辦公室是一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位，是一個(gè)單位的信息中心、參謀總部和后勤基地。關(guān)于辦公室人員如何開展工作，有“4M”的說法。即秘書是：Manager（事務(wù)管理者、執(zhí)行者）、Mother（像母親一樣的愛心）、Maid（像待女一樣）、Model（良好的形象舉止）。“4M”概括起來也就是十句話，即：認(rèn)清一個(gè)規(guī)律、保持兩種狀態(tài)、擺正三個(gè)關(guān)系、經(jīng)受四個(gè)考驗(yàn)、塑造五種形象、練好六種功夫、培育七種意識(shí)、克服八種不足、扮好九種角色、力求十全十美。
一是認(rèn)清一個(gè)規(guī)律，即辦公室工作的規(guī)律。辦公室對(duì)上是兵，是辦事員；對(duì)下是將，是管理者。它的職責(zé)要求它必須圍著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)、圍繞事務(wù)干，從屬于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于工作，因此，被動(dòng)性、服務(wù)性是它的本質(zhì)，事務(wù)纏身、忙忙碌碌是它的特點(diǎn)，而沒有規(guī)律就是它的規(guī)律。這就要求辦公室人員必須堅(jiān)持有序性與隨機(jī)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一。時(shí)時(shí)、事事從大處著眼、從小處著手，在隨機(jī)中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，在普遍中開創(chuàng)新局。做到不以事小而不為、不以事雜而亂為、不以事急而盲為、不以事難而怕為，從而避免造成指揮一盆漿、工作一團(tuán)麻，結(jié)果一片糟的局面。
二是保持兩種狀態(tài)。一是保持清醒狀態(tài)。辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，兩眼一睜、忙到熄燈是辦公室人員工作的普遍狀態(tài)。在辦公室，不付出超量的勞動(dòng)，工作肯定做不好。但是，僅靠勤勤懇懇、任勞任怨也是不夠的。因此，辦公室人員必須能夠忙里偷閑，跳出事務(wù)性圈子，靜下心來，站在全局的高度、站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想、想領(lǐng)導(dǎo)之未想，每臨大事有靜氣，時(shí)刻保持一種清醒的狀態(tài)。二是保持恐懼狀態(tài)。在一個(gè)單位，秘書如同球場(chǎng)上的守門員，如果秘書出現(xiàn)失誤，這個(gè)皮球就可能要直接面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)空門，就意味著要失分。據(jù)介紹，非洲大草原上有一種羚羊，它睡覺時(shí)總是半蹲著，而且睜著雙眼，為的就是隨時(shí)躍起逃避獅子的追殺。秘書就應(yīng)該是這種羚羊，如履薄冰，如臨深淵，時(shí)刻應(yīng)像周總理要求身邊工作人員那樣“戒慎恐懼地工作”。
三是擺正三個(gè)關(guān)系。辦公室的性質(zhì)決定了其人員只能是丫環(huán)戴鑰匙——當(dāng)家不作主。因此，在主與次、進(jìn)與退、前與后之間如何把握分寸、拿住火候，不僅是其職責(zé)的要求，也是反映一個(gè)辦公室人員能力、素質(zhì)的重要參數(shù)。辦公室人員一是要擺正工作性質(zhì)輔助性與工作要求主動(dòng)性的關(guān)系，做到參與不干預(yù)，不當(dāng)二領(lǐng)導(dǎo)；遵從不盲從，不當(dāng)吹鼓手、馬屁精；干事不誤事，不當(dāng)糊涂蛋。二是要擺正自身工作要求與領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的同一性與職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是一個(gè)單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門；辦公室人員盡管經(jīng)常跟領(lǐng)導(dǎo)在一起，但本身不是領(lǐng)導(dǎo)；辦公室盡管經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，但并不意味著自己可以發(fā)號(hào)施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。更不能擺出兩副嘴臉，對(duì)上點(diǎn)頭哈腰，唯唯諾諾，對(duì)下頤指氣使，盛氣凌人，像一副對(duì)聯(lián)那樣“上司開口才半句，早已是是是，對(duì)對(duì)對(duì)；下級(jí)陳詞達(dá)千言，始終嗯嗯嗯，噢噢噢”。三是擺正辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與工作分工上的幕后與臺(tái)前關(guān)系。平等乃是指法律和人格而言的。其實(shí)，在一切組織的內(nèi)部就其分工及運(yùn)行來說，是不能講平等的。因此，接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不僅是辦公室人員的職責(zé)所在，更是組織內(nèi)部運(yùn)行的基本要求。
四是經(jīng)受四個(gè)考驗(yàn)。一是受得了委屈。辦公室工作的職能、性質(zhì)決定了從事這一工作的人員身處風(fēng)口浪尖之上，置身矛盾焦點(diǎn)之中。在某些時(shí)候，由于種種原因而暫時(shí)不被理解、受到埋怨、遭受指責(zé)是不可避免的。因此，辦公室人員必須具有良好的心理素質(zhì)和心理承受能力，受得起各種委屈，就像一位哲人說的那樣：你不能左右天氣，但你可以改變自己的心情，用時(shí)間沖淡心頭不快的浮云。二是耐得住寂寞。大捭大闔、大紅大紫不是辦公室的特點(diǎn)，默默無聞、任勞任怨才是辦公室人員工作的主題。沒有板凳要坐十年冷的心態(tài)，是做不好辦公室工作的。不求人前明拍手，但求背后暗點(diǎn)頭應(yīng)是每一個(gè)辦公室人員的追求。三是經(jīng)得起誘惑。辦公室人員身在中樞機(jī)關(guān)，工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，盡管職務(wù)不高，權(quán)力不大，但因其位置特殊，能量不可低估，因此，必須要經(jīng)得起隨時(shí)可能出現(xiàn)的各種誘惑。四是守得住秘密。辦公室作為一個(gè)單位的綜合部門，這種崗位的特殊性質(zhì)決定了辦公室人員必須具備強(qiáng)烈的保密意識(shí)。不該看的不看，不該聽的不聽，不該問的不問，不該傳的不傳。
