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《部門(mén)手冊(cè)》作者：本刊記者?焦晶

《三大秘訣，讓屬下日新月異》作者：曉莊

來(lái)源：中外管理新媒體（微信ID：zwgl1991）

俗話說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。在企業(yè)的人力資源部門(mén)，常常在用制度管人、制度留人，然而對(duì)于不同的部門(mén)來(lái)說(shuō)，都有該部門(mén)最特殊的地方。比如：在Google，就規(guī)定員工上班可以穿休閑裝和拖鞋，甚至還可以帶寵物上班，這就是部門(mén)的規(guī)矩。在許多創(chuàng)意類(lèi)部門(mén)，都有著許多非常人性化的制度和規(guī)矩，而這些規(guī)矩，一定會(huì)更有利于工作效率的提升。

再比如：銷(xiāo)售部門(mén)的員工幾乎是任何公司中最不為人熟悉的。常常出門(mén)在外的工作性質(zhì)，就會(huì)讓“規(guī)矩”看起來(lái)總像似有似無(wú)，而且總是難以執(zhí)行到位。于是，這類(lèi)部門(mén)的規(guī)矩通常都是在以結(jié)果說(shuō)話，這就是部門(mén)的特點(diǎn)所決定的。

今天我們隆重推出的部門(mén)手冊(cè)，就是給部門(mén)立規(guī)矩的最好幫手。而且，它不僅能幫助部門(mén)主管建立那些傳統(tǒng)的老規(guī)矩，更可能帶來(lái)許多意想不到的好處，比如：效率，甚至是溫情。

給公司員工立規(guī)矩只是人力資源部門(mén)的事？

作為部門(mén)經(jīng)理人，如果你這么想，那可就大錯(cuò)特錯(cuò)了。誠(chéng)然，公司人力資源部會(huì)給出整體的規(guī)章制度，但那畢竟不是針對(duì)每個(gè)部門(mén)個(gè)性化解決方案。況且，那些制度是死的，而人和問(wèn)題，卻是每天都有新鮮的變化。你要做的，當(dāng)然就是彌補(bǔ)兩點(diǎn)，既保持規(guī)矩的基本點(diǎn)，也要讓規(guī)矩可以“量體裁衣”，讓它活起來(lái)。

如果你在往日的工作中常常覺(jué)得頭緒混亂，人也用得不“順手”，那八成就是在給部門(mén)立規(guī)矩中出了問(wèn)題。其實(shí)，部門(mén)手冊(cè)可以成為一個(gè)不錯(cuò)的工具，幫你把部門(mén)管理得井井有條。當(dāng)然，前提是首先要認(rèn)識(shí)到手冊(cè)的“重大作用”，而且要知道怎樣去運(yùn)用。還有很重要的一點(diǎn)是，要在年末年初就想清楚、說(shuō)明白，這要比在日后的工作中不斷地找補(bǔ)更有效果。一事一議看似充滿人性化，但過(guò)多就會(huì)增加管理難度，更不利于領(lǐng)導(dǎo)和管理。

所謂國(guó)有國(guó)法，家有家規(guī)。事實(shí)上，規(guī)矩可能更多意味著一種約束，但部門(mén)手冊(cè)承擔(dān)的功能絕不能僅限于此。實(shí)際上，它可以直接決定一個(gè)部門(mén)的文化。對(duì)部門(mén)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，認(rèn)識(shí)到這點(diǎn)尤為重要。

你希望屬下們擁有怎樣的價(jià)值觀，表現(xiàn)出怎樣的精神狀態(tài)，都可以通過(guò)部門(mén)手冊(cè)得到實(shí)現(xiàn)。比如：要求下屬必須做日志手冊(cè)的部門(mén)，必然會(huì)充滿濃郁的“效率”文化，大家往往更注重計(jì)劃、注重時(shí)間管理；而倘若部門(mén)經(jīng)理自制有“激勵(lì)手冊(cè)”，時(shí)不時(shí)運(yùn)用部門(mén)“小金庫(kù)”在公司整體獎(jiǎng)勵(lì)之外再給優(yōu)秀員工來(lái)點(diǎn)“別出心裁”的肯定，則很可能更加活躍部門(mén)工作氣氛，使整個(gè)團(tuán)隊(duì)愈發(fā)生機(jī)勃勃。

