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管理工具之任務分解法

昵稱29460191 >《PMP項目管理》

2017.01.15

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工程項目管理的WBS分解結構案例，WBS就是工作任務分解（Work Breakdown Structure），它是項目范圍的一個生動體現(xiàn)，活動結果的總和就是工作范圍，制定WBS計劃是制定項目計劃最主要的活動。

一、具體內容

（一）如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動

1、activity

2、 task

3、work breakdown structure

4、organization breakdown structure

（二）分解原則

橫向到邊即百分百原則指WBS分解不能出現(xiàn)漏項,也不能包含不在項目范圍之內的任何產(chǎn)品或活動。

縱向到底指WBS分解要足夠細,以滿足任務分配、檢測及控制的目的。

（三）分解方法

1、至上而下與至下而上的充分溝通

2、一對一個別交流

3、小組討論

（四）分解標準

1、分解后的活動結構清晰

2、邏輯上形成一個大的活動

3、集成了所有的關鍵因素

4、包含臨時的里程碑和監(jiān)控點

5、所有活動全部定義清楚

二、結構

工作分解結構(Work Breakdown Structure，簡稱為 WBS):以可交付成果為導向對項目要素進行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。

無論在項目管理實踐中,還是在PMP考試中，工作分解結構(WBS)都是最重要的內容.WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃和采購計劃等的重要基礎。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎。項目范圍是由WBS定義的,所以WBS也是一個項目的綜合工具。

三、WBS用途

WBS具有4個主要用途:

1、WBS是一個描述思路的規(guī)劃和設計工具.它幫助項目經(jīng)理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作.

2、WBS是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系的結構設計工具.

3、WBS是一個展現(xiàn)項目全貌,詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具.

4、WBS定義了里程碑事件,可以向高級管理層和客戶報告項目完成情況,作為項目狀況的報告工具.

四、創(chuàng)建wbs

1、創(chuàng)建方法

創(chuàng)建WBS是指將復雜的項目分解為一系列明確定義的項目工作并作為隨后計劃活動的指導文檔.創(chuàng)建WBS的方法主要有以下幾種:

a.使用指導方針.一些像美國國防部(DOD)的組織,提供MIL-STD之類的指導方針用于創(chuàng)建項目的WBS.

b.類比方法.參考類似項目的WBS創(chuàng)建新項目的WBS.

c.自上而下的方法.從項目的目標開始,逐級分解項目工作,直到參與者滿意地認為項目工作已經(jīng)充分地得到定義.該方法由于可以將項目工作定義在適當?shù)募毠?jié)水平,對于項目工期、成本和資源需求的估計可以比較準確.

d.自下而上的方法.從詳細的任務開始,將識別和認可的項目任務逐級歸類到上一層次,直到達到項目的目標.這種方法存在的主要風險是可能不能完全地識別出所有任務或者識別出的任務過于粗略或過于瑣碎.

2、基本要求

創(chuàng)建WBS時需要滿足以下幾點基本要求:

a.某項任務應該在WBS中的一個地方且只應該在WBS中的一個地方出現(xiàn).

b.WBS中某項任務的內容是其下所有WBS項的總和.

c.一個WBS項只能由一個人責任,即使許多人都可能在其上工作,也只能由一個人負責,其他人只能是參與者.

d.WBS必須與實際工作中的執(zhí)行方式一致.

e.應讓項目團隊成員積極參與創(chuàng)建WBS,以確保WBS的一致性.

f.每個WBS項都必須文檔化,以確保準確理解已包括和未包括的工作范圍.

g.WBS必須在根據(jù)范圍說明書正常地維護項目工作內容的同時,也能適應無法避免的變更.

3、分解方式

WBS的分解可以采用多種方式進行,包括:

a.按產(chǎn)品的物理結構分解.

b.按產(chǎn)品或項目的功能分解.

c.按照實施過程分解.

d.按照項目的地域分布分解.

e.按照項目的各個目標分解.

f. 按部門分解.

g.按職能分解.

4、創(chuàng)建過程

創(chuàng)建WBS的過程非常重要,因為在項目分解過程中,項目經(jīng)理、項目成員和所有參與項目的職能經(jīng)理都必須考慮該項目的所有方面.制定WBS的過程是:

a.得到范圍說明書(ScopeStatement)或工作說明書(StatementofWok,承包子項目時).

b.召集有關人員,集體討論所有主要項目工作,確定項目工作分解的方式.

c.分解項目工作.如果有現(xiàn)成的模板,應該盡量利用.

d.畫出WBS的層次結構圖.WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項目或子生命周期階段.

e.將主要項目可交付成果細分為更小的、易于管理的組分或工作包.工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預算、分配負責人員或組織單位.

f.驗證上述分解的正確性.如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項沒有必要,則修改組成成分.

g.如果有必要,建立一個編號系統(tǒng).

h.隨著其他計劃活動的進行,不斷地對WBS更新或修正,直到覆蓋所有工作.

檢驗WBS是否定義完全、項目的所有任務是否都被完全分解可以參考以下標準:

i.每個任務的狀態(tài)和完成情況是可以量化的.

j.明確定義了每個任務的開始和結束.

k.每個任務都有一個可交付成果.

l.工期易于估算且在可接受期限內.

m.容易估算成本.

n.各項任務是獨立的.

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