協(xié)同辦公不是一套簡單的OA軟件，而是將整合的思想貫穿始終。在青島泰能，作為信息載體的協(xié)同軟件，更多地充當(dāng)了信息分析的工具，實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的加工和轉(zhuǎn)換，提供了從基本查詢、報表到智能分析的一系列工具。
一踏進(jìn)青島泰能集團(tuán)信息中心的門，就看到信息中心主任李煒正與某部門主管探討協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)方面的問題。“自從協(xié)同辦公軟件上馬之后，整個集團(tuán)管理層的辦公效率明顯提高。”現(xiàn)在，協(xié)同辦公已經(jīng)在泰能集團(tuán)內(nèi)部廣受好評。
找準(zhǔn)突破口
近些年，ERP、CRM、EIP、SCM、業(yè)務(wù)流程重組等專業(yè)詞匯一直刺激著CIO們的神經(jīng)。CIO們企圖借助信息化的過程，實現(xiàn)企業(yè)管理理念的創(chuàng)新與業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，這就要找準(zhǔn)信息化的突破口，由此實現(xiàn)以點帶面的效果。
生產(chǎn)領(lǐng)域的信息化可以遵照生產(chǎn)流程來做，但是對于管理信息化，一直沒有一個很成功的現(xiàn)成的模式可以借鑒。每個企業(yè)都有自身的管理特色，只有充分捕捉到這些特色才能對癥下藥。
青島泰能集團(tuán)的前身是青島燃?xì)饧瘓F(tuán)，是以人工煤氣、液化石油氣、天然氣、冶金焦炭、供熱、發(fā)電生產(chǎn)、經(jīng)營和售后服務(wù)為主的多元化發(fā)展的大型企業(yè)集團(tuán)，相關(guān)配套產(chǎn)業(yè)包括：燃?xì)?、供熱工程設(shè)計、施工、安裝，管網(wǎng)運行管理，燃?xì)馄嚫难b、加氣以及燃?xì)庥镁呱a(chǎn)、銷售、維修等。涉及如此眾多的業(yè)務(wù)種類，我們不難想像出泰能集團(tuán)的管理難度。
在2005年以前，青島泰能的集團(tuán)辦公公文、合同等審批過程復(fù)雜，會簽時間較長，經(jīng)常出現(xiàn)延誤現(xiàn)象，效率低下。而且，各個部門的領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)信息化關(guān)注的重點不一樣，但是原有的辦公自動化系統(tǒng)只能提供“千人一面”的信息，沒有任何針對性。而協(xié)同辦公系統(tǒng)則以各種技術(shù)手段實現(xiàn)了與其他專業(yè)軟件的互動和對接，更好地突破了資源之間的壁壘，提供了一個暢通無阻的工作環(huán)境。
據(jù)此，泰能集團(tuán)決定采用“協(xié)同辦公”來徹底根治這一“病癥”，“協(xié)同辦公”成了青島泰能的信息化突破口。
選型戰(zhàn)術(shù)
從1999年開始，青島泰能集團(tuán)就已經(jīng)開始建設(shè)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，經(jīng)過幾年的運轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡(luò)管理日益規(guī)范化。2005年8月，協(xié)同辦公被提上日程。“說白了，協(xié)同辦公是一種理念。管理是抓還是放，要采取一個中庸之道。”李煒一語點破了協(xié)同辦公的玄機，道出了“以人為中心”的理念。
從1998年到現(xiàn)在，協(xié)同軟件的發(fā)展經(jīng)歷了以電子郵件為中心和信息交流的兩個協(xié)同辦公時代。協(xié)同辦公使企業(yè)里面結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的范圍不斷擴大，企業(yè)信息需求者的個性化要求不斷被滿足。
可是，市場上的協(xié)同辦公軟件各種各樣，如何才能選擇出適合本企業(yè)的軟件？這一困擾讓李煒焦頭爛額。“選合作廠商就像談戀愛一樣，講究一個適配性，必須對廠商有充分了解。”在經(jīng)歷了公司的生產(chǎn)信息化后，李煒深有感觸。
國外軟件的設(shè)計理念與國內(nèi)的企業(yè)文化之間有很大差異。雖然借助第三方咨詢機構(gòu)，國外的IT廠商在中國市場的占有率有所提高，但是系統(tǒng)之間的不可兼容性及系統(tǒng)實施的困難程度還是不容忽視的，這就使像青島泰能這樣的企業(yè)把更多的注意力放在了國內(nèi)IT廠商身上。
李煒認(rèn)為，選型時一定要明確兩點：一是企業(yè)在管理上遭遇的困難；二是IT廠商解決此困難的方案。這兩點是先決條件，“然后就要看解決方案能否與企業(yè)要解決的問題形成一個最大范圍的交集，這是企業(yè)選型的關(guān)鍵。”李煒表示。
