采購的基本流程可以劃分為采購計(jì)劃的制定、采購行為的發(fā)生、采購過程的監(jiān)督、對廠家生產(chǎn)情況的跟蹤、提貨、驗(yàn)貨、產(chǎn)品入庫、倉儲保管、出庫配送、供銷結(jié)算等。采購成本就是在上述采購流程中所支出的費(fèi)用。有些成本是看得見的，即比較容易分析出來或者可以直接從財(cái)務(wù)報(bào)表中得出的成本;有些是看不見的，即較難分析或易被忽略的，將此兩類成本劃分為“顯性成本”和“隱形成本”。
顯性成本
1、采購計(jì)劃編制的成本。準(zhǔn)確的采購計(jì)劃能夠精準(zhǔn)地預(yù)測和掌握企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃，可以使企業(yè)在滿足產(chǎn)品生產(chǎn)需求的前提下，最大限度地降低采購資金的占用，同時(shí)還要對供應(yīng)市場進(jìn)行全面的分析，調(diào)整訂單計(jì)劃，評估和選擇供應(yīng)商。采購計(jì)劃的編制可以說是采購整個(gè)流程的首要環(huán)節(jié)，它的支出也被稱之為采購計(jì)劃編制成本。
2、原材料、半成品或成品成本。原材料、半成品或成品的成本是指貨品購進(jìn)的價(jià)格。影響所采購物資價(jià)格高低的原因有很多，包括商品市場價(jià)格、商品質(zhì)量、市場供求關(guān)系等等。
3、采購管理成本。采購業(yè)務(wù)行為過程中所發(fā)生的費(fèi)用就是采購管理成本。它包括人力成本、招標(biāo)成本、建設(shè)成本、招待費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等等。
4、運(yùn)輸成本。采購物資的運(yùn)輸一定是會(huì)發(fā)生費(fèi)用的，這就是運(yùn)輸成本。選擇一種科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、合理的運(yùn)輸方式將會(huì)給企業(yè)節(jié)約一大筆運(yùn)輸費(fèi)用。具有一定規(guī)模和實(shí)力的企業(yè)就更應(yīng)該重視運(yùn)輸環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。選擇合適的運(yùn)輸工具，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線，進(jìn)而節(jié)省運(yùn)費(fèi)、降低采購成本。
5、驗(yàn)收成本。采購回來的原材料、半成品或者產(chǎn)品都需要進(jìn)行檢驗(yàn)后才能入庫。為防止不符合合同協(xié)定或質(zhì)量不合格的原材料、半成品或者半成品入庫，一定要嚴(yán)把物資的入庫檢驗(yàn)這一關(guān)。一旦入庫后才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格、破損、數(shù)量短缺或者甚至是產(chǎn)品品種出現(xiàn)錯(cuò)誤，企業(yè)將面臨的不僅僅是由于品種、質(zhì)量、數(shù)量問題而需要退換貨所發(fā)生的費(fèi)用和時(shí)間成本，還將可能造成由于原材料或者半成品缺貨而造成的生產(chǎn)線停止運(yùn)作，產(chǎn)生缺貨所造成的成本。
6、倉儲成本。倉存儲成本指的是物資在庫存過程中所產(chǎn)生的費(fèi)用。一方面貨品要存放得當(dāng)，對貨品進(jìn)行分類管理，重點(diǎn)注意一些特殊性質(zhì)的貨品(如易破損的產(chǎn)品、易變質(zhì)的產(chǎn)品)的存儲環(huán)境。另一方面還要建立健全并妥善保管庫存檔案，及時(shí)對庫存商品進(jìn)行盤點(diǎn)，若是有庫存的積壓，也會(huì)增加倉儲成本。所以科學(xué)、合理地進(jìn)行倉儲管理是降低采購供應(yīng)成本的一個(gè)有效手段。
隱性成本
隱性成本是相對于顯性成本而言的。隱性成本是指不易在財(cái)務(wù)報(bào)表中表現(xiàn)出來的、易被人忽視，但是又非常重要的一部分成本，例如：
1、時(shí)間成本。由于響應(yīng)顧客需求的過長時(shí)間所產(chǎn)生的時(shí)間成本。
2、缺貨成本。缺貨成本是指由于存貨耗盡或供貨中斷等原因而不能滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營需要所造成的損失。這一部分成本在財(cái)務(wù)報(bào)表中是體現(xiàn)不出來的，但是缺貨一旦發(fā)生不僅會(huì)帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，而且對企業(yè)聲譽(yù)也會(huì)造成很大的影響。
