1．目的
　　通過對(duì)公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序。
　　2．適用范圍
　　本制度適用于公司所有公務(wù)文書、文件和資料的管理。
　　3．術(shù)語和定義
　　3．1 公文：指公司在處理各種公務(wù)時(shí)使用的應(yīng)用文書，包括：決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函（電報(bào)）、會(huì)議紀(jì)要。
　　3．2 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件。
　　3．3 辦法：指公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎(jiǎng)懲性的文件。
　　3．4 標(biāo)準(zhǔn)：指公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的要求進(jìn)行規(guī)范和約定的文件。
　　3．5 規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱。
　　3．6 記錄：指公司對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的各工作環(huán)節(jié)、結(jié)果進(jìn)行記錄，可供事后追溯該項(xiàng)活動(dòng)完成質(zhì)量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。
　　4．職責(zé)權(quán)限
　　4．1 經(jīng)理負(fù)責(zé)公司制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準(zhǔn)。
　　4．2 管理者代表負(fù)責(zé)制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、記錄的審核。
　　4．3 各單位負(fù)責(zé)本單位相關(guān)文件資料的編寫、審核、打印、校對(duì)工作。
　　4．4 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負(fù)責(zé)對(duì)各單位文件資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
　　4．5 各單位負(fù)責(zé)以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號(hào)、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔。
　　5．工作程序
　　5．1 文件資料的編寫格式
　　5．1．1 文件資料的用紙標(biāo)準(zhǔn)：公司各類文件資料的正式編印一般用a4（210mm×297mm）型紙張。圖紙表格等不宜減小時(shí)，該頁應(yīng)按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。
　　5．1．2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：
　　5．1．2．1 根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，“章”就是一個(gè)章節(jié)，包括條和款，“條”是章的一個(gè)部分，“款”是章或條的一個(gè)層次。章、條均用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。
　　5．1．2．2 “章”應(yīng)左起空兩格書寫，如第1章用“1”標(biāo)注，右側(cè)空一格寫該章的標(biāo)題，標(biāo)題一行書寫不夠時(shí)，可另起一行，這一行的第一個(gè)字與標(biāo)題的第一個(gè)字平排書寫。章與章之間應(yīng)空一行編排。
　　5．1．2．3 “條”在“章”的編號(hào)右下加一個(gè)小圓點(diǎn)，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4．1”表示，后空一格書寫該條的標(biāo)題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號(hào)表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分為2個(gè)小條，則分別表示為“4．2．1．1、4．2．1．2”；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“款”的形式進(jìn)行敘述，可用英文字母編號(hào)。
　　5．1．2．4 “章條”編號(hào)最未阿拉伯?dāng)?shù)字右下角不加小圓點(diǎn)，編號(hào)頂格書寫，“章條”具體內(nèi)容的第一行應(yīng)從左起空兩格書寫，第二行起均應(yīng)頂格書寫。
　　5．1．3 文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn)。
　　5．1．3．1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn):
　　a標(biāo)題應(yīng)采用二號(hào)宋體加黑，正文采用三號(hào)仿宋字；
　　b縱向行文排版時(shí)，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm,上下行跨為1．5倍行跨；
　　c橫向行文排版時(shí)，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm,上下行跨為1．5倍行跨；
　　d非國際紅頭公文排版按印刷的標(biāo)準(zhǔn)紙張使用，字體、行距應(yīng)符合以上要求。文件資料標(biāo)題一般采用小二號(hào)黑體、正文采用小四號(hào)宋體字。章的標(biāo)題采用小四號(hào)黑體字；記錄編號(hào)應(yīng)在右上角，用四號(hào)黑體字。
　　5．1．3．2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程）的字體、排版、裝訂標(biāo)準(zhǔn):
　　a封面:公司名稱用二號(hào)黑體加黑書寫,標(biāo)題采用小初宋體加黑書寫,文件編號(hào)采用三號(hào)宋體加黑書寫；
　　b修改號(hào):標(biāo)題采用小二宋體加黑書寫,表格采用小四宋體1．5倍行距；
　　c正文標(biāo)題應(yīng)采用小二宋體加黑,正文應(yīng)采用小四號(hào)宋體字,頁眉頁腳采用五號(hào)黑體加黑書寫；
　　d縱向行文排版時(shí),a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為28mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距,頁眉為1．7mm,頁腳為1．5mm；
　　e橫向行文排版時(shí),a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距；
　　f章的標(biāo)題采用小四號(hào)宋體加黑；
　　g頁碼從修改頁算起；
　　h記錄編號(hào)應(yīng)在右上角,用五號(hào)黑體加黑。
　　5．1．3．3 文件資料一般左側(cè)死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進(jìn)或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應(yīng)確保文件資料的完整。
　　5．2 文件資料的撰寫格式及內(nèi)容
