俗話說“新官上任三把火”，我們今天不討論這三把火怎么燒，我們討論如何腳踏實(shí)地，走好第一步。
作為一名新接任的經(jīng)理，面對新團(tuán)隊，如何開好第一次會是十分燒腦的。我們肯定期望會議順暢、一帆風(fēng)順，更希望通過會議樹立自己的權(quán)威。
對于新團(tuán)隊，我們往往充滿希望、信心滿滿，期望自己能呼風(fēng)喚雨、龍騰虎躍。如果管理者是龍，那《周易》乾卦已經(jīng)告訴我們，龍在每個階段該如何發(fā)揮作用。乾卦初爻說“潛龍勿用”，從哲學(xué)角度看就是站在不用的角度去用，站在不表現(xiàn)的角度去表現(xiàn)。有人說這不是矛盾嗎？到底是表現(xiàn)還是不表現(xiàn)呢？
也有人說，這是東方文化特有的含蓄性，是中國式管理特有的方式。大多數(shù)中國人認(rèn)為初來乍到，先觀察觀察，不要急于表現(xiàn)，一開始說得越多錯得越多。西方可不是這樣子，新經(jīng)理一上任，簡潔干練，開門見山，say hello之后直接安排任務(wù)。為此，我還特意觀察，也與美國、英國的朋友溝通過，也與新加坡、日本、韓國的朋友交流過。大家的結(jié)論幾乎是一致的，第一次會議一定要溫和一點(diǎn)，不要破壞團(tuán)隊的氛圍或文化，更不要對團(tuán)隊之前的事情說三道四，不要批判與踐踏前人的成績。
第一次會議，采用霸道模式可能是災(zāi)難性的，也不利于建立合適的權(quán)威。然而，如果處理得好的話，一次非正式的介紹會將會是我們了解團(tuán)隊的一個好機(jī)會，與團(tuán)隊成員建立信任，建立一個相互尊重的氛圍。
這篇文章木人將與大家一起探討：接手新團(tuán)隊，如何準(zhǔn)備好第一次會議。我想只要五個步驟就可以。
1
了解新團(tuán)隊
如果公司內(nèi)網(wǎng)有員工的介紹文件，關(guān)鍵了解一下團(tuán)隊成員的專業(yè)技能與過往成就。當(dāng)然，如果還有其他信息，不妨也多了解一些。這既可以讓我們在開會之前多了解團(tuán)隊成員，又可以向團(tuán)隊成員證明你足夠重視與尊重大家。在一個數(shù)字化時代，我們首先要想到從數(shù)字中尋找有價值的信息，先通過公司網(wǎng)絡(luò)尋找團(tuán)隊成員的信息。如果我們無法在內(nèi)網(wǎng)上找到這些數(shù)據(jù)，那就需要與人資部或我們的領(lǐng)導(dǎo)溝通，以獲得新團(tuán)隊成員的背景信息，即便是聚會等的照片也可以。
在組織內(nèi)部共享員工信息，并在正確的時候、讓正確的人快速訪問，這十分有利于提高組織運(yùn)營績效。我的前東家埃森哲公司有一個核心價值觀是“全球網(wǎng)絡(luò)”，就是全球化運(yùn)營。在任何時間、在全球的任何角落，都可以看到團(tuán)隊成員的介紹信息，這些信息里包含了項目經(jīng)歷、專業(yè)技能、項目評價、過往績效等，這些信息對了解團(tuán)隊成員非常有用。高績效運(yùn)營的公司，有一個健全的機(jī)制保障員工信息及時、完整地更新。
通過這些數(shù)據(jù)，我們要盡量記住員工的相貌、姓名、地域等關(guān)鍵信息?？傊?，此時就是發(fā)揮我們記憶力的時候，想盡一切辦法記住員工的特點(diǎn)。這讓我想起，在浪潮集團(tuán)時的老領(lǐng)導(dǎo)，記憶電話號碼特準(zhǔn)，部門100多號人，所有人的電話號碼，他不用電話號碼本，也不用存手機(jī)，拿起電話就能打。
