不知各位是否還記得我們都習慣使用的那些老式的生產(chǎn)力和辦公套件？久負盛名的Lotus 1-2-3辦公套件近日終于謝幕后，我開始思考自己的生產(chǎn)力工具組合在這些年來究竟發(fā)生了怎樣的變化。不用說，我今天使用的工具與以前使用的日常生產(chǎn)力“套件”大不相同。
在向各位介紹工具和我的“工作流程”之前，允許我指出這一點：工作流程這種東西對每個人來說都不一樣。眼下我的工作內(nèi)容主要側(cè)重于教育和溝通，與早在開辦初創(chuàng)企業(yè)的那個時期相比，現(xiàn)在處理電子表格的時間要少得多。
現(xiàn)在，我更多地與團隊協(xié)調(diào)，而不是管理團隊。我面對的是學生，而不是員工。我研究項目，而不是推出產(chǎn)品。我的日常工作流程體現(xiàn)了我的職業(yè)生涯發(fā)生的變化：由企業(yè)創(chuàng)始人變?yōu)樽稍冾檰枺山?jīng)理變?yōu)榻淌?，由出版人變?yōu)閷谧骷摇?/p>
我使用數(shù)量眾多的工具來處理不同項目，每個項目所使用的工具往往變來變?nèi)?。不過我在這里要討論的是每天用來管理我的“工作流程”的若干工具。
我的工作流程是什么樣的？
我把每天的工作時間分為兩大塊：一塊是用于溝通和知識收集時間，另一塊是項目時間。每天都有幾乎一樣的溝通和知識收集活動，它們遵循相對一致的模式，事實證明這種模式對我來說相當高效。這就是我剛才一直在談論的日常辦公活動。
以我為例，上午到下午三點左右就是那段日常辦公時間。在這段時間，我聯(lián)系并跟進平時接觸的所有人員：學生、編輯、制作人員等，另外每天都要閱讀，以了解和追蹤新聞和新技術，另外管理工作議程、安排自己的任務，以及撰寫及回復電子郵件。
這整個過程就是我的工作流程。這么多年來，我努力優(yōu)化了這個過程，因而現(xiàn)在能夠在相對較短的時間內(nèi)完成大量的工作。
我一天中的另一半時間是項目時間。在這段時間，我研究從學術論文、演示文稿、白皮書到網(wǎng)絡廣播的各種資料。我往往在下午晚些時候和深夜著手處理項目，傍晚與家人團聚以及午餐或晚餐時間才有空休息一下。
我的日常工作流程所用的工具
鑒于各位已了解了我每天的工作是怎么安排的，不妨討論我的日常工作流程中所用的工具。先從Gmail開始介紹吧。
大概兩個月前吧，我由原來的Outlook改為使用Gmail；我得告訴你，我的工作效率因此得到了大幅提升。我的所有電腦上都有一模一樣的電子郵件界面，并且與我的安卓手機和Chromebook筆記本緊密集成起來，情況完全變了。
再也沒有出現(xiàn)成千上萬個難以管理的事項充斥著收件箱。實際上，郵件正是這個日常辦公過程的一個主要組成部分。
鬧鐘鈴聲大作后，我的一天就開始了。我通常從被窩里伸手去掏手機，極不情愿地睜開眼睛，點擊Gmail應用程序，然后瞄一眼，看看有沒有要緊的內(nèi)容。要是沒有什么緊急郵件，我就繼續(xù)瞇一會兒。如此往復兩三次后，我終于爬起來，洗漱一番，晃悠悠走到咖啡機跟前。
一旦咖啡拿在手上，我盡量繞開前陣子收養(yǎng)的狗狗，提防它咬我的腳趾、潑灑杯中咖啡、踩在它身上。最后，我躺到沙發(fā)上，打開沙發(fā)旁邊的顯示器，再次收閱郵件。
這時，我往往會留意收件箱里有面什么內(nèi)容，但既不處理，也不回復。我只想慢慢品嘗那杯咖啡。
