本篇開(kāi)始介紹看板方法的第二個(gè)實(shí)踐——顯式化流程規(guī)則，它是看板方法實(shí)踐體系不可或缺的一部分，卻也最容易被低估和忽略，而影響整個(gè)看板方法實(shí)施的效果。
本篇討論的內(nèi)容
團(tuán)隊(duì)運(yùn)作離不開(kāi)各類規(guī)則。如：需求的準(zhǔn)入條件是什么；優(yōu)先滿足哪類需求；怎么應(yīng)對(duì)緊急需求；移交給測(cè)試前，需求要達(dá)到怎樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；短期進(jìn)度和長(zhǎng)期質(zhì)量沖突時(shí)，如何決策；多長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行一次需求排期，等等。這些正式或非正式的流程規(guī)則，在背后影響團(tuán)隊(duì)成員的行為和組織的績(jī)效。
顯式化規(guī)則為團(tuán)隊(duì)提供明確的決策依據(jù)，它最核心的要求是：團(tuán)隊(duì)成員對(duì)流程規(guī)則形成一致的理解和承諾，并真正“擁有”這些規(guī)則。
顯式化規(guī)則的意義在于組織、明確流程規(guī)則，并讓團(tuán)隊(duì)一致理解、承諾和擁有這些流程規(guī)則
如上圖所示，我把顯式化流程規(guī)則分為三個(gè)步驟，分別是：1）組織和明確流程規(guī)則：也就是按照價(jià)值流動(dòng)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作有序的組織和明晰流程規(guī)則；2）團(tuán)隊(duì)共同擁有流程規(guī)則：通過(guò)流程規(guī)則賦權(quán)團(tuán)隊(duì)，形成更多團(tuán)隊(duì)自主協(xié)作和決策；3）持續(xù)改進(jìn)流程規(guī)則：以顯式的流程規(guī)則為改進(jìn)的基礎(chǔ)，并將改進(jìn)落實(shí)到其中。接下來(lái)我們將逐一介紹這三個(gè)步驟。
4.1 組織和明確流程規(guī)則
流程規(guī)則種類不同，有些是正式定義的，有一些則隱含在決策過(guò)程背后。它們散布在不同地方，更好地組織能方便團(tuán)隊(duì)成員理解和應(yīng)用，以及發(fā)現(xiàn)不足。為此，我把流程規(guī)則歸為三類：
第一：價(jià)值流轉(zhuǎn)規(guī)則。它指的是價(jià)值項(xiàng)——如用戶需求——從一個(gè)階段進(jìn)入下一階段所要滿足的標(biāo)準(zhǔn)。
第二：周期性事件相關(guān)的規(guī)則。它指的是和團(tuán)隊(duì)運(yùn)作中定期事件——如計(jì)劃會(huì)議——相關(guān)的規(guī)則。
第三：其它協(xié)作規(guī)則。它主要指與團(tuán)隊(duì)日常協(xié)作和運(yùn)作相關(guān)的規(guī)則。
4.1.1 顯式化價(jià)值流轉(zhuǎn)規(guī)則
“價(jià)值流”是組織價(jià)值流轉(zhuǎn)規(guī)則的自然線索。看板方法的第一個(gè)實(shí)踐——可視化價(jià)值流動(dòng)——為組織流程規(guī)則提供了極大的便利。如下圖所示，黃色箭頭框內(nèi)標(biāo)記的內(nèi)容是價(jià)值進(jìn)入某個(gè)階段所必須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。比如：需求可以開(kāi)始分析的接收標(biāo)準(zhǔn)；需求進(jìn)入就緒的標(biāo)準(zhǔn)；代碼提交和任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)；功能轉(zhuǎn)測(cè)試的標(biāo)準(zhǔn)；功能提交驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)；需求發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)等等。
按價(jià)值流組織起來(lái)的價(jià)值流轉(zhuǎn)規(guī)則
按價(jià)值流組織流程規(guī)則，更方便團(tuán)隊(duì)記憶、理解和應(yīng)用這些規(guī)則。但，該如何確定它們呢？讓我們以需求進(jìn)入就緒隊(duì)列的標(biāo)準(zhǔn)為例來(lái)看一看。
