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流程和制度的集團(tuán)管控體系_集團(tuán)管控_CIO時代網(wǎng)

  一說起集團(tuán)管控,大家討論最多的是集團(tuán)管控模式。最常提到的管控模式包括:以關(guān)注下屬單位的盈利情況和自身投資回報、資金收益為核心的財務(wù)控制型模式;以下屬單位目標(biāo)的實現(xiàn)和集團(tuán)整體利益的最大化為特點的戰(zhàn)略控制型;對集團(tuán)資源采取高度集中控制和管理,以追求企業(yè)經(jīng)營活動的統(tǒng)一和優(yōu)化的運營控制型模式等等。不同企業(yè)根據(jù)自身的特點和歷史發(fā)展階段,可能會采用不同的管控模式,本文并不試圖繼續(xù)對各種模式進(jìn)行分析和探討。對于一個大型企業(yè)集團(tuán)來說,不管采用哪一種管控模式,最終都需要落實到相應(yīng)的制度和流程上來。本文想探討一下,對于一個大型企業(yè)集團(tuán)來說,要落實一定的集團(tuán)管控模式,該如何建立起相應(yīng)的流程和制度管控體系。
  事實上,不管企業(yè)實行的是哪種管控模式,對于集團(tuán)公司來說,在制度和流程落地方面都普遍存在如下挑戰(zhàn)。
  下屬企業(yè)運營過程“黑箱”情況嚴(yán)重。下屬企業(yè)究竟是如何管理的,集團(tuán)公司很難清楚了解。哪怕集團(tuán)公司只考核下屬企業(yè)的財務(wù)績效,并不等于集團(tuán)公司不需要了解下屬企業(yè)運營的過程及風(fēng)險控制情況,更不等于集團(tuán)公司不需要對下屬企業(yè)的運營風(fēng)險承擔(dān)責(zé)任。管控與了解是兩回事,某種意義上,“透明”是最好的管控。這一點,連幼兒園的管理者都明白?,F(xiàn)在一些幼兒園甚至在教室裝上了攝像頭并通過網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)播,家長通過密碼,可以隨時查看。
  “一管就死,一放就亂”情況依然存在。正是對于企業(yè)運營過程“黑箱”情況的擔(dān)憂,集團(tuán)就會在“管”和“放”之間不斷 ”左傾” 或 ”右傾”,甚至導(dǎo)致管控模式的調(diào)整。比如原先實行的是財務(wù)控制型模式,但某下屬企業(yè)業(yè)績總是不好,所以決定所有新的合同都需要上報集團(tuán)批準(zhǔn),而集團(tuán)相關(guān)部門為了更準(zhǔn)確地進(jìn)行審批,就需要下屬企業(yè)提供各種各樣的背景資料和數(shù)據(jù)。幾個回合下來,下屬企業(yè)沒了活力,管控模式也莫明地變成了運營控制型。
  經(jīng)驗和資源的共享困難,制度和流程很難標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。任何組織都強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗和資源的共享,因為這是提高效率、節(jié)約成本,減少風(fēng)險和損失的最佳方法。某下屬企業(yè)發(fā)生過的問題,當(dāng)然應(yīng)將教訓(xùn)轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的制度和流程落實到其它下屬企業(yè)中去,以免重蹈覆轍。中信泰富發(fā)生的問題,難道中信集團(tuán)不應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險控制制度和流程,并馬上落實到所有下屬企業(yè)中去嗎?我想,沒有一個集團(tuán)總部不想做這事的,但是企業(yè)一大,如何制訂標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的制度和流程就不是說說那么簡單了。
  “管理體系孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重。企業(yè)在發(fā)展過程中往往會不斷地引入并應(yīng)用各種先進(jìn)的管理理念和方法,這些理念和方法的引進(jìn)一般都以項目實施的形式展開,并隨著項目的結(jié)束給企業(yè)留下一套套的管理體系和制度。由于這些體系和制度之間并沒有進(jìn)行過有效的整合,從而造成各體系之間存在相互脫節(jié)甚至相互沖突的情況。另外,這些項目通常又是以一個或幾個部門為單位展開的,職能部門由于職責(zé)分工所造成的邊界效應(yīng)也進(jìn)一步加劇了“管理體系孤島”的形成。也就是說,下屬企業(yè)可能連自已都搞不清自身的管理體系,那么又如何讓集團(tuán)公司明白呢?
