企業(yè)組織架構(gòu)是指揮系統(tǒng)，明確了最高級(jí)別到最低級(jí)別的職位服從關(guān)系?！八穆毠芾怼笔瞧髽I(yè)橫向和縱向關(guān)聯(lián)事項(xiàng)的集合，無(wú)論是哪一個(gè)職位，都能找到對(duì)應(yīng)的區(qū)域座標(biāo)，迅速了解該職位的任職條件、工作范圍、管理職責(zé)、上下級(jí)關(guān)系、管理權(quán)限等。在此基礎(chǔ)上，使現(xiàn)有指揮系統(tǒng)更明朗。
企業(yè)開(kāi)展績(jī)效考核，需要了解各職位工作內(nèi)容，知道該職位主要的工作任務(wù)是什么，然后根據(jù)主要職責(zé)，提煉出考核指標(biāo)，通過(guò)績(jī)效考核，使其工作能力更強(qiáng)，工作業(yè)績(jī)更好，這就是職位說(shuō)明書(shū)的重要作用。職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)是否全面并能指導(dǎo)工作，是各部門(mén)編審職位說(shuō)明書(shū)的關(guān)鍵內(nèi)容。具體參見(jiàn)圖。
1.職位說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容
職位說(shuō)明書(shū)主要包括兩個(gè)部分：一是職位描述，主要對(duì)職位的工作內(nèi)容進(jìn)行概括，包括職位設(shè)置的目的、基本職責(zé)、組織圖、業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容；二是職位的任職資格要求，主要對(duì)任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行概括，包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn)，勝任職位所需的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性特征以及對(duì)人員的培訓(xùn)需求等內(nèi)容。
（1)職位設(shè)置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策，激發(fā)員工潛力，開(kāi)發(fā)人才，實(shí)現(xiàn)人力資源開(kāi)發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場(chǎng)領(lǐng)先者的目標(biāo)。
（2）部門(mén)名稱和職位名稱。HRM的部門(mén)名稱應(yīng)該寫(xiě)為人力資源部，職位名稱應(yīng)該寫(xiě)為經(jīng)理。
(3)任職人。要寫(xiě)上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。
（4）直接主管及下屬人數(shù)。HRM的直接主管應(yīng)該寫(xiě)為分管副總經(jīng)理，要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。下屬人數(shù)指的是部門(mén)內(nèi)所管轄的人數(shù)。
(5）任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間，一般也就是與勞動(dòng)合同的時(shí)間一致。
（6)任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗(yàn)要求，特殊技能等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式，熟悉國(guó)內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等。
（7)溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部?jī)蓚€(gè)層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門(mén)經(jīng)理與員工。外部溝通有上級(jí)主管部門(mén)，所在城市人事勞動(dòng)部門(mén)，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)。
（8）行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。
（9）工作內(nèi)容和職責(zé)。這是職位說(shuō)明書(shū)重之又重的地方，所耗費(fèi)的筆墨也最多。它包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如HRM的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考核與績(jī)效評(píng)估；招聘；薪酬激勵(lì)政策；職位管理，部門(mén)管理與建設(shè)等。
（10)職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。
2.職位說(shuō)明書(shū)的作用
（1)招聘員工的依據(jù)：職位說(shuō)明書(shū)里已經(jīng)確定了這個(gè)職位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來(lái)挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用，也只能降格聘用，例如工資等級(jí)要下降，或者職務(wù)要略微下降。
職位說(shuō)明書(shū)作為規(guī)范化管理的一個(gè)基礎(chǔ)文件，將作為員工錄用以后簽訂的勞動(dòng)合同的附件，在企業(yè)決定錄用員工后，對(duì)這名員工應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，以及要負(fù)責(zé)到何種程度，依照職位應(yīng)簽訂幾年勞動(dòng)合同，有參考價(jià)值。員工被錄用以后，職位說(shuō)明書(shū)還可以作為新員工入職培訓(xùn)的教材。
（2）績(jī)效考核的基本依據(jù)：職位說(shuō)明書(shū)是目標(biāo)管理的一個(gè)基本依據(jù)，依據(jù)職位說(shuō)明書(shū)可清晰設(shè)計(jì)目標(biāo)，因此，負(fù)責(zé)目標(biāo)管理的主管應(yīng)該隨時(shí)查閱職位說(shuō)明書(shū)，以便更明確、有效地對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。在績(jī)效考核的時(shí)候，只有通過(guò)考察職位說(shuō)明書(shū)，才會(huì)知道只有這個(gè)職位
