編者按：
案件無窮，然而律師時(shí)間有限，要通過效率逆襲最好的辦法就是運(yùn)用項(xiàng)目管理化的思維，利用工具管理律所的案件。舊有的表格所能起到的作用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上目前智能的工具，擁有這樣的工具之后，你才會(huì)發(fā)現(xiàn)原來律師案件管理可以如此簡(jiǎn)便、清晰。
律師的最大工作成本就是時(shí)間，作為所里的項(xiàng)目主管，我的團(tuán)隊(duì)價(jià)值便是通過項(xiàng)目管理來優(yōu)化訴訟和非訴案件的流工作效率。針對(duì)訴訟業(yè)務(wù)，為了掌控訴訟進(jìn)度，我們研發(fā)了《訴訟案件進(jìn)度表》、為了提升訴訟專業(yè)性，我們研發(fā)了《庭前信息表》、為了規(guī)范團(tuán)隊(duì)的高質(zhì)量服務(wù)，我們制作了清單式的《訴訟業(yè)務(wù)規(guī)范化辦理制度》。
這些舉措幫助團(tuán)隊(duì)提高了效率，節(jié)省了不少時(shí)間，雖實(shí)施起來不能稱上完美，但我已心滿意足。但團(tuán)隊(duì)引入阿爾法后，我選擇了主動(dòng)放棄現(xiàn)有的表格，發(fā)現(xiàn)律師的便捷流程還可以這么玩！
訴訟案件進(jìn)度表 vs Alpha項(xiàng)目管理
基于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理的需要，我們經(jīng)過反復(fù)琢磨和討論，“研制”了《訴訟案件進(jìn)度表》。那一刻，我們覺得內(nèi)心無比踏實(shí)，因?yàn)?，我們認(rèn)為通過詳細(xì)記錄案件的審判信息，案件的關(guān)鍵期限，辦理案件的律師團(tuán)隊(duì)，以及律師處理案件的進(jìn)度，我們代理案件的每一個(gè)情況終于“一目了然”“有跡可查”，我們可以以此向委托人匯報(bào)案件進(jìn)度，可以以此進(jìn)行內(nèi)部案件轉(zhuǎn)接，可以以此進(jìn)行業(yè)務(wù)復(fù)盤……幾乎可以解決我們業(yè)務(wù)中一切需求。
但Alpha的出現(xiàn)，讓我們既驚嘆又驚喜，立即取代了易丟、易毀、落后的《訴訟案件進(jìn)度表》，因?yàn)槟呐?00頁的“白紙黑字”也無法戰(zhàn)勝Alpha的“人工智能”。
代替法律秘書手動(dòng)填寫案件信息的是，律所案件管理中心在Alpha上對(duì)訴訟案件新建項(xiàng)目后，法律秘書隨即進(jìn)入項(xiàng)目完善案件信息。
（1）逐一錄入委托人信息：委托人的姓名／名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等；案件審判信息：管轄法院、案號(hào)、案由、審判人員信息、委托人訴訟地位。
（2）導(dǎo)入訴訟項(xiàng)目模板?？紤]到不同訴訟類型辦案流程存在的差別，以及代理處于不同訴訟地位的當(dāng)事人，其業(yè)務(wù)流程也存在差異，我們分別形成了“思貝民事訴訟一審（原告）代理流程”、“思貝民事訴訟一審（被告）代理流程”、“思貝民事訴訟二審（上訴人）代理流程”、“思貝民事訴訟二審（被上訴人）代理流程” 、“思貝行政訴訟一審（被告）代理流程”。
法律秘書即可根據(jù)案件類型、委托人訴訟地位分別選擇并導(dǎo)入訴訟項(xiàng)目模板。由于案件的差異性，若代理工作增加的，則由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在該項(xiàng)目下的相應(yīng)環(huán)節(jié)增加任務(wù)組及任務(wù)，例如在民事訴訟一審程序中代理被告方時(shí)，被告方提起反訴的。
（3）分類新建項(xiàng)目文件夾。區(qū)分案件事實(shí)材料、法律檢索材料、案件程序性材料、律師辦案材料分別新建文件夾，團(tuán)隊(duì)成員隨時(shí)將代理案件過程中形成的材料按類別歸檔，以便于查看案件材料。
Alpha項(xiàng)目管理取代手寫案件進(jìn)度記錄產(chǎn)生了很多優(yōu)勢(shì)。
首先，關(guān)于辦理案件的流程，在項(xiàng)目下導(dǎo)入訴訟流程模板后，相比較以前“想到一步做一步”的情形，現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)成員對(duì)處理該訴訟案件的工作計(jì)劃、工作流程更明確、清晰。
