如何發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)的協(xié)同效應(yīng),提高集團(tuán)企業(yè)的管理效能,是財(cái)務(wù)共享中心致力于解決的問(wèn)題。
集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)著整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的籌資、投資、分配和運(yùn)用的重任。然而在集團(tuán)財(cái)務(wù)建設(shè)中常常會(huì)遇到財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)存在不一致性、集團(tuán)難以監(jiān)控分子公司財(cái)務(wù)狀況、基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)和高端財(cái)務(wù)管理缺乏專(zhuān)業(yè)分工等問(wèn)題。
隨著企業(yè)集團(tuán)管控能力的不斷加強(qiáng),如何發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)的協(xié)同效應(yīng)日益成為管理層考慮的問(wèn)題。在這個(gè)背景下,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)受到了關(guān)注,并開(kāi)始應(yīng)用于集團(tuán)建設(shè)的實(shí)踐。
財(cái)務(wù)共享中心到底哪里好?
共享服務(wù)是以顧客需求為導(dǎo)向,按照市場(chǎng)價(jià)格和服務(wù)水平協(xié)議為企業(yè)內(nèi)部多個(gè)分支機(jī)構(gòu),或集團(tuán)內(nèi)部多個(gè)公司及外部企業(yè)提供跨地區(qū)的專(zhuān)業(yè)化共享服務(wù)。
它將企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)“分散式”的、重復(fù)性的職能業(yè)務(wù)整合到共享服務(wù)中心進(jìn)行服務(wù),以促進(jìn)企業(yè)集中有限的資源和精力專(zhuān)注于自身的核心業(yè)務(wù),創(chuàng)建和保持長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),并達(dá)到整合資源、降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、提高客戶(hù)滿(mǎn)意度的目標(biāo)。
管理模式變革
當(dāng)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、業(yè)務(wù)類(lèi)型和管理層級(jí)不斷增加時(shí),企業(yè)分子公司的多套財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)會(huì)使企業(yè)財(cái)務(wù)人員與管理費(fèi)用快速膨脹、財(cái)務(wù)流程效率低下、重復(fù)設(shè)備投資規(guī)模加大、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)上升,多個(gè)獨(dú)立、粗放而臃腫的財(cái)務(wù)“小流程”使總部統(tǒng)一協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)變的越來(lái)越困難。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。這時(shí),企業(yè)必須站在戰(zhàn)略的高度上,進(jìn)行自身的管理變革,在變革中尋求突破。
財(cái)務(wù)組織變革
財(cái)務(wù)共享中心成為企業(yè)的財(cái)務(wù)集成芯片,日常業(yè)務(wù)集中處理,總體職能向廣闊和縱深發(fā)展,讓財(cái)務(wù)在共享管理中直接體現(xiàn)出價(jià)值增值。通過(guò)財(cái)務(wù)共享方案的實(shí)施促使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,使財(cái)務(wù)在共享管理中直接體現(xiàn)出價(jià)值增值。
通過(guò)財(cái)務(wù)共享方案的實(shí)施促使財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型,使財(cái)務(wù)人員由記賬轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)建議、財(cái)務(wù)管理,為各個(gè)部門(mén)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供財(cái)務(wù)支持,對(duì)市場(chǎng)變化做出反應(yīng)。
財(cái)務(wù)制度與政策統(tǒng)一
如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的制度政策,即使進(jìn)行組織架構(gòu)改革,仍然會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。所以必須要有統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程,通過(guò)有效整合后,把制度政策配套起來(lái)切入到系統(tǒng)中去,保證前端業(yè)務(wù)部門(mén)按照制度和政策去運(yùn)營(yíng),并根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要去不斷完善與改進(jìn)。
企業(yè)一定要建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心嗎?
財(cái)務(wù)共享中心有諸多益處,但是在集團(tuán)財(cái)務(wù)共享建設(shè)中,還是會(huì)遇到種種困惑,甚至有質(zhì)疑的聲音。主要體現(xiàn)在以下幾方面。
集團(tuán)是否適合建立財(cái)務(wù)共享中心
不是什么企業(yè)什么階段都適合建立財(cái)務(wù)共享中心。如果企業(yè)核算基礎(chǔ)較差,行業(yè)差異大、信息化程度較差,那么還需要夯實(shí)基礎(chǔ)才能再進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)。如果集團(tuán)所屬企業(yè)數(shù)量眾多,并且行業(yè)相近可進(jìn)行工作標(biāo)準(zhǔn)化,對(duì)信息提供有較高要求,那么可以考慮進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)。
什么行業(yè)適合建立財(cái)務(wù)共享中心
相比較而言,金融企業(yè)、服務(wù)企業(yè)、制造業(yè)的銷(xiāo)售網(wǎng)點(diǎn)、連鎖企業(yè)、通訊服務(wù)業(yè)適合建立財(cái)務(wù)共享中心,目前技術(shù)條件下,制造業(yè)的工廠(chǎng)、建筑業(yè)、勘察業(yè)、信息化程度較低的企業(yè)則不適合建立財(cái)務(wù)共享中心。
哪些業(yè)務(wù)和流程納入財(cái)務(wù)共享中心
大部分核算及財(cái)務(wù)報(bào)告的處理可以納入財(cái)務(wù)共享中心,但一部分具有屬地化特征的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)留在當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)部門(mén),如稅收管理,我國(guó)執(zhí)行的是屬地原則,成員單位需有相應(yīng)的人員與稅務(wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系,完成相應(yīng)的稅務(wù)事項(xiàng),如預(yù)算控制,需要有成員單位相關(guān)人員根據(jù)具體情況進(jìn)行統(tǒng)籌,如固定資產(chǎn)和存貨的實(shí)物管理也需要成果單位相關(guān)人員來(lái)完成。
這些企業(yè)這樣建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心!
