今天分享的是《活法：如何掌控你的時間和人生》，這是去年在整理書架時找到的書，做完筆記后，把這本書放到待賣二手書清單中。
本書的建議現(xiàn)在看起來很普通，在閱讀時書中過度投入這部分對我有啟發(fā)，幫我想清楚了人生目標，后來對工作進行斷舍離。
·養(yǎng)成一套早晨能快速出門的好習慣。
·前一天晚上準備好第二天要穿的衣服、工作資料和公文包。
·回復郵件要清楚、簡潔，爭取一次成功。
·縮短休息時間，但要休息好。同事順便拜訪時，不要停下手頭的工作。直到工作完成后再休息。
·利用空余時間完成比較簡單、輕松的工作。
·做事有始有終，一開始就要計劃好，不要走回頭路。
·把不急于完成的工作往后挪一挪。比如，不要一有項目就立刻著手干，把不重要的一些往后推，但是要保證留下足夠的時間。
·每天整理、更新文件，并養(yǎng)成習慣。把與手頭上項目無關(guān)的文件、紙條扔掉。
·收集、整理會議記錄，準時主持、參加會議。
·盡量遵守每天的日程安排。
·完成一件工作后，及時清理文件或資料，不要任它們堆積。
·喝下午茶，或有意識地在午餐前處理好傷腦筋的任務(wù)，這樣下午不至于筋疲力盡。
·在一天工作結(jié)束前，完成盡可能多的任務(wù)。
·下班回家前去健身，以免回家后懶得動。
這里有十個讓你工作轉(zhuǎn)回正軌的選擇，選擇任意一個重新掌控你的工作進程。
也許所有你要做的就是把原來的時間安排稍微推遲一些。你可以去找項目的總負責人，要求延期。這樣做是完全合理的，因為你這么做也是由于情況所迫。很可能這時你就能知道原來要求的最后期限是真正的最后期限還是其他人的人為要求。時間期限延長了，你就能把原本落下的工作趕上來，重新控制局面。
如果你已經(jīng)嚴重落后于原定的進度安排，那么認真查看你的流程圖，看看能不能找出兩個進程之間的緩沖時間以拿來應(yīng)急，或是有哪些步驟可以合并或者縮短時間。例如其中某項任務(wù)是郵寄起草方案，為了節(jié)省時間你可以晚上去寄，或者采用傳真或電子郵件的方式。
在你的方案中有沒有這樣的項目：看起來不錯但是沒有多大意義？是時候把它們刪掉了。這個項目需要做到這么大嗎？也許可以減小它的規(guī)模。就算方案做得不那么精致，剪掉的那些只起修飾作用的東西結(jié)果還是一樣的。
這樣做對那些完美主義者是非常有用的。這些人一旦有足夠的時間就會增添許多不必要的細節(jié)，而這些常常就是導致任務(wù)不能按時完成的主要原因，它們實際上就是一種拖延的形式。為了讓這些完美主義者們一開始就放棄這些不必要的細節(jié)，最好的辦法就是給他們安排非常緊迫的時間。重中之重在于確保這一項目不偏離主題。
你現(xiàn)在都擁有什么資源？還能找到其他人幫忙嗎？還有更多的設(shè)備、更多的資金或更好的主意嗎？有的話又會有什么不同呢？在這個項目上已經(jīng)投入了大量的時間和資金了，再多投入一些又何妨呢！例如：建筑公司在承包之時會有這樣的協(xié)議：如果在規(guī)定時間里不能完成，建筑公司就要受到相應(yīng)的懲罰。
相反，它也可以是一種獎勵方式。西雅圖在修一座被暴風摧毀的橋時，答應(yīng)每天給建筑公司18000美元，只要他們每天都能完成當天的工作量。這個數(shù)目是根據(jù)這座橋不能正常使用所造成的損失計算出來的。
在你的方案中有沒有看起來不太可能實現(xiàn)的項目？有沒有其他可行的辦法代替它呢？這樣做會影響你的方案完成的質(zhì)量嗎？