我還掃了一眼我的日歷和待辦事項列表，確保自己知道這一天要準備處理什么事。
借助Pocket閱讀每日必讀內(nèi)容
接下來，我開始閱讀每天必讀的內(nèi)容。當然，先是瀏覽ZDNet網(wǎng)站，然后通常是Drudge和Techmeme。我快速瞄一眼新聞標題和似乎值得一讀的任何內(nèi)容；看到感興趣的，就右鍵并保存到Pocket閱讀工具中。
在使用Pocket之前，我過去通過新的標簽頁，打開所有感興趣的新聞標題。結(jié)果，瀏覽器常常給淹沒在一堆瀏覽器標簽頁當中，有時甚至到崩潰的地步。要是我換一臺電腦，就不得不搞明白打開了哪些標簽頁，否則不知怎么協(xié)調(diào)幾十個打開的標簽頁。真是一團糟。
現(xiàn)在，我只要把一切都保存到Pocket里面，之后可以慢慢閱讀。其實我分兩個階段這么做。先瀏覽ZDNet、Drudge和Techmeme，快速了解當天有什么重大新聞。然后在上午晚些時候，我打開Feedly這款RSS訂閱工具，處理覺得有時間瀏覽的眾多網(wǎng)站?；蛘撸視钔谀称腥ざ鲁钡墓适?，查找更多內(nèi)容，我也會把相關內(nèi)容保存到Pocket里面。
這個工具的好處在于，我可以在喝咖啡的同時很容易做到這一點。我可以通過新聞標題了解當天概況，但又不需要一大早就全身心地撲在網(wǎng)上。
至此，我的一天已過去了大概30分鐘到60分鐘的辰光，我喝完了一兩杯咖啡，無論對我所熟悉的圈子發(fā)生的事情，還是對其他事情，都有了相當清楚的了解。醒來后就能第一時間了解信息，這真不賴。
我會直接進入到早上處理電子郵件的環(huán)節(jié)，或者開始早讀，這取決于Gmail收件箱里面的郵件有多重要、多緊迫。我更喜歡在收閱電子郵件之前進行早讀，所以我接下來就討論這個。
先Pocket、后Evernote
我經(jīng)常閱讀，而且閱讀量很大。我需要了解最新的大量信息，既關注相關的突發(fā)新聞，也關注專業(yè)的技術或?qū)W術信息。因而，我早上相當一部分時間花在了閱讀上。
由于我已經(jīng)從我的主要內(nèi)容來源選擇了文章，就可以打開Pocket、開始閱讀了。我很喜歡這個工具，因為我現(xiàn)在把所有內(nèi)容都放在一個位置。
Pocket尤其出色的地方在于，它不但可以在沙發(fā)旁邊的Web瀏覽器和Chrome瀏覽器上運行，還有面向iOS和安卓的Pocket版本。因而，我可以在任何地方閱讀文章――甚至在廁所里用那部專用的Nexus 7閱讀，或者外出時閱讀。
雖然我平時日復一日地處理日常工作，但使用這些工具意味著，要是興血來潮，我也可以抄起平板電腦或Chromebook，跑到當?shù)乜Х瑞^處理同樣的工作。
我早上的一項工作就是在社交網(wǎng)絡上發(fā)帖子。只要在自己的Pocket內(nèi)容庫中看到一篇饒有趣味的文章，就會點擊Pocket中的Share（共享）圖標，然后選擇Buffer社交媒體工具。Buffer拿來當前文章后將它排入一份時間表，并發(fā)布到推特、臉譜和領英等社交網(wǎng)站上。只需點擊兩下，我就分享了有趣的文章。
我早讀的另一個方面就是，把有助于我所開展項目的文章或者有助于一般研究資源的文章保存起來。雖然我有高級版的Pocket（它可以把你打鉤的文章保存起來），但還是使用Evernote來整理我的所有研究資料。
