新時期如何做好辦公室工作 |
| 辦公室是一個單位的綜合辦事機構(gòu)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，是一個單位的信息中心、參謀總部、后勤基地。辦公室人員如何開展好工作呢？ 一、認(rèn)清一個規(guī)律（即辦公室工作的規(guī)律）。 被動性：服務(wù)性是辦公室的本質(zhì)。事物纏身、忙忙碌碌是它的特征。沒有規(guī)律就是它的規(guī)律。這就要求辦公室人員必須堅持有序性與隨機性，被動性與主動性的統(tǒng)一。時時事事從大處著眼，從小處著手，在隨時中把握時序，在被動中把握主動，在普通中開創(chuàng)新局。做到不為事小而不為，不為事雜而亂為，不以事急而盲為，不為事難而怕為，避免指揮一盆漿,工作一個麻，結(jié)果一團糟。 二、保持兩種狀態(tài)。一是保持清醒狀態(tài)。辦公室工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。僅靠勤勤懇懇、任勞任怨是不行的，必須能夠靜下心來，站在全局的高度，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，每臨大事有靜氣，時刻保持一種清醒狀態(tài)。二是保持謹(jǐn)慎狀態(tài)。在一個單位，辦公室人員如同球場上的守門員。辦公室人員出現(xiàn)失誤，這個皮球就可能要直接面對領(lǐng)導(dǎo)這個門，就意味著要失分。據(jù)介紹，非洲大草原上有一種羚羊，它睡覺時總是半蹲著，而且睜著雙眼，為的就是隨時躍起逃避獅子的追殺，辦公室人員就應(yīng)該是這種羚羊，如履薄冰，如臨深淵，時刻謹(jǐn)慎工作。 三、擺正三個關(guān)系。辦公室的性質(zhì)決定了其人員只能是丫環(huán)戴鑰匙——當(dāng)家不做主。因此，在主與次、進與退、前與后之間如何把握分寸。拿住火候不僅是其職責(zé)的要求，也是反映一個辦公室人員能力、素質(zhì)的重要參數(shù)。辦公室人員一是要擺正工作性質(zhì)（輔助性）與工作要求（主動性）的關(guān)系。做到參與不干預(yù)，不當(dāng)二領(lǐng)導(dǎo)；遵從不盲從，不當(dāng)吹鼓手；干事不誤事，不當(dāng)糊涂蛋。二是要擺正自身工作要求與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的統(tǒng)一性與職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是一個單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門；辦公室人員盡管經(jīng)常傳達領(lǐng)導(dǎo)的指示，但并不意味著自己可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。三是擺正辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與工作分工上的幕后和臺前關(guān)系。平等乃是指法律和人格而言的。其實在一切組織的內(nèi)部就其分工及運行來說，是不能講平等的。因此，接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不僅是辦公室人員的職責(zé)所在，更是組織內(nèi)部運行的基本要求。 四、經(jīng)受四個考驗。一是受得了委曲。辦公室工作的職能、性質(zhì)決定了從事這一工作的人員身處風(fēng)口浪尖上，置身矛盾焦點之中。在某些時候，由于種種原因，暫時不被理解、受到埋怨，遭受職責(zé)是不可避免的。因此辦公室人員必須具有良好的心理素質(zhì)和心理承受能力，受得起各種委屈，就像一位哲人說的那樣：你不能左右天氣，但你可以改變自己的心情。用時間來沖淡心頭不快的浮云。二是耐得住寂寞。風(fēng)光無限，大紅大紫不是辦公室的特點，默默無聞，任勞任怨才是辦公室人員工作的主題。不求人前明拍手，但求背后暗點頭應(yīng)是每一個辦公室人員的追求。三是經(jīng)得起誘惑。辦公室人員身在中樞機關(guān)，工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，盡管職務(wù)不高，權(quán)力不大，但因其位置特殊，必須要經(jīng)得起隨時可能出現(xiàn)的各種誘惑。四是守得住秘密。辦公室作為一個單位的綜合部門，這種崗位的特殊性決定了辦公室人員必須具備強烈的保密意識，不該看的不看，不該聽的不聽，不該問的不問，不該傳的不傳。 五、塑造五種形象。一是好人形象。這里所說的好人不是你好我好大家好，無是非觀、無原則的和稀泥，而是指人品好，人緣好。二是智多星形象。辦公室人員要有參謀意識。三是老黃牛形象。辦公室工作就是辛苦加費力，應(yīng)是老黃牛精神。四是不管部長形象。除了本職工作外，其他部門不管的事它都管。五是莊重形象。典雅的舉止，平實的品性。 六、練好六種功夫。辦公室人員應(yīng)具備六種基本工作技能，具體來說要有“六子”，即：一是會出好點子。能出點子，會出點子，出好點子，當(dāng)高參不當(dāng)歪參。謀正事不謀邪事。二是會玩筆桿子。有較強的文字處理能力。三是會耍嘴皮子。反映問題不失真，傳達指示不走調(diào)，組織溝通善協(xié)調(diào)。四是會搭“橋墩子”。當(dāng)上級要求與自身實際不一致時，能夠找到結(jié)合點，；領(lǐng)導(dǎo)之間不一致時，能夠找到相同點；部門之間不一致時，能夠找到平衡點。五是會補“塌臺子”。會補領(lǐng)導(dǎo)做不好的事，補領(lǐng)導(dǎo)做不了的事，補領(lǐng)導(dǎo)不愿做的事。用創(chuàng)造性的工作把自己融入領(lǐng)導(dǎo)意志和整體事業(yè)中。六是會闖“新路子”。吃透過去時，把握現(xiàn)在時，著眼將來時，用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng)新的思路激勵自己，與時俱進，開拓創(chuàng)新。 七、培養(yǎng)“七種意識”。一是培養(yǎng)“辦公室無小事的”工作責(zé)任感。二是培養(yǎng)“絕對服從”的工作態(tài)度。 三是培養(yǎng)“以室為家”的愛崗精神。 四是培養(yǎng)“雷厲風(fēng)行”的辦事作風(fēng)。 五是培養(yǎng)“眼觀六路，耳聽八方”的知事能力。 六是培養(yǎng)“爭創(chuàng)一流”的工作目標(biāo)。 七是培養(yǎng)樹 “領(lǐng)導(dǎo)形象”的思想境界。 八、克服八種不足。 一是克服扯皮多，配合少的不足。 二是克服牢騷多，意見多，但方法少，措施少的不足。 三是克服計較多，寬容少的不足。 四是克服索取多，奉獻少的不足。 五是克服浮躁多，實干少的不足。 六是克服請示多，主見少的不足。 七是克服靈活多，原則少的不足。 八是克服說的多，做的少的不足。 尤其是要克服忙于事務(wù)而不愿意學(xué)習(xí)提高的不足。 否則天天重復(fù)昨天的故事，一張舊船票是不能登上新的客船的。 九、扮好九種角色。一是扮演好參與政務(wù)，管理事務(wù)的管理員角色。 二是扮演好上情下達，下情上達，溝通左右的信息員的角色。三是扮演好客戶來訪、部門來訪、領(lǐng)導(dǎo)下訪的接待員的角色。 四是扮演好會出主意、出好主意的參謀長角色。 五是扮演好辦文、批文、撰文的紅秀才角色。 六是扮演好聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中介者角色。 七是扮演好催辦、查辦領(lǐng)導(dǎo)決策、工作落實的督查員的角色。 八是扮演好單位對外聯(lián)絡(luò)交流的外交家角色。 九是扮演好報道單位和隊伍形象的通訊員角色。 |
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