很多新產(chǎn)品其實就是他們前任的替代。3－M指示膠帶紙的問世就是一個很好的說明。其實3－M指示膠帶紙只是比從前的膠帶紙具有更好的黏性而已，但是它卻價值百萬。
方案在某個地方被卡住了，想一想有沒有其他什么方式解決呢？有沒有其他可以選擇的資源或是人選幫你完成？也許有一個供應(yīng)商一直尋找機會想要和你合作呢？你的供應(yīng)商什么時候能把材料提供到位？這些材料是不是已經(jīng)在他們的庫房里了？你是選擇等他們送呢還是自己去運？
假設(shè)你想要10000個信封，但是由于供應(yīng)商當時沒有10000個，所以無法給你供貨。與他們聯(lián)系，弄清楚他們現(xiàn)在庫存是多少，2000嗎？好，那就先要2000個，這樣你們就可以先用這些做你們的事情，同時也給了供應(yīng)商時間去趕制剩下的部分。
人們都喜歡被獎勵。這一點為我們的方案能恢復正常提供了可能性，不管是我們自己還是其他人都會在獎勵的刺激下以百倍的精神重新投入到項目中。在“胡蘿卜”的激勵和刺激下，什么事都有可能完成。
同理，懲罰是另外一個有效因素，有時為了避免壞結(jié)果的驅(qū)動力比追求好結(jié)果的驅(qū)動力還要強。
如果這個方案完成與否對你來說有生死攸關(guān)的重要性，你該怎么辦呢？認真思考衡量以上建議，結(jié)合自己的情況選擇適合的辦法。
如果你原來的項目安排是合理正確的，你就有很多方法讓項目實施回到正軌！
要如何提升自己的精力和行動效率呢？
首先需要明確你的目標和動力是什么呢？目標明確才有動力創(chuàng)造新技術(shù)、發(fā)明新工具來獲取更高水平的生產(chǎn)力。
·明確的任務(wù)/目的。沒有清晰的目標意識，就不可能有效組織和管理輕重緩急的任務(wù)。你要走向何處？你生活的目的是什么？你今天為什么要上班？你們部門存在的具體目的又是什么？你有沒有一個系統(tǒng)的任務(wù)書？你能不假思索地說出它的內(nèi)容嗎？
·確立首要任務(wù)，并與人溝通。在列每日事項清單時，如果沒把各項事務(wù)的重要性確定下來，那么清單列得再好也是無用、低效的。人們往往很容易掉入這樣一個陷阱，那就是完成了很多任務(wù)，卻不曾想這些任務(wù)都是錯的。有時，人們不先去做最重要的事，反而選擇最簡單、更有趣或者順手拈來的事情去做。
你必須了解，對于你和部門來說，什么是真正重要的，這樣才能做出正確的決定，有效利用時間。
·每日行動計劃。沒有計劃地開始一天，十有八九這天就在做些錯事。其他任何人都有可能帶著各種請求和任務(wù)來打斷你的行動。你就會被動地被這些不速之客牽著鼻子走，因為你根本沒有辦法保衛(wèi)自己。
·對超負荷說“不”。對許多人來說，規(guī)劃、處理和完成項目的方式本身都沒什么大錯，錯就錯在攬的項目實在太多。（如果你現(xiàn)在想“啊，我就是這樣的！”—那你就對了。）你必須學會說“不”并且真正學會拒絕。
·側(cè)重于完成—而不是完美。你是否總要等項目達到完美無缺才會結(jié)束和發(fā)布它？你是否還能想到亟待改進的方法？就算你什么也想不到，你是否也會煩躁地想一定還有你忽略了的地方？在你追求那不可能的完美主義夢想時，你浪費了多少時間精力？
·文件和工作環(huán)境管理。不管你把緊要事情安排得多么明了，不管你的每日工作計劃做得多么高效，你的東西都有可能會丟在雜亂的書桌上、龐雜的文件中、滿滿的抽屜或書櫥里，甚至丟在你的車子里，而你在找這些東西時，又必定會浪費掉許多無比珍貴、無法挽回的時間。