3、庫存積壓成本。相對缺貨成本，庫存積壓成本則是由于庫存產(chǎn)品過多而導(dǎo)致的積壓現(xiàn)象所帶來的成本。庫存積壓使運(yùn)輸、倉儲費(fèi)用明顯增加，而且還占用了企業(yè)的發(fā)展資金。同時(shí)，在倉庫存儲的過程中還會(huì)出現(xiàn)一些由于保管不當(dāng)?shù)纫蛩囟a(chǎn)生產(chǎn)品損壞所帶來的損失。因此過多的庫存也一樣不利于企業(yè)的發(fā)展。
4、其他易于被忽視的成本。
上述采購活動(dòng)中發(fā)生的顯性成本和隱形成本的總和稱之為所有權(quán)總成本。
在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)，我們要從采購所有權(quán)成本出發(fā)，同時(shí)根據(jù)不同物料區(qū)分采購成本側(cè)重點(diǎn)，分析影響采購成本的因素，制定有針對性的采購計(jì)劃和策略，以此實(shí)現(xiàn)采購成本最低的目標(biāo)。
影響采購成本的因素
企業(yè)采購總成本的影響因素有許多，總體可歸納為企業(yè)內(nèi)部因素和外部因素。
企業(yè)內(nèi)部因素
采購批次與采購批量
供需原理告訴我們采購物資的單價(jià)與數(shù)量成反比，即數(shù)量越多，采購的價(jià)格就越低?，F(xiàn)實(shí)中，企業(yè)不可能一次采購過多的物資，因?yàn)檫@樣雖然節(jié)約了一部分采購成本，但庫存的積壓和占用企業(yè)用于發(fā)展的資金所帶來的成本遠(yuǎn)比所節(jié)約的成本多。因此采購批次和采購批量，可以影響企業(yè)的采購成本。
交貨期、供貨地點(diǎn)與付款期
采購物資的價(jià)格成本雖然占采購總成本的一大部分，但供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也影響到企業(yè)庫存的大小及采購成本的高低。如果以上所說的任何一個(gè)條件無法滿足企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營的話，價(jià)格再低也是不能夠滿足企業(yè)完美完成采購業(yè)務(wù)的。因此，供應(yīng)商的交貨期、供貨地點(diǎn)、付款期等因素也是影響采購成本的一組重要因素。
部門間的溝通與協(xié)作
采購業(yè)務(wù)的實(shí)行不僅僅是采購部門的職責(zé)，它還涉及到計(jì)劃、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售和質(zhì)檢等部門。因此，這就需要企業(yè)各部門之間的良好溝通、協(xié)作才能完美地完成這項(xiàng)業(yè)務(wù)。假如計(jì)劃部門物料需求計(jì)劃預(yù)測不準(zhǔn)，生產(chǎn)計(jì)劃則會(huì)隨之變化，一旦變化頻繁就會(huì)造成緊急采購的增加，采購成本也就高;假如設(shè)計(jì)部門沒有進(jìn)行價(jià)值工程分析，而只考慮設(shè)計(jì)的美感與獨(dú)特性，就會(huì)導(dǎo)致物料品類差異大，形成不了采購批量，也就形成不了供應(yīng)商所給的價(jià)格優(yōu)勢;還有可能就是由于質(zhì)量檢驗(yàn)部門對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)過于嚴(yán)苛，采購部門對于供應(yīng)商的選擇也會(huì)十分謹(jǐn)慎，最終導(dǎo)致采購成本增加。
價(jià)格成本分析與談判能力
對供應(yīng)商產(chǎn)品的成本、價(jià)格構(gòu)成的分析是確定采購價(jià)格和取得與供應(yīng)商談判主動(dòng)的基礎(chǔ)。采購部門在實(shí)施采購談判之前，必須詳細(xì)調(diào)查、分析所處市場的現(xiàn)行形勢。這樣才能針對不同的供應(yīng)商選取不同的、有效的談判議價(jià)方法，以最終達(dá)到降低采購價(jià)格的目的。
外部因素
市場供需狀況
市場供需狀況直接影響采購成本。市場資源短缺、商品供不應(yīng)求時(shí)，供應(yīng)商就會(huì)因此漲價(jià);相反，若是供過于求則會(huì)選擇降價(jià)。
供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平
若供應(yīng)商的生產(chǎn)能力強(qiáng)大、生產(chǎn)技術(shù)先進(jìn)、產(chǎn)品質(zhì)量良好，產(chǎn)品銷售價(jià)格一般就會(huì)比較高。因此，采購部門就應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)對產(chǎn)品技術(shù)功能、質(zhì)量以及交貨期的要求，科學(xué)合理地選擇適合的供應(yīng)商，爭取達(dá)到良好的性價(jià)比。