　　5．2．1 格式及內(nèi)容：由前言、質(zhì)量方針目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、質(zhì)量管理體系、管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、測(cè)量分析和改進(jìn)、質(zhì)量管理手冊(cè)的管理等內(nèi)容構(gòu)成。
　　5．2．2 公文格式及內(nèi)容：
　　5．2．2．1 國際紅頭公文格式及內(nèi)容：
　　a國際紅頭公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
　　b發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。
　　c公司的國際紅頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整,排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)：正文采用3號(hào)仿宋字體。
　　d發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字年號(hào)發(fā)文序號(hào)。年號(hào)一律用全稱，并用方括號(hào)<>。聯(lián)合行文，須標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)。
　　e上報(bào)的公文，漢文應(yīng)當(dāng)在首頁紅線上方發(fā)文字號(hào)右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。
　　f國際紅頭文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)（紅頭文件標(biāo)題中，發(fā)文機(jī)關(guān)可省去），并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱時(shí)需加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
　　g主送機(jī)關(guān)，一般寫在公文標(biāo)題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號(hào)。主送機(jī)關(guān)的全稱、特稱、簡稱，均應(yīng)使用統(tǒng)一的表達(dá)形式。公文不得多頭主送。
　　h國際紅頭公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
　　i成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
　　j公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機(jī)關(guān)和成文時(shí)間相疊。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋公章，主辦機(jī)關(guān)的印章應(yīng)排列在前。
　　5．2．2．2 一般公文格式及內(nèi)容：
　　a一般公文一般由標(biāo)題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
　　b發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。
　　c一般公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
　　d成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文，其成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
　　e應(yīng)當(dāng)加蓋印章，加蓋印章的位置應(yīng)與印發(fā)機(jī)關(guān)和成文時(shí)間相疊。
　　5．2．3 規(guī)章制度格式及內(nèi)容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應(yīng)包括標(biāo)題、目的、適用范圍、職責(zé)權(quán)限、程序條款、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、頒布者（機(jī)構(gòu)）和生效時(shí)間等組成內(nèi)容。
　　5．2．4 記錄格式
　　5．2．4．1 公司各單位負(fù)責(zé)與本單位相關(guān)的記錄（表格）的設(shè)計(jì)、編制，要注明版本號(hào)并以適用性為原則。
　　5．2．4．2 記錄（表格）一經(jīng)確定，應(yīng)具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標(biāo)準(zhǔn)。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)記錄（表格）樣本的備案。
　　5．3 文件資料的辦理程序
　　5．3．1 公文辦理程序
　　公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、打字、校對(duì)、審核、簽發(fā)、印刷、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。
　　5．3．2 公文行文規(guī)則
　　5．3．2．1 公司需要向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求解決的問題，凡屬上級(jí)職能部門職權(quán)范圍以內(nèi)的事，應(yīng)直接向上級(jí)職能部門行文；各單位需請(qǐng)同級(jí)部門解決的問題，應(yīng)當(dāng)直接向同級(jí)職能部門行文。
　　5．3．2．2 明確發(fā)文權(quán)限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定方針、政策范圍內(nèi)，各單位主管職權(quán)范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)性文件，可以本單位名義直接行文。
　　5．3．2．3 向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。
　　5．3．2．4 必要時(shí)兩個(gè)以上單位可以聯(lián)合行文，但單位不宜過多，聯(lián)合行文單位應(yīng)是同級(jí)單位。
　　5．4 文件和資料的擬寫要求：
　　5．4．1 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行、并加以說明。
　　5．4．2 情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。
　　5．4．3 用詞用字準(zhǔn)確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引用發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年月日。
　　5．4．4 須使用國家法定計(jì)量單位。
　　5．4．5 文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
　　5．4．6 文件資料送領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之前，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關(guān)規(guī)定；是否要與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關(guān)規(guī)定。
　　5．5 文件資料的審批程序