·果斷。做決定的過程和之后的計劃過程同等重要。沒有做好計劃，沒有安排好輕重緩急，很有可能就會陷入糟糕的情況中，或者因為根本沒有辦法去應(yīng)對突發(fā)情況而錯失良機。
·冷靜處理危機。如果我們總是忙于尋找滅火器去撲滅每天不斷發(fā)生的火災(zāi)，那生活該是多么令人沮喪！因為一向被忽略的情況忽然變得緊急，我們的生產(chǎn)力可能會無限地受阻。如果你總是忙于滅火，那你永遠也沒辦法防止新的火災(zāi)發(fā)生！
·有效分配任務(wù)。毫無疑問，“我自己能做得更好”這種思想是最可能制造業(yè)務(wù)麻煩和錯失良機的因素。而分配任務(wù)時不能有效溝通則可能排在第二。
·排除干擾。你的一天原本都按計劃順利地進行著，但是電話忽然響了，或者突然來了一個不速之客，這樣你的工作效率瞬間大打折扣。這樣的情況在很多時候是可以避免的；如果實在無法避免，那也必須得到有效控制。
·盯住項目/最后期限。你是否有過這樣的經(jīng)歷，某天猛一抬頭，忽然意識到最重要的項目三天后就到期了……而手頭還有三個星期的工作量等著你完成？專業(yè)人士侃侃而談各種流程圖，卻找不到一個有效的辦法給你？這個問題你必須注意。
·提高會議效率。會議室是唯一一個“分分鐘必守，數(shù)小時浪費”的地方。無計劃、不必要的會議加上錯誤的與會人員每年要耗費幾百萬個小時，浪費幾十億美元。而有計劃又必要的會議則通常會因為準備不足或后續(xù)不到位而變得低效。有效會議計劃會告訴你如何讓會議時間變得有價值、有成果。
·消除拖延陋習。把今天該做的事拖到明天是人們普遍會犯的毛病，而這種毛病在工作和生活中都會極大地損害效率。人們經(jīng)常把時間耗費在不重要的活動中，而真正重要的工作卻沒做。
·平衡生活，減少壓力。這是大多數(shù)人最終要達到的目標。隨著外界壓力越來越大，隨著工作節(jié)奏不斷加快，你正確抉擇的能力、平衡生活的能力和處理壓力的能力就成為存活的關(guān)鍵因素了。
熟悉以上所提的每一項對于自我管理/效率提高計劃都至關(guān)重要。高效的新習慣需要隨著時間一點一滴、循序漸進地培養(yǎng)。其實每個人都知道這一點，但是很多人仍然一邊說著需要做改變，一邊又重復著自己舊的習慣。
請銘記：開始并不重要，重要的是結(jié)果。
堅守你的承諾
·制定每天兩次15分鐘的休息計劃。
·不要在辦公桌前吃午餐。
·和其他部門的同事交流思想。
·用具有啟發(fā)性的植物、圖畫和藝術(shù)品裝飾你的辦公室。
·熟悉公司里某些陌生的業(yè)務(wù)。
·訂閱別的雜志、報紙。
·讀一本文藝小說或史詩。
·改變穿衣風格。
·在門廊舒展自己的身體。
·在后院安一個吊床。
為了增強自己的意識，你需要：
·周末進行一次即興旅行，去一個以前沒去過的地方。
·參加一個課程。
·參加一個讀書討論小組。
·做義工。
·開始一項新的體育運動。
這些活動最終會讓你擁有更自由、更開闊的心胸和更豐富的人生經(jīng)驗，能幫助你做出更正確的選擇。
以下是一系列你可以立刻去做的事，以迅速開始你的條理性改進進程。
1.首先，徹底“清空”大腦。
列出一系列在你大腦里盤旋的未完成項目。大腦在記住這些項目時會浪費大量時間和精力。要使“清空”大腦的清單有效，就必須確保清單的完整性。去列滿清單吧，不管需要花費多少時間。
·項目清單—所有正在進行的項目。