供應(yīng)商成本
在企業(yè)處于新產(chǎn)品研發(fā)和投入階段，采購數(shù)量會(huì)比較少，供應(yīng)商成本一般就會(huì)較高;之后進(jìn)入成長期，隨著采購量的增加、技術(shù)的成熟，供應(yīng)商成本便會(huì)隨之降低，產(chǎn)品供應(yīng)價(jià)格就會(huì)有所下降。
供應(yīng)商的營銷策略
供應(yīng)商的銷售策略及其報(bào)價(jià)方式直接影響到采購成本。如供應(yīng)商一開始會(huì)為了開拓市場獲得訂單而將價(jià)格報(bào)得相對較低，到占領(lǐng)一定的市場之后價(jià)格就會(huì)有所提高。
企業(yè)與供應(yīng)商的合作關(guān)系
在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，供需雙方若能夠建立長期合作的伙伴關(guān)系，通過共同努力，就能夠?qū)崿F(xiàn)采購成本的降低，以達(dá)到共贏的目的。
基于所有權(quán)總成本的采購成本控制策略
構(gòu)建并完善采購系統(tǒng)
采購成本控制的基礎(chǔ)工作就是要建立并且完善采購系統(tǒng)。在實(shí)施采購業(yè)務(wù)活動(dòng)之前，做好最基礎(chǔ)的工作——采購制度的制訂是十分必要的，這是企業(yè)有效控制采購成本的前提。
傳統(tǒng)采購觀念的轉(zhuǎn)變
企業(yè)一定要遵循“所有權(quán)成本最低”原則，不僅要關(guān)注顯性成本，更要注重“看不見”的隱性成本。采購業(yè)務(wù)行為應(yīng)該是基于“總成本最低”原則而不單只是追求 “采購價(jià)格最低”。企業(yè)必須改變現(xiàn)有這樣的傳統(tǒng)采購觀念，要有控制總體成本的遠(yuǎn)見，要能夠?qū)Σ少徚鞒讨兴婕暗年P(guān)鍵成本環(huán)節(jié)和其他相關(guān)的長期潛在成本進(jìn)行評估。這樣才能夠從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)細(xì)節(jié)，在總成本上節(jié)約采購成本。一種正確的采購觀念是決定企業(yè)能否科學(xué)、合理進(jìn)行采購成本控制的首要關(guān)鍵因素。采購成本的控制不僅只是采購部門的事，它還承擔(dān)著全面成本管理的責(zé)任，進(jìn)而影響著后續(xù)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)。
建立嚴(yán)格的采購制度
針對目前有些采購人員“吃回扣”等腐敗行為，防止采購腐敗行為，企業(yè)應(yīng)該建立一套嚴(yán)格、完善的采購制度。這樣不僅能預(yù)防采購腐敗之類的不良行為，而且還可以規(guī)范企業(yè)的采購業(yè)務(wù)行為、優(yōu)化流程，進(jìn)而提高采購效率。采購制度應(yīng)針對企業(yè)所需采購產(chǎn)品品項(xiàng)的分類來進(jìn)行不同的規(guī)范制定。不同產(chǎn)品品項(xiàng)規(guī)定物資采購的申請類別、授權(quán)人的批準(zhǔn)許可、原材料采購的方式和最終的審批等。并一定要明確相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，一定不可越級操作，導(dǎo)致最后流程的混亂、權(quán)責(zé)不分。當(dāng)然，采購制度能否得以順暢實(shí)施就取決于企業(yè)整個(gè)采購團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，采購人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德將是影響企業(yè)采購活動(dòng)的穩(wěn)定和高效的關(guān)鍵因素。
采購計(jì)劃的合理制定
制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃的前提就是一定要了解需求部門具體要求和物資的供應(yīng)信息。采購業(yè)務(wù)活動(dòng)在企業(yè)中自始至終處于為生產(chǎn)服務(wù)的地位，物資采購計(jì)劃的制定主要是依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的具體要求，是從生產(chǎn)需求部門的實(shí)際情況出發(fā)的，而不是任意采購。同時(shí)還要考慮供應(yīng)市場的波動(dòng)可能性和庫存成本等一系列因素，最終得出合理、科學(xué)的采購時(shí)間、采購批量、訂貨周期和交貨方式，編制科學(xué)、可執(zhí)行的采購計(jì)劃。
