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利潤是可以規(guī)劃出來的,2020年如何開好“經(jīng)營分析會”

  • 文 / 黃治國,原美的資深高管,美的學(xué)院創(chuàng)辦院長,美的小家電集團(tuán)管委員會成員

  • 來源:領(lǐng)教工坊(ID:ClecChina)

  • 華夏基石e洞察已獲授權(quán)轉(zhuǎn)載,文章僅代表作者本人觀點(diǎn)

管理不是一蹴而就,而是慢慢給你驚喜。

管理能力提升是企業(yè)捕捉未來“組織紅利”的重要支撐。想要應(yīng)對外部環(huán)境的不確定性就需要內(nèi)部管理動作的確定性來支持,其中“經(jīng)營分析會”就是一個非常重要的“管理抓手”,能讓企業(yè)的經(jīng)營情況清晰的顯性化。

企業(yè)管理能力的基本功從何做起?開好“經(jīng)營分析會”就是最好的入口。

經(jīng)營分析很重要,經(jīng)營分析中很重要的一個動作,就是經(jīng)營分析會。通過經(jīng)營分析會,對公司的經(jīng)營成果、存在問題進(jìn)行總結(jié)與分析,同比分析、對標(biāo)預(yù)算分析、對標(biāo)標(biāo)桿分析,才能更務(wù)實(shí)地引導(dǎo)企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)好好地算算“經(jīng)營賬”,能夠清晰地掌握經(jīng)營現(xiàn)狀。堅(jiān)持下來,就能不斷提升與夯實(shí)經(jīng)營水平,提升企業(yè)的經(jīng)營效益與管理效率。

如何開好經(jīng)營分析會?這是一門學(xué)問。以我這些年對諸多企業(yè)的深入觀察與了解,能夠有效開好經(jīng)營分析會的企業(yè),并不多見!甚至還有不少企業(yè),基本不開經(jīng)營分析會!

01

一般企業(yè)開經(jīng)營分析會的常見問題

  問題一:不開經(jīng)營分析會

有不少企業(yè)不開經(jīng)營分析會,或者經(jīng)營分析會時開時不開,很隨意。為什么呢?有些說經(jīng)營數(shù)據(jù)要保密,幾個核心人員知道就行了;有些說開會沒用,大家都忙,不如多干點(diǎn)活;有的說開過沒效果,就不用再開了;有些說有其它工作會議在搞,不必多此一舉;或者說高管們的時間難協(xié)調(diào)……

  問題二:不準(zhǔn)時或不合理的時間開開經(jīng)營分析會

一是經(jīng)營分析會的時間沒個定數(shù)。月初月中月底隨意性強(qiáng),想到了要開就臨時發(fā)個通知開會,而這種隨意性往往導(dǎo)致與會人員不齊或不想?yún)⒓訒h的人借口已有其它安排,不能參加這個臨時通知的會議,導(dǎo)致會議質(zhì)量不高、大家對會議不重視。

二是月中下旬開經(jīng)營分析會。可能財務(wù)報表出得晚、可能月初大家忙工作、可能有其它會議占用時間…,到月底才開經(jīng)營分析會,本月度的經(jīng)營情況已基本結(jié)束,而布置下個月的工作又太早,已沒有太多意義。因?yàn)樵露冉?jīng)營分析會要兼顧對上月的經(jīng)營總結(jié)與對當(dāng)月經(jīng)營的指導(dǎo)。

三是季度、半年度甚至年度開一次經(jīng)營分析會。為節(jié)約會議時間、或者認(rèn)為可有可無、或者認(rèn)為月度也分析不出什么東西、或者相關(guān)部門不愿意做資料準(zhǔn)備…,一個季度、半年度甚至一個年度才開經(jīng)營分析會,對經(jīng)營情況分析一次。在當(dāng)前變化如此快速、經(jīng)營周期越來越短的市場環(huán)境下,一年對經(jīng)營情況僅分析1-4次夠嗎?