關(guān)于記憶人員，跟大家分享一個小竅門，看了人員姓名等信息后，盡量總結(jié)一個唯一的特征，并把這個特征與TA的名字關(guān)聯(lián)。例如，我曾經(jīng)用“潤女”、“肥仔”、“宅男”等，用這個方法，在會議期間，我就快速記住幾十個人的名字。我自如地稱呼每個與會人員的名字，為我后面的會賺足了人氣。特別提醒大家，每個員工的名字一定要親自讀一遍，確保每個字都認(rèn)識、發(fā)音正確。尤其是員工的名字很難念時，你念對了，TA會佩服你的。
分享一些容易讀錯的，大家看看你念對了嗎？也歡迎互動，分享與反饋你見到的其他一些難念的名字。
旻，mín，二聲，別讀wen了。
嘏，gǔ，三聲，別讀jia了。
肜，róng，二聲，別讀tong了。
晏，yàn，四聲，別讀an了。
曄，yè，四聲，別讀hua了。
祎，yī，一聲，別再wei了。
蒯，kuǎi，三聲，別再讀peng了。
如果可能的話，在接手新團(tuán)隊之前，安排一次非正式的見面會，與直接老板或者前任經(jīng)理進(jìn)行一次交談，了解一下團(tuán)隊成員的長處與短處，團(tuán)隊存在的問題，尤其對于需要自己后續(xù)解決的問題要記錄下來。
如果我們要和來自不同國家或不同宗教文化的團(tuán)隊成員一起工作，努力尋找差異點(diǎn)的敏感信息，以免引起不必要的尷尬或沖突。這一點(diǎn)對于跨國公司的團(tuán)隊管理非常非常重要。如果我們需要進(jìn)一步了解某個國家或某種宗教文化的知識，需要先納入到我們的學(xué)習(xí)計劃里，以便于今后學(xué)習(xí)。此處，著重專注于了解人和當(dāng)下處境。
如果我們的新團(tuán)隊里有之前的同事，這就增加了管理難度。我們必須思考工作關(guān)系，千萬不能慣性思維，把原來的工作方式直接用到新的團(tuán)隊。對于這樣的老同事，建議在這之前單獨(dú)召開一個介紹會，充分交流意見，充分考慮與準(zhǔn)備在全團(tuán)隊成員介紹會上可能面對的問題。
2
準(zhǔn)備會議場所
如果是面對面會議，選擇一個寬敞的空間，最好是會議室。充分考慮座位數(shù)、溫度、照明、白板與筆等環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)施，讓大家盡可能放松，以減少壓力、促進(jìn)溝通。
如果不是面對面會議，需要考慮其他事項。盡管我們生活在一個日益虛擬的世界，網(wǎng)絡(luò)會議已經(jīng)很成熟，但是組織網(wǎng)絡(luò)會議依然可能會遇到時間沖突以及技術(shù)問題。需要提前預(yù)定，并調(diào)試好。避免“只見其人，未聞其聲”的尷尬局面。
如果是采用面對面會議，一定要提前有人進(jìn)入會議室，確保燈光、網(wǎng)絡(luò)等一切都準(zhǔn)備就緒。一旦出現(xiàn)技術(shù)問題，要知道需要聯(lián)系誰。
如果是網(wǎng)絡(luò)虛擬會議，我們一定要確保會議順滑。通知每個人提前幾分鐘登錄，以確保會議準(zhǔn)時召開。會議期間，我們可以讓不發(fā)言的人把話筒靜音，以免有雜音。
3
保持簡短和非正式
在會議開始之前，讓我們的團(tuán)隊知道這個會議將比較短，是一個非正式的介紹會，不用準(zhǔn)備正式的日程表。
一旦進(jìn)入會議室，簡單介紹自己。我們可考慮采用講故事的形式介紹你自己的價值，以及你計劃如何實(shí)現(xiàn)它。在這個步驟，我們不需要詳細(xì)地介紹計劃，可以隨后在更正式的會議上介紹詳細(xì)計劃。至于如何以故事形式介紹自己的價值，可在木人職道溝通能力部分尋找相應(yīng)的文章作為參考。
