在之前的一篇文章《一個(gè)失敗的項(xiàng)目，多半一開始就有問題?？蛇@都是項(xiàng)目經(jīng)理的錯(cuò)嗎？》（點(diǎn)擊即可查看）我們提到了到了開工會(huì)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的重要性。
對(duì)于工程項(xiàng)目而言，如何準(zhǔn)備和召開一個(gè)正式的項(xiàng)目開工會(huì)呢？本文結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，給大家一些建議。
主要內(nèi)容：
1. 開工會(huì)前要做的準(zhǔn)備
2. 開工會(huì)上要說的事兒
3. 是否有成效，結(jié)束很重要
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開工會(huì)前要做的準(zhǔn)備
1. 項(xiàng)目組主要成員的確定
在項(xiàng)目經(jīng)理被正式授權(quán)后，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和公司項(xiàng)目主要人員任命流程提交人員需求，由公司指定部門（一般是項(xiàng)目管理部或PMO）批準(zhǔn)。
在項(xiàng)目經(jīng)理同為投標(biāo)經(jīng)理的情況下，由于前期對(duì)項(xiàng)目具體情況已比較熟悉，并且往往已經(jīng)擬定了初步的執(zhí)行策略，主要的項(xiàng)目組成員也已經(jīng)共同參與了投標(biāo)的整個(gè)過程，因此這一步的工作會(huì)比較高效。
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理與投標(biāo)經(jīng)理非同一人的情況，需要增加一個(gè)投標(biāo)經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理工作交接的過程。對(duì)于比較重要和復(fù)雜的項(xiàng)目，我們建議由投標(biāo)經(jīng)理組織主要項(xiàng)目成員及其他重要干系人同新項(xiàng)目經(jīng)理召開交接會(huì)。
投標(biāo)經(jīng)理需要對(duì)前期投標(biāo)工作的各項(xiàng)情況（項(xiàng)目背景、業(yè)主、合作方、文件歸檔情況等）做詳細(xì)介紹，其他干系人進(jìn)行補(bǔ)充。項(xiàng)目經(jīng)理可通過詢問充分了解項(xiàng)目各項(xiàng)情況。會(huì)后形成備忘錄，各方簽字表示交接完成。
公司可根據(jù)情況對(duì)不同項(xiàng)目的交接程序作出詳細(xì)規(guī)定。無論交接過程簡單或復(fù)雜，均需要留下記錄，以確保項(xiàng)目整個(gè)過程的連續(xù)和可追溯。
2. 準(zhǔn)備開工報(bào)告
項(xiàng)目開工報(bào)告的講解是開工會(huì)的主要議題之一。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)會(huì)同項(xiàng)目組成員共同準(zhǔn)備項(xiàng)目開工報(bào)告。開工報(bào)告的內(nèi)容可參考投標(biāo)階段的相關(guān)文件資料。
一個(gè)完整的開工報(bào)告主體內(nèi)容應(yīng)包含：
項(xiàng)目開工報(bào)告
1. 項(xiàng)目簡介
a) 項(xiàng)目名稱
b) 項(xiàng)目編號(hào)
c) 業(yè)主信息
d) 項(xiàng)目所在地
e) 項(xiàng)目概況（背景、規(guī)模、自然環(huán)境條件等）
2. 項(xiàng)目合同類型和工作范圍
a) 合同類型（指EPC、PMC、BOT、EP等）
b) 工作范圍（包括規(guī)模、工程量、界面和特殊要求等）
3. 初步WBS分解
a) L1：項(xiàng)目級(jí)分解（如：EPC01、EPC02……）
b) L2：職能級(jí)分解（如：設(shè)計(jì)E、采購P、施工C、項(xiàng)目管理PM等）
c) L3：系統(tǒng)級(jí)分解（如：設(shè)計(jì)中的油處理系統(tǒng)、氣處理系統(tǒng)、公用工程系統(tǒng)等）
4. 項(xiàng)目執(zhí)行策略
a) 項(xiàng)目執(zhí)行架構(gòu)
b) 項(xiàng)目分包策略
c) 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略
d) 其他重要策略
5. 文件管理
介紹項(xiàng)目文件控制管理程序（文件編號(hào)、分發(fā)、歸檔、保管等）
6. 項(xiàng)目溝通
a) 溝通媒介（電話、郵件、會(huì)議、拜訪等）
b) 溝通方式（信函、傳送單、郵件等）
c) 溝通頻率（每周、每月、每季度、不定期）
d) 溝通內(nèi)容 （格式、語言、形式等）
7. 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)和人員信息
a) 組織機(jī)構(gòu)（總體組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)）
b) 人員信息（主要成員信息和角色）
8. 項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)和人員信息
a) 組織機(jī)構(gòu)（總體組織機(jī)構(gòu)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)）
b) 人員信息（主要成員信息和角色）
9. 其他重要事項(xiàng)
3. 會(huì)議組織
根據(jù)項(xiàng)目具體情況，開工會(huì)的召開時(shí)間一般在項(xiàng)目授標(biāo)或合同簽訂后1~3周內(nèi)。
