企業(yè)組織架構是指揮系統(tǒng)，明確了最高級別到最低級別的職位服從關系?！八穆毠芾怼笔瞧髽I(yè)橫向和縱向關聯(lián)事項的集合，能查清楚無論是哪一個職位，都能找到對應的區(qū)域座標，迅速了解該職位的任職條件、工作范圍、管理職責、上下級關系、管理權限等。在此基礎上，使現(xiàn)有指揮系統(tǒng)更明朗。
圖 職位說明書與關鍵業(yè)務流程圖
企業(yè)開展績效考核，需要了解各職位工作內(nèi)容，知道該職位主要的工作任務是什么，然后根據(jù)主要職責，提煉出考核指標，通過績效考核，使其工作能力更強，工作業(yè)績更好，這就是職位說明書的重要作用。職位說明書的編寫是否全面并能指導工作，是各部門編審職位說明書的關鍵內(nèi)容。
1) 職位說明書的內(nèi)容
職位說明書主要包括兩個部分：一是職位描述，主要對職位的工作內(nèi)容進行概括，包括職位設置的目的、基本職責、組織圖、業(yè)績標準、工作權限等內(nèi)容；二是職位的任職資格要求，主要對任職人員的標準和規(guī)范進行概括，包括該職位的行為標準，勝任職位所需的知識、技能、能力、個性特征以及對人員的培訓需求等內(nèi)容。
① 職位設置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領先者的目標。職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRM。
② 部門名稱。HRM的部門名稱應該寫為人力資源部，職位名稱應該寫為經(jīng)理。
③ 任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。
④直接主管及下屬人數(shù)。HRM的直接主管應該寫為分管副總經(jīng)理，要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。下屬人數(shù)指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。
⑤任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合同的時間一致。
⑥任職條件。包括學歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式，熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。
⑦溝通關系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓機構，應聘人員或同行，相關行業(yè)協(xié)會。
⑧行政權限。指的是在公司所擁有的財務權限和行政審批權限等。
⑨工作內(nèi)容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費的筆墨也最多。包括了職責范圍與負責程度，衡量標準等。如HRM的職責包括這幾方面：組織體系與制度；培訓；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建設等等。
⑩職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關系與理論支持。職位關系又分為直接晉升的職位，相關轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學習和培訓所達到的相關要求。
2) 職位說明書的作用
① 招聘員工的依據(jù)：職位說明書里已經(jīng)確定了這個職位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用，也只能降格使用，例如工資等級要下降，或者職務要略微下降。
職位說明書作為規(guī)范化管理的一個基礎文件，將作為員工錄用以后簽訂的勞動合同的附件，企業(yè)決定錄用員工后，這名員工應該承擔什么樣的責任，以及要負責到何種程度，依照職位應簽訂幾年勞動合同，有參考價值。員工被錄用以后，職位說明書還可以作為新員工入職培訓的教材。
② 績效考核的基本依據(jù)：職位說明書是目標管理的一個基本依據(jù)，依據(jù)職位說明書可清晰設計目標，因此，負責目標管理的主管應該隨時查閱職位說明書，以便更明確、有效地對員工進行目標管理。
在績效考核的時候，只有通過考察職位說明書，才會知道只有這個職位才有這個職責，才能去考核這個職位上工作的員工是不是盡職盡責，是不是完成了工作目標。假如在職位說明書中根本就沒有這個職責，就不能拿這個要求考核他，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，職位說明書在工作目標管理和績效考核工作中起很大的作用，也是績效考核的一個基本依據(jù)。職位說明書確定了職責范圍及考核內(nèi)容，是全責、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責，當某一項工作沒有完成或出現(xiàn)問題時，責任十分清楚。職位說明書還規(guī)定了考核評價內(nèi)容、績效考核的標準，不能是職位說明書寫的是一個樣，考核標準又是另外一個樣。
