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用流程管理解決內(nèi)控與其他管理體系“一企兩制”現(xiàn)象

2017.03.02

近年來，隨著《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》的頒布，我國上市公司、國有企業(yè)及其他大中型企業(yè)都開始推行內(nèi)部控制制度。但是，不少企業(yè)在實施內(nèi)控過程中面臨著一個困惑，“企業(yè)已有的管理制度，如ISO質(zhì)量管理體系，也是可以幫助企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險，它與企業(yè)內(nèi)控體系是什么關(guān)系？”從需求上看，這些管理制度都是必不可少的，但是卻造成一個企業(yè)內(nèi)“一企兩制”，多頭管理的現(xiàn)象。如何處理好企業(yè)內(nèi)部控制體系與其他管理體系的關(guān)系，如何使多種管理體系相互依存、相互補充、相互銜接，形成集合協(xié)同優(yōu)勢，是許多企業(yè)面臨的難題。筆者以內(nèi)部控制體系與ISO質(zhì)量管理體系為例，分析兩者的異同點，并提出了如何使兩者互相融合的思路。

一、內(nèi)控體系與ISO質(zhì)量管理體系的關(guān)系

企業(yè)的內(nèi)控體系與ISO質(zhì)量管理體系都是企業(yè)重要的管理體系組成部分。ISO質(zhì)量體系所關(guān)注的是質(zhì)量領(lǐng)域，主要是從質(zhì)量的視角來進行管控，而企業(yè)內(nèi)控體系對于企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的防范，是從資產(chǎn)安全、信息真實的視角來進行管控，兩者之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，主要體現(xiàn)在如下幾個方面：第一、目的不同。內(nèi)控體系是以會計報告數(shù)據(jù)真實性為主要目的，而ISO質(zhì)量體系是以保證產(chǎn)品質(zhì)量滿足客戶需求為主。第二、內(nèi)容不同。內(nèi)控體系通過對運營進行管理以使會計數(shù)據(jù)真實合理；而ISO質(zhì)量體系則涵蓋產(chǎn)供銷價值鏈，但是缺少會計系統(tǒng)控制。第三、涉及部門不同。在ISO體系內(nèi)不存在財務(wù)部門，主要以研發(fā)、生產(chǎn)、采購、銷售部門為主；內(nèi)控體系幾乎涵蓋公司各部門。有句話說得好，只要是一個企業(yè)在運作的，其最后的運作成果就是財務(wù)數(shù)值，總是存在收入與支出。

二、內(nèi)控體系與ISO質(zhì)量管理體系融合的具體思路

要消除內(nèi)控體系與ISO質(zhì)量管理體系在企業(yè)管理上的“一企兩制”現(xiàn)象，企業(yè)就需要在組織內(nèi)部引入流程管理的理念和方法，用流程管理來實現(xiàn)上述兩種管理體系的整合。具體來說，就是用業(yè)務(wù)流程這套企業(yè)的“神經(jīng)系統(tǒng)”來整合企業(yè)的管理機構(gòu)、流程描述、崗位職責(zé)和信息化平臺。

1. 設(shè)立專門的跨職能流程管理部門

企業(yè)應(yīng)該建立一個專門的跨功能流程管理部門，由具有全局管理視野并有決策權(quán)的高層管理者親自掛帥。該部門并不負(fù)責(zé)設(shè)計具體的內(nèi)控或質(zhì)量保證流程，而是需要對內(nèi)控體系和ISO管理體系進行重新梳理，在兼顧兩者目標(biāo)、程序和方法的前提下，將重復(fù)和矛盾內(nèi)容進行修改整合。該部門最關(guān)鍵的任務(wù)是將內(nèi)控和ISO質(zhì)量管理流程的職責(zé)和權(quán)力，不留死角和斷點地落實到不同業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)崗位中。總體而言，該部門主要職責(zé)包括：建立統(tǒng)一的流程描述規(guī)范；設(shè)計統(tǒng)一的流程管理架構(gòu)；進行流程和制度的統(tǒng)一發(fā)布；對流程變更進行統(tǒng)一管理，并對流程執(zhí)行情況進行統(tǒng)一的監(jiān)控等。

2. 規(guī)范不同管理體系的業(yè)務(wù)流程描述

內(nèi)控體系和ISO管理體系都需要將業(yè)務(wù)流程以文檔的形式進行歸納、分類和存儲，以便后期進行評估和報告。如果兩者在描述同一個流程或崗位時，沒有一套強制統(tǒng)一的描述語言，就會出現(xiàn)流程描述的差異，為體系融合造成障礙。比如，同樣對于“物料領(lǐng)用”這個流程節(jié)點，內(nèi)控體系描述成“從倉庫領(lǐng)取物料”，ISO體系描述成“領(lǐng)料”，而完成此事的崗位則可以描述成“車間領(lǐng)料員”或“車間物料員”。因此，梳理不同管理體系的前提，就是統(tǒng)一流程描述的規(guī)范，從“各說各話”變成都說“普通話”，這樣才能識別并消除不同管理體系下業(yè)務(wù)重復(fù)和矛盾，提高內(nèi)部溝通的效率和效果。進一步講，只有統(tǒng)一了流程描述，企業(yè)才能建立一套規(guī)范化的業(yè)務(wù)文檔管理系統(tǒng)，將文檔按統(tǒng)一格式進行編碼，在評估和報告階段能迅速檢索適用于不同管理體系的文檔。

3. 制定統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé)

不管企業(yè)引入多少種管理體系，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程都只能有一套，因此梳理出一套綜合的流程手冊和崗位職責(zé)書是管理體系整合成功的標(biāo)志。這樣做的根本目的是通過業(yè)務(wù)流程這個橋梁將各種管理思想和體系整合在一起，并落實到每一個具體的流程步驟和崗位職責(zé)，實現(xiàn)“端到端”和“點到點”地管理全覆蓋。這套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責(zé)書應(yīng)該明確清晰地告訴企業(yè)員工應(yīng)如何正確地做事，企業(yè)員工只要嚴(yán)格按照流程手冊和崗位職責(zé)書開展工作，就能滿足所有管理體系的要求。

4. 建立信息化流程管理平臺

信息化流程管理平臺是指企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程都必須在此平臺上建立、修改和發(fā)布，企業(yè)所有的流程手冊和崗位職責(zé)也必須通過這個平臺自動生成。這樣可以借助信息化技術(shù)有效地避免不同管理體系之間的不協(xié)調(diào)和沖突，并實現(xiàn)管理體系的整合。另外，內(nèi)控體系和ISO質(zhì)量管理體系均要求企業(yè)進行定期評估，在評估基礎(chǔ)上持續(xù)改善現(xiàn)有的管理活動。信息化技術(shù)還能使相關(guān)人員方便高效地進行流程的設(shè)計、更改和修正。

強化內(nèi)控是近年來企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險的一項管理需求。但是內(nèi)控畢竟只是企業(yè)管理制度體系的一個重要組成部分，把內(nèi)控作為一個獨立的制度體系，難免會增加制度執(zhí)行的重疊、沖突與協(xié)調(diào)成本。本文提出通過流程管理，將企業(yè)現(xiàn)有的管理體系有機整合，解決多種管理體系在企業(yè)內(nèi)“一企兩制”現(xiàn)象，從而實現(xiàn)管理水平的進一步提升。

作者：亦非

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