編者按：本文來自微信公眾號(hào)“網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理”（ID：NeteasePM），文/何燕華；36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
案例背景：這是一個(gè)已經(jīng)在線上運(yùn)行多年的產(chǎn)品，因業(yè)務(wù)調(diào)整，業(yè)務(wù)線增多，同時(shí)有5,6個(gè)項(xiàng)目并行，人員數(shù)量并不算多，大概20人左右，但當(dāng)時(shí)的情況是一個(gè)開發(fā)可能需要同時(shí)參與3,4個(gè)項(xiàng)目，每天還有不少日常線上支持工作。團(tuán)隊(duì)成員為了完成計(jì)劃經(jīng)常加班，但還是趕不上進(jìn)度，項(xiàng)目計(jì)劃總是不停的調(diào)整。團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人焦頭爛額，因?yàn)閷?duì)外界的承諾已經(jīng)給出，卻遲遲拿不出成果。同時(shí)團(tuán)隊(duì)成員也感覺無力，明明已經(jīng)很努力了還是趕不上計(jì)劃，有些成員的情緒也會(huì)產(chǎn)生一些波動(dòng)。
當(dāng)時(shí)團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)了幾個(gè)比較嚴(yán)重的問題，下面我們來分別看一下這幾個(gè)問題以及產(chǎn)生這些問題的原因：
現(xiàn)象：有些同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常會(huì)跟項(xiàng)目經(jīng)理說：我在A項(xiàng)目的提測(cè)點(diǎn)要延后，因?yàn)锽項(xiàng)目那邊的任務(wù)我要多加一個(gè)任務(wù)，那個(gè)要更早做，不然B項(xiàng)目的QA同學(xué)會(huì)處于干等我的狀態(tài)。也有的情況是，團(tuán)隊(duì)成員告訴項(xiàng)目經(jīng)理：我在A項(xiàng)目當(dāng)時(shí)的估算太樂觀了，任務(wù)做下去才知道遠(yuǎn)沒有這么簡(jiǎn)單，所以我B項(xiàng)目的任務(wù)要相應(yīng)延后了。由于人員的依賴，項(xiàng)目之間會(huì)出現(xiàn)兩兩依賴的情況。所以項(xiàng)目的計(jì)劃經(jīng)常需要調(diào)整，后續(xù)的進(jìn)度也很難預(yù)測(cè)。
原因：所有項(xiàng)目的計(jì)劃不是同一時(shí)間做的，一個(gè)成員在做A項(xiàng)目計(jì)劃安排的時(shí)候，他后續(xù)需要投入的B項(xiàng)目的計(jì)劃還未開始，所以在A項(xiàng)目的計(jì)劃很大程度上只是拍腦袋。在計(jì)劃階段缺乏深入的探討和思考，對(duì)任務(wù)理解不到位，就會(huì)出現(xiàn)估算樂觀的情況。
現(xiàn)象：項(xiàng)目的策劃案，交互稿，視覺稿，大家沒有積極性review，他們覺得：這又不是我的任務(wù)，這樣占用我寫代碼的時(shí)間，本來就很忙了，這樣不是把我往死路上逼嘛。策劃和視覺稿確認(rèn)了再來找我們就行了，你們負(fù)責(zé)需求，我們負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)就行。這樣的結(jié)果往往是，有一些方案在開發(fā)實(shí)現(xiàn)上明明有困難，卻在最后開始代碼的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，策劃案修改導(dǎo)致一些返工。另外一方面，開發(fā)和QA之間的界限劃分也會(huì)特別明顯，是開發(fā)的事情，QA不管，當(dāng)然是QA的事情，開發(fā)也懶得幫忙。
原因：如果一個(gè)成員同時(shí)參與3個(gè)項(xiàng)目，那么平均一下， 他可能在每個(gè)項(xiàng)目的投入只有30%，說明他在整個(gè)項(xiàng)目中可能只是做了一小部分，很難要求他去把產(chǎn)品整體的設(shè)計(jì)思路都去理解一遍。另外精力有限必定先做開發(fā)任務(wù)，如何能讓他從產(chǎn)品整體角度思考問題，如何能讓他為產(chǎn)品的未來考慮，能夠把任務(wù)做完就不錯(cuò)了。
