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干部人事檔案如何上架(入柜)排列?


干部人事檔案如何上架

(入柜)排列?

干部人事檔案上架(入柜)排列,是指干部人事檔案入庫保存,在檔案架或檔 案柜中貯存組合排列的方式。上架(入柜)排列科學合理,不僅存取檔案方便,還 能最大限度地節(jié)省存放空間。檔案上架(入柜)排列的方法是否科學,同檔案編號、 檢索方法和貯存條件相關。主要的方法有以下幾種:

1

一條龍排列方式

干部人事檔案

這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序,從小到大,依次上架或入柜,從左向右,延伸至末。每個架(柜)標出幾號至幾號,每層檔案架或每個檔案柜存檔案不宜過滿,留出適當?shù)目瘴?,以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架(入柜),檔案存入位置固定,存取簡便、準確,檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的部門,都適宜采用這種上架(入柜)排列方式。

2

按姓氏分別排列方式

干部人事檔案

這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔 案號分別上架或入柜。在一個姓氏中,從小號至大號,依次順延排列,以姓氏筆劃 編號法編寫檔案號和檢索工具的部門,適宜此種上架(入柜)的排列方式。

3

按群體組合排列方式

干部人事檔案

這種方式是以一個地區(qū)或一個單位的干部的檔案組合為一體,分別上架或入柜。檔案的排列,可以按職務或是按部門,也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式,對集中了解一個地區(qū)、一個部門的干部情況較為方便。但是,攤多,保存不統(tǒng)一、不固定,經(jīng)常需因干部的工作單位變動而調整檔案的存放架(柜)。


轉載來源:CHN檔案管理培訓
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