我就使用Evernote Web Clipper工具來截取當前文章，并將文章拖到Evernote里面，而不是從Pocket共享到Evernote。
沖洗，清洗，循環(huán)回復
我比較認真地對待早讀過程。一直讀到厭倦了或饑餓了，或者想改而管理電子郵件或日程安排。
在整整一天當中，我還會回過頭來使用Pocket，閱讀一些內(nèi)容。要是我需要因別的事情而暫時停止閱讀，或者我在排隊等候（比如我在餐館點了菜、等菜上來，或者在醫(yī)生診所等著看病，或者等蘋果主題演講開始），這個工具就非常實用。
這一切的關鍵點在于，自從我每天的閱讀改用這種先Pocket后Evernote的流程后，工作效率和靈活性均已大幅上升。我完成了更多的工作，而整個過程的質(zhì)量又讓我極其滿意。再也不至于被桌面瀏覽器綁住手腳了，因為所有這些工具在我的所有設備上統(tǒng)統(tǒng)可以使用。
聯(lián)系和安排
假設沒有什么要緊的事情需要先予以處理，那么在上午的某個時間點，我會將工作重心由閱讀改為溝通。我退出Pocket，進入到Gmail，一路處理電子郵件。
Gmail在過濾掉垃圾郵件方面確實做到很到位，不過我會進入到Updates（最新快訊）和Promotions（促銷內(nèi)容）標簽，刪除任何不必要的內(nèi)容，或?qū)⑵錁擞洖槔]件。這種清理操作通常相當便捷。
有時候，我的Updates（最新快訊）部分里面有內(nèi)容表明有一個任務項。比如說，如果我瀏覽的一個網(wǎng)站發(fā)布了安全警告，視情況嚴重程度，我會立即著手解決這個問題，或者將電子郵件作為一個待辦事項發(fā)送到Todoist。
Todoist和Gmail在這方面整合得非常好。我只需要點擊Todoist圖標就行，就可以把這封電子郵件變成一個待辦事項，附有返回到那封原始電子郵件的鏈接。一旦我將它安排為待辦事項（無論當天或以后），隨后就可以將郵件存檔起來，從收件箱清除掉。
對于其余郵件，我采用了同樣的過程。如果我能立馬回復向我發(fā)來郵件的某個人提出的詢問，通常會立馬回復。要不然（比如需要我做另外的研究，或者這其實是貌似電子郵件的行動項），我會將它作為待辦事項發(fā)送到Todois，并將它從收件箱清除掉。
管理所有那些待辦事項的秘訣
我對與日歷有關的項目采取了同一做法。比如說，我是加州大學伯克利分校繼續(xù)教育學院的信息系統(tǒng)和管理證書咨詢委員會成員；要是收到一封郵件稱已安排了一場會議要我參加，只需鼠標右擊就在電子郵件中間的日期，并將它排入到工作日程。原始電子郵件再次作為一個鏈接而出現(xiàn)，所以我可以將它從收箱中清除出去、存檔起來。
這樣一來，我可以快速瀏覽收件箱，回復郵件、標記待辦事項或標記到日歷。我在很短的時間內(nèi)將收件箱清空得干干凈凈。
現(xiàn)在客觀地說，我略微有點迷戀電子郵件，所以確實經(jīng)常回過頭來查閱收件箱，每天一兩次（多的時候二三十次）。但由于我的收件箱現(xiàn)在基本上干干凈凈，這種做法也沒什么太大的弊端，只不過浪費了一兩秒鐘而已。
實際上，由于我已將電子郵件通知整合到手機上，我發(fā)覺居然打破了時不時查閱收件箱的習慣，因為除非我聽到通知提示音，否則沒有任何重要的電子郵件發(fā)來。我居然好幾個小時都沒有查閱電子郵件收件箱，這可以說創(chuàng)下了我的個人記錄。
安排待辦事項列表
至此，我通常完成了早上的大部分事情。電子郵件已被處理，行動項已被移到待辦事項列表，已安排事項已被移到日歷。我已閱讀了大量的文章，大概了解了接下來要負責處理的各種問題。