  問題三:經(jīng)營分析會缺乏有效的經(jīng)營數(shù)據(jù)

可能因?yàn)椋?/span>財務(wù)核算的問題、內(nèi)部經(jīng)營指標(biāo)庫的問題、歷史數(shù)據(jù)缺乏的問題、不想把問題說清楚的原因、老大們不想面對數(shù)字只想聽聽決心口號的原因…不少公司的經(jīng)營分析會都變成了見面會、碰頭會、通報會、表態(tài)會…。我多年前就為斷呼吁,經(jīng)營分析會要上“數(shù)學(xué)課”,而不是“語文課”,更不是“活動課”,前不久看到一篇報道,華為輪值董事長郭平先生也在講,管理不能做語文題,要做數(shù)學(xué)題,是一樣的道理。

  問題四:經(jīng)營分析會沒有差距分析、沒有紅臉出汗

有些有數(shù)據(jù)的經(jīng)營分析會,往往也是通報一下財務(wù)結(jié)果,大家了解一下情況,但是沒有更深層、更系統(tǒng)地暴露經(jīng)營問題,也沒有對存在的分析問題進(jìn)行有效的分析,更沒有追責(zé)到人、明確改善計劃。還有的變成了表彰會、曬成績、表功勞,或者選擇性的講好的,對目標(biāo)、差距、問題避而不談。更談不上各個部門之間的質(zhì)詢與專業(yè)診斷,如此一來,存在的問題往往還會繼續(xù),等到更遲的時間或以更大的矛盾暴露時才會引起重視,但往往為時已晚,或者需要付出更大的代價。

據(jù)華為高管說,如果匯報的時候談成績超過3句,就可能要被踢下去。他們認(rèn)為,之所以不能曬成績,是因?yàn)閷菊嬲袃r值的成績,公司已通過獎金和晉升機(jī)會獎勵過,經(jīng)營分析會就是分析差距及如何持續(xù)打勝仗。而在美的,經(jīng)營分析會是根據(jù)預(yù)算框架、經(jīng)營目標(biāo)設(shè)定的,不論好壞都必須如實(shí)匯報,而財務(wù)、運(yùn)營、人力等部門也會檢查。

  問題五:經(jīng)營分析會沒有找到真問題、真原因,想出真辦法

比如歸因于外。總是認(rèn)為是外部環(huán)境的原因、是突發(fā)的問題、是不可控的因素,是上司的問題、是兄弟部門的問題等等,避而不談自己的原因。這不僅無助于問題的解決,反而增加更多的矛盾。

比如蜻蜓點(diǎn)水。只羅列一些淺層次、表象的原因,不找主觀根因,或者不找根本原因、或者找到了也認(rèn)為太復(fù)雜、解決不了而避而不談、或者不敢“得罪”其它部門而不敢講原因。當(dāng)然我們有時也會看到,在經(jīng)營分析會上,有一些強(qiáng)勢部門與強(qiáng)勢領(lǐng)導(dǎo),在別的部門想講某些問題、原因的時候就會以勢壓人,草草帶過。

比如隔靴搔癢。問題、原因也找到了,也有一些辦法,但是改善行動只是為了開會中敷衍過關(guān),或者解決表面問題或點(diǎn)狀問題。比如我們在一些公司看到非常離譜的現(xiàn)象就是,解決辦法永遠(yuǎn)是:“下個月把業(yè)績追回來”,沒有針對性的、具體的、可行的策略,自然下個月也沒法檢驗(yàn)。到了年底就找一些原因說,而到此時也確實(shí)很難分得清楚具體責(zé)任,于是就這樣陷入惡性循環(huán)之中。

比如動作重復(fù)。問題找到了,可能也解決了,但是沒有上升到根源上去解決,導(dǎo)致可能重復(fù)出現(xiàn)。好的解法辦法,不僅有改善行動,同時要立足于通過建立流程、制度、工具、模板,盡可能徹底的解決該問題及類似問題。我們一般說不要重復(fù)犯錯,就是必須通過這些問題不斷糾正與完善內(nèi)部的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程,這樣管理才能持續(xù)進(jìn)步。

  問題六:經(jīng)營分析會沒有層層開

不少公司的經(jīng)營分析會只在一個層面開,如果有了一定規(guī)模的公司,這樣只開一層經(jīng)營分析會,是很難真正發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、引起大家對經(jīng)營問題的重視的。既然組織分了層那么會議也要分層,不可能所有信息都在一個會議中呈現(xiàn),這樣太繁雜也沒有頭緒、沒有重點(diǎn),要從基層經(jīng)營單元層層往上開,這樣才能為上面的經(jīng)營分析會提供越來越清晰的數(shù)據(jù)。甚至有些經(jīng)營分析會可以在現(xiàn)場開,以達(dá)到更好的效果。

