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《奇葩說(shuō)》中詹青云在辯論時(shí)提到,現(xiàn)在白領(lǐng)工作加班的時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng),工作好像永遠(yuǎn)也做不完。這種狀態(tài)是每一個(gè)步入職場(chǎng)的人都經(jīng)歷過(guò)的場(chǎng)景。
可是,在世界上的另一些國(guó)家,已經(jīng)開(kāi)始周工作35小時(shí)。是什么影響了我們的工作狀態(tài)和時(shí)間管理?
人們常常抱怨刷手機(jī)占用了自己太多時(shí)間,甚至不能去碰手機(jī),只要碰手機(jī),就會(huì)讓自己忘記了時(shí)間,陷入其中。
在做事情時(shí)候,我們也會(huì)像上面使用手機(jī)一樣,不斷有臨時(shí)交辦的事情打亂計(jì)劃,或者被上司、郵件等其他人和事物牽著鼻子走,永遠(yuǎn)都在被動(dòng)中完成任務(wù),而自己的計(jì)劃安排都形同虛設(shè)。
還有,我們從小的成長(zhǎng)經(jīng)歷影響著我們做事方式。在我們的成長(zhǎng)經(jīng)歷中,曾經(jīng)時(shí)間很慢、事務(wù)簡(jiǎn)單,而現(xiàn)在我們面臨的時(shí)代,是一個(gè)從未遇到的高速發(fā)展時(shí)代。
舊的時(shí)間管理模式和事務(wù)安排方法,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的需求。如果還在用舊有模式去應(yīng)對(duì)日新月異的變化,無(wú)疑是給自己的工作增加負(fù)擔(dān)和壓力。
因此,讓人們無(wú)所適從的多任務(wù);不斷偏離初衷目標(biāo)的做事;不能適應(yīng)新時(shí)代變化的陳舊方法,這些因素都導(dǎo)致,我們?cè)诠ぷ魃钪懈惺艿皆絹?lái)越大的壓力。
那么,什么才是無(wú)壓式工作狀態(tài)呢?是沒(méi)有銷售任務(wù)的工作?還是抱持著得過(guò)且過(guò)的心態(tài),就能消除壓力?
其實(shí)都不是,無(wú)壓的工作狀態(tài),是需要人們擁有一種技能,這種技能可以讓你身處任何環(huán)境下都可以沒(méi)有壓力的工作。
《搞定Ⅰ:無(wú)壓工作的藝術(shù)》帶給你全新的時(shí)間管理概念,掌握事務(wù)管理的技能,讓人們擁有無(wú)壓式的工作狀態(tài)。
這本書(shū)的作者是美國(guó)戴維·艾倫有限公司的總裁戴維·艾倫。他有著20多年豐富的管理經(jīng)驗(yàn),擔(dān)任多個(gè)企業(yè)的高級(jí)管理顧問(wèn)。他也是一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家,是提高工作效率方面最具建樹(shù)和影響力的思想家之一。
《搞定Ⅰ》從調(diào)整工作狀態(tài)、搭建GTD時(shí)間管理方法、建立立體式管理事務(wù)的思維模式三個(gè)方面,對(duì)時(shí)間管理進(jìn)行了詳細(xì)全面地闡述,讓人們快速掌握高效處理事務(wù),成為真正的時(shí)間管理達(dá)人,開(kāi)啟無(wú)壓式的工作狀態(tài)。
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保持“心如止水”
才能進(jìn)入無(wú)壓式工作狀態(tài)
“心如止水”出自唐代白居易的《祭李侍郎文》一詩(shī)中。形容一個(gè)人心中沒(méi)有雜念,也不會(huì)受外界事物的干擾,如同不流動(dòng)的水般安靜。
在做事中,“心如止水”的狀態(tài)并不是保持心里像一汪深潭之水,一動(dòng)不動(dòng)。而是說(shuō),我們的內(nèi)心保持這一種對(duì)外界事情的反應(yīng)狀態(tài)。
當(dāng)事情到來(lái)時(shí)候,我們可以迅速進(jìn)入處理狀態(tài),當(dāng)事情結(jié)束或者進(jìn)入下一件事情時(shí)候,我們也可以迅速?gòu)那耙粋€(gè)事情中抽離。
這是一種專注力,這種專注感覺(jué),美國(guó)心理學(xué)家米哈里·契克森米哈賴稱為心流,在心靈成長(zhǎng)領(lǐng)域中稱為活在當(dāng)下。