現(xiàn)象：團(tuán)隊(duì)所有成員，包括開發(fā)，測(cè)試，甚至策劃，運(yùn)營，都開始加班，有的成員甚至經(jīng)常熬到凌晨。
原因：工作量大是一方面，很重要的一方面在于多任務(wù)并行時(shí)造成的切換成本。
想象一下從一個(gè)任務(wù)切換到另一個(gè)任務(wù)，然后再切換到另外一個(gè)，這過程中的開銷是非常巨大的。Mike Cohn的《Scrum敏捷軟件開發(fā)》一書中提到，假設(shè)一個(gè)開發(fā)人員在一個(gè)月的產(chǎn)出為1，如果他同時(shí)參與兩個(gè)項(xiàng)目，那么他在這兩個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)出和就為0.8，如果是同時(shí)參與3個(gè)項(xiàng)目，那么這個(gè)產(chǎn)出和就降為0.6。如果項(xiàng)目更多的話，那么這個(gè)值就會(huì)更低。
另外，軟件開發(fā)過程需要團(tuán)隊(duì)各角色間的不斷溝通。有研究表明團(tuán)隊(duì)成員每11min會(huì)被打斷一次，如果一個(gè)人同時(shí)參與3個(gè)項(xiàng)目，那么他的溝通渠道就會(huì)乘以3，那么可想而知他被打斷的頻率······有的項(xiàng)目成員也會(huì)反饋：我白天的時(shí)間只能用于應(yīng)付郵件，即時(shí)聊天，以及各種溝通，只有到了晚上才有時(shí)間碼代碼。
為了不讓進(jìn)度偏離的太離譜，很多成員就選擇加班來趕上進(jìn)度。但是加班是需要慎用的一種趕上進(jìn)度的方式，短期采用或許能加快進(jìn)度，如果團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期處于加班狀態(tài)，不但當(dāng)前版本的進(jìn)度加快不了，還會(huì)影響后續(xù)很長(zhǎng)一段時(shí)間的團(tuán)隊(duì)成產(chǎn)率。有研究表明，團(tuán)隊(duì)連續(xù)加班的第四周開始，生產(chǎn)率就開始下降。
分析下來，我們不難發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)種種問題的原因中有一條是非常根本的，那就是多項(xiàng)目并行，不僅會(huì)導(dǎo)致多任務(wù)切換的額外成本高，還導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)在任何一個(gè)項(xiàng)目都沒有歸屬感，也會(huì)增加計(jì)劃之間的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致計(jì)劃很難制定以及一些連鎖反應(yīng)那個(gè)。
所以我們主要圍繞這個(gè)問題采取了一系列的應(yīng)對(duì)措施：
進(jìn)行團(tuán)隊(duì)劃分：分為三個(gè)團(tuán)隊(duì)。兩個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，主要承接項(xiàng)目需求；一個(gè)支持團(tuán)隊(duì)，主要承接每日來自線上和用戶反饋的開發(fā)任務(wù)，當(dāng)然在團(tuán)隊(duì)劃分的時(shí)候盡量是新老結(jié)合，讓經(jīng)驗(yàn)豐富的成員帶領(lǐng)新成員盡快熟悉業(yè)務(wù)。這樣項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和支持團(tuán)隊(duì)可以分開來，最大程度的減少日常支持工作對(duì)于項(xiàng)目造成的影響。
減少并行，讓團(tuán)隊(duì)成員更專注：每個(gè)成員盡量只服務(wù)于一個(gè)項(xiàng)目，如果有些開發(fā)成員實(shí)在無法只服務(wù)于一個(gè)團(tuán)隊(duì)，他會(huì)有一個(gè)投入超過60%的主要項(xiàng)目，有了這個(gè)60%，那么至少他會(huì)對(duì)這一個(gè)項(xiàng)目有更多的歸屬感，總好過對(duì)所有項(xiàng)目都沒歸屬感，他在這個(gè)項(xiàng)目中的參與度就會(huì)更高。