　　5．5．1 公文審批要求。
　　5．5．1．1 公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的國際紅頭公文，應(yīng)填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。
　　5．5．1．2 上行公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。
　　5．5．2 公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草的與公司各部門相關(guān)的公文，應(yīng)填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由本單位按要求印刷，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)。
　　5．5．3 公司各單位根據(jù)職責(zé)權(quán)限起草本單位相關(guān)公文，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由本單位加蓋本部門印章并印發(fā)。
　　5．5．4 規(guī)章制度審批要求。
　　5．5．4．1 公司管理體系文件由相關(guān)部門組織起草，應(yīng)填寫《發(fā)文單》或文件資料修改通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)中心、主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦按《發(fā)文單》或文件資料修改通知單要求的印發(fā)數(shù)量和發(fā)文流向蓋公司受控印章印制下發(fā)。
　　5．5．4．2 臨時(shí)性管理文件由相關(guān)部門組織起草，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施。
　　5．5．5 記錄審批要求
　　公司各單位根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)的具有穩(wěn)定性的記錄，由設(shè)計(jì)部門向技術(shù)中心申請(qǐng)記錄編號(hào)，并報(bào)管理者代表審批，技術(shù)中心負(fù)責(zé)記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。
　　5．5．6 外來文件資料處理
　　5．5．6．1 對(duì)國家、地區(qū)、政府部門、集團(tuán)公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批?？偨?jīng)辦按批辦意見交相應(yīng)部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理。需要時(shí)承辦部門可以留存復(fù)印件。
　　5．5．6．2 對(duì)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它文件資料的購買，由各單位提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由各單位負(fù)責(zé)購買，并在總經(jīng)辦辦理入庫手續(xù)。財(cái)務(wù)部門見入庫單后方可辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。使用時(shí)，各單位在總經(jīng)辦辦理借閱使用手續(xù)。
　　5．5．6．3 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。
　　5．6 文件資料的發(fā)放
　　5．6．1 文件資料的發(fā)放對(duì)象按《發(fā)文單》的要求確定。
　　5．6．2 文件和資料發(fā)放前的標(biāo)識(shí)
　　5．6．2．1 發(fā)放文件資料前應(yīng)進(jìn)行文件標(biāo)識(shí)，以示文件資料唯一有效。未加標(biāo)識(shí)或蓋有作廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。
　　5．6．2．2 受控標(biāo)識(shí)：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。需存檔的文件應(yīng)加蓋紅色“存檔”印章。
　　5．6．3 文件和資料的發(fā)放手續(xù)
　　公司各單位按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件。
　　5．6．3．1 對(duì)各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務(wù)人員在《文件資料發(fā)放回收登記表》上簽名，以示收文。
　　5．6．3．2 對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫《文書處理單》，交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱。
　　5．7 文件和資料的修改
　　文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫單位填寫《文件資料修改通知單》，報(bào)原審批人審核批準(zhǔn)，原發(fā)文單位將《文件資料修改通知單》和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進(jìn)行處理。
　　5．7．1 對(duì)文件個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行修改或增補(bǔ)文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取換頁的方式。換頁時(shí)應(yīng)在“修改號(hào)”處注明狀態(tài)號(hào)（1、2、3……），并在《文件修改記錄》上登記。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫《文件和資料發(fā)放收回登記表》。
　　5．7．2 修改內(nèi)容超過原文件三分之一時(shí)，則適用換版方式。由原文件編寫單位負(fù)責(zé)修訂換版，并在《文件修改記錄》上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個(gè)人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫《文件資料發(fā)放收回登記表》。
　　5．8 文件和資料的作廢銷毀
　　5．8．1 公司各單位對(duì)收回的作廢文件資料，應(yīng)填寫《文件資料銷毀清單》，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后三個(gè)月內(nèi)實(shí)施銷毀。
　　5．8．2 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存。
　　5．9 文件和資料的使用管理
　　5．9．1 文件和資料在使用過程中不得隨意涂改、外借和復(fù)制。
　　5．9．2 若受控文件使用人調(diào)離本公司，則由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)收回受控文件。若將收回的文件重新下發(fā)給其他人員使用，應(yīng)以換頁的形式，更改文件受控章內(nèi)的持有者標(biāo)識(shí)。
　　5．9．3 文件資料的保密范圍按《發(fā)文單》的要求處理，持有者應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司《保密制度》。
　　5．9．4 文件資料的存檔和借閱參見《檔案管理制度》。