跟國外教授寫信套辭，你不知道的陷阱
來源：清心可以（ID：TypeOnApple） 作者：江北 編輯：學(xué)妹
套磁其實是一種很流行的與教授直接溝通獲取信息的方式。實力雄厚的申請者給教授寫信，目的在于明確自己跟教授的研究方向契合。大多數(shù)人寫套磁信其實是為了給教授留下好印象，從對方的來信中揣摩自己能否申請加入對方的團隊。
怎樣套磁才得體有效？什么樣的自薦信才能吸引教授的注意呢？為此，我專門咨詢了幾個博士生同學(xué)、在美國大學(xué)當(dāng)教授的姐姐，以及曾經(jīng)擔(dān)任過招生委員會的學(xué)生代表，從學(xué)生、教授、和錄取決策三個角度，總結(jié)以下經(jīng)驗。
郵件是國外學(xué)者主要的溝通手段。國外教授經(jīng)常郵件太多，沒時間回，有時索性沒看到。所以咱們的信要盡量寫得言簡意賅。
套辭信不宜長，一般不超過電腦屏幕，把你想表達的內(nèi)容用簡單直白的語句劃分成幾小段，每段話別超過5行。目的是為了讓別人知道你為什么給Ta發(fā)信，Ta的科研你為什么感興趣。
能不能抓住教授的注意力，第一封信表述出來的信息非常關(guān)鍵。這封信需要說清楚的內(nèi)容有：
我是誰？
哪個學(xué)校、幾年級的研究生？
我怎么知道您的？
學(xué)校官網(wǎng)上查到的？
讀到某篇文獻發(fā)現(xiàn)的？
某人推薦的？
還是曾打過交道但沒再聯(lián)系？
我要做什么？
計劃申請貴校哪個學(xué)位？
想從對方這里了解什么具體信息？
我準(zhǔn)備到哪一步了？
讀了對方什么文獻？
自己已經(jīng)寫好了研究報告？
申請者要在非常短的時間內(nèi)，通過幾封郵件往來就判斷出是否要找這個教授當(dāng)自己的導(dǎo)師。第一封信發(fā)出，對方如果表現(xiàn)出興趣，那么接下來就會比較密集的通信，跟定節(jié)奏，正式向?qū)W院提交申請。
1. 缺乏確切理由就發(fā)出郵件。
我曾幫助過幾個中國同學(xué)編輯套磁信。一個普遍問題是沒搞清楚寫信的目的。套磁信應(yīng)該帶著問題或請求找對方，不能只介紹自己，人家憑什么要認(rèn)識你呢？有些教授會認(rèn)真的讀這些郵件，可是更多教授會以懷疑的眼光看待這些郵件。如果你還沒想好為什么要給某位教授寫信，只是試試運氣，最好別發(fā)。因為搞不好它很可能會對你的錄取造成負(fù)面影響。
通常來講，給教授寫信主要出于兩種原因：一是其他渠道不能獲取某些信息，必須問這個教授。比如你已經(jīng)做了大量工作，了解院系里有一位教授跟你的研究興趣相關(guān)，于是需要找對方確認(rèn)你能對Ta的研究計劃有所貢獻。第二種情況是向?qū)Ψ角笾?/strong>比如你需要換導(dǎo)師，對方是適合的人選，但你又不確定Ta愿不愿意接受別人帶過的學(xué)生。無論哪種情況，都要讓對方明白，自己對Ta的工作了如指掌，提出任何一類請求都是建立在這種了解上的。
2. 忽略了與研究團隊的匹配，太強調(diào)自己。
還有的同學(xué)長篇大論的講自己為什么喜歡這個專業(yè)，曾經(jīng)作出什么業(yè)績。哎，教授們很忙的，你對Ta而言還是個陌生人，你說的這些跟申請學(xué)?；蚪淌诒救说难芯繘]關(guān)系的話，對方為什么要知道這些呢？
3. 對研究興趣的描述太籠統(tǒng)。
大多數(shù)教授會積極地更新他們的網(wǎng)頁以展示他們的最新研究。有的申請者沒有仔細查看過這些網(wǎng)站，判斷哪些是潛在的可以一起做研究的導(dǎo)師，就匆忙發(fā)信，因為心虛，只好一再強調(diào)自己的興趣和對方匹配。其實教授很容易分辨申請者有沒有誠意，有沒有做足功課。
強調(diào)“我跟你匹配”也有錯嗎？有??！
