備用金有兩種管理形式:一是不固定金額的管理,二是固定金額的管理。
備用金主要用于日常零星的現(xiàn)金支出事項,一般都是現(xiàn)金。
比如,行政部門的人員接到了電力公司的通知,需要支付288.29元電費,從單位借出300元現(xiàn)金去交費。
這類支出就屬于不固定金額的臨時借款。
還有一種情況,就是根據(jù)單位的規(guī)定,事先將一定數(shù)額的備用金預(yù)借給某人(比如采購人員,運輸人員)在日常指定的工作中使用,而不必由個人先行墊款,事后定期將發(fā)票報賬即可,由出納將用款人持有的現(xiàn)金差額補足。
比如,業(yè)務(wù)人員根據(jù)單位規(guī)定,可以持有200元的備用金乘坐出租車。到錢用的差不多時,業(yè)務(wù)人員可以將發(fā)票報賬。如果報賬了186元,出納就再將186元的現(xiàn)金補足給業(yè)務(wù)人員(當(dāng)然要辦理借款審批手續(xù))。
這類支出屬于固定金額的專項借款。
顯然,這部分不在出納手中掌管著的現(xiàn)金數(shù)額不該很大,否則會有較大風(fēng)險。這種情況下的數(shù)額和支出審批需要由單位加以具體規(guī)定。
備用金需要以預(yù)借的形式從出納轉(zhuǎn)到用款人的手中。因此,用款人和出納都應(yīng)當(dāng)按照單位的規(guī)定辦理預(yù)借和報賬的相關(guān)手續(xù)。
一些單位建有專門的備用金賬戶,實行專款專用。出納就必須在備用金的日常零星支出范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù),而不能與其它現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)混用。比如:差旅費,工資。
對于出納來說,備用金就應(yīng)當(dāng)為小額的現(xiàn)金支出服務(wù)。
而更多的單位并沒有將備用金、差旅費和工資之間界定管理的那么清晰。即便從銀行以差旅費的名義提取了現(xiàn)金,回來也并未當(dāng)作差旅費使用。
這種做法事實上并不鮮見。因為提取差旅費的現(xiàn)金額度比起備用金來說,銀行管制要松得多。這也是單位將銀行存款盡可能多地變?yōu)楝F(xiàn)金的常見做法。
出納管理好備用金的關(guān)鍵點在于:對每筆支出的數(shù)額進行控制。
在網(wǎng)銀應(yīng)用越來越普及的形勢下,大額現(xiàn)金的支出完全可以減少。對于維護單位的資金安全來說很有意義。
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