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時間管理 | 掌握這一點就夠了

文|KOI


時間掌握在自己手里


時間都去哪兒了?

分分秒秒的時間就像游走的秒針一般,滴答滴答根本不會停下,更不會去等待任何人。

每人每天都擁有24h的資產(chǎn),但總有人抱怨自己的時間不夠用。其實,不是時間不夠用,而是你不會用時間。

很多人為了提高生活和工作的效率,學習掌握了各式各樣的時間管理法則,然而學到越多的法則,越是容易陷入混沌狀態(tài)。

時間都去哪兒了?


明確時間四象限

任何一件需要處理的事情或被分配的任務(wù),都有輕重緩急之分。

要想真正的做到有效的時間規(guī)劃,就要學會對手頭上的任務(wù)進行優(yōu)先級劃分排序,學會判斷事情的優(yōu)先順序也是一門重要的學問。之后,再進行有針對性的落實,真的可以把時間管理的井井有條。


時間象限

01.

第一象限是重要又急迫的事。

這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻。很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足,很快會變成迫在眉睫。

該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導致本應(yīng)該處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的,這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況,就是“忙”。


02.

第二象限是重要但不緊急的事。

真正懂得高效時間管理的大師,都會花費大部分的時間和經(jīng)歷來處理第二象限的事務(wù)。

若將重要不緊急的事務(wù)棄之不理,最終會變成重要又緊急事務(wù),俗稱迫在眉睫的事情。一旦到了迫在眉睫,任務(wù)的承擔者就會手忙腳亂,覺得時間不夠用。

追根溯源,還是沒有好好把握第二象限事務(wù)處理節(jié)奏。

反之,多投入一些時間在這個領(lǐng)域,將有利于提高實踐能力,縮小第一象限的事務(wù)范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施,很多急事將無從產(chǎn)生。

例如:鍛煉身體屬于重要但不緊急的事情,很多人由于懶惰而把這件事一拖再拖,當身體出現(xiàn)狀況的時候,為時已晚,鍛煉身體已經(jīng)變成重要又緊急甚至重要但無可挽回的事情。

第二象限事務(wù)不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發(fā)揮個人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。

建議高效人士要把80%的精力投入到第二象限的工作,以使第一象限的“急”事無限變少,不再瞎“忙”。


03.

第三象限是緊急但不重要的事。

從表面看上去第三象限的事務(wù)類似第一象限,因為強烈的緊迫性會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺。

實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在第三象限的事務(wù)打轉(zhuǎn),自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準。


04.

第四象限屬于不緊急也不重要的事。

簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點時間在第四象限上。

但我們往往在第一(重要又緊急)和第三象限(不重要但緊急)來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去稍作放松再出發(fā)。



時間都去哪兒了?

反面教材

以我自己為例:

有次領(lǐng)導給我分配了一項重要任務(wù),分配的時候附上了一句話:“這個事情沒有那么緊急,你自己把握好完成節(jié)奏?!?/p>

因為有“這個事情沒有那么緊急”這么一句話,我便將這項任務(wù)擱置在一邊,“不緊急”三個字誤我入歧途。

有次會議,領(lǐng)導突然問我:之前交付的任務(wù)進行的怎么樣了,有時間咱們交接一下。

聽完領(lǐng)導的話我便意識到自己的錯誤,認錯之后,火急火燎地開始完成任務(wù),原本充裕的時間因為自己的不主動和不準確判斷被壓縮成“迫在眉睫”。

倉促的時間里,任務(wù)的完成滿意度也大打折扣。

自此之后,對于每一項重要但不緊急的事務(wù)我都會用便利貼記錄下來,貼在工位最明顯的地方。一旦有閑暇時間,我就會去著手處理,這不僅提高了自己的辦事主動性,更讓我明白了正確使用時間四象限任務(wù)劃分的重要性。



時間管理是一門學問,學會利用時間,才能事半功倍。

我是KOI,期待和你一起成為更好的自己,更加期待你的「喜歡」「關(guān)注」。


KOI帶給你更多豐富

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