02

經(jīng)營分析會有什么用

  第一,經(jīng)營分析會是經(jīng)營管理中必不可少的關(guān)鍵動作

企業(yè)里有很多經(jīng)營活動,有各種項(xiàng)目,有各種目標(biāo),雖然可能有各種具體的工作會議、經(jīng)營會議,但是企業(yè)的經(jīng)營活動是一個整體,不少部門、業(yè)務(wù)之間是有相互關(guān)聯(lián)的,也有很多工作、項(xiàng)目、問題涉及到全局,因此必須通過經(jīng)營分析會對整體經(jīng)營情況進(jìn)行全貌展示,也必須通過經(jīng)營分析來進(jìn)行檢查、討論與部署。絕對不能認(rèn)為經(jīng)營分析會可有可無、用其它的工作會代替經(jīng)營分析會。

  第二,經(jīng)營分析會是檢查經(jīng)營乃至戰(zhàn)略的標(biāo)尺

戰(zhàn)略規(guī)劃一般涉及到3-5年,有點(diǎn)遙遠(yuǎn),如何觀察戰(zhàn)略動作是否在落實(shí)?一個年度的經(jīng)營計劃也很長,如何確認(rèn)是不是在逐項(xiàng)落地?原有的經(jīng)營邏輯與計劃是否可行、配置的資源是否合理?通過經(jīng)營分析會,都能夠做到精干、高效、有序地檢查、落地,不至于讓戰(zhàn)略、計劃成為空談,或者公公通過年度會議來檢查,往往很難真正檢討到位。

  第三,經(jīng)營分析會能夠樹立績效導(dǎo)向、數(shù)據(jù)說話的文化

經(jīng)營分析會都是工作的“實(shí)打?qū)崱?、?shù)據(jù)的“硬碰硬”、問題的“打破砂鍋問到底”、現(xiàn)實(shí)的邏輯與驗(yàn)證,能夠使經(jīng)營團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成重視數(shù)據(jù)、重視邏輯、尊重目標(biāo)的文化,而且要言必行、行必果,尊重計劃的嚴(yán)肅性、執(zhí)行的堅(jiān)決性,養(yǎng)成良好的戰(zhàn)斗作風(fēng)。

  第四,經(jīng)營分析會是提升組織效率、進(jìn)而提升經(jīng)營能力的有效手段

經(jīng)營分析會涉及的數(shù)據(jù),都是企業(yè)經(jīng)營的真實(shí)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)本身反映企業(yè)的真實(shí)經(jīng)營情況,一些效率指標(biāo)更是直接揭示組織的真相,比如費(fèi)用率、成本率、人效、庫存周轉(zhuǎn)、現(xiàn)金流等等。通過對這些數(shù)據(jù)、差距的分析,推動持續(xù)優(yōu)化、改變甚至問責(zé)與處理,再上升到流程、標(biāo)準(zhǔn)與制度層面來解決,從此又不斷推動以后設(shè)立更有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)指引,如此循環(huán),就能夠不斷提升組織效率、組織能力,也就能夠不斷提升經(jīng)營能力。

03

怎樣開好經(jīng)營分析會

  關(guān)鍵一:有數(shù)據(jù)化的目標(biāo)與預(yù)算

經(jīng)營分析會不是事后通報、不是自說自話、不能任由發(fā)揮,必須在一個軌道內(nèi)進(jìn)行,這個軌道,就是預(yù)算,也就是預(yù)先設(shè)定的經(jīng)營目標(biāo)以及與之相關(guān)的一系列數(shù)據(jù)。

而預(yù)算則又是根據(jù)遠(yuǎn)景戰(zhàn)略目標(biāo)、當(dāng)年經(jīng)營計劃,結(jié)合公司的經(jīng)營實(shí)際而做出來的,預(yù)算提供了經(jīng)營分析會的指引,經(jīng)營分析會就要按照預(yù)算給定的框架來進(jìn)行。因此,沒有數(shù)據(jù)化的目標(biāo)計劃分解與預(yù)算管理,不論會議的組織多么完備、參會人員如何認(rèn)真,都是開不好經(jīng)營分析會的。

