編者按：本文來自人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，作者 產(chǎn)品在思考 ，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
你有沒有遇到過這種情況？
要做什么都是靠大腦來記憶，有空余的時(shí)間準(zhǔn)備做事情的時(shí)候，有好多件事圍在腦子里轉(zhuǎn)：比如今天大概有3件事必須做完、這周要寫一份報(bào)告相關(guān)數(shù)據(jù)還沒拉、突然插進(jìn)來的任務(wù)還沒做完、信用卡賬單后天到期別忘了還款、凈水器的濾芯好像用很久該換了、還有一個(gè)月XX過生日要給XX要買禮物、XX學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)有個(gè)教程還沒看完、待閱讀的文章還沒看等等等。工作、生活、家庭、相關(guān)重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這些都糾纏在一起。每天睡覺前總是有焦慮感，感覺還有事情沒有做完。
如果你也有這樣的困擾，或者已經(jīng)知道GTD但還苦于如何運(yùn)用，這篇文章希望可以給你一些啟發(fā)。
GTD，Getting Things Done，是一套協(xié)助完成任務(wù)的方法論，核心點(diǎn)是收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。具體怎么做我稍后再說。
GTD在我上大學(xué)的時(shí)候就已經(jīng)了解并開始關(guān)注，當(dāng)時(shí)我雖然嘗試了，但那時(shí)候事情不多，沒有必要花時(shí)間來維護(hù)這個(gè)系統(tǒng)。
在生活變得復(fù)雜之后，我又撿起了GTD，開始認(rèn)真的重新學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和尋找工具，我希望達(dá)成的目的有兩個(gè)：
在當(dāng)下的此時(shí)、此地，我只做現(xiàn)在需要做的事，現(xiàn)在無需做或者做不了的都不去考慮；
希望度過卓有成效的一天，每天處理完今日要解決的事情，晚上睡覺前毫不悔恨、心懷滿足。
使用GTD四五年后，通過GTD方法和工具Omnifocus，我也算初步實(shí)現(xiàn)了這三點(diǎn)的目標(biāo)：
有截止日期的重要的事情在需要做的時(shí)間再提醒我，不擔(dān)心會(huì)忘記從而造成問題，例如信用卡未及時(shí)還款而造成逾期，影響個(gè)人信用記錄；
到公司只考慮在公司能完成的事情，到家只考慮在家能完成的事情，不需要把暫時(shí)無法完成的事情放在心里，加深自己的焦慮；
對于未來要實(shí)現(xiàn)的，已經(jīng)拆解到了每天的任務(wù)中，每天做完就可以一步步走到目標(biāo)。
心中不記事，未來不操心，一切只要把握現(xiàn)在，完成現(xiàn)在的事情，這就是GTD對于我的意義。
GTD就是Getting Things Done，把事情完成。核心是收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行，這些介紹的文章網(wǎng)上隨便搜搜都是一大把，在這我就按我自己的理解簡單說下。
GTD是什么？
收集就是把在心里許多各種操心、要解決的事情全部寫下來，讓心里徹底清空。包括你必須做的（如工作要交的報(bào)告、具體的工作）、想去做的（如徒步、蹦極）、想去學(xué)的（如深度學(xué)習(xí)、跳舞）、想去實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)（如減肥、財(cái)務(wù)自由）等等。
整理是審視這些事情的重要緊急程度和復(fù)雜程度，做出立刻做、委托別人做、延期之后做、分拆到某天做、舍棄不做的決定。
組織是把委托、延期、分拆后的事項(xiàng)進(jìn)一步處理，做好分類，設(shè)定好開始、截止時(shí)間，這樣可以在特定的地點(diǎn)和時(shí)間告訴你該做什么。
在Omnifocus中，主要是通過項(xiàng)目標(biāo)簽分類、設(shè)置開始、截止時(shí)間：
我把Omnifocus中的項(xiàng)目用作事項(xiàng)分類，標(biāo)簽用作情境分類，然后通過Omnifocus特有的透視功能，通過條件篩選形成我自定的視圖office-today、work track等；這樣到公司，點(diǎn)擊office-today就會(huì)篩選出來今天在公司我需要做的事。點(diǎn)擊work track，就可以看到今天我委托其他人做的事情。
推遲至就是把不需要立刻做的事情推遲到需要開始做的日期才展示；
截止是必須要在這個(gè)日期完成，當(dāng)快到期的時(shí)候會(huì)有顯著的提醒。
