工作分析最重要的結果——職位說明書，是人力資源管理的基礎之一。從招聘、人員配置到績效考核、薪酬管理，都必須以此為依據(jù)。職位說明書明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點、工作目標等重要因素，能夠進行崗位工作的客觀數(shù)據(jù)和主觀數(shù)據(jù)分析，有助于整個人力資源管理逐步走向標準化、科學化。
我國的IT企業(yè)在經(jīng)歷了"資本泡沫"后，開始從資本擴張型步入注重人力資源開發(fā)的管理擴張型，越來越多的業(yè)界人士開始認識到人力資源管理的重要性，并制訂了相應的考核、薪酬等各種激勵制度，但是成效并不大。原因就在于只是注重了"人"的事務，忽視了"工作"事務。職位說明書之所以重要，正因為它是從"事"出發(fā)，進而講求"事"與"人"的匹配，求得最好的工作績效，無疑，它是人力資源管理自然和邏輯的起點。以一家IT企業(yè)為例，來看看職位說明書在現(xiàn)代人力資源管理中的作用與影響。
人手緊張，職責重疊
該企業(yè)成立于1995年，目前有17個部門，200多名員工，其員工的年齡比較年輕，知識層次比較高，各個部門的經(jīng)理主要是通過外部招聘，或是內(nèi)部重組時的人員調(diào)配而來，管理經(jīng)驗豐富。但由于企業(yè)目前正處于發(fā)展期，在人力資源管理方面暴露出以下問題：
1.人手緊張：業(yè)務的不斷擴張，使人員非常緊張，不但部門所承擔的職責很多，經(jīng)理們都很忙，而且下屬也存在一人兼多職的現(xiàn)象。
2.部門之間職責重疊：由于是一個新企業(yè)，其組織結構還不穩(wěn)定，還會隨著業(yè)務的不斷發(fā)展而有新的調(diào)整。結果，部門之間職責劃分不清，有重疊，出了事情就互相推諉。
3.工資制度不規(guī)范：IT行業(yè)以前是一個高工資的領域，但近來工資也在進行調(diào)整，以適應競爭。擬通過規(guī)范的工資制度，來調(diào)動員工的積極性，提高公司的效率。
變忙的忙死、閑的閑死，為職責權限清晰規(guī)范
針對上述缺憾，公司領導決定通過專家的咨詢，明確各個部門的職責、制定薪酬體系。
專家經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)：人手的不足，正是因為崗位的職責不清，工作的指派有很大的隨意性，完全是從個人的能力出發(fā)，"能者多勞"，結果，忙的忙死，閑的閑死，自然，員工的滿意度下降。每個崗位的情況如此，到了部門，情況也就更為糟糕了。有了好處各個部門都爭，有了責任大家都推。從行業(yè)和地區(qū)來看，雖然工資不算低，但員工的內(nèi)部公平感卻很差。
經(jīng)過訪談、員工滿意度調(diào)查和對公司各種文獻的分析，專家認為，上述弊端的根源仍然在于缺乏完備的工作分析。通過與公司高層的溝通，決定采用工作日志、職位分析問卷和現(xiàn)場觀測的形式，制定職位說明書。即首先明確每一個崗位的職責、任職資格、工作性質(zhì)和范圍、崗位目標。
為此，專家還和各個部門經(jīng)理一起探討部門的崗位設置，力求科學合理。在確定了崗位之后，開始發(fā)動全體員工對確定的崗位進行描述，在專家的指導下制定職位說明書。通過職位說明書，明確了部門中每一個員工的職責權限，所需資格條件。
令專家和公司管理層驚訝的是，在職位說明書擬就后，工資、考核制度尚未制定和實施，管理層和員工的積極性和工作的順暢程度很快有了提高。這在以前是難以想像的。
在整個過程中，員工參與咨詢，管理層高度重視，加上使用著名的"Hay"管理咨詢公司職責描述的范式，較為規(guī)范和專業(yè)化。職位說明書現(xiàn)在已成為員工守則的一部分，員工戲稱為工作的"基本法"。
規(guī)范今天，鋪墊明天
這次咨詢，為該企業(yè)帶來了明顯的效果，從直接效果上看：
1.明確了各個部門的職責。這次咨詢對于部門的設置也有一定的調(diào)整，有效地解決了部門的職責重疊現(xiàn)象，當然也包括互相推諉的現(xiàn)象。
2.明確了崗位職責。咨詢的直接成果就是擬定出了規(guī)范的職位說明書，這些職務說明書是經(jīng)過部門經(jīng)理和主要員工的協(xié)商，并經(jīng)過專家小組的修改而得到的。