在許多企業(yè)和團(tuán)隊(duì)中，都有業(yè)內(nèi)人士很清楚的“潛規(guī)則”，這些內(nèi)容暖昧而無(wú)法落實(shí)在文字上，就需要靠企業(yè)文化來(lái)解決。而有形的規(guī)矩和制度，就一定要通過(guò)一個(gè)載體——部門(mén)手冊(cè)來(lái)體現(xiàn)出來(lái)，并進(jìn)而借此解密無(wú)形的文化規(guī)矩。

在這本部門(mén)手冊(cè)中，即使你是一位新人，也一定可以一目了然。無(wú)論在部門(mén)內(nèi)碰到何種問(wèn)題，都可以通過(guò)查閱手冊(cè)，而得到解決問(wèn)題的辦法，手冊(cè)能夠幫助你“解決有道”。

所以，千萬(wàn)不要以為部門(mén)手冊(cè)的功能只是為了明確員工的職責(zé)，或者只是告知他們“高壓線”的存在，并且它完全可以成為塑造部門(mén)文化的“好幫手”。

更重要的，我們將推薦給主管們的部門(mén)手冊(cè)，還可以成為經(jīng)理人表達(dá)對(duì)員工關(guān)懷的計(jì)劃指南。據(jù)說(shuō)，在百度公司，就有這樣的“部門(mén)手冊(cè)”。手冊(cè)把一年當(dāng)中的每個(gè)節(jié)假日都標(biāo)注出來(lái)，根據(jù)節(jié)日特點(diǎn)、當(dāng)時(shí)的時(shí)令等制定了不同的備選活動(dòng)。一個(gè)相當(dāng)有參考價(jià)值的活動(dòng)是中秋賞月——這似乎是個(gè)老掉牙的話題，但同樣可以做出新意。百度聯(lián)合了其他公司，將單身員工們?nèi)考掀饋?lái)，共聚頤和園。既讓單身員工在團(tuán)圓之日不覺(jué)孤單，更為公司內(nèi)和其他公司的青年人牽起了紅線。而對(duì)于部門(mén)經(jīng)理人來(lái)說(shuō)，類(lèi)似的活動(dòng)完全可以仿效。

可以想像，這樣的部門(mén)手冊(cè)，怎能不帶來(lái)部門(mén)溫情，提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力？

當(dāng)然，和公司里的任何規(guī)章制度一樣，部門(mén)手冊(cè)同樣需要經(jīng)理人率先垂范。

首先，作為手冊(cè)的制定者，經(jīng)理人要將手冊(cè)內(nèi)容落實(shí)到位。下屬最怕的，莫過(guò)于制度頻繁更換。剛剛適應(yīng)了一種文化，又要調(diào)換成另一種，也著實(shí)容易讓人思維混亂。而一些部門(mén)活動(dòng)和獎(jiǎng)勵(lì)，如果只是保持三分鐘熱度，也很難起到預(yù)想的效果。事實(shí)上，如果經(jīng)理人真能將部門(mén)手冊(cè)堅(jiān)持下來(lái)，形成穩(wěn)定的部門(mén)文化，甚至能在公司范圍內(nèi)形成影響力，成為其他部門(mén)員工暗自羨慕的好去處。

僅僅貫徹到位還不夠，“帶頭老大”還要帶頭遵守手冊(cè)中的規(guī)矩。榜樣的力量總是無(wú)窮的，上梁不正下梁歪。尤其是，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)新來(lái)的員工生機(jī)無(wú)限地入職，工作賣(mài)力，效率十足，但保持不了太久便完全滑向反面時(shí)，先別著急抱怨他們?cè)趺茨敲础安粻?zhēng)氣”，自問(wèn)一句：“部門(mén)手冊(cè)，我自己遵守了嗎？”

一說(shuō)到秘訣，人們立刻就會(huì)二目圓睜、凝神屏氣：到底是什么？事實(shí)告訴我們：秘訣，很多時(shí)候就是沒(méi)有秘訣。只要用心去體會(huì)和研究，你會(huì)發(fā)現(xiàn)總能找到最適合自己的秘訣。

新年伊始，主管往往希望拿出幾個(gè)奇招，為下屬來(lái)一個(gè)“下馬威”。事實(shí)上，最有用的奇招之一就是：你永遠(yuǎn)做得比下屬好。試想，當(dāng)你早上8∶30準(zhǔn)時(shí)到辦公室，你的下屬還敢9∶00才到嗎？上司以身作則的行為，會(huì)成為下屬最好的一劑強(qiáng)心針。

主管該如何為下屬立個(gè)規(guī)矩？是否有既好用又簡(jiǎn)便的管理方式？不妨先從幾個(gè)簡(jiǎn)單的小手冊(cè)開(kāi)始吧。作為主管的你，不要忘了你是這個(gè)手冊(cè)最重要的執(zhí)行者，你自己的執(zhí)行力度和推行力度，將決定它的收效。

