隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)公司也面臨著越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)?；ヂ?lián)網(wǎng)公司每生產(chǎn)一個(gè)產(chǎn)品，都要涉及很多部門(mén)角色協(xié)作，來(lái)共同完成，譬如產(chǎn)品、交互、視覺(jué) 、前端開(kāi)發(fā) 、后端開(kāi)發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維、PMO（項(xiàng)目管理部）等多個(gè)部門(mén)的共同協(xié)作。如何提升組織內(nèi)部各部門(mén)管理的效率和效果？這對(duì)于處于不同發(fā)展階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)都是很重要的研究課題。
項(xiàng)目管理的四個(gè)核心要素可以總結(jié)為SPPT，即Strategy項(xiàng)目戰(zhàn)略目標(biāo)、People優(yōu)秀人才、Process規(guī)則流程以及Tools工具方法。這四個(gè)核心要素相輔相成，就像四個(gè)聯(lián)動(dòng)的齒輪。在整個(gè)項(xiàng)目管理能力的改進(jìn)過(guò)程中，都伴隨著項(xiàng)目管理四個(gè)核心要素的支持。而項(xiàng)目管理工具作為項(xiàng)目管理的四個(gè)核心要素之一，在項(xiàng)目管理過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，也可以說(shuō)是項(xiàng)目執(zhí)行流程運(yùn)作規(guī)則的承載。
在多年IT/互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的工作中，我接觸使用過(guò)很多管理工具，如：IBM Lotus Notes 、Bugzilla 、Butterfly、Trac、JIRA 、Microsoft Project 、Redmine、禪道等。從使用感受來(lái)講，這些工具各有優(yōu)缺點(diǎn)。這些工具共同的優(yōu)點(diǎn)是它們都能做到對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的管控、對(duì)團(tuán)隊(duì)事務(wù)（問(wèn)題）的跟蹤，對(duì)需要多人協(xié)作任務(wù)的快速處理。以上列出的幾種工具，除了JIRA，其余幾種工具共同的缺點(diǎn)就是提供給用戶(hù)的基本都是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范、模板和流程，無(wú)法很好地做到針對(duì)不同組織或團(tuán)隊(duì)進(jìn)行隨需應(yīng)變的自適應(yīng)、自定義。而實(shí)際情況是不同的組織或團(tuán)隊(duì)，在體系、制度、流程等方面千差萬(wàn)別。導(dǎo)致一些已經(jīng)在管理工具里內(nèi)置好的看似標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范、模板和流程其實(shí)無(wú)法真正滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化的需求。
JIRA是澳大利亞Atlassian公司出品的一款I(lǐng)ssue跟蹤及項(xiàng)目管理軟件 。我從2008年開(kāi)始在我服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)公司管理并推行JIRA，六年多的JIRA項(xiàng)目管理實(shí)踐，讓我對(duì)JIRA有一種特殊的感情。JIRA沒(méi)有立場(chǎng)，非IT/互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的非技術(shù)項(xiàng)目，也一樣易用。平心而論，我認(rèn)為JIRA最好之處在于可以因你而變，依據(jù)不同團(tuán)隊(duì)、運(yùn)作規(guī)則、制度流程實(shí)現(xiàn)隨需定制，譬如：可定制個(gè)性化頁(yè)面導(dǎo)航、Logo、頁(yè)腳標(biāo)識(shí)、頁(yè)面視覺(jué)效果、文案術(shù)語(yǔ)表達(dá)、狀態(tài)、自定義字段、工作流、過(guò)濾器、分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
人，應(yīng)該做自己喜歡并且擅長(zhǎng)的事情。工具也一樣，利用它最出色的特點(diǎn)。對(duì)JIRA來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目執(zhí)行管理 、敏捷開(kāi)發(fā)管理、體系流程管理 、產(chǎn)品Bug跟蹤、提案跟蹤、需求管理、客戶(hù)服務(wù)等領(lǐng)域就是它最擅長(zhǎng)的。
當(dāng)然，JIRA自身也存在不足或者說(shuō)用起來(lái)不爽的地方。譬如，在JIRA的用戶(hù)管理中，管理員創(chuàng)建完用戶(hù)分組名稱(chēng)之后，無(wú)法在對(duì)該分組名稱(chēng)做修改，這導(dǎo)致如果根據(jù)業(yè)務(wù)需要必須修改用戶(hù)分組名時(shí)，就得刪掉舊分組，重新再創(chuàng)建新的分組。這一問(wèn)題并不只是JIRA某版本的缺陷，在3系列、4系列、5系列和6系列版本中，都缺少允許JIRA管理員修改用戶(hù)分組名的功能。
回想起六年前，我剛開(kāi)始在技術(shù)產(chǎn)品部門(mén)推行JIRA的時(shí)候 ，并不順利，也遇到過(guò)阻力 。當(dāng)時(shí)大家管理產(chǎn)品Bug 、需求以及分配工作任務(wù)時(shí)，基本都用Word、Excel以及零散郵件傳來(lái)傳去，并且習(xí)以為常，大家并不愿意輕易改變。其實(shí)部門(mén)里的很多事務(wù)都有相對(duì)固定的流程，但這些流程在大家看來(lái)都是“潛規(guī)則”，沒(méi)有拿到臺(tái)面上來(lái)。當(dāng)時(shí)我的想法是用JIRA把這些大家都知道的“潛規(guī)則”提升到臺(tái)面上來(lái)，讓這些運(yùn)行在臺(tái)面以下的流程規(guī)則浮上來(lái)清晰可見(jiàn)。