供應(yīng)定位模型 采購成本控制
供應(yīng)定位模型是從企業(yè)所采購產(chǎn)品支出金額的多少和其對企業(yè)的影響、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)兩個(gè)方面，對所采購的產(chǎn)品進(jìn)行項(xiàng)目分類，是企業(yè)采購在確定需求、獲取與選擇報(bào)價(jià)、供應(yīng)商評價(jià)等活動(dòng)中起指導(dǎo)作用的一種分析工具。本文將從另外一個(gè)角度利用供應(yīng)定位模型，從采購所有權(quán)總成本的角度考慮，借助分析該模型來幫助探究采購成本控制策略。
供應(yīng)定位模型(圖1)，采用矩陣的形式對產(chǎn)品進(jìn)行分類：橫軸是根據(jù)帕累托的20/80法則，對采購支出金額的劃分;縱軸則是機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響可能性的綜合定位分類。供應(yīng)定位模型將企業(yè)所要采購的產(chǎn)品分為四個(gè)大類：日常、瓶頸、杠桿、關(guān)鍵。
日常類——供應(yīng)管理
日常類產(chǎn)品采購屬于低值采購，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性也是相對來說比較低的，所以基于所有權(quán)總成本該類產(chǎn)品采購所要降低的成本就在于顯性成本中的采購管理成本。采購管理成本包括很多方面：供應(yīng)商管理成本、人工成本、信息成本、辦公費(fèi)用等其他一些成本。因此這里我們重點(diǎn)考慮的是降低供應(yīng)商管理成本，針對日常類產(chǎn)品的特征采取一些成本控制策略。
瓶頸類——風(fēng)險(xiǎn)控制
瓶頸類產(chǎn)品采購屬于低值采購，但是其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性卻是相對來說較高的。風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生就意味著成本的上升，該類成本是我們無法在所謂的一些報(bào)表上看到的隱性成本。因此，對于該類產(chǎn)品采購成本控制的重點(diǎn)就在于控制其風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，盡量降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。
杠桿類——價(jià)格管理
杠桿類產(chǎn)品采購金額支出水平高，其機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性不高。對于此類產(chǎn)品采購成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)在于產(chǎn)品價(jià)格的變化。要想最大限度降低此類產(chǎn)品的采購成本，就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注其市場供應(yīng)價(jià)格，通過降低價(jià)格和交貨成本來降低采購所有權(quán)總成本。
關(guān)鍵類——質(zhì)量管理
關(guān)鍵類產(chǎn)品采購是高值采購，機(jī)遇、風(fēng)險(xiǎn)和影響發(fā)生可能性大而且采購金額支出水平也高。此時(shí)，我們所要重點(diǎn)關(guān)注就是供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量和連續(xù)性了。一旦質(zhì)量這一關(guān)鍵要素出現(xiàn)問題，不僅是采購成本的增加，也會(huì)給企業(yè)帶來不可彌補(bǔ)的損失。質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)帶來的成本屬于隱性成本，我們無法預(yù)測其何時(shí)發(fā)生以及損失多大，所以提前預(yù)防將是一個(gè)很好的預(yù)防措施。
采購成本控制方法
目前流行的采購成本控制方法包括供應(yīng)商數(shù)量決策、采購授權(quán)、VA/VE價(jià)值分析法/價(jià)值工程法、四象限分類法及采購標(biāo)準(zhǔn)化等。本文著重介紹四象限分類法及采購標(biāo)準(zhǔn)化。
四象限分類法
將采購的產(chǎn)品劃分為不同的類型，有針對性地采取不同的采購策略，是降低采購成本的一個(gè)基本前提。四象限分類法就是根據(jù)采購物資對企業(yè)的重要程度，以及對采購成本影響因素，將采購物資分為四大類，如圖2所示，縱軸表示采購物資對企業(yè)生產(chǎn)的重要程度，橫軸表示采購物資對采購成本的影響程度，從而就得出了由四個(gè)區(qū)域組成的矩陣，分別對應(yīng)著不同采購物資和相對應(yīng)的采購方法。
