辦公室的工作紛繁復(fù)雜，包括辦文辦會、信息調(diào)研、督查督辦、稅收宣傳、文檔管理、信訪接待、財務(wù)管理等?？h市局一級還擔(dān)負了來賓接待與車輛管理等后勤保障工作。一言以蔽之，辦公室工作就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)。省局呂興勝局長在全省系統(tǒng)文秘、后勤工作培訓(xùn)班上，把辦公室工作概括為“四個部”，即領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部、各方關(guān)系的協(xié)調(diào)部、機關(guān)正常運轉(zhuǎn)的保障部、各項事務(wù)的“不管部”。根據(jù)這四個部的職能，要求發(fā)揮“五個作用”：即要發(fā)揮好參謀助手作用、綜合協(xié)調(diào)作用、督查督辦作用、信息調(diào)研作用、審核把關(guān)作用，對于擔(dān)負了后勤職能的縣局辦公室，還應(yīng)發(fā)揮好接待窗口作用、后勤保障作用。我們不妨從四個方面來集中認識：
（一）對上：充分發(fā)揮好參謀助手作用。辦公室無論有多少個部的職能，參謀部永遠是第一位的。從某種角度說，辦公室主任相當于單位的“管家”、“秘書長”。而文秘人員則是領(lǐng)導(dǎo)的秘書。秘書的腦袋是領(lǐng)導(dǎo)腦袋的擴張，秘書的手腳是領(lǐng)導(dǎo)手腳的延長。作為參謀助手，辦公室還不能僅僅滿足于“領(lǐng)導(dǎo)出題目，秘書做文章，簡單地當領(lǐng)導(dǎo)的‘傳聲筒’”，而是應(yīng)該搶占先機，快人一步，先人一著，對影響單位發(fā)展的重要工作，要有前瞻性和預(yù)見性，做領(lǐng)導(dǎo)已想到的事，想領(lǐng)導(dǎo)還沒想的事。參要參到點子上，謀要謀到要害處。不僅要立志為領(lǐng)導(dǎo)當高參，設(shè)大謀，而且要努力為領(lǐng)導(dǎo)抓落實，清障礙。當領(lǐng)導(dǎo)交給你一個難題時，你不能說“沒有辦法”，只能說“我試試看”，努力去做，盡量做好。
（二）對中：充分發(fā)揮好運轉(zhuǎn)樞紐作用。辦公室處理機關(guān)日常工作，承上啟下，溝通內(nèi)外，聯(lián)結(jié)左右，服務(wù)各方，是一個機關(guān)的中樞。一個人的中樞神經(jīng)出了問題，整個身體都會有問題，一個單位的辦公室停擺，整個機關(guān)都難以正常運轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)的分工會有交叉，部門的職能會有重疊，有些事可能會爭著管，但更多的事可能誰也不想管，這就需要辦公室綜合協(xié)調(diào)，不能把矛盾交給領(lǐng)導(dǎo)。要努力做到大事化小，小事化了，不能沒事變有事，有事變大事。協(xié)調(diào)的過程中可能會受委屈、受冤枉，但既然從事這個工作，就要有“我不下地獄，誰下地獄”的氣度。
（三）對下：充分發(fā)揮好橋梁紐帶作用。就像只有辦公室才能代表機關(guān)發(fā)文一樣，辦公室也理所當然地承擔(dān)了服務(wù)、指導(dǎo)、聯(lián)系基層的職能。很多時候，基層的同志咨詢問題，報告和請示工作一時找不到領(lǐng)導(dǎo)，不須或不便找領(lǐng)導(dǎo)就找辦公室，即使要找領(lǐng)導(dǎo)也可能先通過辦公室。這就要求我們發(fā)揮橋梁紐帶作用，既要使基層同志滿意，又要為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞。辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，在一定程度上也是領(lǐng)導(dǎo)的司令部。經(jīng)授權(quán)，可以代表領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)發(fā)號施令，傳達和貫徹上級的決策，反映基層落實情況，起著上情下達、下情上達的作用。
