不知道你有沒有陷入過如下的苦惱：
答應(yīng)別人要做的事，忘了；
女朋友的生日說好的驚喜，忘了；
在領(lǐng)導(dǎo)的談話中你答應(yīng)的任務(wù)，忘了。
有些事我們是真的忘了，有些事則是因為拖延癥故意“忘了”。多數(shù)人會在事后自責(zé)自己沒有意志力，拖拖拉拉。但實際上，「缺乏意志力」只是我們?yōu)樘颖苋蝿?wù)而找到的一種說辭，并不能解決之后的問題。我們真正需要的是通過建立一套專屬于自己的「GTD 系統(tǒng)」，來管理好繁瑣的任務(wù)。
GTD 系統(tǒng)，是 David Allen 在2001年出版的書籍《Getting Things Done》中提出的一套時間管理系統(tǒng)，也是如今諸多時間管理體系和方法論的奠基之作。
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可以說是最好的時間管理書籍了
了解 GTD 的人都知道，正統(tǒng)的 GTD 系統(tǒng)非常復(fù)雜，對使用者有極高的要求，需要花很大精力才能入門。但精選君經(jīng)過實踐，總結(jié)出了一套高效又簡潔的 GTD 系統(tǒng)。主要組成部分是三個清單。
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一、執(zhí)行清單（Action）
很多人列「執(zhí)行清單」都會存在一個病癥——把問題想得太簡單了。比如這樣列「執(zhí)行清單」：
去超市買西瓜
給領(lǐng)導(dǎo)交工作匯報
完成活動策劃案
寫好一篇約稿
如果你經(jīng)常這樣列執(zhí)行清單，那精選君基本可以斷定，你是一個經(jīng)常受拖延癥折磨的人。為什么？因為你不愛思考。
在執(zhí)行清單中，像去超市買蘋果這種事，直接做就行，無需太多思考；同理，像給領(lǐng)導(dǎo)交工作匯報這種事，總結(jié)匯報內(nèi)容，寫郵件，上傳附件，發(fā)送，搞定。
但像完成活動策劃案，完成一篇約稿這種事，顯然就沒這么簡單了。如果讓精選君來列這個「執(zhí)行清單」的話，我可能會這樣列：
去超市買西瓜
給領(lǐng)導(dǎo)交工作匯報
完成活動策劃案
理清邏輯、撰寫大綱
搜集數(shù)據(jù)、資料、論據(jù)
填充內(nèi)容
制作圖標(biāo)
優(yōu)化排版
反復(fù)修改
完成約稿
搜尋相關(guān)的素材、書籍
在谷歌學(xué)術(shù)上搜索論文
讀完10篇論文，列出并證實核心觀點
列出文章大綱
準(zhǔn)備有說服力的論據(jù)案例
反復(fù)修改文章
將任務(wù)細(xì)分到不能再細(xì)分，用「動詞+賓語」的形式列出要執(zhí)行的任務(wù)，讓大腦覺得直接做就行了——這樣不需要損耗太多大腦的認(rèn)知資源，會極大程度上降低拖延的概率。
但有時這種方法也有不適合我們的情況。比如你是一位每天待辦事項要超過10項、有多個項目需要同步跟進(jìn)的管理者；又或者你是一名每天需要與大量聯(lián)系人對接，處理大量信息的商務(wù)人士……面對這些繁瑣復(fù)雜的工作任務(wù)，此時便可引入下面5個清單：
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其中的 Todo清單即為剛才列出來的「執(zhí)行清單」，針對此清單我們可以逐一問自己這5個問題：
Todo清單中有5分鐘內(nèi)可以完成的任務(wù)嗎？如果可以，先著手把它做完。
它是否可以委派給別人去做？如果可以，添加上委派給誰、截止時間，然后將其移動到Waiting清單里面。
任務(wù)是否需要盡快完成，有明確的時間限制？如果不是，將它放進(jìn)Someday清單里面。
