之前試過用 Evernote 和 Google app 來實踐 GTD 管理后，我就開始著手嘗試利用微軟 Office Outlook 來嘗試。因為 Outlook 本身就內(nèi)置了可以接收處理郵件（亦即任務(wù)）、安排日歷、建立待辦清單的功能，可說天生就適合做一個時間管理中心。所以這篇文章要做的，就是通過我這幾個月的實踐心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能與技巧，來建立一個快速流暢、條理分明的任務(wù)管理流程。你不一定要跟我的方法一模一樣，但或許可以提供給你一些參考與啟發(fā)。下面我就直接切入 Outlook 的任務(wù)管理技巧說明，這套流程的設(shè)計跟我的時間管理方法有關(guān)，如果想對我的時間管理方法更了解的朋友，則可以先參考這篇文章。0. 整個 Outlook 的任務(wù)管理流程概覽下圖是我在 Outlook 上的時間管理流程，郵件即任務(wù)。在收件箱中利用「標幟與提醒」將郵件像任務(wù)一樣整理在一份待辦清單，使用「彩色類別」根據(jù)情境分派郵件任務(wù)，輔助時程與日歷統(tǒng)一查看。并把不需要的郵件封存移出視野，專注在當下重要任務(wù)與工作情境。而在郵件、任務(wù)、時程、工作情境的整理過程中，還可以善用 Outlook 的「快速步驟」讓整理流程更快速完成。
1. 用顏色「類別」做郵件情境分派雖然 Outlook 上有內(nèi)置所謂「重要！」的功能，但我實踐上覺得單純或過多的「重要郵件」意義不大，而且很多人在寄信給你時就會加上「重要！」，這樣一來標上「重要！」的郵件事實上不一定是真重要。所以我這邊回歸 GTD 的方法，把收集到的郵件與任務(wù)用情境分類，更有實用意義。我為自己在 Outlook 上區(qū)分的工作情境有：下一步行動、追蹤、會議討論、有空再說。根據(jù)字面意義，就可以了解這是什么情境要處理的郵件。
每天優(yōu)先處理完「下一步行動」里的對我真正重要的郵件，然后定期到看「追蹤」的郵件有沒有進度。在開會時處理「會議討論」的郵件，然后沒有時間就先不要管「有空再說」的郵件。這里我用來分類 Outlook 郵件的功能，則是采用 Outlook 軟件上的「類別」，在軟件工具列上有一個彩色方塊，可以自定義名稱與顏色，建立專屬的類別分類。為什么要用類別，而不用單純的郵件資料夾？下面我就來解釋。
「類別」就是 Tag 標簽的概念，一封郵件「可以加上兩種以上類別」。假如有一封郵件是「下一步行動」，但是又需要「會議討論」，那使用類別就能同時加上這兩個顏色標簽。但是如果使用資料夾，就只能一個郵件放一個資料夾。這也是我常說 Tag 標簽更適合數(shù)碼資料整理的原因，更多可以看我之前的分析。
而最后一個優(yōu)點是「類別」不只可以用在郵件整理， Outlook 上的日歷行程、工作任務(wù)、聯(lián)絡(luò)人也都能加上同樣的「彩色類別標簽」，這樣一來，所有 Outlook 任務(wù)都可以用統(tǒng)一標準一起篩選。例如下圖中我一次篩選出所有「會議討論」時需要用到的郵件、任務(wù)、會議資料、客戶資料，這樣開會時就可以方便討論，這樣是不是很方便？（后面我會說明如何篩選。）
3. 用工作表統(tǒng)整郵件任務(wù)與一般任務(wù)還不只如此，那些加上「標幟」任務(wù)化的郵件，還可以在 Outlook 的「工作」頁面看到，工作頁面其實就是一份待辦清單工作表。那些被任務(wù)化的郵件都會出現(xiàn)在這份待辦清單，并且你可以在這里修改這些郵件的名稱，改成任務(wù)行動的說明。有時候也會有任務(wù)不是來自于郵件，這時候可以單獨加入到 Outlook 的工作表上，也同樣可以設(shè)定提醒時間。也就是在 Outlook 的工作表中，讓你不會漏掉郵件或一般任務(wù)，尤其某個時間前要完成的事情，都可以在這份待辦清單里統(tǒng)一管理。
4. 使用資料夾封存郵件我的原則是盡可能讓收件箱里都是真正要做的任務(wù)，把其他不需要的郵件刪除，或是把完成的郵件「封存（移出收件箱）」，這就是「清空收件箱」動作。這時候我就在 Outlook 中建立一個叫做「封存」的「郵件資料夾」，然后把收件箱里那些「處理完成的」、「不需要處理但要參考的」郵件全部移動到「封存」。這樣收件箱就可以保持簡潔重要的狀態(tài)，而封存資料夾里可以找到需要的郵件。（封存資料夾里也一樣可以加上「類別」做情境分類）
5. 用日歷輔助管理進度、行程與任務(wù)做到前面的郵件情境分類、任務(wù)標幟、郵件封存動作后，基本上 Outlook 里的郵件應(yīng)該已經(jīng)進入一個有效的處理流程了。這時候 Outlook 里還可以搭配「日歷」頁面來同時管理，日歷上有行程或項目進度，搭配右方工作表看到今天要完成的任務(wù)與郵件，就可以妥善安排時間。你可以在 Outlook 上方的「檢視」頁面，設(shè)定好可以同時看到日歷、工作表的視野。
這樣一來， Outlook 的郵件整理、任務(wù)清單、行程安排，就變成一個統(tǒng)一的管理流程了。
6. 建立「快速步驟」來理清郵件接下來分享一些時間管理上可以進階應(yīng)用的 Outlook 技巧。前面有些處理步驟很多，為了節(jié)省步驟，可以利用 Outlook 上的「快速步驟」功能，在上方功能列找到「快速步驟」，然后開始「新建」。
7. 用搜索聚焦各種工作狀態(tài)另外我們也應(yīng)該好好善用 Outlook 的「搜索」功能，不過初次使用時 Outlook 編制索引需要一段頗長的時間，在索引完成前搜索可能都會有些問題。搜索最好用的地方有二，一個是直接搜索客戶名稱、關(guān)鍵字，找出需要的郵件，不需要為了項目或客戶特別去做分類。第二個是用搜索篩選出前面我設(shè)定好的「情境類別」、「提醒任務(wù)」，這樣就能更聚焦在某個情境。例如一次看到處于下一步行動狀態(tài)的郵件、行程、工作與聯(lián)絡(luò)人。
8. 使用 Gmail App 在移動設(shè)備管理 Outlook 工作流程最后，就是讓上述的工作流程也可以在移動設(shè)備上使用，我目前發(fā)現(xiàn)最好的方法，是使用 Android 上的 Gmail App 來達成。一個關(guān)鍵的原因是手機版的 Outlook 無法同步電腦上制作的工作表，但是 Google 的 Gmail 登入 Exchange 賬號后卻可同步 Outlook 上的工作表！AppSo（微信號 appsolution）提醒：使用 Samsung Focus（Android）或者 Exchange 的郵件應(yīng)用 Nine（Android）也能同步工作表。而工作表是我這個流程中最重要的任務(wù)清單，所以我在手機上使用 Gmail 來管理 Outlook 上處理的時間任務(wù)流程。以上，就是我自己在 Outlook 上實踐 GTD 時間管理的流程，提供大家參考，如果你是長期 Outlook 用戶，有更厲害的方法，也歡迎留言一起討論分享。
