浪耳/文
注：這是一篇前幾年寫的陋文，望各位方家批評(píng)，指正，不甚感激。
一
何為秘書？按照現(xiàn)代漢語詞典的解釋，曰：“掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。而在現(xiàn)今的社會(huì)，秘書工作已逐步在走向職業(yè)化，其職能作用越來越強(qiáng)。總言之，秘書工作是一個(gè)圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需求和目標(biāo)而開展的輔助性工作。秘書工作的作用發(fā)揮得如何，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者決策，上情下情溝通，管理工作的實(shí)施等諸方面都會(huì)帶來重要影響。秘書工作涉及面十分廣泛，但其最重要的是發(fā)揮參謀和助手作用。在新的形勢(shì)下，要發(fā)揮好上述作用，關(guān)鍵是要在秘書工作實(shí)踐當(dāng)中抓好以下環(huán)節(jié)。
（一）積極主動(dòng)地發(fā)揮“智囊”的作用
一般而言，秘書工作是以辦事為基礎(chǔ)而工作的，但是在今天社會(huì)新形勢(shì)的要求下，僅此而已則是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，秘書人員還要注重發(fā)揮參謀和助手作用，開動(dòng)腦筋積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)出注意、想辦法。比如在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，做好準(zhǔn)備工作，收集決策所必需的各種信息，提供可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和辦法；在決策過程中，做好觀察并有效控制工作，根據(jù)情況變化，及時(shí)提出補(bǔ)充或調(diào)整性意見；在決策貫徹落實(shí)之后，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或提出完善措施。又如，對(duì)一個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作、重要會(huì)議和活動(dòng)等，秘書部門有責(zé)任拿出參考方案，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同志做好各項(xiàng)安排?？傊?，秘書部門不僅應(yīng)成為高效精干的辦事機(jī)構(gòu)，而且要發(fā)揮好“智囊”的作用。為此秘書人員單單是管住自己的本行基礎(chǔ)工作是不夠的，更須參與商議重大事件，懂得統(tǒng)顧全局，注意和研究各個(gè)時(shí)期、各個(gè)領(lǐng)域的動(dòng)向或形勢(shì)，學(xué)習(xí)掌握黨和國(guó)家的各項(xiàng)現(xiàn)行政策規(guī)定，熟悉本行業(yè)或本單位業(yè)務(wù)，唯有如此才能作好參謀和好助手。
（二）加強(qiáng)信息工作發(fā)揮好“耳目”作用
秘書工作不能僅滿足于收發(fā)傳遞，而應(yīng)當(dāng)主動(dòng)地做好信息的加工處理和反饋。信息來源于方方面面，比如有上級(jí)部門的文件、電話、傳真，有基層單位的請(qǐng)示、報(bào)告或人們反映的問題，有本單位發(fā)生的種種事情等等。這就要求根據(jù)不同的信息源，按照業(yè)務(wù)分工及時(shí)對(duì)信息加以處理。如對(duì)各種上級(jí)機(jī)關(guān)或部門發(fā)來的文件、情況簡(jiǎn)報(bào)、動(dòng)態(tài)資料等，應(yīng)加以篩選、分類、提要，進(jìn)行必要的分析判斷，作好初步的處理工作，對(duì)于有些需要辦理的事情，也可以提出辦理意見、參考方案以供領(lǐng)導(dǎo)同志決策時(shí)參考。凡是有價(jià)值的信息，一定要進(jìn)行跟蹤，注意信息反饋。秘書部門及秘書人員發(fā)揮好“耳目”的作用，就應(yīng)該努力做到信息收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋則要及時(shí)。
（三）采取有效措施提高秘書工作的效率和質(zhì)量
秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求秘書人員必須具備較高的辦事能力，無論是辦案、辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。故此，秘書工作必須規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，切實(shí)提高工作效率和質(zhì)量。規(guī)范化是對(duì)工作質(zhì)量的要求，各項(xiàng)工作均應(yīng)盡可能制訂工作準(zhǔn)則，規(guī)定各種指標(biāo)和要求。比如起草一個(gè)文件，除了內(nèi)容以外在體式和書寫方面都要符合一定的規(guī)范，如具體到紙張的選擇、頁面的安排、書寫或打印均要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)，不可隨意行事。制度化是指辦事要遵循規(guī)章制度和辦事程序，不能因人而異或帶有隨意性。要?jiǎng)澢迮c不準(zhǔn)的界限，嚴(yán)格遵守。要有明確分工和責(zé)任制，人有專職，事有專管。比如接到一個(gè)需要回答的電話，要有記錄、處理回復(fù)制度，不可因當(dāng)事人不在現(xiàn)場(chǎng)等原因而拒不受理?？茖W(xué)化就是要遵循秘書工作的客觀規(guī)律，尋求最優(yōu)工作方法和最佳工作程序。比如文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和立卷這樣的常規(guī)工作，也應(yīng)按優(yōu)化的方法和程序辦理，以提高工作效率和質(zhì)量。
二
在新形勢(shì)下，秘書人員應(yīng)當(dāng)樹立五種觀念。
（一）樹立勇于爭(zhēng)創(chuàng)一流的觀念，克服滿足一般的平庸思想。秘書工作看似平凡，實(shí)則不易，如果缺乏勇爭(zhēng)一流的內(nèi)在要求，滿足于一般化，目標(biāo)定得低，則肩上沒壓力，那么只能導(dǎo)致工作業(yè)績(jī)平平，難出成果，位次后移，因此必須拋棄這種滿足一般的平庸思想，大力發(fā)揚(yáng)勇爭(zhēng)一流精神。
（二）樹立積極主動(dòng)參與的觀念，克服被動(dòng)服務(wù)的游離意識(shí)。秘書工作要緊貼工作中心，緊貼上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，就要增強(qiáng)參與意識(shí)，多站在參謀的位置上為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)思考問題，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、積極性、超前性，多出一些好點(diǎn)子，這樣才能履行好自己的職責(zé)，當(dāng)好參謀和助手。
（三）樹立有為有位的觀念，克服無所作為的思想。秘書人員要以實(shí)干來提高水平，以實(shí)績(jī)來體現(xiàn)能力，以成果來體現(xiàn)價(jià)值。只有多辦實(shí)事，多出成果、多出點(diǎn)子，才能從“無位”到“有位”，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的信任和同行的信服，也才能為自己的進(jìn)步打下良好的基礎(chǔ)
（四）樹立業(yè)精于勤的觀念，克服得過且過的思想。秘書人員的業(yè)務(wù)范圍比較廣，涉及起草文稿、事務(wù)協(xié)調(diào)、接待來訪等多方面，要切實(shí)履行好職責(zé)，需要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這就要求在工作中勤于動(dòng)腦，勤于多寫多練，勤于多動(dòng)手，一點(diǎn)一點(diǎn)積累知識(shí)，一步一步提高業(yè)務(wù)能力，經(jīng)過辛勤的努力工作從而達(dá)到精益求精的工作目標(biāo)。
（五）樹立創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)觀念，破除念古守舊的思想。隨著形勢(shì)的發(fā)展，近年來秘書工作增加了信息、督查等新的內(nèi)容，這就要求秘書人員注重吸收、學(xué)習(xí)新東西，積極探索做好秘書工作的新路子，在工作中注重創(chuàng)新，抓住特色，如典型發(fā)言應(yīng)如何求短而生動(dòng)，收息信息時(shí)應(yīng)如何調(diào)動(dòng)基層積極性，督查工作如何有助于上級(jí)精神的貫徹和任務(wù)的落實(shí)等等。