“此外，對于企業(yè)來說，必須要建立可靠的維護(hù)系統(tǒng)。如果老是讓實施方案空置起來，你在合同初期可能還行，越到最后就越不行。實施方案必須要與公司技術(shù)人員的能力相吻合，最好能掌握實施方案中一些基本的技術(shù)。”李煒說。
以點帶面 整合應(yīng)用
在青島泰能，作為信息載體的協(xié)同軟件，更多地充當(dāng)了信息分析的工具，實現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的加工和轉(zhuǎn)換，提供了從基本查詢、報表到智能分析的一系列工具，并以各種形象的方式展現(xiàn)出來，從而為企業(yè)考察運營情況、分析當(dāng)前問題所在、制定未來發(fā)展計劃等提供了更多的決策支持。 “協(xié)同就是在網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的辦公條件下處理公共事務(wù)的一種方式。從管理角度來說，譬如財務(wù)數(shù)據(jù)要被提取出來，就需要辦公系統(tǒng)跟財務(wù)系統(tǒng)整合在一起，大家從一個協(xié)同的平臺上各取所需。”李煒說。
現(xiàn)在，青島泰能集團(tuán)的報表和文件的傳送都是在協(xié)同辦公的平臺上完成的，取代了原來紙質(zhì)文件的傳遞，替代了企業(yè)郵箱，公文流轉(zhuǎn)速度加快。他們還在平臺上開設(shè)公告欄，解決了管理文件和技術(shù)文件的查閱問題，并實現(xiàn)了個性化的信息存取。
青島泰能集團(tuán)的企劃部設(shè)有專門的合同管理員?，F(xiàn)在，把合同發(fā)出去之后，整個合同的審批都在網(wǎng)上進(jìn)行，最后反饋到合同管理員手上; 合同管理員下載相關(guān)合同，然后審查，最后蓋章。這一過程實現(xiàn)了審批網(wǎng)絡(luò)化，大大縮短了文件審批的時間。那么，如何解決有人盜取密碼代簽的問題呢？李煒介紹，集團(tuán)內(nèi)部規(guī)定，合法的文件出來以后由具體負(fù)責(zé)的部門蓋章，然后確定簽發(fā)文件的人和蓋章的人是否一致。
由點及面，通過協(xié)同辦公平臺的輻射功能，青島泰能實現(xiàn)了集團(tuán)層面的一體化管理。打破了資源（人、財、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運作，通過對各種資源最充分的開發(fā)、利用和增值，以達(dá)成一致的目標(biāo)。協(xié)同的本質(zhì)在青島泰能集團(tuán)充分顯示。
談及今后的信息化規(guī)劃，李煒說：“在以財務(wù)為核心的信息化建設(shè)方面還有幾大項目，現(xiàn)在只是做一個基礎(chǔ)平臺，它是協(xié)同的基礎(chǔ)，然后要進(jìn)一步實施商業(yè)智能、人力資源、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)。大腦裝上以后，再上四肢，一切由大腦統(tǒng)帥。這樣，在我們的信息化框架之內(nèi)，一步步地上線系統(tǒng)，也就在相當(dāng)大程度上解決了信息孤島的問題。”
說服CEO
“21天就可以改變一個人的習(xí)慣。”青島泰能集團(tuán)CIO李煒在談及人的思想轉(zhuǎn)變時說。在信息化這個“一把手”角色突出的領(lǐng)域，理念攻堅是CIO們在實施自己的IT經(jīng)營理念之前首先要做的一件事情。
作為一個理性投資者，“一把手”注定不會去做沒有把握的事情，尤其是在“IT黑洞”盛行的年代，信息化讓CEO們?nèi)缱槡帧Ｔ鯓硬拍艽騽舆@些企業(yè)的決策者，已成為CIO職業(yè)生涯中極為關(guān)鍵的一步棋。所以，要做好一個CIO，首先要具備一個“說客”的素質(zhì)。
“剛開始上協(xié)同辦公系統(tǒng)的時候，老總也不能接受。在集團(tuán)公司每個月都要開的辦公會上，我每次講協(xié)同辦公都要持續(xù)20分鐘到半個小時。這樣講了有兩三個星期，老總就慢慢認(rèn)識到了協(xié)同辦公的好處。”李煒說。
另外，在IT這個行業(yè)，技術(shù)更新?lián)Q代是非常頻繁的，協(xié)同辦公軟件也不例外。沒有一個企業(yè)老板愿意花錢買回來一攤爛渣滓，CIO一定要切實把握住系統(tǒng)的實用性，并及時向老板傳達(dá)信息。
CIO的溝通注定是多面立體的，并且這種溝通在IT時代永遠(yuǎn)不會停歇。CIO的定位偏離不了一個“說客”的角色，一個向老板傳達(dá)IT效益的紐帶角色。
企業(yè)在信息化選型時一定要明確兩點: 一是企業(yè)在管理上遭遇的困難; 二是IT廠商解決此困難的方案。然后再看解決方案能否與企業(yè)要解決的問題形成一個最大范圍的交集。
——青島泰能集團(tuán)信息中心主任
李煒
（計算機世界報 2007年3月26日 第12期 B5）
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