大多數(shù)教授關(guān)注好幾個研究領(lǐng)域和子領(lǐng)域，或者Ta的官網(wǎng)上列了很多從前的研究內(nèi)容，如果申請人只概括的講“我跟你匹配”，教授會不知道你在說什么。更糟糕的是，教授可能認(rèn)為你連哪個子領(lǐng)域都沒提，連Ta的研究計劃都沒搞明白，沒法跟你交流，當(dāng)然也就懶得回信了。
1. 表現(xiàn)出來的性情和品格不適合作研究生候選人。
中國學(xué)生常犯的毛病是在國外導(dǎo)師面前拿自己當(dāng)小學(xué)生，還以為自己放低姿態(tài)，就能抬高對方的身份。殊不知學(xué)校錄取研究生，目標(biāo)人群是心智成熟的青年學(xué)者，將來進入學(xué)院，是要進入導(dǎo)師的團隊成為同事的。你寫信的格式和口氣如果像是給好朋友寫的，那對方可能覺得你的親和力用的不是地方，懷疑把你招進團隊的話，你有沒有成年人的擔(dān)當(dāng)，能不能放心的把課題交給你。
還有一些中國學(xué)生對自己是中國人這個身份看得很重，生怕受到歧視，動輒捍衛(wèi)祖國立場，或者強調(diào)自己跟同胞有區(qū)別。有的申請者認(rèn)為形象能為自己加分，在申請信里附上照片……殊不知，這些作法都與研究精神背道而馳。一般來說，學(xué)者會盡量避免刻板印象干擾自己對事物的判斷，不偏激、不自負(fù)，能直面自己與生俱來的身份。
簡單的說就是：能被學(xué)校錄取，是因為你展現(xiàn)出來的實力和研究興趣跟他們匹配。沒有被錄取，就是因為招生委員會認(rèn)為你不適合，并不是因為你的國籍、本科學(xué)校、顏值、性別、你爹。
本科讀的清華北大、父母是知名教授重要嗎？沒說不重要啊，但是所有這些因素只有體現(xiàn)在你的研究能力上才算數(shù)。
2. 千萬別空洞的奉承。
你剛開始給教授寫信，對方還跟你不熟，除非你能很清晰的說出來對方有哪些見解你非常認(rèn)可，不要輕易用泛泛的形容詞“表揚”教授?？洫劦牟皇堑胤剑瑢Ψ娇赡軙杏X被侵犯或者感到無聊。
3. 不該問的問題。
另一種常見的毛病是拿老師當(dāng)學(xué)院秘書，詢問簽證問題，讓老師給改語法，讓老師給列文獻清單等等。這些作法會惹煩教授，或被當(dāng)成笑料。
給教授寫信應(yīng)該圍繞著研究興趣，而不應(yīng)該詢問錄取程序、申請條件方面的信息。除非對方詢問，不要告訴教授你的GRE分?jǐn)?shù)，GPA，也不應(yīng)該直接問教授你能否被錄取，因為錄取是由招生委員會決定的，有些教授可能會授意委員會Ta青睞的候選人，但是教授無權(quán)干預(yù)錄取程序和決定。不要試圖通過教授開后門。
1. 在任何時候，用正式稱呼都是保險的。
盡管很多教授都不在乎學(xué)生直呼其名，申請學(xué)校時還是應(yīng)該正式的稱呼對方 Professor＋Last name，注意Professor不要簡寫成Prof。在官網(wǎng)上看到收信人有博士學(xué)歷，但不是教授，那么可以稱呼對方 Dr.＋Last name。切記不要因為對方是女性，就把Professor和Dr.改成Ms。
什么時候可以改稱First name了呢？當(dāng)教授親自告訴你，“你可以叫我xx”。否則的話，哪怕對方給你回信時簽的是Ta的小名，你也別大剌剌的以為真的可以這樣稱呼對方了。在還沒能自在熟練的行走在其他文化里之前，用正式一點的方式與對方相處比較保險。
2. 發(fā)送前一定要反復(fù)核對。
當(dāng)我們寫第一封信并發(fā)送給教授，就開始建立自己的學(xué)術(shù)信用。對方的姓名、職位和大學(xué)名稱千萬別弄錯。有的外文名字比較難拼難念，容易出錯，記得核查。如果名字寫錯還能收到對方回復(fù)，真是小概率事件。