想必每個(gè)人都有過(guò)這種神奇而美妙的經(jīng)歷,仿佛時(shí)間、人、事物都停止,只有進(jìn)行的事情在流動(dòng),也好像自己和事物完全融合,達(dá)到渾然天成,物我兩忘。
可是如何才能保持這種專注力呢?回想過(guò)去一段時(shí)間,這樣的狀態(tài),是可遇不可求的,更多時(shí)候我們似乎無(wú)法產(chǎn)生心流,也做不到活在當(dāng)下,更別說(shuō)高度專注于工作,消除壓力了。
戴維·艾倫在《搞定Ⅰ》中,除了談到當(dāng)前人們工作壓力的各種新問(wèn)題、新局面,還談到了應(yīng)對(duì)這些新問(wèn)題如何做到“心如止水”。
一方面,需要學(xué)會(huì)思考出清晰處理事情的方法,學(xué)會(huì)把目標(biāo)翻譯成行動(dòng)。在工作生活中,能夠讓我們產(chǎn)生壓力的感受,往往不是事情的本身,而是不知道如何處理這件事情。
另一方面,需要學(xué)會(huì)安排行動(dòng)。作者認(rèn)為,我們平時(shí)列在清單上的任務(wù)只是一些行動(dòng)素材,常常會(huì)因?yàn)橥瓴怀汕鍐稳蝿?wù)而壓力倍增。
而大腦就像電腦的處理器一樣,它是用來(lái)處理事情而不是用來(lái)記憶,當(dāng)儲(chǔ)存器用的。所以要學(xué)會(huì)安排行動(dòng),清空大腦。
就像“心如止水”一樣,一個(gè)事情像石頭一樣投進(jìn)我們的心里,心湖開(kāi)始泛起漣漪,水波紋一圈一圈散開(kāi),相當(dāng)于我們大腦在思考、在處理事情。
當(dāng)石頭沉沒(méi)后,水面會(huì)恢復(fù)平靜如初,看不到任何痕跡,這是大腦處理完這個(gè)事情后,不再去想和反復(fù)糾結(jié)。
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無(wú)壓式工作的具體方法
GTD時(shí)間管理方法
《搞定Ⅰ》的時(shí)間管理方法,被稱為GTD時(shí)間管理方法。GTD時(shí)間管理方法按步驟,可以分為收集階段、理清階段、整理階段、回顧階段、執(zhí)行階段。
GTD方法的第一步收集階段。收集的好處在于可以解放大腦,把更多精力花費(fèi)在處理事務(wù)上,而不是時(shí)刻去記憶。
你只去做收集行為,收集大腦中的所有沒(méi)有完成的事務(wù)。你可以給自己設(shè)置一個(gè)“收集籃”,把這些收集到的事務(wù)裝進(jìn)“收集籃”,養(yǎng)成隨時(shí)放進(jìn)收集籃和定期翻閱收集籃的收集習(xí)慣。
當(dāng)你完成收集階段的工作,就可以進(jìn)入下一個(gè)階段——清空收集籃。在進(jìn)入第二個(gè)理清階段時(shí)候,需要掌握三個(gè)原則,分別是從工作籃中最上面任務(wù)開(kāi)始整理、一次一事、不再放回工作籃。把工作籃任務(wù)進(jìn)行歸類處理后,就可以進(jìn)入下一步開(kāi)始整理工作籃任務(wù)了。
在整理階段,只需要將第二步驟梳理分析的情況記錄在清單上。這個(gè)清單可以是一張張的紙,也可以是你手機(jī)里的app,具體形式可以按照自己方便操作的方式進(jìn)行選擇。需要注意的是,整理出來(lái)的清單要保持隨時(shí)可以查詢翻閱的可靠性。
在整理過(guò)程中,也需要注意三個(gè)原則。第一個(gè)原則是事情劃分要界限清晰,一件事情只能放進(jìn)一個(gè)分類里;第二個(gè)原則是所有事情需要有提示或者關(guān)鍵詞,這可以方便你的后續(xù)核查和搜索;第三個(gè)原則是清單中每一件事情都進(jìn)入一種流動(dòng)的處理流程中,使自己建立時(shí)刻保持對(duì)事物處理的流動(dòng)意識(shí)。
進(jìn)行完GTD時(shí)間管理方法的第三步時(shí),你會(huì)發(fā)現(xiàn),那些讓你雜務(wù)纏身,引發(fā)焦慮的事情都得到了處理。即使沒(méi)有處理完結(jié),也已經(jīng)清楚知道下一步行動(dòng)是什么。并且在這個(gè)處理過(guò)程中,也明確了每一件事情對(duì)于你個(gè)人的意義和價(jià)值所在。