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)提前通過正式的方式通知參會(huì)人具體的會(huì)議時(shí)間和議程，并確保重要干系人的按時(shí)參加。這里的重要干系人至少包含：
重要干系人清單
1. 公司總經(jīng)理
2. 項(xiàng)目主任
3. 項(xiàng)目總工
4. 職能部門負(fù)責(zé)人
5. 項(xiàng)目組各負(fù)責(zé)人
6. 合作伙伴負(fù)責(zé)人（可選）
7. 重要指定供應(yīng)商負(fù)責(zé)人（可選）
開工會(huì)上要說的事兒
1. 項(xiàng)目的目標(biāo)和意義
開工報(bào)告是項(xiàng)目經(jīng)理在開工會(huì)上需要重點(diǎn)匯報(bào)和介紹的內(nèi)容。項(xiàng)目經(jīng)理需要確保所有參會(huì)人員清晰項(xiàng)目的相關(guān)信息和目標(biāo)。
項(xiàng)目經(jīng)理需要特別說明項(xiàng)目的執(zhí)行和成功對(duì)組織的意義，這不僅是為了引起高層的足夠重視，更是為了激起包括項(xiàng)目組成員在內(nèi)的干系人參與項(xiàng)目的榮譽(yù)感和為項(xiàng)目目標(biāo)成功實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)烈愿望。
2. 項(xiàng)目組成員的介紹
正式地介紹項(xiàng)目組成員是開工會(huì)上的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目經(jīng)理需要簡要介紹每個(gè)人的專業(yè)、特點(diǎn)和職業(yè)經(jīng)歷，并賦予每個(gè)人以足夠的信任和信心。
當(dāng)項(xiàng)目組成員數(shù)量和能力尚不能滿足項(xiàng)目需求時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)及時(shí)提出，并請(qǐng)求職能經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)助。
3. 公司領(lǐng)導(dǎo)和職能經(jīng)理的支持
項(xiàng)目經(jīng)理需要在會(huì)上特別給參會(huì)的職能經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)留出發(fā)言的環(huán)節(jié)以獲取足夠的理解和支持。這同樣對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有充分的激勵(lì)和肯定作用。
是否有成效，結(jié)束很重要
記錄會(huì)議紀(jì)要是大家都不太愿意干的，但卻是確保會(huì)議卓有成效最關(guān)鍵的一步。項(xiàng)目會(huì)議應(yīng)杜絕流于形式，這除了需要會(huì)前的精心準(zhǔn)備，更重要的是會(huì)上的記錄和會(huì)后的確認(rèn)與分發(fā)。
1. 紀(jì)要確認(rèn)
項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)安排專人對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行準(zhǔn)確而完整的記錄。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)僅僅對(duì)會(huì)上所有干系人的發(fā)言進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，會(huì)后某些干系人的補(bǔ)充和修改不應(yīng)該作為會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容。應(yīng)特別注意公司領(lǐng)導(dǎo)和職能經(jīng)理的支持和承諾。
會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后兩天內(nèi)發(fā)給所有參會(huì)人審查確認(rèn)，并在發(fā)出后兩天內(nèi)完成內(nèi)容確認(rèn)。
2. 紀(jì)要分發(fā)
確認(rèn)后的開工會(huì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)發(fā)送給所有主要干系人（無論是否參會(huì)），并抄送應(yīng)知情的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。具體操作方式按照項(xiàng)目溝通管理規(guī)定執(zhí)行即可。
紀(jì)要的分發(fā)目的是為了讓所有人知曉項(xiàng)目的目標(biāo)、意義和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的支持和承諾。
3. 紀(jì)要?dú)w檔
作為重要的項(xiàng)目文件，項(xiàng)目文控將確認(rèn)后的會(huì)議紀(jì)要按項(xiàng)目文件控制規(guī)定進(jìn)行編號(hào)和歸檔。
—— 總結(jié) ——
1. 開工會(huì)前要做的準(zhǔn)備
1）項(xiàng)目組主要成員的確定
2）項(xiàng)目開工報(bào)告的編制
3）項(xiàng)目開工會(huì)的組織
2. 開工會(huì)上要說的事兒
1）項(xiàng)目的目標(biāo)和意義
2）項(xiàng)目組成員的介紹
3）公司領(lǐng)導(dǎo)和職能經(jīng)理的支持
3. 是否有成效，結(jié)束很重要
1）紀(jì)要確認(rèn)
2）紀(jì)要分發(fā)
3）紀(jì)要?dú)w檔
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