3.為公司的未來發(fā)展奠定了堅實的基礎。該公司目前比較大的問題就是人員緊張，而這次咨詢得到的職位說明書為企業(yè)未來招聘奠定了基礎，設立了科學的任職資格，方便了人力資源部的招聘工作。
從間接效果上看：
1.強化了員工的職責意識。職業(yè)化和專業(yè)化是人力資源改革的方向，但是如果沒有清晰、規(guī)范的職位說明書，員工對于職責的履行是從自身情況出發(fā)而不是從企業(yè)的角度來要求自己，有較大的隨意性。而工作分析后所形成的職位說明書，對每個工作的性質(zhì)、特征、以及擔任此類工作應具備的資格條件，都能做出詳盡的說明和規(guī)定。這就使員工明確了工作標準，在履行職責時，避免了盲目性，保證了"因事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口"，結果自然有助于職責意識的提高。
2.便于企業(yè)定編定員。定編就是指按照一定的程序，采用科學的方法，從企業(yè)組織條件出發(fā)，合理確定組織的結構、形式、規(guī)模，以及人員配置數(shù)額。定員是在定編的基礎上，嚴格按編制員額和崗位的質(zhì)量要求，為企業(yè)每個崗位配置合格的人員。定編定員主要是為以下工作提供科學依據(jù)：(1)編制企業(yè)人力資源計劃和調(diào)配人力資源；(2)充分挖掘人力資源潛力，節(jié)約使用人力資源；(3)不斷改善勞動組織，提高勞動生產(chǎn)率。
3.方便崗位職務培訓。崗位職務培訓是職工培訓的重要組成部分，具有很強的針對性和實用性，其根本目的是為了幫助職工獲得崗位必備的專業(yè)知識和技能，具備上崗資格，提高職工勝任本職工作的能力。崗位職務培訓的前提是崗位規(guī)范化，崗位規(guī)范包括崗位標準和崗位培訓規(guī)范。
4.為人事考核提供依據(jù)。人力資源考核是按照一定的標準，采用一定的方法對企業(yè)職工的工作能力、工作成績和結果所進行的考察、評定、審核。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內(nèi)容，又要說明該職責是全責，還是部分責任，或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應的考核方法?？己酥笜丝梢允欠从迟|(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。從人力資源管理的工作程序上看，工作分析是人力資源考核的前提，工作分析要為人力資源考核的內(nèi)容、項目和指標體系的確定，提供客觀依據(jù)。
忌匆忙應付、因人設崗
回顧整個咨詢過程，也存在一些常見的問題，值得日后各企業(yè)進行工作分析時注意：
1.管理者的態(tài)度影響重大。個別部門經(jīng)理，由于業(yè)務緊張，匆匆忙忙地應付差事，而未能借此機會與屬下進行交流，在以后職位說明書的應用過程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使職位說明書變成了可有可無的擺設。
2.對號入座的情況。即因人設崗，過分遷就現(xiàn)任職者。最典型的例子就是，某分公司的某部門只有經(jīng)理一人，其實從效率上講，沒有必要設這個部門，主要是為該經(jīng)理的級別而設。職位說明書應描述職位本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無關。編寫時不應摻雜著現(xiàn)任職者的身影，盡管這很難做到，但過分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。
3.矯枉過正的情況。即不顧現(xiàn)實條件，按照絕對理想的任職標準和考核標準來編寫任職資格。起初員工普遍反映任職資格部分普遍高于現(xiàn)有人員的實際水平，重要原因就是大家都要強調(diào)自己所擔任的崗位在整個組織中的重要性，而忽略了橫向間的比較。經(jīng)過專家的培訓，員工最后終于調(diào)準了任職資格。
以上這些問題都會影響職位說明書的效果，因此在實際操作的過程中必須考慮，應合理地予以處理。
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