才有這個(gè)職責(zé)，才能去考核這個(gè)職位上工作的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了工作目標(biāo)。假如在職位說(shuō)明書(shū)中根本就沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就不能拿這個(gè)要求考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，職位說(shuō)明書(shū)在工作目標(biāo)管理和績(jī)效考核工作中起很大的作用，也是績(jī)效考核的一個(gè)基本依據(jù)。職位說(shuō)明書(shū)確定了職責(zé)范圍及考核內(nèi)容，是全責(zé)、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責(zé)，當(dāng)某一項(xiàng)工作沒(méi)有完成或出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，責(zé)任十分清楚。職位說(shuō)明書(shū)還規(guī)定了考核評(píng)價(jià)內(nèi)容、績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)，不能是職位說(shuō)明書(shū)寫(xiě)的是一個(gè)樣，考核標(biāo)準(zhǔn)是另外一個(gè)樣。
（3）制定薪酬政策的依據(jù)：職位評(píng)價(jià)是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個(gè)薪酬體系需要以職位評(píng)價(jià)為支撐性資料，而職位評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是職位分析和職位說(shuō)明書(shū)，如果沒(méi)有職位說(shuō)明書(shū)、職位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無(wú)法進(jìn)行職位評(píng)價(jià)。因此，從根本上說(shuō)，職位說(shuō)明書(shū)為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)，缺少了職位說(shuō)明書(shū)，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
（4)員工培訓(xùn)的依據(jù)：對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了滿足職位的需要，有針對(duì)性地對(duì)具有一定文化素質(zhì)的員工進(jìn)行職位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，完備上崗任職資格，提高員工勝任本職工作的能力，根據(jù)職位說(shuō)明書(shū)的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其他方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達(dá)到職位說(shuō)明書(shū)的任職要求。
（5）員工晉升與開(kāi)發(fā)的依據(jù)：人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開(kāi)發(fā)，就是通過(guò)一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大的貢獻(xiàn)。員工的晉升與開(kāi)發(fā)，離不開(kāi)人事考核，人事考核是以員工為對(duì)象，以職位說(shuō)明書(shū)的要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。
3.職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)
(1)職位說(shuō)明書(shū)的模板：人力資源部負(fù)責(zé)編輯一個(gè)適合企業(yè)的職位說(shuō)明書(shū)模板，一是便于統(tǒng)一要求，按一定的規(guī)范內(nèi)容填寫(xiě)；二是便于根據(jù)職位說(shuō)明書(shū)查找不同職位的人的相同條件差異；三是便于培訓(xùn)，了解對(duì)一個(gè)職位所期望達(dá)到“什么”及“如何達(dá)到”的簡(jiǎn)短準(zhǔn)確的表述。
（2)企業(yè)組織架構(gòu)圖解釋：人力資源部是企業(yè)組織架構(gòu)圖的戰(zhàn)略規(guī)劃者，對(duì)各職位的上下級(jí)關(guān)系及平行組織關(guān)系十分清楚，解釋好企業(yè)組織架構(gòu)圖，對(duì)于編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)有著重大意義，促使各職位了解企業(yè)戰(zhàn)略意圖、組織發(fā)展方向，對(duì)自我有更深的認(rèn)識(shí)，對(duì)職業(yè)生涯有更清晰的規(guī)劃。
（3）“四職管理”體系培訓(xùn)：?jiǎn)T工對(duì)自己在企業(yè)中的定位及作用越清楚，其自我管理能力越強(qiáng)，自動(dòng)自發(fā)工作意識(shí)越明顯，學(xué)習(xí)意識(shí)越濃，挑戰(zhàn)更高職位的意愿越高，所以，在填寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)之前，讓員工全面了解“四職管理”體系，能更加準(zhǔn)確地描述職責(zé)內(nèi)容。
（4)職位分析與職位優(yōu)化：為建立企業(yè)職位分析系統(tǒng)，應(yīng)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)職位代表、人力資源管理部職位管理人員、外聘的職位分析專家共同組成工作小組或委員會(huì)，協(xié)同工作，完成此任務(wù)。在職位分析編寫(xiě)過(guò)程中，應(yīng)注意該職位做什么、如何做和為什么要做三個(gè)方面的問(wèn)題。員工做什么，是以職位上所完成的體力活動(dòng)和智力活動(dòng)的有關(guān)說(shuō)明來(lái)表示的，如何執(zhí)行勞動(dòng)活動(dòng)指的是執(zhí)行職位任務(wù)所采取的方法或程序，有體力活動(dòng)和腦力活動(dòng)兩種不同的程序；在考慮到職位的如何做時(shí)，要考慮完成這個(gè)職位的所有任務(wù)，使用了什么工具材料和設(shè)備，是否還有其他沒(méi)有觀察到的工具材料和設(shè)備，完成這個(gè)職位的所有任務(wù)，采用了什么方法或過(guò)程，有沒(méi)有其他的方法或過(guò)程能完成的工作等。如表所示。
某公司薪酬績(jī)效主管職位說(shuō)明書(shū)
職位說(shuō)明書(shū)的編寫(xiě)需要有系統(tǒng)的規(guī)劃，作為編寫(xiě)部門(mén)，要對(duì)編寫(xiě)的職位說(shuō)明書(shū)按部門(mén)進(jìn)行歸類，然后將全公司各職位說(shuō)明書(shū)進(jìn)行歸檔，歸檔原則是，先部門(mén)編寫(xiě)人簽名，再人力資源部負(fù)責(zé)人審核，最后交由總經(jīng)理審批。人力資源部將審批后的職位說(shuō)明書(shū)，編輯成《企業(yè)職位說(shuō)明書(shū)手冊(cè)》，可以裝訂，也可以印刷成冊(cè)。
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