辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項工作任務的完成。
秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，要做好辦公室工作，個人認為秘書人員必須做到以下幾方面：
一、秘書工作人員必須具備的素質和修養(yǎng)
第一，良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強的政治性，秘書是領導的近身工作人員，有時代表領導機關或領導人撰文，談話、處理問題，因而要求有良好的政治素質和思想修養(yǎng)。
第二，良好的個人品行?！爸艺\老實，事實求是”這八個字，應該是一切秘書的座右銘。作為秘書，對領導、對組織、對上級、對同志必須忠誠，不懷二心。鑒于秘書是領導的近身工作人員，“求實”二字尤為重要，有須強調。因為秘書言行的真假虛實，不僅是秘書個人問題，而且會影響領導的行為，關系至大。
第三，良好的工作態(tài)度。首先要有敬業(yè)、樂業(yè)的精神。做事要專心致志，聚精會神，不三心二意，心不在焉。要有事業(yè)心，責任感，忠于職守，盡職盡言，勇于承擔任務，不推諉困難，不回避矛盾，勤敏踏實，既要有雷厲風行、講究效率的干練作風，又要有任勞任怨、埋頭苦干的精神；要有嚴格的組織紀律性，既不專擅，又不推諉，既尊重領導，又不盲從。
第四，良好的文化知識素養(yǎng)。要有專門業(yè)務知識，干一行，懂一行。要有多種輔助知識，如社會知識、自然知識、科技知識、國際常識等。
二、要熟悉機關和機關工作的基本情況
機關和機關的工作基本情況，包括黨政各級機關的職能范圍、專門業(yè)務和工作規(guī)律，本機關的結構、狀況、工作安排等。只有熟悉基本情況，了解環(huán)境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地開展各項工作，促進辦公室工作高效率、快節(jié)奏的運轉。
三、做好文字起草和信息收集工作
文秘寫作重在實用，只求格式、文種規(guī)范，內容表述簡明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虛作假，華而不實，或主觀主義想當然，情況不明決心大，心中無數點子多。在撰寫文稿前，文秘人員一定要做到“兩個吃透”，既又“吃透”中央和上級機關的指示精神，又要“吃透”本地區(qū)、本部門、本單位的實際情況。總之，只有做到緊跟“上頭”，理論引路、政策明確，眼觀六路，耳聽八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰寫出簡明扼要、內容充實、意見具體、措施有方的文字材料。
信息即苗頭性，動態(tài)性的東西。作為文秘人員，就必須時刻注意信息資料的收集與存檔工作，可通過調查研究，報刊、雜志、電腦下載、電視媒體等多渠道收集相關的信息，只有平時多留心，常細心，多用心，就會做到“心中有數，胸有成竹”，就能為領導決策提供動向。
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