正如計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的術(shù)語(yǔ)所說(shuō)“進(jìn)去的是垃圾，出來(lái)的也會(huì)是垃圾（Garbage in, Garbage out）”，就緒隊(duì)列作為開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的輸入環(huán)節(jié)，其需求的質(zhì)量直接關(guān)系后續(xù)環(huán)節(jié)的順暢和最終的輸出質(zhì)量。在《精益開(kāi)發(fā)實(shí)戰(zhàn)》中，Henrik Kniberg把就緒隊(duì)列的入口標(biāo)準(zhǔn)稱為 “Definition of Ready (就緒準(zhǔn)則)”，對(duì)應(yīng)于Scrum中常用的“Definiiton of Done(完成準(zhǔn)則)”。因上下文和團(tuán)隊(duì)成熟度不同，每個(gè)團(tuán)隊(duì)的就緒標(biāo)準(zhǔn)也不同，下圖抽取了幾個(gè)真實(shí)團(tuán)隊(duì)的共性，虛擬了一個(gè)對(duì)話來(lái)表述就緒標(biāo)準(zhǔn)的確定過(guò)程。
從目標(biāo)出發(fā)，對(duì)話導(dǎo)出了就緒標(biāo)準(zhǔn)的四個(gè)原則
從這個(gè)對(duì)話中我們看到，一旦就緒，團(tuán)隊(duì)當(dāng)然希望需求能夠順暢地向后流動(dòng)，而不是問(wèn)題不斷，走走停停。需求進(jìn)入就緒隊(duì)列時(shí)，問(wèn)題還沒(méi)有發(fā)生，按項(xiàng)目管理的屬于應(yīng)該稱作風(fēng)險(xiǎn)。這時(shí)，應(yīng)盡可能識(shí)別和應(yīng)對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，具體包括：業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)——需求是否清晰并理解一致；關(guān)聯(lián)風(fēng)險(xiǎn)——識(shí)別對(duì)外依賴和得到承諾；技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)——方案基本可行。同時(shí)需求要拆分的足夠小，這樣才能充分討論，避免問(wèn)題被隱藏。
某團(tuán)隊(duì)就緒標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)例
以上的討論確立了就緒標(biāo)準(zhǔn)的大的原則，適用于大部分團(tuán)隊(duì)。但針對(duì)特定團(tuán)隊(duì)還需要具體化，和補(bǔ)充團(tuán)隊(duì)特有的內(nèi)容，上圖是一個(gè)具體實(shí)例，它反應(yīng)了團(tuán)隊(duì)特定的上下文，他們使用的方法和工具，以及當(dāng)前的成熟度等。
4.1.2 顯式化定期事件相關(guān)的流程規(guī)則
除價(jià)值流轉(zhuǎn)外，定期事件也是組織規(guī)則的有效線索。如下圖所示，看板方法中主要的定期事件有：每日站立會(huì)議、就緒隊(duì)列填充會(huì)議、產(chǎn)品發(fā)布規(guī)劃會(huì)議，以及定期的改進(jìn)活動(dòng)等。
與定期事件相關(guān)的流程規(guī)則
上圖中時(shí)鐘圖標(biāo)表示了這些看板中典型的定期事件，團(tuán)隊(duì)需要明確它們的節(jié)奏、內(nèi)容及相關(guān)規(guī)則。以就緒隊(duì)列填充為例，團(tuán)隊(duì)需求明確：1）事件的頻率，如每周進(jìn)行一次就緒隊(duì)列填充；2）組織的形式，如：要完成哪些目標(biāo)，和大致的流程；3）適用的規(guī)則，如怎么選擇需求，一次選擇多少需求。4）例外情況，如：正常的就緒隊(duì)列填充節(jié)奏之外，出現(xiàn)緊急需求如何應(yīng)對(duì)。
后面的文章討論到管理工作流動(dòng)和持續(xù)改進(jìn)時(shí)，還會(huì)單獨(dú)描述這幾個(gè)事件。這里不再具體深入，但無(wú)論如何團(tuán)隊(duì)需要明確相關(guān)規(guī)則并達(dá)成一致理解。
4.1.3 顯式化其它協(xié)作規(guī)則