總之，不能因守于原有工作模式，不能固守陳舊的思想方式，要根據(jù)新形勢(shì)下秘書工作特點(diǎn)，積極去探索提高服務(wù)質(zhì)量和效率的方法、途徑，使辦公室秘書工作更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于基層。
三
秘書人員的從業(yè)要求，從素質(zhì)角度來講，應(yīng)當(dāng)具備以下幾個(gè)方面的條件。
（一）良好的政治素養(yǎng)。秘書工作有很強(qiáng)的政治性，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，有時(shí)代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人撰文、談話、處理問題，因而要求秘書人員有良好的政治素質(zhì)和思想修養(yǎng)。秘書人員必經(jīng)具備堅(jiān)定的階級(jí)立場(chǎng)，正確的政治方向，堅(jiān)定不移地貫徹黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法律、法令，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律、組織紀(jì)律。
（二）高尚的個(gè)人品行。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身工作人員，“求實(shí)”二字尤為重要，尤須強(qiáng)調(diào)。因?yàn)槊貢藛T的言行的真假虛實(shí)，會(huì)直接或間接地影響領(lǐng)導(dǎo)的言行，關(guān)系至大。老實(shí)或?qū)嵤虑笫牵瑥恼軐W(xué)上講，就是堅(jiān)持辨證唯物主義的反映論；從政治上講，又是一個(gè)政治原則問題，無論對(duì)人對(duì)己對(duì)事，也不論是政治問題或經(jīng)濟(jì)問題，都必須實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)；從個(gè)人修養(yǎng)來講，是做人的品質(zhì)問題，就是要有面對(duì)事實(shí)堅(jiān)持真理的勇氣，不弄虛作假，不媚上愚下，不文過飾非。“忠誠老實(shí)、實(shí)事求是”這八個(gè)字，應(yīng)該是一切秘書人員謹(jǐn)記的。
（三）敬業(yè)樂業(yè)的工作態(tài)度。具體而言就是做事要專心致志，聚精會(huì)神，不三心二意，心不在焉；要有事業(yè)心、責(zé)任感，忠于職守，盡職盡心盡言，勇于承擔(dān)任務(wù)，不推諉困難，不回避矛盾；勤懇踏實(shí)，既要有雷厲風(fēng)行、講究效率的干練作風(fēng)，又要有任勞任怨，埋頭苦干的精神；要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，尊重領(lǐng)導(dǎo)，不推諉，不盲從，也不狐假虎威，不搞“近水樓臺(tái)先得月”；對(duì)人民群眾利益切忌抱冷漠態(tài)度，杜絕辦事拖拉，打官腔，敷衍搪塞的不良作風(fēng)。
（四）寬厚的文化及業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)。首先是文化基礎(chǔ)要好，諸如馬列主義、文史哲學(xué)，都要努力鉆研，盡可能的多懂一點(diǎn)。其次要具備扎實(shí)的專門業(yè)務(wù)知識(shí)，干一行懂一行。如拿文筆的，應(yīng)有較高的寫作技能；處理文書的，應(yīng)精熟文書處理業(yè)務(wù)；管理檔案資料的，應(yīng)掌握檔案管理業(yè)務(wù)等等。
一位稱職乃至優(yōu)秀的秘書人員，應(yīng)具有這樣的形象：既謙虛謹(jǐn)慎，勤懇誠實(shí)，又有遠(yuǎn)見卓識(shí)，富有創(chuàng)造性，善于出謀獻(xiàn)策；既要有長(zhǎng)于辭章的能力，又是善于協(xié)調(diào)的組織工作者；既是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，又是領(lǐng)導(dǎo)的諍友，能直言諫諍，以彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的過失；既要尊重領(lǐng)導(dǎo)，又要尊重下屬、群眾；既要勇于工作，不斷進(jìn)取，又需講究工作藝術(shù)，處事技巧等等。秘書工作任重而道遠(yuǎn)，大力提高秘書從業(yè)人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作水平則勢(shì)在必行。
聯(lián)系客服