當(dāng)海爾最著名的口號(hào)——“日事日畢、日清日結(jié)、日清日高”出現(xiàn)的時(shí)候，不得不承認(rèn)它給企業(yè)帶來(lái)了諸多好處，已經(jīng)成了許多企業(yè)的學(xué)習(xí)典范。沒(méi)有一個(gè)主管，不希望最快地掌握每個(gè)員工的工作狀態(tài)和進(jìn)度、團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的開(kāi)展情況，因?yàn)橹鞴艿陌踩衼?lái)自于對(duì)大局的掌控和對(duì)細(xì)節(jié)的了解。

新年伊始，給你的團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)一個(gè)能讓你看到“日新月異”效果的日志手冊(cè)吧。

這個(gè)手冊(cè)很簡(jiǎn)單，只需要52頁(yè)，每周一頁(yè)，每頁(yè)從周一到周日分作七欄，而每欄中，可以根據(jù)工作的需要，分為“今日工作”、“明日工作”、“遺留問(wèn)題”、“經(jīng)驗(yàn)總結(jié)”等幾塊內(nèi)容，每個(gè)人都要將自己每日的工作情況簡(jiǎn)單記錄下來(lái)。這樣不僅很利于所有人的時(shí)間管理，并且保證不會(huì)遺漏重大問(wèn)題。一周下來(lái)，自己的工作和收獲也就一目了然啦。

對(duì)于日志手冊(cè)，主管可以定期或不定期檢查，監(jiān)控下屬的工作過(guò)程，幫其解決實(shí)際難題和完善工作方法。日志還有一個(gè)功能，就是當(dāng)有意外事件或失誤發(fā)生時(shí)，它可能成為一個(gè)找到問(wèn)題根源的“黑匣子”。接下來(lái)，自然是可能通過(guò)它搞出一個(gè)失敗的案例，以供全體借鑒。

而且，日志手冊(cè)最大的好處還在于，它可以使大家養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣。一旦習(xí)慣成自然，即使不再有手冊(cè)，大腦也會(huì)在無(wú)意中形成手冊(cè)，讓工作有條不紊地開(kāi)展起來(lái)。制度的本質(zhì)，是在任何情況下都以制約人性的弱點(diǎn)為初衷，比如懶惰。

如果將企業(yè)的規(guī)章比喻成國(guó)家憲法，那么部門(mén)的規(guī)章制度就應(yīng)該是子法。所以，部門(mén)的制度手冊(cè)，一定是為了清晰部門(mén)職責(zé)、個(gè)人職責(zé)，更好地形成部門(mén)文化的規(guī)范。

第一，強(qiáng)調(diào)本部門(mén)最看重的文化。比如：對(duì)于產(chǎn)品研發(fā)、創(chuàng)意之類(lèi)的部門(mén)，成員間的智慧碰撞、分享經(jīng)驗(yàn)心得最為重要，所以類(lèi)似于日常溝通、共享資源的文化就會(huì)變得非常重要。作為主管，你要義不容辭地去建立一個(gè)讓大家充分互動(dòng)起來(lái)的制度，并且僅有制度還不夠，還要搭建起一個(gè)能保證制度執(zhí)行的平臺(tái)。比如：可以通過(guò)局域網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，搭建一個(gè)部門(mén)的溝通平臺(tái)。當(dāng)然，這些具體操作辦法，你可以完全委托外援或下屬去做。在這個(gè)平臺(tái)上，大家可以提出問(wèn)題、尋求幫助，也可以交流工作、分享信息，亦或是談心聊天、增進(jìn)感情……而執(zhí)行這種交流的關(guān)鍵在于，形成習(xí)慣。

如何讓單打獨(dú)斗慣了的部門(mén)員工交流起來(lái)？就需要你用一些甚至有點(diǎn)兒小兒科的手段，比如：多久一定要交流一下，否則將得到什么樣的處罰之類(lèi)。當(dāng)然，這種處罰一定要新鮮有趣，而不是讓人感覺(jué)無(wú)關(guān)痛癢。

總之，你想強(qiáng)調(diào)什么，就去積極引導(dǎo)什么。不要怕下屬覺(jué)得你小題大做，部門(mén)文化的形成就是一個(gè)滴水穿石的細(xì)微過(guò)程，要讓下屬知道你對(duì)此制度的重視程度，最終形成習(xí)慣。