③ 制定薪酬政策的依據(jù)：職位評價是企業(yè)薪酬政策的基本依據(jù)，整個薪酬體系需要以職位評價為支撐性資料，而職位評價的基礎是職位分析和職位說明書，如果沒有職位說明書、職位內(nèi)涵分析、員工規(guī)格分析等資料，就無法進行職位評價。因此，從根本上說，職位說明書為企業(yè)制定薪酬政策提供了重要的依據(jù)，缺少了職位說明書，企業(yè)制定薪酬政策將是很困難的。
④ 員工培訓的依據(jù)：對員工進行培訓是為了滿足職位的需要，有針對性地對具有一定文化素質(zhì)的員工進行職位專業(yè)知識和實際技能的培訓，完備上崗任職資格，提高員工勝任本職工作的能力，根據(jù)職位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀、符合公司急需人才要求的員工進行教育和培訓，提升他本身的素質(zhì)，最后使其達到職位說明書的任職要求。
⑤ 員工晉升與開發(fā)的依據(jù)：人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些手段使員工的素質(zhì)和積極性不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工的潛能，為企業(yè)做更大貢獻。員工的晉升與開發(fā)，離不開人事考核，人事考核是以員工為對象，以職位說明書的要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價，判斷他們是否稱職，并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓的依據(jù)，促進“人適其位”。
3) 職位說明書的編寫
① 職位說明書的模版：人力資源部負責編輯一個適合企業(yè)的職位說明書模板，一是便于統(tǒng)一要求，按一定的規(guī)范內(nèi)容填寫；二是便于根據(jù)職位說明書查找不同職位的人的相同條件差異；三是便于培訓，了解對一個職位所期望達到“什么”及“如何達到”的簡短準確的表述。
② 企業(yè)組織架構圖解釋：人力資源部是企業(yè)組織架構圖的戰(zhàn)略規(guī)劃者，對各職位的上下級關系及平行組織關系十分清楚，解釋好企業(yè)組織架構圖，對于編寫職位說明書有著重大意義，促使各職位了解企業(yè)戰(zhàn)略意圖，組織發(fā)展方向，對自我有更深的認知，職業(yè)生涯更清晰的規(guī)劃。
③“四職管理”體系培訓：員工對自己在企業(yè)中的定位及作用，越清楚，其自我管理能力越強，自動自發(fā)工作意識越明顯，學習意識越濃，挑戰(zhàn)更高職位的意愿更高，所以，在填寫職位說明書之前，讓員工全面了解“四職管理”體系，能更加準確地描述職責內(nèi)容。
④職位分析與職位優(yōu)化：為建立企業(yè)職位分析系統(tǒng)，應由企業(yè)高層領導、部門職位代表、人力資源管理部職位管理人員、外聘的職位分析專家共同組成工作小組或委員會，協(xié)同工作，完成此任務。
在職位分析編寫過程中，應注意該職位做什么、如何做和為什么要做三個方面的問題。員工做什么，是以職位上所完成的體力活動和智力活動的有關說明來表示的，如何執(zhí)行勞動活動指的是執(zhí)行職位任務所采取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到職位的如何做時，要考慮完成這個職位的所有任務，使用了什么工具材料和設備？是否還有其他沒有觀察到的工具材料和設備？完成這個職位的所有任務，采用了什么方法或過程？有沒有其他的方法或過程能完成的工作？等等方法。如表所示
薪酬績效主管 職位說明書
| 職位名稱 | 薪酬績效主管 | 職位編碼 | HR-06 | 所屬部門 | 人力資源部 |
| 職 系 | 行政職系 | 直屬上級 | 人力資源經(jīng)理 | 直屬下級 | 績效管理專員 |
| 職位級別 | 主管級 | 職位代理人 | 招聘培訓主管 | 薪酬類型 | 月薪 |
| 銜接部門 | 公司各部門 | 內(nèi)部聯(lián)系 | 部門內(nèi)部 | 外部聯(lián)系 | 子公司 |
| 工作概要： 依據(jù)人力資源總體規(guī)劃，建立與完善績效考核體系、薪酬體系，擬定績效考核制度，負責實施公司人員的績效考核。對績效結果進行評估與反饋，做好員工績效面談工作，幫助員工改善工作，提高工作效率，最大限度的發(fā)揮績效考核的激勵作用。 | |||||