發(fā)送前一定要起一個鮮明的郵件標(biāo)題，無標(biāo)題的郵件往往被視為垃圾郵件。標(biāo)題怎么寫？這方面網(wǎng)上有不少信息，第一封套辭信標(biāo)題可以是 “Question regarding the M.Arch application”，或者直接寫出你要申請的項目、你感興趣方向的名稱。應(yīng)該避免讓人產(chǎn)生歧義的標(biāo)題，比如 “Help!”, “Looking for a challenging program”, “I want to study in your program”, “Greeting from Li Xiaoming”。另外，不要讓標(biāo)題一聽上去就像是垃圾郵件，比如 “Urgent request: Immediate reposes needed”。
注意拼寫和語法的正確性。用Grammarly等糾錯軟件檢查一遍 (Grammarly有免費版，也有收費版，先用免費的吧)。如果有母語是英文的人幫忙編輯那就更好了。
3. 注意不適合用在英文書信里的習(xí)慣。
別用表情符。笑臉可能放在給朋友的微信里很可愛，給教授寫信還是別用了。用詞完整，避免縮寫。
不要一句話全部大寫，慎用嘆號。在英文中，大寫句子和用嘆號是用來表達氣憤或者命令的。表達謝意應(yīng)該用 “Thank you very much.”，而不是 “Thanks!”。
注意向?qū)Ψ教岢稣埱蟮挠⑽谋磉_跟中文有差異。不要說 “I hope you can …”, “I wonder if you have time to …”, 顯得沒有禮貌，可以用 “I was wondering if …”。
1. 追求發(fā)信的數(shù)量，而實際上屬于質(zhì)量低劣的自薦信。
千萬不要發(fā)同樣內(nèi)容的郵件給幾位教授。有些學(xué)生喜歡從學(xué)校官網(wǎng)上搜索一長串教授名單，然后就泛泛的講一句“您的研究與我的興趣相關(guān)”，就在家等待教授給你回信。我只能說，這樣寫的話，教授看一眼就會認(rèn)為這個學(xué)生沒有責(zé)任心，不予理會或者不疼不癢的回復(fù)。
千萬不要同時跟一所學(xué)校的兩位教授套磁。找導(dǎo)師應(yīng)該懷著非常真誠的態(tài)度，同時向幾位教授許諾自己愿意跟隨對方做研究是很不負(fù)責(zé)任的。
我的一個博士生朋友曾經(jīng)擔(dān)任招生委員會的學(xué)生代表，她提到一段尷尬的經(jīng)歷。有一次，系里有兩個教授同時問她要一個中國學(xué)生的申請材料，很顯然這位申請者跟這倆博導(dǎo)聯(lián)系了兩三個月，也下了不少功夫，弄得兩個教授都有意把Ta招到自己的團隊。兩個教授得知真相后再也沒跟這個申請人聯(lián)系，而且還跟系里打招呼把Ta設(shè)為“不受歡迎的人”。
2. 不要輕易發(fā)送附件。
附件會占用郵箱容量，收件人不會希望郵箱里充斥著大量陌生人的無用信息。所以第一封套辭信盡量不要含附件。后續(xù)郵件往來中，如果教授提出要你的簡歷、研究報告，那么盡量發(fā)送PDF格式給對方，避免Word不同版本無法打開的問題。附件名稱包含你的名字、附件內(nèi)容和日期，不要把名字起的奇奇怪怪的文檔直接發(fā)給教授，顯得太隨意。如果一定要發(fā)附件，正式的表達是 “Attached please find my CV/proposal…”。
3. 回信草率。
一旦教授回信，我們應(yīng)該及時、有針對性的回復(fù)郵件。寫套辭信其實很費精力，原因就是你要能夠及時的跟上教授的反饋。教授回信可能客氣的說，“我今年不再打算招收新生了”，或者肯定的告訴你說你們的研究差異很大，Ta可能會向你推薦系里另外某位教授。
這分明是一封拒信，咱們該怎么回復(fù)呢？一定要在最短時間內(nèi)回復(fù)一封簡短的感謝信，并快速瀏覽對方推薦的教授信息。如果Ta的推薦確實靠譜，你可以稍微具體的感謝對方給你提供了這樣重要的指導(dǎo)。