其次，關(guān)于記錄完成時(shí)間、完成內(nèi)容，根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的分工，Alpha項(xiàng)目下細(xì)分的“任務(wù)”相應(yīng)分配給不同團(tuán)隊(duì)成員，主辦律師（在項(xiàng)目中可被稱為或者任命為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）在“任務(wù)”中指定執(zhí)行人的時(shí)候，同時(shí)確定完成任務(wù)的截止時(shí)間，主辦律師即可以隨時(shí)掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)成員是否完成任務(wù)、何時(shí)完成任務(wù)、完成哪些任務(wù)。任務(wù)執(zhí)行人完成單個(gè)“任務(wù)”后勾選任務(wù)時(shí)，項(xiàng)目中會(huì)自動(dòng)形成任務(wù)完成動(dòng)態(tài)，同時(shí)任務(wù)分派人的手機(jī)上也可以立即收到“任務(wù)完成”通知。
再次，關(guān)于計(jì)時(shí)，Alpha項(xiàng)目下的任務(wù)計(jì)時(shí)以及計(jì)時(shí)分析功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是表格中“用時(shí)”兩個(gè)字足以實(shí)現(xiàn)的。
庭前信息表 vs Alpha項(xiàng)目管理
辦理案件的規(guī)范化與案件執(zhí)行的專業(yè)化是本所核心追求之一。在使用Alpha前，律所主辦律師在開庭前開具《出庭函》時(shí)，需要自檢自查《庭前信息表》上各項(xiàng)流程的執(zhí)行情況，如實(shí)填寫執(zhí)行情況后交業(yè)務(wù)主管審核簽字，然后主辦律師再將其交給案件管理中心制作《出庭函》并蓋章。
《庭前信息表》承載了主辦律師對(duì)案件辦理的自我檢查與承諾保證，同時(shí)是業(yè)務(wù)主管對(duì)訴訟流程的監(jiān)督、跟蹤。然而這種自糾自查、主管監(jiān)督，都僅僅停留在事后跟蹤，不具有即時(shí)性。
Alpha項(xiàng)目下，案件進(jìn)度跟蹤是即時(shí)的、多層面的。我們無需再通過簽字審核來進(jìn)行形式上的案件監(jiān)督。業(yè)務(wù)主管享有權(quán)限查看各個(gè)訴訟項(xiàng)目任務(wù)情況，因而可以隨時(shí)了解案件動(dòng)態(tài)；案件管理中心只需要檢索需要開《出庭函》的案件是否已經(jīng)在Alpha中立項(xiàng)，然后點(diǎn)擊查看“制作出庭函”之前的任務(wù)的完成情況，就可以確定目前是否符合工作流程。
最初的制度、指引、清單 vs Alpha項(xiàng)目管理
在Alpha之前，律所針對(duì)訴訟業(yè)務(wù)形成了一系列的制度、指引，例如《訴訟業(yè)務(wù)規(guī)范化辦理制度》，對(duì)團(tuán)隊(duì)辦理訴訟案件的流程、要求進(jìn)行了全面、細(xì)致的規(guī)定，如此細(xì)致的制度必然是頁數(shù)過十、字?jǐn)?shù)過千，可想而知，早已被壓在桌面最下層。針對(duì)調(diào)查取證、質(zhì)證意見制作，我們也形成了指引，可是辦案的時(shí)候容易忘記。我們還針對(duì)案卷歸檔制作了材料清單并統(tǒng)一發(fā)送紙質(zhì)版、電子版，可是每當(dāng)結(jié)案歸檔的時(shí)候總會(huì)接到團(tuán)隊(duì)伙伴再次傳送清單的請(qǐng)求。
為了使Alpha下【項(xiàng)目】【任務(wù)組】【任務(wù)】【任務(wù)詳情】【檢查項(xiàng)】各個(gè)層級(jí)使用和分配更加合理，經(jīng)過總結(jié)，我們將這些制度、指引、目錄等與Alpha有機(jī)結(jié)合。
例如對(duì)任務(wù)下檢查項(xiàng)的使用方式為：
一是用來提示“任務(wù)”處理的分解動(dòng)作，例如簽訂委托代理合同的分解動(dòng)作；
二是用作要點(diǎn)提醒，例如制作證據(jù)卷宗時(shí)的小 tips；
三是用來作為“清單”，例如用于提示向法院提交答辯狀時(shí)應(yīng)當(dāng)備齊的文件清單、開庭需要攜帶的物品清單、案件結(jié)案歸檔所需的材料清單。
Alpha自3月16日在我所上線以來,經(jīng)過一個(gè)月初步摸索、一個(gè)月流程梳理、一個(gè)月復(fù)盤打磨后。我們終于摒棄了之前笨重的案件管理軟件，擺脫了效率低下的人工案件記錄，在律所訴訟業(yè)務(wù)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)、非訴常規(guī)業(yè)務(wù)中建立了項(xiàng)目流程，實(shí)現(xiàn)了集時(shí)間管理、流程與進(jìn)度管理、文檔與知識(shí)管理、客戶管理為一體的業(yè)務(wù)管理模式。
2年前，我們知道了iCourt，但不知道會(huì)有神奇的Alpha改變我們的工作習(xí)慣。
7個(gè)月前，我們知道了Alpha，但還不知道她長什么樣子，我們的確不知道Alpha會(huì)變得如此強(qiáng)大。
今天，也不知道Alpha下一次的升級(jí)完善會(huì)帶給我們什么樣的驚喜。
但是，
終于等到你，
還好沒放棄。
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