| 工作職責： 1、 在上級領導的指導下全面統(tǒng)籌公司（生產(chǎn)中心/供應鏈中心/技術中心/職能部門/國內(nèi)、外子公司）考核工作，圍繞公司全年經(jīng)營目標和工作任務，結合部門年度經(jīng)營目標和工作任務，制定績效考核指標及績效考評方案并認真組織實施； 2、 配合戰(zhàn)略發(fā)展中心，參與公司年度績效指標的分解工作，根據(jù)指標分解制定部門和員工的績效考核指標； 3、 建立KPI考核指標庫，根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、部門的業(yè)務情況，及時調(diào)整KPI考核系數(shù)； 4、 根據(jù)績效考核情況和相關激勵措施，實施員工的獎懲，制訂完善的激勵措施； 5、 收集考核制度實施問題和效果，根據(jù)考核結果，協(xié)助各部門組織員工績效面談，做好員工的培養(yǎng)與激勵等工作，指導員工個人職業(yè)規(guī)劃； 6、 完善各部門的人員定編定崗，崗位職責、組織架構、人員標配合理性的控制，并組織編制完整的《職位說明書》； 7、 在上級領導的指導下，完成員工薪酬制度的制定與調(diào)整。根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況和市場水平，做好員工動態(tài)薪酬的記錄與分析； 8、 做好新入職員工的試用期考核跟蹤，根據(jù)工作標準，準確、及時地對員工做能力評估； 9、 做好新員工、員工轉(zhuǎn)正薪資的確認、審核工作，主導完成公司年度考評及年終獎核算； 10、 協(xié)助人力資源部經(jīng)理完成其他相關人事工作，完成上級交辦的其他工作任務。 職 權： 1、 對考核指標調(diào)整有建議權； 2、 員工薪資確認、調(diào)整建議權； 3、 對部門人員編制有審核權； 4、 對員工處罰有執(zhí)行權； 5、 對小組工作有監(jiān)督、檢查權； | |||||
| 任職資格： 教育背景： 全國統(tǒng)招全日制本科畢業(yè)，人力資源、管理專業(yè)或理工科相關專業(yè)。 培訓經(jīng)歷： 績效管理、薪酬管理體系相關專業(yè)理論知識培訓。 工作經(jīng)驗： 1、大型制造業(yè)三年以上工作經(jīng)驗，其中績效管理或人力資源管理經(jīng)驗兩年以上； 2、有大型制造企業(yè)績效體系建設經(jīng)驗； 3、有一定的團隊建設能力。 技能技巧： 1、 熟悉各種績效考核工具和績效管理工作流程； 2、 熟悉國家人事方面的法規(guī)、政策，熟悉績效管理流程； 3、 溝通協(xié)調(diào)能力強，認真、負責、細心，學習能力強； 4、 具有較高的學習能力、理性思維能力； 5、 具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力、執(zhí)行能力和分析歸納能力； 6、 具有強烈的敬業(yè)精神，較強的工作原則性。 工作態(tài)度： 1、 具有較強的計劃性與執(zhí)行力； 2、 對工作充滿激情、有較強的親和力和責任心； 3、 樹立高遠的目標以及階段性目標，并為之堅持不懈； 4、 有較強的團隊意識和服務意識，積極主動完成本職工作，樂于為員工解決困難； 5、 熟悉公司保密制度，明確職責范圍內(nèi)的保密事項，不隨意泄露員工的信息。 | |||||
| 主要考核指標： 1、 全員月度考核及時率、準確率； 2、 考核指標庫的完善優(yōu)化率； 3、 績效考核的有效率； 4、 新員工入職、試用期員工/崗位調(diào)動定薪及時率； 5、 公司績效考核數(shù)據(jù)審核的準確率。 | |||||
| 職業(yè)發(fā)展： u 可晉升職位：人力資源部經(jīng)理 u 可轉(zhuǎn)換職位：人力資源部門內(nèi)其它平級崗位 u 本職位職務晉升階梯圖：
人力資源總監(jiān)
人力資源部經(jīng)理 薪酬績效主管
| |||||
編制： 審核： 批準：
表 某公司薪酬績效主管職位說明書
職位說明書的編寫需要有系統(tǒng)的規(guī)劃，作為編寫部門，要對編寫的職位說明書按部門進行歸類，然后將全公司各職位說明書進行歸檔，歸檔原則是，先部門編寫人簽名，再人力資源部負責人審核，最后交由總經(jīng)理審批。人力資源部將審批后的職業(yè)說明書，編輯成《企業(yè)職位說明書手冊》，可以裝訂，也可以印刷成冊。
【作者簡介】
馬同華，組織與人力資源管理專業(yè)研究生，杭州市師友計劃大學生創(chuàng)業(yè)導師，在《人力資源》及《人力資源管理》等專業(yè)雜志發(fā)表過多篇文章，長期擔任人力資源中高層管理職務，擁有豐富的人力資源管理實操經(jīng)驗，是人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃落地、人才招聘與發(fā)展、人力績效技術、企業(yè)文化建設等專業(yè)領域深有心得的實踐專家，著有《老HRD手把手教你做績效考核》（當當有售）。
聯(lián)系客服