1、Ⅰ類物資：招標(biāo)采購。這類物資對企業(yè)生產(chǎn)重要程度高且對采購成本影響程度大，企業(yè)應(yīng)盡量爭取價(jià)格和非價(jià)格因素的平衡，避免由于信息不對稱性交易而造成的資源浪費(fèi)。企業(yè)通過招標(biāo)采購使不同供應(yīng)商之間產(chǎn)生良性競爭，進(jìn)而改善采購業(yè)務(wù)中的不足，讓企業(yè)自身擁有更大的自主選擇權(quán)。按照性價(jià)比最高、服務(wù)最優(yōu)原則進(jìn)行采購，既保證了企業(yè)生產(chǎn)的高質(zhì)，又可以大幅縮減采購成本。
2、Ⅱ類物資：戰(zhàn)略庫存。這類物資采購一般成本不高，采購數(shù)量也比較小，但卻是會(huì)給企業(yè)生產(chǎn)造成直接影響的輔助材料。企業(yè)對這類物資進(jìn)行采購時(shí)，該考慮的是能否及時(shí)地保證其生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行和最終商品的質(zhì)量。這類物資的采購以保有充足的庫存為首要目標(biāo)，價(jià)格只是參考條件。通過庫存控制來確定其采購頻率和采購數(shù)量，可以減少不必要的浪費(fèi)，同時(shí)也可以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行。
3、Ⅲ類物資：反向拍賣。對于該類物資的采購，價(jià)格是最關(guān)鍵的考慮因素。其對采購成本的影響程度大大超過對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。反向拍賣指的是企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布其期望的最高價(jià)，然后供應(yīng)商依據(jù)自身的條件進(jìn)行競價(jià)。供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格必須低于企業(yè)的最高價(jià)或者當(dāng)前供應(yīng)商所能給的最低價(jià)，最后企業(yè)再對出價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行選擇和評估。
4、Ⅳ類物資：定點(diǎn)采購。這類物資一般是辦公用品之類的零星物資，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和采購成本均不存在什么影響。但往往就是這類零星物資的采購與管理花費(fèi)了采購部門大量的人力、物力，這樣算下來的話管理成本也就增加了。所以，采購部門會(huì)將采購任務(wù)授權(quán)于各個(gè)需要部門，采用定點(diǎn)采購的方法滿足各個(gè)部門的不同需求。最后只需在一個(gè)所定的周期后進(jìn)行采購款的結(jié)算和支付即可。
現(xiàn)實(shí)的采購業(yè)務(wù)工作中，其過程涉及許多方面，是十分繁雜的，所遇到的困難也是各式各樣的，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的能力和實(shí)際情況靈活實(shí)施、開展采購成本控制策略。
采購標(biāo)準(zhǔn)化
采購標(biāo)準(zhǔn)化是指物資的尺寸、性能、質(zhì)量、安全標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、測試的標(biāo)準(zhǔn)方法、表明可接受的或推薦的使用、安裝、操作和維護(hù)方法的編碼等。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化可以令公司減少開發(fā)明細(xì)單所需要的人力、物力和時(shí)間，可使企業(yè)大批量采購較少的品種，進(jìn)而同少數(shù)供應(yīng)商達(dá)成更好的談判價(jià)格，質(zhì)量水平也會(huì)因此而改進(jìn)?？偠灾?，內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化不管是在隱性成本還是顯性成本這兩個(gè)方面的降低都是有所作用的，是可供企業(yè)選用的一個(gè)良好的采購成本控制方法。
企業(yè)若想降低采購成本，應(yīng)認(rèn)真分析采購成本影響因素，選擇適合本企業(yè)的采購成本控制策略與方法，從所有權(quán)總成本出發(fā)，降低采購總成本。
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