還有一種情況就是，教授回信很快，還問了你一些問題，和你進一步探討你的研究興趣，這就表示：這位教授對你有興趣！千萬別以為這就大功告成了，也不要簡單的回復(fù)一句謝謝。正確的做法是：針對教授回信中提出的問題一一作答，答復(fù)時間越快越好，但是要保證質(zhì)量。對第一次申請研究生的人來說，花上2-3天好好寫一封高質(zhì)量的答復(fù)信是有必要的。接下來的時間里，教授與申請者就是通過這種你來我往的郵件交流，逐漸確定是不是能跟對方共事。但是別忘了我前面說的，與教授的書信往來不適合討論你的錄取可能性。一旦確定對方對你是真的很有興趣，你可以請求這位教授給你寫封推薦信，寫推薦信是教授對Ta看好的候選人最好的支持了。
沒收到回信很正常。如果你覺得花很多功夫?qū)懥艘环馄恋奶状判?，教授卻沒回，不必緊張或沮喪，教授有可能是真的沒看到，或者太忙沒空回。能獲得回復(fù)的幾率有多大呢？我發(fā)現(xiàn)對這個問題的回答差異還挺大的。有些博士生說他們當(dāng)初發(fā)了10封信，只有兩個教授回。而我在國外當(dāng)教授的姐姐卻說，教授們一般對申請者還挺耐心的，沒有大紕漏的話，基本都會回信。所以，我想咱們也不用糾結(jié)收到回信的比例，教授到底回不回信，因人而異。
套磁信不僅用于申請，跟關(guān)系不熟的教授聯(lián)系，以上經(jīng)驗同樣適用。
北美的研究生在上學(xué)期間換導(dǎo)師是一件很平常的事。在加拿大，我和本系同年入學(xué)的兩個博士生都有過換導(dǎo)師的經(jīng)歷。
跟大多數(shù)中國的博士生不同，北美的博士生論文題目不是由博導(dǎo)派發(fā)，而是學(xué)生根據(jù)自己的研究計劃確定，博導(dǎo)一般都會尊從學(xué)生的意愿，從側(cè)面輔助指導(dǎo)。一般北美的學(xué)校，系里規(guī)定少數(shù)幾門博士生必修課，學(xué)生大部分修課還是根據(jù)自己的研究需求。
修了一兩年的課，博士生很可能調(diào)整了研究方向，發(fā)現(xiàn)原來選的導(dǎo)師不再適合指導(dǎo)新課題，需要換導(dǎo)師。由于讀博這個過程漫長而且充滿了挑戰(zhàn)，只有師生二人研究興趣高度匹配，學(xué)生才能一路受到導(dǎo)師有效的指導(dǎo)，完成學(xué)業(yè)。
尋找新導(dǎo)師可以先從自己熟悉的老師開始，比如上過這位教授的課，而且獲得不錯成績。你可以主動找這位教授面談，把自己的想法和處境說清楚，看看對方有沒有打算接收你。
我自己在博士第三年想要換導(dǎo)師，在自己的學(xué)校里發(fā)出了七八封信。大部分教授都很熱情的回信了，而且還跟其中5位教授見了面。
回顧這段經(jīng)歷，我的總結(jié)是：匹配是博士生與導(dǎo)師良性互動的關(guān)鍵。找到自己喜歡的研究方向是每一位青年學(xué)者必須要走的路，否則，僅僅因為教授是大牌學(xué)者而追隨Ta進入博士階段的學(xué)習(xí)，自己缺乏獨立思考、創(chuàng)造知識的能力，很難讓你形成差異化的優(yōu)勢。讀博士這個過程本來就是要掌握怎么做研究，學(xué)會在學(xué)術(shù)環(huán)境如何跟人打交道。在高校的研究所里，一個有份量、受歡迎的研究生不僅能創(chuàng)造知識，還要能跟人分享。其實我們每個人都希望從別人身上獲得能量，獲取信息，匹配度高的研究團隊里，每個人都是分享的受益者。
北美大學(xué)一般都在申請時要提交研究報告，也就是說，申請候選人已經(jīng)大致有一個研究方向，教授可以通過看你的報告來判斷你有沒有能力做研究。申請候選人被錄取后先修課，在此期間不斷的調(diào)整研究報告。過段時間很可能研究報告已經(jīng)跟入學(xué)時面目全非了。如果想換導(dǎo)師，一般都是拿著最新的報告去和教授談。
在英國和澳洲，能否錄取主要就是看申請者最初提交的研究報告。另外GPA必須達標(biāo)，推薦信要強。對各方面都合格的申請人，學(xué)校甚至可以幫忙牽線找導(dǎo)師。
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