·下一步行動清單—把完成所有有效項目所需的下一步驟列出來。
·等待清單—記錄下所有必須依靠他人完成的項目。
·日歷—具體行動的日期、時間。
·某天/可能事項清單—所有還需考慮的任務(wù)。
以后可能還會想到別的項目，只需把它們簡單添加到清單上。不要擔心主次排序。你現(xiàn)在所要獲得的只是一些精神呼吸的空間。如果某件未完成的事項已經(jīng)列在“清空”大腦清單上了，你就不要再去考慮了，等到需要做的時候再去做。
2.建立“今日難事”文件。
3.徹底清理書桌。
迅速瀏覽每個項目。不要逐字逐句讀……那樣的話你永遠也讀不完。智者曾經(jīng)說過：“識字的人永遠都不能成功地清理好辦公室?！蔽覀円苊膺@樣的結(jié)果。
·如果是待做的項目，確定好行動日期，在右上角注明，并且放到“今日難事”文件里。
·如果是要歸檔的文件，放到“待歸檔”文件袋內(nèi)（而不是放在書桌或總檔案里）。
·如果那是別人的文件，放到別人的書桌上去。
·如果是不確定的文件，把它丟開。
4.把參考和閱讀分開。你不可能閱讀所有的專業(yè)雜志、書籍等等。把那些你需要將來用作參考的雜志存起來，并且只把你近期要用的雜志放在閱讀文件內(nèi)。
5.不要將總檔案放在桌面上，也不要將它放在你能看到的地方，最好不要放在辦公室里。
6.制定兩分鐘法則。每次遇到兩分鐘內(nèi)可以做完的事，請馬上去做。
7.請站著打電話。
8.每天早晨請先做最重要的事。
9.找出你的最佳工作時間，避免自己在這段時間內(nèi)受外界干擾。
10.重新定位你的壓力水平。記住以下這些小常識，避免讓你的腎上腺素達到最高水平。
·看看窗外。坐在窗邊的人比其他人患頭疼、腰疼和精力衰竭的概率低23%。
·戶外運動。研究表明習慣在室內(nèi)做運動的人比較可能堅持不下去。
·減輕你的運動強度。運動強度和心理健康獲益之間沒有必然的聯(lián)系。
·運動之后請放松。躺好，閉上眼睛，讓精神游移片刻。運動中釋放的腦內(nèi)啡可以使你保持20分鐘左右的初始輕松狀態(tài)。等你起來回到正常活動中時，你會進入第二階段的狀態(tài)—精神煥發(fā)，隨時準備解決接下來遇到的任何問題。
·改善心態(tài)。糾纏于問題，尤其是無法人為控制的問題只會增加你的壓力。接受你無法改變的事實，繼續(xù)前進。笑對生活的荒謬。
這樣你就應(yīng)該可以開始了。但是，這些讓你快速起步的建議并不能讓每件事都受你掌控……
1.列出你投入的每件事。再分別列出你的工作活動和私人活動。
2.列出你想擁有的所有事項，并列出所有你真正想做而現(xiàn)在沒做的事。
3.重新看一看第一象限的清單?？紤]到你的時間及自己的重要事項，這些事情中有哪些是你不應(yīng)該做的？
4.做一個計劃，讓自己從第三象限里的所有事項中解脫出來。
5.具體定出你將從什么時候開始去做第二象限里所列的每件事。
減輕負擔對于你的成功和生活幸福至關(guān)重要，也可以確保你仔細審查每一個關(guān)鍵步驟。
步驟1：列出你正投入做的每件事。
每件事指的是任何你在做的事，任何一件事。
步驟2：列出你想擁有的所有事項，并列出所有你真正想做而現(xiàn)在沒做的事。沒有做你真正需要或感覺應(yīng)該做的事會迅速增加你的內(nèi)疚感，讓自己精疲力竭，在各方面的效率也大幅度下降。問問你自己以下幾個問題：
·什么對你來說是真正重要的？你的首要任務(wù)有哪些？
