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                               岳海翔

聯(lián)合行文是機(jī)關(guān)的一種重要行文方式。它是指兩個或兩個以上的平級機(jī)關(guān)和單位為處理同一事項(xiàng)而共同發(fā)文，其目的在于使各聯(lián)辦單位步調(diào)一致，協(xié)同動作，從而增強(qiáng)公文的權(quán)威性，并可有效地精簡文件。由于聯(lián)合行文需要各個聯(lián)辦同單位的協(xié)調(diào)配合，其所涉及的內(nèi)容事項(xiàng)較為復(fù)雜，因而必須按照特定的規(guī)范要求行事，方能順利實(shí)現(xiàn)行文的目的。然而，從實(shí)踐來看，當(dāng)前不少機(jī)關(guān)或單位在聯(lián)合行文方面尚存在許多問題，直接影響了工作的正常開展和公文處理的規(guī)范化建設(shè)。這些問題之較常見者，大體有以下幾個方面：

一、聯(lián)合行文各單位的級別不具有對等性。聯(lián)合行文的各個單位之間必須是同一級別，這是聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)遵循的一條重要原則。對此，2000年8月24日國務(wù)院公布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第十六條明確規(guī)定：“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”據(jù)此可以看出，聯(lián)合行文的各單位之間必須是同級關(guān)系，亦即對等關(guān)系，級別高的單位不能與級別低的單位聯(lián)合行文。但在實(shí)踐中，有些聯(lián)合行文卻違反這一原則，例如××市××區(qū)人民武裝部為了做好2002年秋季的征兵工作而與市政府聯(lián)合行文，其中人民武裝部雖然是獨(dú)立的法人單位，但其級別要比政府低，故而二者不可聯(lián)合行文，應(yīng)以人民武裝部的名義單獨(dú)行文為妥。如能以政府的名義行文，則更為理想。

二、聯(lián)合行文的單位過多過濫。既然是聯(lián)合行文，當(dāng)然其主體至少要有兩個，但最多是多少卻沒有明確的量化限制。盡管如此，也要注意把握其必要性與適度性?！掇k法》第十三條規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”聯(lián)合行文時尤應(yīng)遵循這一原則，而決不能不視具體情況，不看有否必要，只是為了廣造聲勢，擴(kuò)大影響，動輒以聯(lián)合行文形式發(fā)布，其結(jié)果只能事與愿違，貽害工作。例如有一份《關(guān)于加強(qiáng)科技市場管理的通知》，其聯(lián)合行文的單位竟然多達(dá)8個，包括科委、科協(xié)、工商局、稅務(wù)局、財委、計委、專利局和物價局，該份文件的首頁并排印有8家紅色版頭，版頭之下則是并列的8個發(fā)文字號，而且在文尾還蓋有8個單位的公章，以致于出現(xiàn)“版頭排列，文號成串，圖章扎推”，顯得既多且濫。正確的做法是，因此例所涉及的聯(lián)辦單位太多，故而可只標(biāo)識主辦單位一家的版頭，而將其他協(xié)辦單位名稱納入標(biāo)題或者公文的開頭部分，就顯得較為科學(xué)、合理了。

三、聯(lián)合行文所用文種不夠恰當(dāng)。盡管聯(lián)合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文種類卻相對較為穩(wěn)定。屬于聯(lián)合行文的公文名稱，通常是“通知”、“決定”、“報告”和“函”等等。行文時必須根據(jù)行文的目的、聯(lián)合行文各單位的職權(quán)范圍和與受文單位之間的行文關(guān)系準(zhǔn)確確定使用相應(yīng)的文種，不可粗疏。實(shí)踐中，有些聯(lián)合行文卻沒有這樣做，例如某市三大百貨商場擬聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會”，向市有關(guān)單位行文，其標(biāo)題為《關(guān)于聯(lián)合舉辦“迎新春商品交易洽談會”的通告》，這里用“通告”文種是不恰當(dāng)?shù)?，因?yàn)樗窍滦形?，用于向社會各有關(guān)方面公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)，具有強(qiáng)制性質(zhì)，而告知有關(guān)單位舉辦商品交易洽談會，聯(lián)合行文的各單位與受文單位之間屬于不相隸屬的關(guān)系，所以不能使用“通告”，而應(yīng)用“函”。