五是塑造五種形象。辦公室人員要樹立五種形象。一是好人形象。這里所說的好人不是指你好我好大家好，無是非觀、無原則地和稀泥。而是指人品好、人緣好。曾國藩曾有一句名言：“馭下之道，最貴推誠，不貴權(quán)術(shù)。”其實(shí)，這句話不僅適合做官也適合做人。二是智多星形象。有這樣一位辦公室人員，工作非常認(rèn)真、踏實(shí)，但就是不進(jìn)步，他想不通，便去找領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)說：你各方面都不錯(cuò)，但你跟我五六年，沒提過一個(gè)意見、沒進(jìn)一言，你是工作上的啞吧，怎能用你？這個(gè)事例，說明了辦公室人員參謀意識(shí)的重要性。三是老黃牛形象。繁體字中辦公室的辦字是兩個(gè)辛加一個(gè)力字，辦公室工作就應(yīng)是雙倍的辛苦加費(fèi)力，辦公室人員應(yīng)是老黃牛。四是不管部長形象。西文有的國家政府部門有一個(gè)部叫不管部，它沒有專門的工作，它的工作就是其他部門不管的事都?xì)w它管。在一個(gè)單位，辦公室就是這種角色。五是莊重形象?？鬃釉唬壕硬恢貏t不威。他還說：文質(zhì)彬彬，然后君子。行高于眾的才干、典雅的舉止、平實(shí)的品性，不僅是對(duì)辦公室人員的內(nèi)在要求，更是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)第二形象的最佳詮釋。六是練好六種功夫。辦公室人員應(yīng)具備六種基本工作技能，具體來說要有“六子”，即：一是會(huì)出好點(diǎn)子。能出點(diǎn)子、會(huì)出點(diǎn)子、出好點(diǎn)子，當(dāng)高參，不當(dāng)歪參，謀正事，不謀邪事。二是會(huì)玩筆桿子。有較強(qiáng)的文字處理能力。三是會(huì)耍嘴皮子。反映問題不失真、傳達(dá)指示不走調(diào)、組織溝通善協(xié)調(diào)。四是會(huì)搭“橋墩子”。當(dāng)上級(jí)要求與自身實(shí)際不一致時(shí)，能夠找到結(jié)合點(diǎn)；領(lǐng)導(dǎo)之間不一致時(shí)，能夠找到相同點(diǎn)；部門之間不一致時(shí)，能夠找到平衡點(diǎn)。五是會(huì)補(bǔ)“塌臺(tái)子”。會(huì)補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)做不好的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)做不了的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)不宜做的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)不愿做的事，用創(chuàng)造性的工作把自己融于領(lǐng)導(dǎo)意志和整個(gè)事業(yè)之中。六是會(huì)闖“新路子”。吃透過去時(shí)、把握現(xiàn)在時(shí)，著眼將來時(shí)、用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng)新的思路激勵(lì)自己，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。
七是培養(yǎng)“七種”意識(shí)。一是培養(yǎng)“辦公室無小事”的工作責(zé)任感。二是培養(yǎng)“絕對(duì)服從”的工作態(tài)度。三是培養(yǎng)“以室為家”的愛崗精神。四是培養(yǎng)“雷厲風(fēng)行”的辦事作風(fēng)。五是培養(yǎng)“眼觀六路、耳聽八方”的知事能力。六是培養(yǎng)“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的工作目標(biāo)。七是培養(yǎng)樹“領(lǐng)導(dǎo)形象”的思想境界。
八是克服八種不足。相對(duì)來說，在一個(gè)單位，辦公室人員的素質(zhì)是比較高的，但也有許多不足，尤其是長期從事這一行當(dāng)?shù)霓k公室人員容易出現(xiàn)一些與待業(yè)有關(guān)的職業(yè)病。如動(dòng)輒請(qǐng)求、無主見；事必躬親，不善用人；謹(jǐn)慎小心，怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)；善于團(tuán)結(jié)、不善批評(píng)等等。因此，辦公室人員要克服八種不足。一是克服扯皮多、配合少的不足；二是克服牢騷多、意見多，但方法少、措施少的不足；三是克服計(jì)較多、寬容少的不足；四是克服索取多、奉獻(xiàn)少的不足；五是克服浮躁多、實(shí)干少的不足；六是克服請(qǐng)示多、主見少的不足；七是克服靈活多、原則少的不足；八是克服說的多、做的少的不足。尤其是要克服忙于事務(wù)而不注意學(xué)習(xí)提高的不足。否則，天天重復(fù)昨天的故事，一張舊船票是不能登上新的客船的。
九是扮好九種角色。辦公室人員扮演好參與政務(wù)、管理事務(wù)的管理員的角色；扮演好上情下達(dá)、下情上達(dá)、溝通左右的信息員角色；扮演好群眾上訪、部門來訪、領(lǐng)導(dǎo)下訪的接待員角色；扮演好出主意、會(huì)出主意、出好主意的參謀長角色；扮演好辦文、批文、撰文的紅秀才角色；扮演好聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下、協(xié)調(diào)左右的中介者角色；扮演好領(lǐng)導(dǎo)、群眾和單位的代言人角色；扮演好單位對(duì)外聯(lián)絡(luò)交流的外交家角色。