進(jìn)行固定長(zhǎng)度的迭代方式：兩個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每?jī)芍芤淮斡?jì)劃，兩個(gè)團(tuán)隊(duì)在同一天做項(xiàng)目計(jì)劃，一個(gè)在上午，一個(gè)在下午。這樣方便有項(xiàng)目并行工作的同學(xué)統(tǒng)籌他的精力分配重。
審視項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)：把項(xiàng)目分優(yōu)先級(jí)，一個(gè)團(tuán)隊(duì)可能會(huì)負(fù)責(zé)兩個(gè)項(xiàng)目，但是這兩個(gè)項(xiàng)目有優(yōu)先級(jí)區(qū)分，例如團(tuán)隊(duì)一負(fù)責(zé)A項(xiàng)目和B項(xiàng)目，A項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)更高。那么團(tuán)隊(duì)最先開始一個(gè)A項(xiàng)目的兩周計(jì)劃，接下來兩周做B項(xiàng)目的計(jì)劃。當(dāng)然如果A項(xiàng)目結(jié)束后，發(fā)現(xiàn)A項(xiàng)目接下來的需求優(yōu)先級(jí)比B項(xiàng)目更高，則會(huì)繼續(xù)開始一個(gè)兩周的A項(xiàng)目計(jì)劃。
強(qiáng)化計(jì)劃過程：每個(gè)兩周計(jì)劃前會(huì)有一個(gè)迭代計(jì)劃會(huì)，需求會(huì)在這個(gè)會(huì)上被理解清楚，因?yàn)槊總€(gè)需求都會(huì)被要求做WBS和估算，如果需求理解不清楚或者不去理解需求是沒法做WBS和估算的。這個(gè)過程促使開發(fā)和測(cè)試人員更早的去跟策劃討論需求細(xì)節(jié)。在迭代過程中的變更就會(huì)更少。
這些措施實(shí)施之后一段時(shí)間，項(xiàng)目經(jīng)理漸漸觀察到一些小的變化：
某些開發(fā)同學(xué)開始不時(shí)的找策劃同學(xué)討論需求中未完善的細(xì)節(jié)；
某個(gè)測(cè)試工作量很大的迭代中，開發(fā)和其他角色的同學(xué)主動(dòng)要求承擔(dān)部分測(cè)試的工作；
某個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)迭代中測(cè)試被其他項(xiàng)目占用，需要用一個(gè)新部署的測(cè)試環(huán)境，但是這個(gè)環(huán)境之前都有一些問題，一直沒能用起來，但是這一次大家都召集，測(cè)試和開發(fā)同學(xué)齊心協(xié)力，在半天時(shí)間內(nèi)搞定了之前很長(zhǎng)一段時(shí)間都沒搞定的問題，順利用上了新環(huán)境；
大家加班的情況得到了緩解，曾經(jīng)有對(duì)立關(guān)系的測(cè)試和開發(fā)的關(guān)系更融洽了
……
其實(shí)在這個(gè)案例中，雖然看起來問題有好幾個(gè)，但是最終分析下來，會(huì)發(fā)現(xiàn)有一個(gè)最根本的原因，這個(gè)原因?qū)е铝艘贿B串的問題，把這個(gè)問題解決了，其他問題也會(huì)迎刃而解。
所以有的時(shí)候我們需要跳出框框，從更高的角度去思考和歸納問題，也許這比埋頭解決一個(gè)又一個(gè)問題更重要。
網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理部（ID：NeteasePM），為網(wǎng)易杭州研究院項(xiàng)目、產(chǎn)品提供項(xiàng)目管理服務(wù)，提升整體項(xiàng)目管理氛圍和水平，從而提高項(xiàng)目成功率和增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成熟度，也對(duì)公司內(nèi)外部輸出培訓(xùn)，并出版了《網(wǎng)易一千零一夜》分享項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。
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