貴州電信財(cái)務(wù)共享中心
貴州電信代表一類(lèi)有特點(diǎn)財(cái)務(wù)共享中心,即分地域治理,管控方式大多為集權(quán)或混合型。
由于財(cái)務(wù)信息上傳下達(dá)溝通不便,分區(qū)域或省份建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),向區(qū)域或省份各公司提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、票據(jù)管理和服務(wù)支撐等財(cái)務(wù)服務(wù),同時(shí)受財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總部管理。實(shí)行單一主業(yè)的企業(yè)集團(tuán)的主要代表有電信、電網(wǎng)、中石油各地銷(xiāo)售公司等。其實(shí)施有以下幾個(gè)特點(diǎn):
在省公司設(shè)立財(cái)務(wù)管理部和共享服務(wù)中心,各地市分公司會(huì)計(jì)核算職能上劃到省公司共享服務(wù)中心。地市分公司財(cái)務(wù)管理部建立面向業(yè)務(wù)、面向服務(wù)的價(jià)值管理型財(cái)務(wù)體系,支撐戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和精細(xì)化管理。
所有的報(bào)賬由掃描員通過(guò)影像系統(tǒng)掃描傳遞,紙質(zhì)原始單據(jù)由掃描員統(tǒng)一郵寄至財(cái)務(wù)共享中心。
實(shí)施共享服務(wù)后,服務(wù)中心制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)和核算流程,實(shí)時(shí)生成各分子公司的財(cái)務(wù)信息,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為各分子公司和集團(tuán)總部的管理者監(jiān)控提供支持。
寶鋼:大型企業(yè)的共享先驅(qū)
寶鋼集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),具有跨組織、跨地域、跨行業(yè)的特征,這樣的特征實(shí)施難度會(huì)很大,從寶鋼集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)實(shí)踐中有這樣一些啟示:
多行業(yè)的特點(diǎn),核算絕對(duì)統(tǒng)一無(wú)法實(shí)現(xiàn)。寶鋼集團(tuán)明確了主要的業(yè)務(wù)類(lèi)型:同質(zhì)化業(yè)務(wù),如采購(gòu)、銷(xiāo)售、費(fèi)用報(bào)支中的大量財(cái)務(wù)結(jié)算和會(huì)計(jì)核算;普遍性業(yè)務(wù),如在各個(gè)業(yè)務(wù)單元中均存在會(huì)計(jì)月結(jié)和總賬核算,各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的管理分析報(bào)表;標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù),如各公司的專(zhuān)業(yè)化會(huì)計(jì)核算、單體和合并報(bào)表的編制;能滿(mǎn)足公司層面會(huì)計(jì)質(zhì)量的管控需求,如會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)的制訂、財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)所及的內(nèi)控管理。
寶鋼集團(tuán)開(kāi)發(fā)了具有集團(tuán)型財(cái)務(wù)管控、支持集中共享鮮明特點(diǎn)的一體化財(cái)務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有財(cái)務(wù)支持、財(cái)務(wù)核算、管理決策三層架構(gòu);財(cái)務(wù)支持以支撐屬地制造、成本管控為主,通過(guò)與制造系統(tǒng)、屬地業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有效集成,形成財(cái)務(wù)對(duì)制造過(guò)程、在線(xiàn)管理的有效支撐;財(cái)務(wù)核算是將基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)處理功能集中和標(biāo)準(zhǔn)化,通過(guò)前端與業(yè)務(wù)、屬地財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算的集中、標(biāo)準(zhǔn)化處理;管理決策是通過(guò)計(jì)劃預(yù)算、管理分析功能實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的把控和對(duì)經(jīng)營(yíng)管理決策的支持。
按照“先易后難,獲取示范效應(yīng);選取典型,積累實(shí)施經(jīng)驗(yàn)”的指導(dǎo)思想,寶鋼先選取在大行業(yè)板塊,信息系統(tǒng)統(tǒng)一,文化環(huán)境相似、地域相對(duì)集中的分子公司快速切入,相關(guān)工作人員成建制劃轉(zhuǎn),取得上述試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)后,寶鋼再在集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行全面推廣。
海爾集團(tuán)共享中心建設(shè)