  要解決上述問題,最好的辦法就是建立一套適應(yīng)集團(tuán)管控的制度和流程管理體系。形象一點來說,ISO標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)就是最好的管理實踐。她制定了一套管理架構(gòu)、方法,并要求各認(rèn)證企業(yè)根據(jù)自身情況制定詳細(xì)的程序文件也就是流程和制度。這些流程和制度是透明的,而且需要定期接受檢查。ISO機(jī)構(gòu)通過這一體系管理了全世界的“子公司”。
  也就是說,集團(tuán)應(yīng)建立一套流程和制度的管控體系來解決上文提到的各方面的挑戰(zhàn)。具體來說,就是在集團(tuán)層面實現(xiàn)“四個統(tǒng)一”并進(jìn)而建立一套適應(yīng)集團(tuán)管控的制度和流程管理體系。所謂“四個統(tǒng)一”即設(shè)立一個統(tǒng)一的流程和制度管理機(jī)構(gòu);采用一套統(tǒng)一的流程描述語言;梳理一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé);建立一個統(tǒng)一的信息化流程管理平臺。
  1) 建立一個統(tǒng)一的流程管理機(jī)構(gòu)
  既然我們的目標(biāo)是用流程來整合及規(guī)范集團(tuán)及下屬企業(yè)的管理體系,那么一個站在集團(tuán)全局角度進(jìn)行流程管理的機(jī)構(gòu)就顯得不可或缺了。當(dāng)然,被賦予此職責(zé)的部門自然也就成為集團(tuán)管理體系整合的中樞部門了。需要特別指出的是,流程管理職能部門并不是要負(fù)責(zé)設(shè)計具體的流程,而是負(fù)責(zé)實現(xiàn)管理體系的整合及其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其主要職責(zé)包括:建立統(tǒng)一的流程描述規(guī)范;設(shè)計統(tǒng)一的流程管理架構(gòu);進(jìn)行流程和制度的統(tǒng)一發(fā)布;對流程變更進(jìn)行統(tǒng)一管理并對流程執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)一的監(jiān)控等。
  那么,什么樣的部門適合承擔(dān)這個職責(zé)呢?從實踐經(jīng)驗來看,集團(tuán)公司的企管部、IT部和內(nèi)控部成為流程管理職能部門的情況比較常見,主要原因是這三個部門本身就是具有全局管理視野的組織。企管部一般來說就是專門負(fù)責(zé)制定和管理集團(tuán)及下屬企業(yè)各種規(guī)章制度和考核體系的部門,只不過原來沒有明確地賦予他們進(jìn)行體系整合的職責(zé)和手段。而隨著企業(yè)大量實施信息化管理系統(tǒng),IT系統(tǒng)同企業(yè)管理體系的融合不斷地深入,IT部門越來越多的融入企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)術(shù)計劃實現(xiàn)的過程。很多企業(yè)認(rèn)識到了這一點,并將IT部門重新定位為“流程及信息管理部”從而賦予其流程管理的職責(zé)。康佳、海爾等企業(yè)就是這樣做的。為了實現(xiàn)全面風(fēng)險管理而建立起來的內(nèi)控部門,由于其本身的職責(zé)就有對各種管理體系進(jìn)行風(fēng)險管控的要求,因此也常常被賦予流程管理的職責(zé),比如中石油的內(nèi)控部門就承擔(dān)了這樣的職責(zé)。為了進(jìn)一步明確和強(qiáng)化流程管理職能及其在企業(yè)管理體系內(nèi)的中樞地位,相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人被授于類似“首席流程官 (CPO)”、“首席流程及信息官 (CPIO)”或“首席流程及風(fēng)險控制官(CPRO)”的頭銜已經(jīng)成為一種趨勢。
  2) 規(guī)定一套統(tǒng)一的流程描述規(guī)范