GTD-組織
回顧是我在大學(xué)放棄的原因，就是每天、每周要固定花時(shí)間去校準(zhǔn)任務(wù)信息?，F(xiàn)在花這點(diǎn)時(shí)間，卻可以幫我解決很多問題，那無疑這個(gè)時(shí)間的性價(jià)比就很高了，所以我也樂意去做這件事。
要校準(zhǔn)哪些信息呢？主要是看看沒完成的這些任務(wù)還要不要做，要不要延遲，要不要繼續(xù)拆解。讓這些任務(wù)的信息保持有效，才能保證后續(xù)這些任務(wù)可以被安排并執(zhí)行。
執(zhí)行，最重要的一點(diǎn)！在這步前面那些只是前期的準(zhǔn)備，很多GTD失敗的情況就是只熱衷于前面的那幾步，而忽略這個(gè)最重要的一步，GTD如果沒有這步，前面的沒有一點(diǎn)意義，只是在浪費(fèi)時(shí)間而已。
我拿我的工作流程說明下我在工作中是如何使用GTD的，有興趣的可以借鑒一下。
我的每周開始是從前一個(gè)周日晚上開始，在這個(gè)晚上我會(huì)做3件事：
每周的開始
（1）回顧本周工作有哪些沒來得及完成，考慮如何安排
沒完成的一般都是不緊急的事情，或者是推進(jìn)進(jìn)展不佳的任務(wù)。對于這些任務(wù)，要么提高優(yōu)先級(jí)下周早點(diǎn)完成；要么就是任務(wù)太大沒法做完，要拆解的再細(xì)致些；要么就是其實(shí)沒有那么重要，要果斷舍棄。
（2）把下周需要完成的事、可以做的事安排到具體日期里
先在日歷中，查看下周的日程安排，在日歷中找到屬于自己可支配的時(shí)間。因?yàn)樵诠ぷ髦?，我?huì)有溝通、會(huì)議、面試等已經(jīng)被確認(rèn)的工作，也要去掉吃飯、鍛煉、通勤、休息的時(shí)間，剩下的才是真正屬于我自己的時(shí)間。我要在這些時(shí)間里，去分配要做的工作。
每周開始-日歷
我會(huì)使用Omnifocus中的預(yù)測功能，查看下一周每天截止的工作和被安排到那天的工作，使用番茄個(gè)數(shù)（1個(gè)番茄25分鐘）來評估工作時(shí)間，一般安排3～5個(gè)番茄，最多不要超過8個(gè)。
每周開始-下周工作
原來我學(xué)別人的一些經(jīng)驗(yàn)，日歷和GTD工具是有明顯的界限的，日歷只放有明確開始結(jié)束時(shí)間的事項(xiàng)，比如會(huì)議，方便安排會(huì)議的時(shí)候不要打架。在沒有被安排的時(shí)間里面，我會(huì)打開GTD工具，根據(jù)里面任務(wù)的優(yōu)先級(jí)，在這一天里面見縫插針的完成任務(wù)。
但是這樣會(huì)有兩個(gè)問題：
一個(gè)是排定的工作列表無法全部完成，因?yàn)榭倳?huì)有各種各樣的事情打擾，每天看著被安排卻無法完成的任務(wù)就會(huì)很焦慮。
二是見縫插針的工作方式，不適合需要需要分析思考撰寫的工作，每次被打斷后有可能思路就不連續(xù)，或者再次進(jìn)入狀態(tài)要比較長的時(shí)間。
所以我后面改為，把任務(wù)分配到每天后，我會(huì)在日歷中給到這個(gè)任務(wù)分配相應(yīng)的時(shí)間。這樣我就能保證在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，我要完成的工作。
考慮到產(chǎn)品工作溝通的特殊性，我在日歷上安排時(shí)間時(shí)，一般會(huì)安排一個(gè)小時(shí)的時(shí)間給一個(gè)番茄，這樣如果中途有事，可以及時(shí)處理，同時(shí)可以保證番茄的可完成。如果沒有打擾，那就在一個(gè)番茄后，繼續(xù)進(jìn)入下一個(gè)番茄，如果可以盡早完成當(dāng)日工作，就有時(shí)間去做其他的事情。
在安排下一整周的工作內(nèi)容時(shí)，因?yàn)闀r(shí)間過長，所以并不是太細(xì)致。但是對于下周一的工作內(nèi)容是可以具體安排，這也是下面所說的當(dāng)天晚上安排次日的工作。
過了周日，就到了全新的一周，在這一周的每個(gè)工作日里，我一般是通過下面幾個(gè)手段來保證任務(wù)的完成。
工作日流程
（1）按照番茄工作法，消化解決安排到今天要做的事
在早上到達(dá)辦公室后，我會(huì)按照日歷中的安排開始當(dāng)天的工作，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)盡可能完成既定的工作內(nèi)容。
我采用的是番茄工作法，一個(gè)任務(wù)給到25分鐘聚焦去解決一個(gè)問題，達(dá)到規(guī)定的產(chǎn)出，之后休息5分鐘，繼續(xù)下一個(gè)25分鐘番茄任務(wù)。如果在番茄任務(wù)計(jì)時(shí)中，被打斷去開會(huì)、去做其他的事情，那這個(gè)番茄任務(wù)就舍棄掉，不能繼續(xù)計(jì)時(shí)，也不能算完成一個(gè)番茄。等到你任務(wù)重新開始的時(shí)候，開始一個(gè)新的番茄任務(wù)。
