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整理的第一個環(huán)節(jié)是鑒別，也就是對準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。
除鑒別之外，一般來講，整理工作包括分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂五個步驟：
第一步：分類
按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》的規(guī)定進行分類，同時要注意以下材料的分類：
1. 中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
2. 一些以自傳為主的履歷或簡歷表歸入第二類。
3. 學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸入第四類。
4. 更改或認定姓名的材料、檔案審核工作中形成的“三齡兩歷”認定材料、干部考察工作中形成的《XX有限公司干部人事檔案任前審核登記表》《干部任免審批表(全國干部人事檔案專項審核工作專用)》歸入第五類。
5. 一次性享受政府特殊津貼的材料，也應(yīng)作為獎勵材料，歸入第七類。
6. 干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料以及《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)(單位)工作人員登記表》統(tǒng)一歸入第九類。
7. 因公出國(境)材料歸入第九類，因私出國(境)材料歸入第十類。
第二步：排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。
排序的方式有兩種：
按材料形成的時間排序和按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。
排序后，在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，在其右下角逐頁編寫頁碼。
第三步：編目
每卷干部檔案必須有詳細的檔案材科目錄。
檔案材料目錄要認真編寫。編目的具體要求是：
1. 檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。
2.每類目錄應(yīng)首先注明材料類號和類別名稱。
3.“序號”下再一次填寫排列順序號。
4.“村料名稱”根據(jù)材料題目填寫。
5.“材料形成時間”填寫材料落款時間。
6.“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)， 按照編號的頁數(shù)如實填寫。
7.“備注” 填寫需要說明的情況。
8.書寫目錄時， 每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三、四、九類等，由于后續(xù)的材料較多，為了留出足夠的空格，不要在同一頁中再填寫其他類別材料的條目。
9.填寫《干部職務(wù)變動登記表》時要與《干部任免審批(呈報)表》的相應(yīng)項目一致，任職、免職分欄逐項填寫。
10. 填寫《干部“三齡一歷”確認表》，已經(jīng)完成干部檔案專項審核的不需再做此表。
(1)此表需呈報各單位組織人事部門審核確認。
(2) 《干部“三齡一歷”審核確認呈報表》審批確認后，填寫《干部“三齡一歷”確認表》。
(3)將填寫完畢的《干部“三齡歷' 確認表》歸入第五類，按時間順序排序。
11.填寫《干部人事檔案審核整理責(zé)任卡》，如實登記經(jīng)審核后的檔案中缺少的材料，登記審核時間，審核人、驗收人簽字。責(zé)任卡放在檔案最后不編號，不寫進目錄。
第四步：技術(shù)加工
加工是指單份材料的加工。通過對一些紙張破損、卷角、折皺的材料進行技術(shù)加工，從而使檔案材料便于裝訂、保管和利用，延長檔案的使用壽命。
1. 對超出規(guī)定尺寸的檔案材料，酌情進行裁剪、折疊。
2. 對出現(xiàn)破損的檔案材料要進行裱糊。
3. 材料左邊應(yīng)留有25mm裝訂邊。
4. 拆除檔案材料上的金屬物。
第五步：裝訂
每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷。
裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用。具體要求如下：
1. 目錄與材料一致。
2. 各種表格排序正確，依次為：
(1)檔案目錄
(2)《干部職務(wù)變動登記表》
(3)十類材料的依次排序
(4) 《干部人事檔案審核整理責(zé)任卡》
3. 全卷材料整齊。
4.驗收入庫。審核整理并裝訂后的檔案，必須進行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后，登記入庫。
1.嚴禁吸煙，以確保檔案的安全。
2.不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。
3.不得擅自處理或銷毀檔案材料。審核中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準后區(qū)別情況予以處理。
4.加強對檔案的管理，防止丟失檔案材料和泄漏干部檔案內(nèi)容。
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