此時，簡單介紹將安排一個面對面的會議，讓每一位團(tuán)隊成員見面。以便于我們能更加深入地了解團(tuán)隊成員，并知道如何支持他們。
此外，需要明確最初的90天，我們需要學(xué)習(xí)和了解團(tuán)隊的信息，以及合適的工作方式。需要承認(rèn)我們可能會做出一些改變，但在我們了解好或不好之前，我們并不會改變，而是維持現(xiàn)狀。
哈佛商學(xué)院曾出版過一本書《最初的90天》，用于指導(dǎo)任何級別新任領(lǐng)導(dǎo)，幫助其快速過渡。通常來說，作為新領(lǐng)導(dǎo)在剛開始的3-6個月內(nèi)，應(yīng)努力向組織貢獻(xiàn)價值。這期間，猶如放電一樣，必然快速消耗我們自身的能量。因為很多組織缺乏向新任領(lǐng)導(dǎo)提供必要的培訓(xùn)與指導(dǎo)，前90天更為重要。感興趣的朋友，可以讀一下這本書。當(dāng)然，在木人職道的領(lǐng)導(dǎo)力部分，木人也會與各位分享一下讀書與實(shí)踐心得。
建議新任者進(jìn)入一個新的角色時，采取“速盈”策略。盡一切可能尋找改善與提高的機(jī)會，然而這并不會對原有的系統(tǒng)和流程產(chǎn)生大的改變。
總之，我們需要傳達(dá)如下信息給團(tuán)隊成員：
我非常樂意來到這里，并且我尊重你們已經(jīng)完成的工作。
請放心我不是來這里給大家施加壓力的或給大家的生活帶來麻煩的。
我將把大家放在第一位，幫助大家把工作做好。
我們需要讓這個見面會自然而然，沒有絲毫做作。但記住，我們不能過度承諾，更不能承諾我們將做不了的事情。
4
做最好的榜樣
我們在第一次會議上所做的事情將確立自己的領(lǐng)導(dǎo)基調(diào)。所以，要意識到創(chuàng)造一個愉快的工作氛圍、尊重和禮貌將增加我們的個人價值。
注意那些顯而易見的事情：確保我們準(zhǔn)時到達(dá)、穿著得體、使用專業(yè)的語言。我們需要把自己全身心地交給團(tuán)隊成員，不要時不時刷微信、看短信等等，做分散注意力的事情。必要時把手機(jī)調(diào)到靜音模式，或者干脆關(guān)掉手機(jī)。
記住我們的肢體語言也很重要。保持開放的姿態(tài)，避免神經(jīng)緊張，例如敲東西，會讓別人誤以為急躁。我們要采用友好的語氣和手勢，幫助我們成為更好的溝通者與領(lǐng)導(dǎo)者。
5
保留適當(dāng)?shù)拈e聊內(nèi)容
閑聊是構(gòu)建關(guān)系的基礎(chǔ)。所以，我們不要只追求會議效率，試圖完全消除閑聊。在工作場合如何閑聊也是一門學(xué)問，關(guān)于這個話題，以后有機(jī)會我們也可以一起聊聊。人們將記住你給他們的感覺，勝過記住你講的具體內(nèi)容。因此，可要求團(tuán)隊成員談?wù)撍麄冏钣谐删偷臅r刻，這將給他們帶來正能量，有利于我們看到團(tuán)隊成員的價值觀。
當(dāng)對方講話時，我們必須做一個積極的聽眾。這樣我們就可以有意識地努力理解完整的信息，專注于講話人的話語、語氣和肢體語言，要避免在別人講話時走神。
通常來說，向他人分享一些信息是建立信任的一種常用方法。鼓勵別人一起討論，但不要強(qiáng)迫任何人走出自己的舒適區(qū)。第一印象非常重要，所以，要特別小心，不要讓任何人難堪。
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