第二，給每項(xiàng)制度配備獎(jiǎng)懲制度。光有制度，而沒(méi)有對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法，通常是制度不能很好執(zhí)行下去的原因之一。所以，在建立每項(xiàng)制度的時(shí)候，主管們都要思考，該如何促成制度的執(zhí)行。在部門(mén)文化還處于弱勢(shì)狀態(tài)時(shí)，不要擔(dān)心獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰手段的使用會(huì)讓員工感覺(jué)不舒服（雖然他們可能暫時(shí)不舒服），因?yàn)檫@對(duì)團(tuán)隊(duì)文化的形成一定會(huì)起到推動(dòng)作用。至于怎樣去獎(jiǎng)懲，主管也不必去埋頭凝思苦想，而可以讓員工自己去討論，你只要拍板就行了。這樣一來(lái)，既可以發(fā)揮員工的智慧，也可以讓員工慎重對(duì)待這個(gè)由自己參與制定的制度。試想，誰(shuí)愿意拿起石頭砸自己的腳呢？

第三，不要讓制度為“面子”所累。凡是制度手冊(cè)中的內(nèi)容，都要明確規(guī)范。不可出現(xiàn)什么“盡量”、“爭(zhēng)取”等模棱兩可的字眼，“必須”、“不得”這樣的字眼，才是制度手冊(cè)中的基調(diào)。制度不需要面子。并且，制度中涉及的具體執(zhí)行內(nèi)容，也一定要量化。

作為部門(mén)手冊(cè)，要追求的就是實(shí)用。打開(kāi)手冊(cè)，你就可以看到部門(mén)所有業(yè)務(wù)、職責(zé)定位等情況，可以看到部門(mén)內(nèi)各個(gè)崗位的職位描述，以及這個(gè)崗位相對(duì)應(yīng)的員工名字。即使是新入職的員工，也可以通過(guò)這本手冊(cè)，很快地了解整個(gè)部門(mén)的狀況。

而量化要達(dá)到這樣的程度——員工只要根據(jù)手冊(cè)，就可以評(píng)估出自己本月可能獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。

你是否發(fā)現(xiàn)，許多規(guī)矩在執(zhí)行之初還是循規(guī)蹈矩、有模有樣，但是隨著時(shí)間的推移，就慢慢走形了？員工會(huì)在漫長(zhǎng)的執(zhí)行過(guò)程中，逐漸開(kāi)始倦怠，并失去了對(duì)工作流程的尊重。

有的主管會(huì)抱怨：?jiǎn)T工為什么不職業(yè)？其實(shí)那一定是你的工作流程出了問(wèn)題。

建立一個(gè)簡(jiǎn)單好用的流程手冊(cè)，是更好地實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力、推動(dòng)執(zhí)行力的法寶。在新一年，重新強(qiáng)調(diào)和樹(shù)立部門(mén)的流程制度，給一年的工作一個(gè)好的開(kāi)端吧。

當(dāng)然，流程不僅僅是指業(yè)務(wù)流程，還包括工作所涉及的各方面內(nèi)容。比如：出差流程、報(bào)銷(xiāo)流程、回款流程、項(xiàng)目開(kāi)展流程、某特定項(xiàng)目流程等。

每個(gè)人只要依照流程手冊(cè)工作的操作規(guī)程，就可以很好地完成這件事。通過(guò)每段時(shí)間工作內(nèi)容、人員的對(duì)照，可以很清晰地看到工作的上下游關(guān)系和進(jìn)展情況。而且每個(gè)人在這個(gè)流程中，都是上游的“客戶”和下游的“供應(yīng)者”，這樣的相互制約關(guān)系，都讓人不得不尊重流程，否則還想在團(tuán)隊(duì)中立足嗎？

同時(shí)，流程手冊(cè)一定要簡(jiǎn)便易行，一定是可以使工作更為順暢、工作效率更高的工作方法。流程管理的目的，是為了高效地達(dá)成結(jié)果。因此，對(duì)于在流程中有重要貢獻(xiàn)的員工，應(yīng)該給予相應(yīng)的激勵(lì)，相反，對(duì)于產(chǎn)生負(fù)面作用的員工，也要得到相應(yīng)的懲罰，這些處罰的方式和力度，也要白紙黑字的寫(xiě)出來(lái)。

流程手冊(cè)要不斷添加和完善，比如：一件事情需要通過(guò)五個(gè)人才可以處理完成的話，那么就可以考慮增加一個(gè)流程了。畢竟，溝通需要成本，而固定的流程將大大節(jié)約和簡(jiǎn)化這個(gè)過(guò)程。