它是否可以立刻開始做，還是需要等別的任務(wù)完成才能開工？如果是后者，放進(jìn)Next Action清單里，記住添加上截止時間。
在工作中，你會經(jīng)常受到外部干擾嗎？如果有，請將執(zhí)行過程中的干擾集中記錄在 Inbox 清單中，直到你的工作告一段落，再去集中處理它們。
在這個過程中，對這個 GTD 系統(tǒng)進(jìn)行整理反顧也是非常重要的一環(huán)。每天可以進(jìn)行2-3次的反顧：
Waiting 里面的事項，完成得怎么樣了？向負(fù)責(zé)的人詢問進(jìn)度。
Someday 里面的事項，現(xiàn)在有沒有時間去做？有的話，移動到 Todo 里面，添加截止時間。
Next Action 里面的事項，是否可以開始著手去做？是的話移動到 Todo 里面，添加截止時間。
檢查自己設(shè)置的 Todo清單，以及自己當(dāng)天實際完成的工作量，做一個簡單的回顧：自己的工作效率怎么樣？是否完美地按計劃執(zhí)行？有哪些因素導(dǎo)致自己沒能做好？諸如此類。
有沒有處理完 Inbox 清單？
通過不斷的整理回顧，可以使GTD系統(tǒng)變成一個可以改進(jìn)提升的閉環(huán)系統(tǒng)，這對我們個人的成長提升也會有很大的幫助。
二、聚焦清單（Focused）
在「聚焦清單」（Focused）中，你可以除放入工作以外的事。比如研讀的書籍、要學(xué)習(xí)的網(wǎng)課視頻，當(dāng)然也可以加入其他思考事項。當(dāng)你工作一段時間感到疲勞的時候，便可以將狀態(tài)切換至該清單的任務(wù)中。這非常有效，通常這會使你的思維格外清晰。
因為有研究表明：大腦在高速運(yùn)行時，其耗能并沒有比休息時高出很多，甚至可以說沒有太大變化。通過休息來放松大腦，事實上是很低效的。
在工作中感到的疲憊感，實際上并不是真的疲憊。更確切的說，這是一種因為新鮮感減弱而不想工作的感覺。人是一種極端需要「新鮮感」的事物。長時間思考同樣的內(nèi)容，會抑制大腦的活動，讓人感到厭煩、疲倦、昏昏欲睡，乃至無法集中注意力。
所以，更好的方法，是在你感到疲勞時，及時切換出去，去思考別的工作，做別的事情——哪怕這件事情同樣也是高強(qiáng)度的。
三、成就感清單（Dessert）
我們肯定都經(jīng)歷過這樣的工作狀態(tài)——對所做的工作覺得厭煩、無聊、不想做。如果任憑這種狀態(tài)持續(xù)下去，顯然會嚴(yán)重影響工作效率。這時該怎么辦呢？
這時你可以將自己的狀態(tài)切換至「成就感清單」（Dessert）中的任務(wù)中。在「成就感清單」中你可以放一些非常簡單的小事，比如：
搜集資料
整理書柜
打掃辦公桌
整理筆記
當(dāng)你的工作狀態(tài)不佳時，去做這些小事不僅可以最大限度的利用時間，而且每做完一件小事，你就會積累一定的「成就感」。這種成就感，正是幫你擺脫低谷狀態(tài)，讓工作狀態(tài)回到正常水平的最好武器。
小結(jié)：
GTD 的有趣之處，就在于它可以有多種玩法。你完全可以通過自定義設(shè)置，構(gòu)建出專屬于自己的 GTD 系統(tǒng)。今天精選君提供的這個 GTD 系統(tǒng)，你可以將其當(dāng)做是一個GTD模板——通過在實踐中對該系統(tǒng)不斷的完善和改進(jìn)，將其打造成專屬于你自己的 GTD 系統(tǒng)。在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)所謂的拖延癥，或許只是你成長過程中的一個小問題。
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