那么是不是到這一步,任務(wù)就算搞定了?不,你還需要一次整體的核查,以確保所有事情在每一步?jīng)]有出現(xiàn)疏漏。所以接下來(lái)你將進(jìn)入GTD時(shí)間管理方法的第四步——回顧階段。
回顧階段像企業(yè)流水生產(chǎn)線上的巡查,隨時(shí)檢查核對(duì)生產(chǎn)線的工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況。那么,在GTD時(shí)間管理系統(tǒng)中,也要有這樣一個(gè)回顧檢查的環(huán)節(jié),以保證系統(tǒng)的有效運(yùn)行。
比如,你收集并整理出了打電話清單,但在執(zhí)行時(shí)候,發(fā)現(xiàn)還有幾個(gè)打電話工作沒(méi)有列進(jìn)清單,甚至造成嚴(yán)重?fù)p失時(shí)候,才發(fā)現(xiàn)是之前遺漏了。
所以,要避免這些疏漏和完善收集整理步驟,就需要做好回顧核查。當(dāng)加入了回顧核查環(huán)節(jié),你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)GTD時(shí)間管理系統(tǒng)是處于一個(gè)流動(dòng)狀態(tài),并且是實(shí)時(shí)更新的。
當(dāng)你把GTD時(shí)間管理系統(tǒng)進(jìn)行到回顧這一步,接下來(lái)就是最后一個(gè)階段——執(zhí)行階段。在這個(gè)階段,將讓你感受到無(wú)壓式工作的奇妙之處。
在執(zhí)行階段,我們?cè)趺醋?,能夠?qū)⑶懊娴臏?zhǔn)備工作更完美的實(shí)現(xiàn)呢?
在執(zhí)行階段,需要運(yùn)用三種評(píng)估方法來(lái)幫助自己更好的完成行動(dòng)。這三種評(píng)估方法是:
第一種,確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”。“四標(biāo)準(zhǔn)法”的核心理念是在正確的時(shí)間段里安排正確的事情做,從情境、時(shí)間、精力、重要程度這四個(gè)方面去評(píng)估。
第一種方法是針對(duì)一個(gè)時(shí)間段能做什么來(lái)進(jìn)行評(píng)估安排。而第二種方法是對(duì)每天工作的一個(gè)分類方法——“三分類法”。
每天的工作事務(wù),都可以分為執(zhí)行事先安排好的工作任務(wù)、處理突發(fā)事件、安排自己的工作。在這三類事務(wù)當(dāng)中,你需要在找到一種平衡,尤其對(duì)于突發(fā)事件向你襲來(lái)時(shí)候,你需要做出判斷,盡量做到面對(duì)每一件事情時(shí)候,可以開(kāi)啟GTD時(shí)間管理的五步驟,保持做事的井然有序,奪回事務(wù)處理安排的主動(dòng)權(quán)。
第三種方法是自下而上的完成工作任務(wù)。自下而上的做事原則,可以讓你更專注于實(shí)際事務(wù)上,并且在提高效率的同時(shí)感受到成就感。每一層任務(wù)的實(shí)現(xiàn),都建立在低一層任務(wù)的完成基礎(chǔ)之上。
GTD系統(tǒng)方法對(duì)事務(wù)進(jìn)行收集階段、理清階段、整理階段、回顧階段、執(zhí)行階段這五個(gè)階段的處理,讓事務(wù)的執(zhí)行力更加清晰有效。這種工作思維方式,不僅開(kāi)啟了個(gè)人生活工作的新世界,還影響和推動(dòng)了認(rèn)知科學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展。
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立體式管理事務(wù)
才是正確的無(wú)壓式工作
GTD時(shí)間管理系統(tǒng),是一個(gè)立體、全方位進(jìn)行時(shí)間、事務(wù)管理的系統(tǒng)。在掌握了GTD時(shí)間管理的橫向五步驟后,需要進(jìn)一步掌握縱向的管理方法,這樣才能夠讓你的時(shí)間管理系統(tǒng)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。