現(xiàn)在，是時候處理待辦事項了。與Pocket、Evernote和Gmail一樣，Todoist也可以在我的手機、平板電腦和Chromebook上運行，還可以在臺式機瀏覽器窗口里面運行。于是，我可以從任何地方來組織管理待辦事項。
我做的頭一件事是，向下滾動列表、移動待辦事項。有些事項不再是今天的優(yōu)先事項，而有些事項的優(yōu)先級提高了。還有一些重復任務（比如給每個班的學生打分）會在需要彈出來時彈出來。
在我處理接下來的工作（處理待辦事項任務、慢慢進入到項目時間）之前，我會告訴你用來管理待辦事項的新型秘密武器：Trello。
Trello解決了待辦事項列表的一個典型問題：待辦事項列表上的事項實在太多了。我們都飽受其害：任何可能需要處理的事項，甚至將來某一天的事項和“我會盡快處理”的事項，未來的項目想法，其他所有雜七雜八的事項，這些統(tǒng)統(tǒng)出現(xiàn)在待辦事項列表上，這些優(yōu)先級很低的項目將列表塞得滿滿當當。
光整理出所有那些之前安排（比如為下個月15日安排）的事項，再次移到下個月，這就要花好幾天的工夫。
我認真考慮了這個問題，認識到有些事項需要處理，有些事項可以在近期處理，還有些事項只需要放在列表上的某個地方，它們毫無優(yōu)先級可言。
Trello集白板、列表管理器和項目管理器于一體。你可以為某些類別制作白板，可以在那些白板里面制作列表。每個列表項都是白板上的卡片，你可以寫筆記，在每張卡片背面上與團隊的其他成員交流。這聽起來很復雜，卻異常直觀簡單。
除了Web平臺外，Trello還可以在安卓和iOS平臺上使用，所以我又一次可以從任何地方來處理工作。
我制作了一堆Trello白板，“應該在列表上”，但本周或下周不用處理的所有事項都放到Trello白板上。我經(jīng)?？茨切┌装澹绕涫窃谔幚硐鄳捻椖繒r，從白板上獲取事項，并將它們發(fā)送到Todoist，不過前提是我確實想在那周立馬處理這些事項。
順便說一下，這正是牢牢控制待辦事項列表的關鍵所在。如果你果真打算在比較短的時間內(nèi)處理某個事項，就把它放在待辦事項列表上。如果你希望在某一天處理它，它不是待辦事項列表上的事項，也不是要處理的事項，就應該把它們列到某個地方的另一個列表上。我使用Trello來做到這一點。
重新考慮你的工作流程
每過幾年，我就會重新考慮自己的工作流程，通常是覺得自己太落伍，或者因遺漏事項而沮喪不已時重新考慮。最近優(yōu)化的這種工作流程已持續(xù)了幾個月，到目前為止是我遇到過的最高效的流程。
正如我前面提到的那樣，你的工作流程會不一樣，但我還是強烈建議好好考慮自己的工作流程，然后優(yōu)化日?；顒印Ｄ銜l(fā)現(xiàn)工作效率因此提高了，你的日子也會過得更舒坦。
這幾乎就是雙贏局面，不是嗎？
附言令人驚訝的是，我平常使用的工具中居然沒有一款微軟軟件。我以前離不開Outlook?，F(xiàn)在我仍大量使用PowerPoint制作演示文稿，但我的日常工作完全與微軟無關。這倒不是什么政治決定或聲明。說實話，我相當喜歡微軟。我只是尋找并整理出了處理工作的最佳工具。如果我是微軟內(nèi)部人士，我會認真想一想再動筆。
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