價(jià)值流和定期事件能夠組織起團(tuán)隊(duì)大部分的流程規(guī)則，但并不是全部。剩余沒(méi)有覆蓋的流程規(guī)則，主要與團(tuán)隊(duì)的日常運(yùn)作和協(xié)作相關(guān)，統(tǒng)稱為日常協(xié)作規(guī)則，如：看板墻的更新和可視化規(guī)則；在制品限制的規(guī)則；度量、反饋的收集和分析機(jī)制；改進(jìn)行動(dòng)的制定和跟蹤規(guī)則等。我們?cè)诳窗宸椒ǖ钠渌鼘?shí)踐中，還會(huì)討論到這些規(guī)則。
團(tuán)隊(duì)并不需要事無(wú)巨細(xì)地明確所有的日常協(xié)作規(guī)則，一個(gè)可行的做法是，首先明確那些已知對(duì)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作和協(xié)作影響較大流程規(guī)則。在初始時(shí)有所遺漏是可以接受的。重要的是在運(yùn)作中，通過(guò)結(jié)果的反饋來(lái)完善和調(diào)整它們。
最后，顯式化并不是可視化，盡管團(tuán)隊(duì)可以選擇將明確了的規(guī)則可視呈現(xiàn)在看板墻或其它地方。但，真正重要的是，團(tuán)隊(duì)對(duì)他們達(dá)成一致的理解和承諾，并基于它們協(xié)作和決策。
團(tuán)隊(duì)可以按照價(jià)值流轉(zhuǎn)、定期事件以及日常協(xié)作來(lái)組織和明確流程規(guī)則。規(guī)則的明確并不需要一步到位，而是在應(yīng)用中不斷完善。
4.2 團(tuán)隊(duì)共同擁有規(guī)則
流程、規(guī)則的明確是第一步，這時(shí)他們還只是沒(méi)有生命的信息。賦予流程規(guī)則生命力的是應(yīng)用它們。為此，團(tuán)隊(duì)要達(dá)成對(duì)規(guī)則的一致理解，這樣才能依據(jù)這些規(guī)則更加自主的決策和協(xié)作，在需要的地方能夠即時(shí)做出決定，而不依賴于更上層或中央節(jié)點(diǎn)的控制。
團(tuán)隊(duì)才是流程規(guī)則的擁有者。例如，團(tuán)隊(duì)的規(guī)則是：“當(dāng)前工作完成后，應(yīng)該從就緒隊(duì)列中選取靠前的需求開(kāi)始開(kāi)發(fā)”，開(kāi)發(fā)人員就可以自主從就緒隊(duì)列中拉入新的需求，而不需要其它人的安排；或者規(guī)則是：“站會(huì)上從右往左檢視需求，當(dāng)有Bug時(shí)優(yōu)先解決Bug”。這時(shí)，如果解決Bug和開(kāi)始新任務(wù)沖突，團(tuán)隊(duì)自然知道應(yīng)該怎么決策，而不用等待批準(zhǔn)；又如規(guī)則告訴我們：“所有進(jìn)入待測(cè)試的需求，都應(yīng)該按驗(yàn)收條件完成自測(cè)”，那么開(kāi)發(fā)人員把需求移入待測(cè)隊(duì)列時(shí)，就應(yīng)該滿足這一條件，而不需要誰(shuí)來(lái)督促和檢查。
理解并共同擁有規(guī)則，是對(duì)團(tuán)隊(duì)的賦權(quán)，是團(tuán)隊(duì)自我組織和高效運(yùn)作的基礎(chǔ)之一。同時(shí)規(guī)則是保障交付結(jié)果的手段，它讓團(tuán)隊(duì)把產(chǎn)品的交付質(zhì)量?jī)?nèi)建于流程的每個(gè)環(huán)節(jié)[1]，而非依賴于最后的檢查。團(tuán)隊(duì)要對(duì)交付結(jié)果負(fù)責(zé)，就必須明確和理解規(guī)則，實(shí)施和改進(jìn)規(guī)則，也唯有這樣，團(tuán)隊(duì)才可能真正對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。
團(tuán)隊(duì)擁有規(guī)則是對(duì)團(tuán)隊(duì)的賦權(quán)，也是在開(kāi)發(fā)過(guò)程中內(nèi)建質(zhì)量的保障。
4.3 持續(xù)改進(jìn)流程規(guī)則
流程規(guī)則不是一層不變的。初始規(guī)則的定義可能不合理，外界環(huán)境可能發(fā)生變化，團(tuán)隊(duì)的成熟度也會(huì)提高，相應(yīng)的規(guī)則也需要改善和演進(jìn)。顯式化流程規(guī)則的另一個(gè)重要作用是作為改進(jìn)的基線。
4.3.1 以顯式化規(guī)則為基礎(chǔ)討論改進(jìn)
現(xiàn)有的流程規(guī)則是團(tuán)隊(duì)討論和發(fā)現(xiàn)改進(jìn)機(jī)會(huì)的基礎(chǔ)，只有基于同一基礎(chǔ)的討論才能做到客觀和理性。否則，沒(méi)有清晰的基線，對(duì)改進(jìn)的討論就沒(méi)有基礎(chǔ)，容易陷入主觀和情緒化。