一方面，把JIRA作為在線(xiàn)溝通協(xié)作平臺(tái)，讓部門(mén)內(nèi)部、各部門(mén)間以及其他合作部門(mén)大致了解我們部門(mén)各團(tuán)隊(duì)當(dāng)前的工作內(nèi)容及排期，做到相對(duì)開(kāi)放透明。尤其是能讓需求方的同事在JIRA上看到開(kāi)發(fā)任務(wù)和排期。其實(shí)是想讓他們知道，他們提出的新增功能需求點(diǎn)，不是開(kāi)發(fā)人員在故意抵擋，而是目前開(kāi)發(fā)人員手頭確實(shí)有正在處理的高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，需要排期。通過(guò)JIRA減少?zèng)_突和誤解，提高溝通效率。
另一方面，通過(guò)JIRA將現(xiàn)有相對(duì)固定流程的自動(dòng)化落地，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)表單按照實(shí)際業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化地流轉(zhuǎn)，改善部門(mén)內(nèi)部各團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作關(guān)系和效率，讓整個(gè)部門(mén)更高效地運(yùn)作。
于是我分兩個(gè)階段來(lái)實(shí)現(xiàn)，第一階段先把部門(mén)產(chǎn)品Bug管理起來(lái)，讓產(chǎn)品、開(kāi)發(fā)和測(cè)試部門(mén)協(xié)同工作，讓部門(mén)里的一部分同事先用起來(lái)。擺脫他們之前使用Word、Excel和零散郵件等跟蹤方式；第二階段是面向整個(gè)部門(mén)，適用于部門(mén)各類(lèi)項(xiàng)目、各類(lèi)工作（包括產(chǎn)品、設(shè)計(jì) 、開(kāi)發(fā) 、測(cè)試等）的任務(wù)流程管理，成為部門(mén)工作的備忘錄、工作過(guò)程的記錄，所有確定要做的事情，都有一個(gè)最終的Close狀態(tài)，避免那些領(lǐng)導(dǎo)不催不問(wèn)或者忘記推進(jìn)的事情不了了之 。
緊接著，我當(dāng)時(shí)從梳理部門(mén)相對(duì)固定的項(xiàng)目協(xié)作流程入手，用JIRA做個(gè)性化的定制，包括關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)狀態(tài)、項(xiàng)目角色劃分、項(xiàng)目資源分配、各環(huán)節(jié)時(shí)間點(diǎn)把控、上線(xiàn)Deadline等，用JIRA工作流及其模型，按照實(shí)際業(yè)務(wù)流程規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的定制，最后再用JIRA強(qiáng)大的過(guò)濾器，按不同產(chǎn)品線(xiàn)劃分，把部門(mén)正在執(zhí)行的項(xiàng)目做成一個(gè)“現(xiàn)行項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃與資源分配”的分析統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并生成永久鏈接，放在JIRA導(dǎo)航欄上作為常用入口提供訪(fǎng)問(wèn)，立馬就給大家眼前一亮的感覺(jué)。這樣一來(lái)，平時(shí)管理Bug 、需求、計(jì)劃時(shí)間點(diǎn)、資源占用和再分配情況，各環(huán)節(jié)部門(mén)之間的協(xié)作，都通過(guò)JIRA串了起來(lái)。
后來(lái)部門(mén)里大家切實(shí)感受到了JIRA給實(shí)際工作帶來(lái)的好處，主動(dòng)用JIRA的同事也越來(lái)越多了，經(jīng)歷了從我主導(dǎo)推薦大家去用JIRA，受到阻力，再到大家自己主動(dòng)想用JIRA的過(guò)程。
隨著JIRA的深入使用，大家結(jié)合自身的工作實(shí)際，也提出了越來(lái)越多的JIRA應(yīng)用需求。公司其他部門(mén)看到我們部門(mén)用JIRA帶來(lái)的工作管理變革，也主動(dòng)找我?guī)兔o他們搭建、管理和培訓(xùn)JIRA，或者干脆就直接就用我們部門(mén)的 JIRA。這樣每個(gè)部門(mén)的工作效率和業(yè)績(jī)提升了，整個(gè)公司的效率和業(yè)績(jī)也就隨之提升。
JIRA因你而變，但并不是說(shuō)你一個(gè)人會(huì)用JIRA 就行了。JIRA促進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行中人與人之間的協(xié)同 ，而不是“私享”。只有整個(gè)團(tuán)隊(duì)一起用 ，才能讓大家感受到效率和效果的提升。否則JIRA很難運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)，就算暫時(shí)轉(zhuǎn)起來(lái)了，將來(lái)也可能出問(wèn)題導(dǎo)致中途放棄使用JIRA。
如果問(wèn)我心目中完滿(mǎn)的團(tuán)隊(duì)協(xié)同管理工具是什么樣的？我想應(yīng)該是能根據(jù)不同組織或團(tuán)隊(duì)的不同需求做個(gè)性化定制、本地化的視覺(jué)展示，可以跨平臺(tái)或終端，可以讓核心的功能應(yīng)用“因你而變”，你覺(jué)得呢？
作者簡(jiǎn)介：杜炎，新浪公司項(xiàng)目管理經(jīng)理，北京大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)理學(xué)學(xué)士。擁有互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)六年多的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。曾就職于搜狐公司，負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理以及總體項(xiàng)目運(yùn)作管理體系建設(shè)。關(guān)注互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、JIRA實(shí)踐等。
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