最近看到被媒體揭露的Elon Musk發(fā)給內(nèi)部員工的郵件，Elon Musk在“提高生產(chǎn)力的建議”部分提到了組織的開會效率問題，其內(nèi)容是這樣寫的。
過多的會議，是大公司的瘟疫。而且隨著時間推移，大多數(shù)情況都會惡化。請取消所有的大型會議，除非你確定這些會議能給每個參會者提供價值——那這個會越短越好。
不要頻繁的開會，除非你在處理極端緊急的事情。一旦緊急事情解決了，會議的頻次迅速減少。
你發(fā)現(xiàn)很明顯你無法提供價值時，就馬上離開會議室，或退出電話會議。離開沒什么不禮貌的，讓一個人留下浪費他的時間才是沒禮貌的。
Elon Musk的這番言論，深得人心，這也間接說明了很多人對于會議的深惡痛絕。這提醒我們?nèi)绻覀兪菚h組織者，需要盡量減少工作中無效、流于形式的各種會議。
仔細思量Musk的三句話，他提到了兩次「價值」，會議召集人、參與人要考慮會議是不是有價值；而第二句是針對解決問題的會議，這在我們?nèi)粘９ぷ髦惺亲疃嗟摹?/p>
這讓我想起了格魯夫?qū)h的分類，他將我們?nèi)粘５臅h分成兩種，一種是關(guān)于知識技能與信息交流的，稱之為「過程導(dǎo)向會議」，另外一種是為了解決某些特定的問題，稱之為「任務(wù)導(dǎo)向會議」。
什么是任務(wù)導(dǎo)向會議？
日常工作中，我們接觸最多的是「任務(wù)導(dǎo)向會議」，基本上是針對某個問題來討論解決方案。如果你是會議的發(fā)起人，需要考慮是否有必要開這個會，一旦有一絲的遲疑，或還有其他辦法協(xié)助你完成任務(wù)，那么就可以判斷會議并不是必須要開的。這也是Musk所說的“除非是處理極端緊急的事情”，否則減少開會的頻次。
如果是一場必須要開的「任務(wù)導(dǎo)向會議」，如何避免會議拖沓冗長、目的不清、議而不決？
如果是會議的組織者，其一，明確有哪些任務(wù)需要通過會議達成；其二，有哪些決策需要制定，由誰來給出；第三，控制會議時間和紀律。
很多人習(xí)慣在會上進行討論，但會議中人多嘴雜會帶來過多的觀點，當決策人在會議前獲取的信息不夠充分時，這會增加決策的難度。
一個好習(xí)慣是召集小范圍討論，這就要求會議負責人能夠把問題想透，信息采集足夠充分，提前提出供領(lǐng)導(dǎo)決策的可行方案，這樣領(lǐng)導(dǎo)在決策的時候只需要問關(guān)鍵問題就可以了，從而縮減會議時間。
會議結(jié)束后，會議負責人需要把決策的內(nèi)容、解決的方案形成會議記錄，要在第一時間發(fā)送，讓看的人知道有什么事情該做、誰負責去做以及什么時候做。
更好的會議
對于大多數(shù)中層管理者或者新任管理者來說，開會是一個必經(jīng)之路，開會是從事管理工作必經(jīng)的媒介。也許我們無法避免開會，但是我們可以想辦法讓會議更有效率。
亞馬遜CEO杰夫·貝索斯有一個會議原則令人印象深刻，他對會議的要求是「6頁紙的備忘錄」和「會議靜默開場」。這種做法保證了在座所有人的注意力，同時也倒逼討論的組織者更好地準備。在寫完一個6頁紙的、敘事架構(gòu)完整的備忘錄之后，組織者腦子里不可能還沒有一個清晰的思路。
回到埃隆·馬斯克，他還有一個關(guān)于會議的要求。如果你沒有提前充分準備，在會議上回答不出他提出的問題，你等到的很有可能是一封解聘書。
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