四、聯(lián)合行文各相關(guān)格式要素的標(biāo)識不合規(guī)范。主要表現(xiàn)在：一是各聯(lián)辦單位的排列次序不當(dāng)。按照《辦法》的規(guī)定，聯(lián)合行文時應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)的名稱排列在前。但在實(shí)踐中，有些聯(lián)合行文卻違反了這一規(guī)定，如××縣林業(yè)局?jǐn)M就制止亂砍濫伐森林一事與××縣公安局聯(lián)合行文，按規(guī)定其版頭部分應(yīng)將××縣林業(yè)局的名稱排在前面，但在正式行文時卻按職能大小把××縣公安局排列在前，顯欠規(guī)范。這里順便提及的是，如系行政機(jī)關(guān)與同級或相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體聯(lián)合行文，則要注意按規(guī)定依照黨、政、軍、群的順序排列，而不可拘泥主辦機(jī)關(guān)排列在前的做法。其二是發(fā)文字號的標(biāo)識不當(dāng)。按照《辦法》規(guī)定，聯(lián)合行文時，只需標(biāo)明主辦單位的發(fā)文字號，但有些行文卻不如此。仍如上述《關(guān)于加強(qiáng)科技市場管理的通知》，其在版頭部分竟將8個聯(lián)辦單位的發(fā)文字號并列標(biāo)出，顯得極其繁瑣，也有悖規(guī)定。其三是用印不符合規(guī)范。對于聯(lián)合行文的用印，應(yīng)當(dāng)視其行文方向的不同而有所變化?！掇k法》規(guī)定：“聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。”其中，對聯(lián)合上報的公文作出只加蓋主辦單位印章的規(guī)定，目的在于簡化手續(xù)，提高工作效率，但實(shí)踐中不少上行文唯恐不加蓋印章就顯得不夠鄭重或者不負(fù)責(zé)任，于是就無一遺漏地全部加蓋。例如××省公安廳所屬的五所人民警察學(xué)校因進(jìn)行教育體制改革和布局結(jié)構(gòu)調(diào)整一事聯(lián)合向省公安廳政治部行文，其在文尾落款處并列署有五所警校的名稱，而且分別加蓋公章。這種做法是不規(guī)范的，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定只由主辦單位加蓋公章即可。其四是對成文時間的確定和標(biāo)識不合規(guī)范。聯(lián)合行文時，因其文稿需經(jīng)各方的領(lǐng)導(dǎo)同志簽署意見并簽字，“中轉(zhuǎn)”時間可能較長，那么成文時間如何確定？《辦法》中明確規(guī)定；“聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。”但在實(shí)踐中有些聯(lián)合行文卻以主辦單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，是有悖規(guī)定的；還要注意對于成文時間的標(biāo)識必須依照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定寫公元全稱，而且要用漢字?jǐn)?shù)字（“零”寫為“○”）；如系兩個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將成文時間拉開，左右各距版心7個字，以便加蓋印章。加蓋印章時要將主辦單位印章在前，兩印章間互不相交或相切，相距不能超過3mm；如系三個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，則要將各聯(lián)辦單位名稱（可用簡稱）在正文與成文時間之間列出，每排最多排3個印章，最后如余一個或兩個印章，均居中排布，然后在其右下側(cè)標(biāo)識成文時間。這些標(biāo)識規(guī)定可以說是非常清楚的，但從實(shí)際情況來看，有些聯(lián)合行文卻沒有循此執(zhí)行，特別是在有關(guān)的尺寸規(guī)格以及對數(shù)字的使用（有的用阿拉伯?dāng)?shù)字）上，存在的問題就更多。仍以前文××縣林業(yè)局和××縣公安局的聯(lián)合行文為例，其在文尾落款部分將兩個單位的名稱一并列出，同時分別加蓋公章，而其成文時間卻使用了阿拉伯?dāng)?shù)碼，這顯然是與《格式》的規(guī)定相抵觸的，應(yīng)當(dāng)加以更正。

（作者單位：中國公文寫作研究秘書處）