客觀和理性而非主觀和情緒化
如上圖所示，如果沒(méi)有清晰的流程規(guī)則基線，說(shuō)法可能是：“質(zhì)量差就是因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)沒(méi)有起碼的責(zé)任心”，這是主觀和情緒化的討論。而如果流程規(guī)則是清晰的，靠譜的做法是：“我們一起看一下，質(zhì)量問(wèn)題究竟根源于哪個(gè)環(huán)節(jié)，是規(guī)則不合理、不清楚、還是執(zhí)行不到位，還是可執(zhí)行性有問(wèn)題？”，這樣的討論就更加客觀和理性了。
4.3.2 將改進(jìn)落實(shí)到顯式化的流程規(guī)則中
另一方面，有了顯示化流程規(guī)則，團(tuán)隊(duì)就可以把改進(jìn)落實(shí)到其中，成為新的基線。否則，改進(jìn)落實(shí)不明確，其效果就容易出現(xiàn)反復(fù)。
改進(jìn)應(yīng)該可靠和有序而非脆弱和反復(fù)
如上圖所示，改進(jìn)行動(dòng)沒(méi)有具體落實(shí)，就會(huì)出現(xiàn)這樣的情況：“怎么這個(gè)問(wèn)題，幾天不強(qiáng)調(diào)就又出現(xiàn)了？難道需要派人一直盯著？”。而基于顯式化的流程規(guī)則，更好的做法應(yīng)該是：“讓我們把改進(jìn)落實(shí)成為規(guī)則，并確保其理解和執(zhí)行到位”。顯式化流程規(guī)則讓改進(jìn)更加可靠和有序，避免脆弱和反復(fù)。即便改進(jìn)沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，我們也能明確的區(qū)分是改進(jìn)方案的問(wèn)題，還是落實(shí)的問(wèn)題，并針對(duì)性調(diào)整。
顯式化的流程規(guī)則是改進(jìn)的基礎(chǔ)，讓團(tuán)隊(duì)對(duì)改進(jìn)的討論更客觀和理性，避免不必要的主觀和情緒化。同時(shí)它也讓改進(jìn)落實(shí)成為新的流程規(guī)則，確保改進(jìn)的可靠和有序，避免脆弱和反復(fù)。
當(dāng)然，顯式化規(guī)則只是改進(jìn)的基礎(chǔ)和落實(shí)改進(jìn)的載體。至于如何改進(jìn)，則需要建立建立完善的反饋機(jī)制，系統(tǒng)地分析改進(jìn)機(jī)會(huì)，并應(yīng)用科學(xué)的方法定義改進(jìn)行動(dòng)，衡量改進(jìn)效果，形成有效的改進(jìn)閉環(huán)。這是我們?cè)诘谖鍌€(gè)實(shí)踐——“建立反饋，持續(xù)改進(jìn)”——中將詳細(xì)討論的內(nèi)容。
總結(jié)：
“顯式化流程規(guī)則”是“可視化價(jià)值流動(dòng)”的自然延生，它是團(tuán)隊(duì)運(yùn)作和協(xié)作的基礎(chǔ)。團(tuán)隊(duì)基于價(jià)值流動(dòng)和定期事件組織和明確規(guī)則；以此為基礎(chǔ)，團(tuán)隊(duì)一致的理解并應(yīng)用這些規(guī)則，更多地自主決策，成為規(guī)則的擁有者；最后，團(tuán)隊(duì)要在實(shí)踐過(guò)程中基于現(xiàn)有的規(guī)則發(fā)現(xiàn)改進(jìn)的機(jī)會(huì)，并將改進(jìn)落實(shí)成為新的流程規(guī)則基線。
流程規(guī)則是影響團(tuán)隊(duì)行為模式的DNA，同時(shí)它應(yīng)該能夠不斷的演進(jìn)，構(gòu)建組織的適應(yīng)性。
下期預(yù)告：
下一篇，我們將進(jìn)入看板方法的最重要和核心的實(shí)踐——“控制在制品數(shù)目”，它通常也是被認(rèn)為最難實(shí)施的實(shí)踐。我將幫大家從源頭上理解為什么要控制在制品數(shù)目，以及如何平滑地實(shí)施它，并從中獲取最大的收益。
文中注釋
內(nèi)建質(zhì)量（build quality in）是精益的基本原則之一。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)中，明確流程規(guī)則是內(nèi)建質(zhì)量的手段之一，其它手段還包括，自動(dòng)回歸測(cè)試、測(cè)試驅(qū)動(dòng)開(kāi)發(fā)、小批量開(kāi)發(fā)和驗(yàn)收等
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