海爾集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)最大的一個(gè)啟示點(diǎn)事選址問(wèn)題,財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)要考慮是分區(qū)域來(lái)建還是業(yè)務(wù)類(lèi)別來(lái)建,是單中心還是多中心,海爾集團(tuán)選擇的集中的財(cái)務(wù)共享中心,集中負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)。
在選址過(guò)程中,從四個(gè)維度進(jìn)行分析:
營(yíng)運(yùn)成本(25%權(quán)重),包括人工成本、房屋租賃成本、稅賦成本等。
人力資源(25%權(quán)重),該維度各指標(biāo)用于比較各備選城市間人才招聘、教育程度、人才培養(yǎng)方面的差異,北京、武漢、上海在人力資源方面優(yōu)勢(shì)明顯,但同時(shí)需考慮的是,上海、北京企業(yè)眾多,因此員工流動(dòng)率也明顯高于其他城市。
商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施(10%權(quán)重),該維度指標(biāo)用于比較各備選城市各項(xiàng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施對(duì)財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作方面的差異,6個(gè)備選城市均屬于經(jīng)濟(jì)領(lǐng)頭城市,商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施方面差別不大,但是北京、上海成熟度仍然高于其他城市,青島居于第三位。
商務(wù)環(huán)境(40%權(quán)重),該維度各指標(biāo)用于比較各備選城市商務(wù)環(huán)境方面的差異,對(duì)選址影響較大,該維度賦予權(quán)重較大,大連居首位,上海、北京次之。
經(jīng)過(guò)定量加定性方法評(píng)價(jià),確定在青島設(shè)立集中的財(cái)務(wù)共享中心,各成員企業(yè)安裝掃描設(shè)備,向共享服務(wù)中心傳輸票據(jù)影印件,共享服務(wù)中心根據(jù)票據(jù)影印件進(jìn)行賬務(wù)處理。
所以到底怎么建設(shè)呢?
1
財(cái)務(wù)組織架構(gòu),業(yè)務(wù)流程升級(jí)
按照專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、集約化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)調(diào)整財(cái)務(wù)組織架構(gòu),將從事標(biāo)準(zhǔn)化工作的會(huì)計(jì)核算人員從成員單位中分離出來(lái),歸屬到財(cái)務(wù)共享中心,成員單位的核算工作交由財(cái)務(wù)共享中心來(lái)完成;成員單位只設(shè)對(duì)接的崗位即可,如財(cái)務(wù)票據(jù)管理人員,稅務(wù)人員,預(yù)算管理、資產(chǎn)存貨管理人員等崗位。
2
財(cái)務(wù)共享中心的兩類(lèi)組織定位
一類(lèi)和財(cái)務(wù)部并行,一類(lèi)隸屬于財(cái)務(wù)部,在起步階段,建議歸屬財(cái)務(wù)部,有利于統(tǒng)籌管理;成熟階段,可和財(cái)務(wù)部,做單獨(dú)機(jī)構(gòu),提供面向全集團(tuán)的財(cái)務(wù)服務(wù),甚至對(duì)外部單位服務(wù)。
3
財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)
在組織架構(gòu)調(diào)整之后,為了適應(yīng)“共享服務(wù)中心”管理模式,一般須對(duì)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行流程、功能、性能方面的升級(jí)改造。共享服務(wù)在技術(shù)上要有統(tǒng)一的系統(tǒng)支持。企業(yè)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)和保障,統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)是保證共享服務(wù)平臺(tái)順利搭建的關(guān)鍵因素。建立一個(gè)好的平臺(tái)很重要,需要有一個(gè)統(tǒng)一的IT標(biāo)準(zhǔn)和一個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn),這樣整合可以更快。
4
影像掃描系統(tǒng)建設(shè)
組織架構(gòu)和系統(tǒng)流程調(diào)整完成后,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心面臨的另外一個(gè)矛盾就是集中辦公的要求與原始憑證分散產(chǎn)生的矛盾,為此,影像掃描系統(tǒng)的建設(shè)是十分必要的。影像掃描系統(tǒng)建成后,各分子公司可以?huà)呙栊纬呻娮踊募?,并傳至?cái)務(wù)共享中心,解決實(shí)物文件傳遞的安全性、準(zhǔn)時(shí)性以及文件審閱的方便性問(wèn)題,通過(guò)此系統(tǒng)的應(yīng)用,審批人可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中直接點(diǎn)擊影像鏈接查看相關(guān)憑證影像附件。
同時(shí),節(jié)省了許多不必要的快遞費(fèi)及紙張的費(fèi)用。影像掃描系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)處理規(guī)模效益形成了有力支撐,使企業(yè)能在較低的成本和較小的風(fēng)險(xiǎn)下,擴(kuò)充了業(yè)務(wù)處理能力,提高了運(yùn)營(yíng)效率。
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