等方面向董事長提供相關解決方案。
5、協(xié)助董事長對公司運作與各職能部門進行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關系，尤其是業(yè)務部門間的日常工作關系以及事務處理，必要時可單獨召集業(yè)務溝通會議或工作會議。
6、協(xié)助董事長進行公司企業(yè)文化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的規(guī)劃，配合管理辦開展系列企業(yè)文化工作；
7、協(xié)助董事長處理外部公共關系（政府、重要客戶等），及媒體關系，樹立好企業(yè)的對外品牌與公關形象。
8、負責上級領導機關或兄弟單位領導的接待、參觀工作。
9、負責各類文件的分類呈送，請領導閱批并轉(zhuǎn)有關部門處理。
10、做好企業(yè)內(nèi)外文件的發(fā)放、登記、傳遞、催辦、立卷、歸檔工作，及負責保管使用企業(yè)圖章和介紹信。
11、負責企業(yè)內(nèi)外的公文辦理，解決來信來訪事宜，及時處理、匯報。
12、完成董事會交付的其他工作。
二、董事會秘書“八大素質(zhì)”
1、認清自己，處事有原則。找準位置，找準工作的立足點、切入點、著力點。
董事會秘書圍繞中心工作，上協(xié)調(diào)領導，下聯(lián)系員工，事務、政務都要過問，但要把握所應扮演的角色，把握好工作分寸，管理要細，參謀不要決斷，不攬權，不越權，不越位，不缺位，工作到位。
2、耳聰目明，作好參謀工作。
從大而言，秘書重在搞好信息、協(xié)助、參謀，甚至決策、督查與服務，及時地捕捉信息，準確地做好反饋，積極當好決策參謀。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，還要認真分析問題，為領導解決問題提供決策參考。領導一旦采納決策意見，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，還應有多種預案，以便優(yōu)中選優(yōu)，“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓落實，并及時搞好督促檢查，搞好落實情況反饋。
3、善舞，作好各部門之間的“潤滑油”。
首先要協(xié)調(diào)好上下的關系。對上：要尊重而不盲從，服務而不奴婢，更不能違背原則盲從領導，不唯書，不唯上，要唯實。待下：以禮，以誠，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上，協(xié)調(diào)好內(nèi)外關系，外求支持協(xié)作，內(nèi)求團結向上。
4、快捷處理有關事務。
董事會秘書要有強烈的時效觀念、意識，求真務實、雷厲風行的工作作風，運籌帷幄的領導藝術，在有限的時間里辦好應辦之事。善于“分身”，明確該干什么，不該干什么，先干什么，后干什么。要有所為，有所不為；好應為之事。該別人“代勞”之事，要分解任務到人，并明責授權，責權相等。
5、提升個人素質(zhì)，增加人文魅力。
自身素質(zhì)強，就會產(chǎn)生人文“魅力”和影響力。要當好董事會秘書，要有權力的影響力，但更重要的是有非權力的影響力。只有二者有機結合，才能更好地開展工作，
6、注意自身形象，做好表率作用。
加強自身修養(yǎng)，注重自我形象塑造。同時，要引導公司全體員工強化形象意識，形成塑造形象的共識。工作中，要重視外在形象的“包裝”，全心全意地、熱情細致地待人接物，為人處事。要經(jīng)常并善于“換位思考”，設身處地地搞服務、辦實事、辦好事。
7、制訂并完善游戲規(guī)則。
一方面要根據(jù)工作需求，建立一套切實可行的工作規(guī)章制度，并不折不扣地去執(zhí)行。另一方面要在工作實踐中不斷地加以完善，確保公司工作正常、有序、高效運轉(zhuǎn)。
8、營造溫馨快樂的工作環(huán)境。
董事會秘書要把創(chuàng)造溫馨快樂的工作環(huán)境視為重要的工作內(nèi)容，思想上重視，工作上要研究、策劃，采取切實有效的舉措，搞好宣傳，形成輿論氛圍，努力創(chuàng)造一種用事業(yè)留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作環(huán)境。
三、董事會秘書“5大角色”
1.激勵者。充分利用期權(股)、薪酬、津貼、帶薪休假、福利等來引導公司員工的個人行為，通過公司目標和員工個人需要來調(diào)動員工積極性；給績優(yōu)員工提薪，給不可替代人才高薪、高職等。
2.溝通者。公司內(nèi)部各個部門及員工乃之公司外的相關個人或機構保持適當?shù)臏贤ê吐?lián)系，構造良好的人際關系網(wǎng)絡；主動傾聽員工的意見和建議，積極疏導不滿，提高滿意度，降低離職率等，把經(jīng)營者意圖變成員工行動。另外與獵頭公司保持頻繁接觸，及時為公司挖掘，聘請急需人才。
3.人際關系協(xié)調(diào)者。一是協(xié)調(diào)經(jīng)營者與員工的關系。二是解釋經(jīng)營者決策意圖，協(xié)調(diào)雙方意見達成一致，避免內(nèi)耗，增強公司合力。
4.人力資源規(guī)劃者與參與者。根據(jù)外部環(huán)境、行業(yè)環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境恰當?shù)仡A見未來發(fā)展趨勢，預測公司人才需求數(shù)量、類型及供給，設計公司人力資源規(guī)劃，為招聘、培訓制定計劃，確保人員配備適當。
5.培訓者。即使招聘的是高度合格的員工，也需要培訓才能完全勝任公司分配的工作，人才管理者，須根據(jù)公司的實際需要，制定培訓目標、設計培訓方案，如適應性培訓，知識性培訓、技術性培訓等，以提高員工的能力，減少流動的可能性。
如果一個“董秘”具有以上清醒的崗位認識，很好地具備“八大素質(zhì)”，及扮演好“五大角色”，那么她（或者他）只要用心去做，行動快于思考，務實多與務虛、以奉獻與服務的思想，做每一件事，說每一句話，創(chuàng)造性的為人為企，一定會成就一個名符其實的優(yōu)秀“董秘”！
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