一般來說,經(jīng)營分析主要是對比歷史、對比預(yù)算、對比行業(yè)進(jìn)行分析,沒有對標(biāo),往往就是自說自話,不夠深刻而系統(tǒng)。

  關(guān)鍵二:根據(jù)經(jīng)營計劃的重點(diǎn)或者階段性的重點(diǎn)工作,明確主題

一般來說,每個年度、每個階段,或者涉及到多個經(jīng)營單元的集團(tuán)性企業(yè)內(nèi)部的每個經(jīng)營單元,經(jīng)營側(cè)重點(diǎn)可能不一樣,那么,經(jīng)營分析會的主題也應(yīng)該有針對性。比如針對初創(chuàng)型的業(yè)務(wù)單元,關(guān)注什么?針對成熟的業(yè)務(wù)單元,關(guān)注什么?比如針對銷售收入不太好的經(jīng)營單元,關(guān)注什么?針對應(yīng)收與毛利不佳的經(jīng)營單元,關(guān)注什么?如此等等。

總之,找差距、找問題、打勝仗是經(jīng)營分析會永遠(yuǎn)不變的目的,議題要牢牢圍繞三大核心主題:

1)上一仗(大或小、整體或局部,下同)是否打勝了?如果勝了,關(guān)鍵動作是否可以提煉出來,變成組織能力?

2)上一仗如果敗了,原因是什么?如果再打一次,該如何打勝?

3)下一仗的目標(biāo)、行動是什么?

再到下一個月的時候,分析這些動作是不是有效、是不是到位,不斷調(diào)整不斷優(yōu)化。

  關(guān)鍵三:明確經(jīng)營分析會的秩序

一是明確經(jīng)營分析會的周期是月度。季度、半年度太長,周、日 又太短,而每個自然月度本來就是財務(wù)上報表與數(shù)據(jù)統(tǒng)計的周期,因此,經(jīng)營分析會一定要明確到月度,這樣一年可以開12次經(jīng)營分析會(部分可以與季度工作會、半年度工作會、年度工作會合并),相當(dāng)于有12次經(jīng)營檢討與回顧的機(jī)會,甚至 相當(dāng)于把一年的“長經(jīng)營周期”變成了12個月的“短經(jīng)營周期”,這是十分有價值的,更何況,現(xiàn)在外部的周期本來就越來越短。我將其稱之為“用短周期對抗短周期”。

二是明確每月經(jīng)營分析會的時間。經(jīng)營分析會一定要安排在月初召開,最好能夠固定某一個具體時間,這樣大家形成“時刻記憶”,都知道這個時間開,因此把每個月的這個時間點(diǎn)都留出來,其它時間則可以其它工作。同時,經(jīng)營分析會要層層舉行,明確一個日期,也為從下至上開經(jīng)營分析會留足時間,避免打亂仗。這也要求財務(wù)部門把數(shù)據(jù)如期統(tǒng)計完成。

是明確匯報單元的時間。經(jīng)營分析會的匯報內(nèi)容依據(jù)預(yù)算而來,因此有偏差的多講,與預(yù)算一致的內(nèi)容就可以帶過,因此,一個匯報單元一般1.5小時左右就足夠了,沒必要開太長時間,也不必所有的事情都在這上面講,有些工作可以另行召開專項(xiàng)工作會議。像美的2000多億的規(guī)模,10家以上經(jīng)營單位,方洪波說,經(jīng)營分析會一般1-2天就開完。

四是有效組織。因?yàn)榻?jīng)營分析會涉及大量的財務(wù)數(shù)據(jù),經(jīng)營分析也往往從這些數(shù)據(jù)展開,財務(wù)部門應(yīng)該在這其中起主導(dǎo)作用,一般由財務(wù)部門主導(dǎo),也可以運(yùn)營或辦公室組織。可由財務(wù)部門通報經(jīng)營數(shù)據(jù),業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人再補(bǔ)充介紹經(jīng)營情況,與會人員針對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與研討,上級部門或職業(yè)部門可進(jìn)行專業(yè)詢問,涉及到相關(guān)部門的工作,要求對應(yīng)的部門或人員做補(bǔ)充。經(jīng)營分析會資料最好以PPT形式展現(xiàn),盡可能少文字、多圖表,一目了然。此外,經(jīng)營分析會需要層層召開,最好先開最小經(jīng)營單元(如某個產(chǎn)品線、某個區(qū)域、某個分子公司),再到中型經(jīng)營單元(某個產(chǎn)品公司、某個大區(qū)等),再到事業(yè)部等經(jīng)營單元,再到公司總部層面。