  不同的人在描述同一個流程時,或者同一批人在不同的時間點描述同一個流程時,由于沒有一套強(qiáng)制統(tǒng)一的描述語言,就會出現(xiàn)流程描述的差異。比如,同樣對于“供應(yīng)商詢價”這個流程節(jié)點,有的時候可以描述成“向供應(yīng)商詢問材料價格”,有的時候可以描述成“向供應(yīng)商詢價”,而完成此事的崗位又可以描述成“采購助理”或“采購業(yè)務(wù)助理”。之后,當(dāng)不同的人來讀這兩個流程時就會產(chǎn)生不同的理解。有的人可能會認(rèn)為“采購助理”和“采購業(yè)務(wù)助理”是同一個崗位,有的人可能會認(rèn)為這是兩個不同的崗位。如果IT人員基于此流程開發(fā)系統(tǒng),就會出現(xiàn)是設(shè)定兩個不同的角色并配以兩套不同的權(quán)限,還是同一個角色并匹配一套權(quán)限的差異。另外,由于沒有強(qiáng)制的規(guī)范性描述,各部門間討論同一個流程時,往往會發(fā)生“各說各話”的現(xiàn)象,都認(rèn)為對方懂了,但其實大家說的是兩回事。因此,集團(tuán)的流程管理職能部門的首要工作就是要制定一套本集團(tuán)各企業(yè)統(tǒng)一的流程描述規(guī)范和語言,并強(qiáng)制和監(jiān)督大家執(zhí)行。海爾流程及信息部開展流程梳理時,首先就統(tǒng)一了流程描述的規(guī)范。他們形象地稱之為從“各說各話”變成都說“普通話”,僅此一項就大大提升了內(nèi)部溝通的效率和質(zhì)量。新奧燃?xì)馐怯杉瘓F(tuán)的IT部門負(fù)責(zé)流程管理,他們?nèi)ツ觊_始就嘗試制定統(tǒng)一的流程描述規(guī)范。新奧燃?xì)鈴膷徫幻Q的標(biāo)準(zhǔn)化入手,并取得了不錯的效果。
  3) 梳理一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé)
  不管企業(yè)引入并建立了多少種管理理念和體系,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程都只能有一套,而且這套業(yè)務(wù)流程還應(yīng)該是所謂端到端的流程。企業(yè)的員工只要嚴(yán)格按照這套流程手冊中所規(guī)定的要求開展工作即可以滿足所有管理體系的要求。梳理出一套綜合的流程手冊和崗位職責(zé)書是管理體系整合成功的標(biāo)志。因此,通過業(yè)務(wù)流程這個橋梁將各種管理思想和理念整合在一起并落實到每一個具體的流程步驟上去,從而使得各種管理思想能夠真正落地是梳理一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé)的根本目的。明確清晰地告訴員工應(yīng)如何正確地做事,這是精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的需要,也是企業(yè)管理優(yōu)化和提升的基礎(chǔ)。本來,企業(yè)制定各種各樣的規(guī)章制度、流程手冊、程序文件、工作指南就是為了明確和規(guī)范做事的方法,但紛繁復(fù)雜的“管理體系孤島”最后卻反而讓具體的執(zhí)行者搞不清方向了。如果連應(yīng)該怎樣做都講不清楚又怎么能指望員工認(rèn)真全面地執(zhí)行呢?
  事實上,通過業(yè)務(wù)流程這個載體,我們改變了整個管理體系的輸入和輸出。原來每個管理體系的制度文檔是輸出,是發(fā)給員工并指導(dǎo)其開展工作的管理要求。現(xiàn)在,這些管理體系的相關(guān)制度變成了輸入,是建立流程體系的輸入信息,通過流程體系這個中樞環(huán)節(jié)將所有的管理要求整合并輸出為一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé)。企業(yè)的員工只要基于這套統(tǒng)一流程手冊和崗位職責(zé)開展工作即可,明確而又清晰。
  4) 建立一個統(tǒng)一的信息化流程管理平臺
  所謂統(tǒng)一的信息化流程管理平臺指集團(tuán)及下屬企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都必須在此平臺上建立、修改和發(fā)布。企業(yè)所有的流程手冊和崗位職責(zé)也必須通過這個平臺自動生成。這樣可以借助IT技術(shù)有效地避免不同管理體系之間的不協(xié)調(diào)和沖突,并實現(xiàn)管理體系的整合。事實上,沒有信息化管理平臺加以支撐,全憑人工管理來實現(xiàn)上述所謂的流程管理理念還是比較困難的。信息化技術(shù)的優(yōu)勢就是可以通過功能、權(quán)限和工作流的設(shè)置來固化流程管理本身的各種制度和流程,并且可以大大提高管理體系整合的效率和精確程度。另外,信息化技術(shù)還能使相關(guān)人員方便高效地進(jìn)行流程的設(shè)計、更改和查詢。西門子、中石油等公司就建立了這樣的信息化管理平臺并取得了不錯的成效。
  綜上所述,如果希望集團(tuán)的管控水平能有進(jìn)一步的提升,除了不斷優(yōu)化管控的模式之外,還必須同步建立起流程和制度的集團(tuán)管控體系。不管選擇什么樣的集團(tuán)管控模式,最終還是要靠這套體系來實現(xiàn)管理落地的。
 

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