（四）對外：充分發(fā)揮好窗口門面作用。辦公室工作聯(lián)結(jié)內(nèi)外，是一個單位的“窗口”、“門面”、“名片”。一個單位的精神面貌、服務(wù)態(tài)度、工作作風(fēng)和效率都可以從辦公室反映出來。辦公室人員的一言一行都體現(xiàn)機關(guān)的形象，辦公室辦文辦事的水平從一定程度上折射出機關(guān)的水平、單位的水平、領(lǐng)導(dǎo)的水平。為此，我們要主動接近黨政領(lǐng)導(dǎo)，主動匯報，爭取扶持；積極聯(lián)系相關(guān)部門，不卑不亢，有禮有節(jié)；認真對待來訪來人，誠懇熱情，謙遜和氣，以真誠的服務(wù)贏得口碑，贏得理解，營造地稅良好的外部環(huán)境。
基于辦公室的特定地位與作用，對辦公室人員的要求也就非同一般，辦公室人員是權(quán)力不大責(zé)任大，地位不高要求高。省局辦公室領(lǐng)導(dǎo)在工作報告中是這樣描述的：辦公室這一崗位一般人不敢來、一般人不愿來、一般人來不了，來了難干好、干好走不了，沒有高的素質(zhì)、高風(fēng)亮節(jié)、高尚情操、奉獻精神，是很難做好辦公室工作的。呂局長在文秘后勤培訓(xùn)中明確提出要堅持五項原則：一要堅持以人為本；二要堅持精細嚴密；三要堅持改革創(chuàng)新；四要堅持無私奉獻；五要堅持清正廉潔。這是從事辦公室工作應(yīng)遵循的準則，也是對辦公室人員的嚴格要求。筆者認為，要堅持好這五項原則必先具備五個條件：
一要把領(lǐng)導(dǎo)重視作為搞好辦公室工作的先決條件。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的參謀部，一個稱職的辦公室主任應(yīng)是主要領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，我們平時說，所有的辦公室人員都是領(lǐng)導(dǎo)的“走狗”，話雖難聽，但理在其中。古人認為能夠在上書房行走的人才能光宗耀祖。應(yīng)該說，我們省局、市局的主要領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作都是十分重視的。省局李長庚老局長曾經(jīng)一針見血地指出：“不重視辦公室的領(lǐng)導(dǎo)不是一個合格的領(lǐng)導(dǎo)”。呂興勝局長更是以自己擔(dān)任省委辦公廳領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷，在文秘、后勤工作培訓(xùn)上親自準備講稿，登臺授課。郴州市局的主要領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作也是高看一等，厚愛一層，要求比一般部門高，批評比一般部門多，關(guān)心也比一般部門多。有很多領(lǐng)導(dǎo)說過，對辦公室要用事業(yè)留人，用感情留人，用適當?shù)拇隽羧恕Ψ止苻k公室的領(lǐng)導(dǎo)而言，理應(yīng)對自己辦公室的同志思想上多關(guān)心，政治上多關(guān)愛，工作上多關(guān)注，生活上多關(guān)照。對辦公室人員自身而言，更要主動爭取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，一方面要勤請示、多匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，支持有方。另一方面要緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，不折不扣地落實領(lǐng)導(dǎo)決策，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，以卓有成效的工作贏得領(lǐng)導(dǎo)信任。
二要把勤奮學(xué)習(xí)作為辦公室自身建設(shè)的第一要務(wù)。一是要博學(xué)。辦公室上管天文地理，下管雞毛蒜皮。各方面的知識都要有所涉獵，文史哲、數(shù)理化，凡有所學(xué)，必有所得，不求精通，但要粗通。先要博覽群書，博聞強記，博采眾長，才能做到博學(xué)多才。二是要會學(xué)?，F(xiàn)在的出版物汗牛充棟，洋洋大觀，不吃不喝也讀不過來，要有選擇地學(xué)習(xí)與稅務(wù)工作、辦公室工作密切相關(guān)的政治、經(jīng)濟、法律、稅收、文秘、計算機等相關(guān)知識。不僅要從書本上學(xué)，還要從實踐中學(xué)，在工作中學(xué)，向領(lǐng)導(dǎo)和同事學(xué)。三是要多思。要養(yǎng)成思考的習(xí)慣，將所學(xué)的知識轉(zhuǎn)化為思想成果，轉(zhuǎn)化為為領(lǐng)導(dǎo)參謀、服務(wù)的能力。四是要會用。學(xué)以致用是學(xué)習(xí)的根本目的，只學(xué)不用就是書呆子。讀書是從薄到厚再從厚到薄的過程，書讀得越多越厚，掌握了書中原理，書變薄了，再以此指導(dǎo)實踐，豐富書中的內(nèi)容，書又變厚了。