  關(guān)鍵四:經(jīng)營分析會的跟進(jìn)與管理

一是會前的管理。一個好的經(jīng)營分析會,不應(yīng)該與會人員在會議中才知道會議情況,會議資料應(yīng)該提前向上級部門報備,財務(wù)、人力、運(yùn)營等職能部門可提前研究,對一些需要進(jìn)一步明確的數(shù)據(jù)或信息、暴露出來的問題或者需要支持的事項(xiàng)提前進(jìn)行干預(yù),以便正式會議舉行時能夠直接有對策出臺,使得會議有更好的即時性效果,這也是職能部門工作能力的體現(xiàn)。

二是會議過程中的有效管理。會議中可能涉及到很多議題,對于一時無法在會議中形成決定、需要專項(xiàng)會議另行解決的、或者與多數(shù)人員關(guān)系不大的,應(yīng)及時剎車,另行組織會議研討,避免讓會議陷入混亂,尤其是一把手,切不可不受會議紀(jì)律約束,做生意發(fā)揮,結(jié)合前面所言,經(jīng)營分析會原則上應(yīng)該有嚴(yán)格的時長限制。另外,對會議過程中能夠討論、也是經(jīng)營中的重大課題,則是不能放過,必須有結(jié)果。

三是要量化分析。對各種差距的分析要有明確的數(shù)據(jù),預(yù)算毛利率是30%,實(shí)際是28%,為什么少了兩個點(diǎn)?是原材料價格上漲、還是制造費(fèi)用增加,或是交付周期過長,或是新產(chǎn)品質(zhì)量損失…原計劃銷售是1.3億,為什么實(shí)際是1.5億?為什么預(yù)算不準(zhǔn)確,以后能不能盡量避免…為什么現(xiàn)金流比計劃減少?是因?yàn)閹齑?、因?yàn)閼?yīng)收還是其它原因…只有不斷量化分析,才能夠推動問題的真正解決,才能讓與會人員不斷強(qiáng)化數(shù)據(jù)思維。沒有數(shù)據(jù),差距就不可能徹底分析清楚,經(jīng)營能力就很難提升,下一仗就只能憑運(yùn)氣和慣性打,幾乎不可能打得更好。只有數(shù)據(jù)化,才能夠把差距、問題分層、分類。

四是會議后的跟進(jìn)。經(jīng)營分析會的會議紀(jì)要,要清晰記錄會議過程中的情況,尤其對在會議中涉及下一階段要去解決的事項(xiàng),要有紀(jì)錄與安排,包括完成時間、責(zé)任部門、責(zé)任人員等等,可以考慮建立重點(diǎn)工作表,以表格的形式下發(fā)或作為附件下發(fā)。會議后不能短時間安排到位的(因?yàn)闀h紀(jì)要需要在1-2天內(nèi)即時下發(fā)),需要在會議紀(jì)要中說明,并盡快召開專題會或要求相關(guān)部門另行出臺相關(guān)的方案與措施。

五是會議氛圍與文化的建設(shè)。經(jīng)營分析會非常重要,關(guān)鍵是要能夠全面深入地研討工作,因此不宜制造過多的火藥味,也不宜直接追責(zé)、更不能打壓責(zé)任人,這樣會導(dǎo)致經(jīng)營分析無法正常進(jìn)行下去。如非極其特殊的情況,應(yīng)當(dāng)把責(zé)任追究與經(jīng)營分析適當(dāng)區(qū)分,在經(jīng)營分析會議中,主要是坦誠地面對差距與問題,都從全局的角度來思考,是為了找到原因與改善,更何況經(jīng)營中的問題,往往與多個部門與多個因素相關(guān),一時之間很難界定責(zé)任。如果過于偏重于責(zé)任追究,變成“批斗會”,就失去了經(jīng)營分析的意義。至于 確有有責(zé)任要追究的,可在會后進(jìn)行專業(yè)審計、通報。

在瞬息萬變、劇烈競爭的市場背景下,不開經(jīng)營分析會的行為是無法理解的,不斷提升經(jīng)營分析會的質(zhì)量,是一項(xiàng)低成本、高收益地改善經(jīng)營管理的管理行為。

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