番茄工作法會(huì)遇到的一些問題：
給任務(wù)所設(shè)的番茄數(shù)過少？這種情況下，繼續(xù)加番茄完成任務(wù)，完成后記錄一下實(shí)際真實(shí)番茄數(shù)，后續(xù)評估的時(shí)候就有經(jīng)驗(yàn)了。比如GTD分享的準(zhǔn)備，我開始設(shè)定了2個(gè)番茄，但實(shí)際花了差不多5個(gè)番茄。后續(xù)我再做分享，我就知道要給到多少的工作量。
什么樣的打斷要舍棄一個(gè)番茄，重新開始計(jì)時(shí)？這個(gè)打斷不是眼睛瞄瞄其他網(wǎng)頁就算的，應(yīng)該是打斷了思路的程度，思路停止了1分鐘以上的可以算是打斷，應(yīng)該要重新開始番茄。
要能夠在當(dāng)天完成既定的工作內(nèi)容，就要求我們對排進(jìn)來的工作任務(wù)有2個(gè)要求：
一是安排的工作內(nèi)容，要有必須完成的和可以延后的進(jìn)行搭配，這樣遇到突發(fā)情況的時(shí)候，優(yōu)先保證必須完成的事項(xiàng)。
二是因?yàn)闀r(shí)間有限，所以安排進(jìn)來的工作是最重要的事情，這要求你對事情的輕重緩急有清醒的認(rèn)識(shí)，我們每個(gè)季度設(shè)置的OKR就是在宏觀層面幫助團(tuán)隊(duì)成員界定任務(wù)的輕重緩急。
番茄工作法是為了聚焦精力進(jìn)入工作，適應(yīng)一段時(shí)間養(yǎng)成習(xí)慣后，不開番茄也可以，工具不是必須，完成任務(wù)才是最終目的。
（2）接到新任務(wù)要先分類再處理
在工作中，每天會(huì)有不在安排中的新任務(wù)會(huì)需要處理，對于這種打擾要承認(rèn)，這是不可避免的一件事，所以要去思考如何在盡量不打擾今日工作安排的情況下，來接受新任務(wù)。
GTD的方法就是先分類再處理：接到不在安排中的新任務(wù)時(shí)，5分鐘內(nèi)能處理完的直接處理掉；如果是今天要開始或解決的，重新排定今日日歷，給這個(gè)任務(wù)分配時(shí)間；如果是可以延后的，僅放GTD收件箱中，等到晚上再安排。
（3）每晚回顧、安排明日工作
每個(gè)工作日晚上，我會(huì)做3件事來結(jié)束今日的工作。
第一就是回顧今日的日程表，沒有完成的繼續(xù)延期、拆解、舍棄。
第二是清理收件箱。經(jīng)過一天，收件箱中會(huì)有新增任務(wù)，我們要及時(shí)對任務(wù)收件箱的任務(wù)進(jìn)行拆分排期，如果這個(gè)任務(wù)需要幾天才能做完，或者有需要?jiǎng)e人的配合，那這個(gè)任務(wù)就是一個(gè)項(xiàng)目，對于項(xiàng)目要分拆具體可執(zhí)行的。
任務(wù)拆解我再舉一個(gè)例子-如何學(xué)習(xí)某個(gè)具體技能，這個(gè)例子不是我自己總結(jié)的，我是看到別人的經(jīng)驗(yàn)之后拿過來用的。鏈接為：https://kenengba.com/post/3569.html
這里有一點(diǎn)要大家注意，不要沉迷于拆解中，不要拆解的過于細(xì)，只要到可以執(zhí)行做的步驟就可以了。
第三是對安排的工作內(nèi)容進(jìn)行校準(zhǔn)、排期。
這個(gè)跟周日的差不多，但是在具體的工作日的時(shí)候，可能會(huì)增加新任務(wù)、新會(huì)議，擠掉原本屬于自己的時(shí)間，對于優(yōu)先級(jí)高的任務(wù)和會(huì)議，還是優(yōu)先給到時(shí)間排期。
及時(shí)更新自己的日歷，被安排新任務(wù)時(shí)，打開日歷表，就可以知道新任務(wù)我大概可以完成的時(shí)間是什么時(shí)候，避免因?yàn)閬y承諾，在時(shí)間節(jié)點(diǎn)無法給到交付物的情況。另外當(dāng)有重要的事情插進(jìn)來，影響了原先承諾的交付物產(chǎn)出時(shí)間時(shí)，要第一時(shí)間跟交付人溝通情況。
工作日流程-日歷校準(zhǔn)
對于我來說，比較重要的是下面兩點(diǎn)：
確認(rèn)的會(huì)議要盡早安排并通知，越提前越好，比如項(xiàng)目流程中各種會(huì)；
承諾的交付時(shí)間是我感知?jiǎng)e人工作進(jìn)度很重要的一點(diǎn)，承諾的時(shí)間要再精準(zhǔn)一些，有變動(dòng)的時(shí)候一定要及時(shí)溝通。
以上就是我使用GTD來安排工作的大體流程，在生活方面會(huì)更加復(fù)雜一些，但是本質(zhì)思想還是一樣的。
GTD工具口碑比較好的是Omnifoucus和Things，國內(nèi)也有滴答清單可以使用。不想折騰的就直接選Omnifoucus。
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