對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)的下一步行動(dòng)都能做到條理性和清晰化。在面對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)時(shí)候,都可以問(wèn)自己,我還需要了解什么?獲得什么?記住什么?用這種三聯(lián)提問(wèn)法來(lái)加深自己對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的理解和認(rèn)識(shí)。
縱向的時(shí)間管理也就是對(duì)一個(gè)項(xiàng)目任務(wù)的掌控。當(dāng)你將一個(gè)事務(wù)放在一個(gè)正確的時(shí)間段里去完成時(shí)候,需要針對(duì)這個(gè)事務(wù)做一個(gè)全盤(pán)計(jì)劃和安排,列出步驟流程。這個(gè)流程可以寫(xiě)在紙上,也可以利用一些工具app輔助進(jìn)行。
為了能夠更好的讓這套時(shí)間管理方法運(yùn)用到實(shí)踐中,戴維·艾倫在實(shí)際運(yùn)用GTD方法時(shí),總結(jié)了三個(gè)原則:
第一個(gè)原則,養(yǎng)成收集的習(xí)慣。在橫向管理的步驟中,第一步就是收集環(huán)節(jié)。收集不僅需要掌握無(wú)遺漏、無(wú)重復(fù)的技巧之外,還需要自己養(yǎng)成一種收集的習(xí)慣,也就是在大腦中建立收集的意識(shí),而不是在大腦中大量存儲(chǔ)信息。
在項(xiàng)目任務(wù)中產(chǎn)生壓力和內(nèi)疚,往往是,因?yàn)闆](méi)有在設(shè)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)引起的,而不是工作的增加導(dǎo)致壓力。所以,在收集的過(guò)程中,你需要讓自己放松,不要將每一件事情都去設(shè)定,記住你在收集時(shí)候,只是全部收集進(jìn)工作籃里。
第二個(gè)原則,確定“下一步行動(dòng)”。在項(xiàng)目任務(wù)中,不管是橫向的管理,還是縱向的深入,都可以落實(shí)到明確下一步行動(dòng)上。壓力還常常來(lái)自于不知道接下來(lái)怎么做,所以當(dāng)你清楚知道下一步具體做什么,那么生活工作會(huì)進(jìn)入有條不紊的無(wú)壓力狀態(tài)。
“下一步行動(dòng)”可以幫助你在處理事務(wù)的過(guò)程中,找出問(wèn)題、劃分清楚責(zé)任、提高效率和全面提升自己的處理事務(wù)的能力。
第三個(gè)原則,學(xué)會(huì)關(guān)注結(jié)果。在進(jìn)行自下而上的完成項(xiàng)目任務(wù)時(shí)候,更重要的是關(guān)注完成而不是完美。因?yàn)榱η笸昝溃菀讓?dǎo)致任務(wù)的拖延和無(wú)法繼續(xù),所以在處理事務(wù)的過(guò)程中,先確保完成的結(jié)果更為重要。
在關(guān)注完成結(jié)果的過(guò)程中,會(huì)讓你對(duì)自己的價(jià)值和生活意義有更進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。
GTD個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)不僅是讓你掌握一種時(shí)間管理的方法,還是讓你在這套管理系統(tǒng)中不斷完善自己的思考能力、加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃的能力、提高個(gè)人綜合處理事務(wù)的能力,完成自我成長(zhǎng)。
在生活工作中,把一切有意義的東西篩選出來(lái),剔除那些給你焦慮和壓力的無(wú)意義消耗事務(wù),讓事務(wù)全面進(jìn)入GTD系統(tǒng)管理中,你才能真正掌控自己的生活、工作節(jié)奏,展示自己的成熟、優(yōu)雅和智慧,享受無(wú)壓式工作狀態(tài)帶來(lái)的高效工作和輕松生活。
伊凡17說(shuō):
把做事當(dāng)鍛煉,把忙碌當(dāng)享受,把挫折當(dāng)成長(zhǎng),把吃虧當(dāng)收獲,把不幸當(dāng)噩夢(mèng),把成功當(dāng)往事,那么你的生活就會(huì)感到無(wú)比寬慰,無(wú)比自在!
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