三要把甘于奉獻作為辦公室人員必須具備的職業(yè)精神。曾記得郴州市市長戴道晉對政府系統(tǒng)辦公室主任們說：你們是默默無聞地做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦地做著風(fēng)風(fēng)光光的人。辦公室政務(wù)、事務(wù)、財務(wù)、公務(wù)集于一身，事情多，矛盾多，時間緊，任務(wù)重。辦公室的事，看起來都是小事，實際上都是大事，做好了都是小事，沒做好就是大事。然而人非圣賢，誰能保證不出錯。辦公室的工作量與工作節(jié)奏決定了出差錯的機率比較大。忙中出錯很可能導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不滿意，群眾也不滿意，自己兩頭受氣。對這種情況我們要理解，做的最多往往出錯最多，挨罵最多。不做事自然不會出錯，也就不會挨罵。從事辦公室工作的同志，既要做有為才有位的努力，又要做有為而無位的思想準備，要吃得了苦，受得了累，還要受得了氣，做到忍人難忍之忍，任人難任之勞，承人難承之重。
四要把綜合協(xié)調(diào)作為辦公室主任必須具備的重要能力。辦公室崗位對人員的素質(zhì)要求是很高的，辦公室主任至少應(yīng)具備七種能力：即組織協(xié)調(diào)能力、參謀策劃能力、改革創(chuàng)新能力、公關(guān)交際能力、語言表達能力、文字寫作能力、靈活應(yīng)變能力。而組織協(xié)調(diào)也即綜合協(xié)調(diào)能力是首當其沖的。辦公室對上要安排領(lǐng)導(dǎo)活動和會議，對內(nèi)要協(xié)調(diào)各部門工作，對下要指導(dǎo)和督辦各項中心工作，工作千頭萬緒，任務(wù)繁重。筆者剛到辦公室時，面對紛繁復(fù)雜的辦公室工作有“四怕”：一怕開會要報告，二怕領(lǐng)導(dǎo)要材料，三怕上級來檢查，四怕政府來領(lǐng)導(dǎo)。要應(yīng)付這種復(fù)雜局面，就須要學(xué)會“彈鋼琴”，將事情分個輕重緩急，做到頭腦冷靜，思路清晰，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，果斷處理，忙而不亂。有領(lǐng)導(dǎo)十分形象地要求辦公室要做好三個“匠人”：一是當好“鐵匠”，決策斬釘截鐵，處事當機立斷；二是當好“木匠”，工作講究分寸，遵循規(guī)律；三是當好“泥瓦匠”，懂得加水和泥，但又不是和稀泥，這就指的是會綜合協(xié)調(diào)。要把工作做得春風(fēng)細雨，左右逢源，各方滿意。
五要把寫作能力作為辦公室文秘人員的立身之本。辦公室工作以政務(wù)為主，從一定角度看，政務(wù)工作又以文字為主，所以寫材料是辦公室工作的重中之重，寫作能力是文秘人員的看家本領(lǐng)。尤其是市州以上的辦公室，實際上已從行政事務(wù)中淡出，更多地在行使秘書科的職能。辦公室既要管理好事務(wù)，又不能整天埋于事務(wù)堆里。政務(wù)服務(wù)才是辦公室的重點，而政務(wù)服務(wù)水平在很大程度上是通過領(lǐng)導(dǎo)報告、綜合材料、信息調(diào)研的水平體現(xiàn)出來。地稅文秘人員要寫好材料，至少需要五個條件：一是豐富的第一手資料，二是全面的業(yè)務(wù)知識，三是扎實的理論功底，四是較強的邏輯思維能力，五是較高的悟性。近代著名學(xué)者王國維在《人間詞話》中說：“古今之成大事業(yè)、大學(xué)問者，必經(jīng)過三種之境界：‘昨夜西風(fēng)凋碧樹。獨上高樓，望盡天涯路’。此第一境也。‘衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴?！说诙骋??！娎飳にО俣龋嚾换厥?，那人卻在，燈火闌珊處’。此第三境也。這就是著名的讀書三境界，其實寫作也是一樣，只要抱定“語不驚人死不休”的決心，“搜盡奇峰打草稿”，自然就能做到厚積薄發(fā)，水到渠成。