·你希望自己有更多時間和精力去做，但是因為有其他事情所以沒法做的事情有哪些？將這些事情具體列出來，不要有所保留。可能你沒法很快找到時間去做所有這些事，但你還是要把它們都列出來，這樣會讓自己心里好受些。
步驟3：重新看看第一象限清單。考慮到你的時間及自己的重要事項，這些事情中有哪些是你不應(yīng)該做的？
像這樣去評價每一項：
·這個對你來說重要嗎？這種重要性是不是屬于第二象限的那種重要性？
·如果你現(xiàn)在沒在做這件事，假設(shè)重新給你選擇的機會，你會去做嗎？事后的看法往往會比先見更為清晰！你是不是曾經(jīng)這樣想過：“如果我那時能知道現(xiàn)在所知道的，我肯定不會去做這件事?！边@些是你應(yīng)該首先清除的活動。
·你必須要親自去做這件事嗎？你可以而且應(yīng)該這么認真地把時間和能力投入到這個目的、這項工程、這個追求上嗎？如果答案是否定的，那么你最好就不要開始去做，如果已經(jīng)在做了，那就想辦法逃離。
小小地投入到每件事情中去就意味著沒法大量地投入到任何一件事情中去。
步驟4：做一個計劃，讓自己從第三象限里的所有事項中解脫出來。
讓你自己從過去投入的一件事情中脫身有時候會很難，但這很有必要。去衡量一下每個情況，怎么樣才能優(yōu)雅（或者即使不是很優(yōu)雅）地把某個項目從你的清單上刪除？
如果這是一項和工作相關(guān)的任務(wù)，而你又處于領(lǐng)導者或管理者的位置，那么你的部門里很可能會有人愿意去多承擔一點責任、多獲得一點權(quán)力。把這項任務(wù)交給那個人去做吧。你這樣做不僅可以給這個被委派的人以成長和鍛煉自己技能的機會，并且可以讓你這個管理者工作效率更高。好的領(lǐng)導者從來都不會事必躬親，因為那根本就是不可能的。
如果你沒處在管理層，找不到人來委派任務(wù)，那怎么辦呢？你就是那個經(jīng)常獲得成長機會的人？你的老板不允許你再把任務(wù)交給別人？即使這樣，也不要放棄希望。
每個人都可以在工作之外試試委派任務(wù)給別人。你這幾年來是不是一直都是保齡球協(xié)會的秘書？你有沒有在某個俱樂部或自己創(chuàng)辦的組織里擔任領(lǐng)導者的職位？人們是不是又指望著你去擔綱領(lǐng)導學校的狂歡節(jié)？你下班后是不是依然很忙，忙得家人和朋友都看不到你的蹤影？
重新看看所有這些項目。你是不是應(yīng)該適當退讓，而讓其他人去開發(fā)他們的領(lǐng)導潛能并嘗試他們的想法？這次你是不是可以不讓自己的名字出現(xiàn)在選票中？你能不能讓其他人來協(xié)助你的工作，從而讓自己活得輕松點？你是不是有個副手幾乎都不做什么事情？如果沒有你那個組織是不是照樣可以運作？它是不是對你來說比對其他人更重要？
如果大家這次不再仰賴你的話，你是不是會覺得如釋重負？如果回答是肯定的，那就把它交給別人去做。不要讓親力親為的態(tài)度影響了你工作的效率。
步驟5：具體定出你將從什么時候開始去做第二象限里所列的每件事。
這些“應(yīng)該做而現(xiàn)在沒做”的項目應(yīng)該歸入你的時間表。這些項目是你參照自己的首要任務(wù)和價值取向需要并且想去做的事。這些項目可以讓你獲得成就感，滿足自己的需求和欲望。
為你自己做一個計劃。真正投入進去，行動起來去做吧！
你能做的就是做你做得了的，而做好你做得了的就足夠了。
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