Excel不僅僅只是一個數(shù)據(jù)錄入工具，而是非常強大的數(shù)據(jù)處理工具，而Excel中針對數(shù)據(jù)處理有一套自己的規(guī)則，按照他的規(guī)則去做，雖然在錄入數(shù)據(jù)時可能會稍微麻煩點，但卻能給我們以后的數(shù)據(jù)處理提供很大的便利，只要配合簡單的技巧及函數(shù)，就能輕松完成各種統(tǒng)計匯總。請看下面的一張表格：
可能很多人再做報表的時候都會采用上面的格式，但是這種表格在做各種計算及篩選的時候就會很麻煩。下面我就給大家介紹一下數(shù)據(jù)規(guī)范化的10條建議，讓你做出規(guī)范的數(shù)據(jù)表。
1.不要合并單元格
合并單元格給公式的拖拽,排序等操作帶來意想不到的麻煩。
2.合計放在第二行
大部分表格將合計放在了最后一行，我的建議是放在2行(針對數(shù)據(jù)源，表格不加大標(biāo)題，第一行為標(biāo)題行)，這樣做的好處在于可以使用統(tǒng)一的sum公式(從3到1048576)。另外數(shù)據(jù)透視表的輔助公式,建議放在表格的左邊，因為透視表的寬度有可能發(fā)生大幅度的變化，導(dǎo)致右邊的公式被覆蓋,放在左邊就不會有問題了。
3.內(nèi)容統(tǒng)一
每列數(shù)據(jù)一個表頭，若干數(shù)據(jù)，確保結(jié)構(gòu)統(tǒng)一。比如一個學(xué)校的表格,班級列，一會兒用“二班”，一會兒又變成“2班”，搞到后面會暈死的。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)可以使用篩選,分類匯總等功能獲得帶有小計的表格,但不要在制表的時候仿照它的樣式,把'小計'插在表格的中間位置，這種東西最終會把表格的使用者給害了。同時在字與字之間及每一個字前后都不要有空格，即信息庫中所有填寫內(nèi)容都不要有空格，更不能出現(xiàn)無規(guī)律的中英文標(biāo)點符號混在(全角字符和半角字符)。
4.嚴(yán)格遵守時間、日期格式的輸入規(guī)范，有時候時間格式參與運算，規(guī)范化很重要。
5.“只輸入一次”原則
數(shù)據(jù)只輸入一次，需要的時候使用函數(shù)（如VlOOKUP）對其引用，而不是再次輸入相同的內(nèi)容。
6.僅用顏色來區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)，必須避免
修改單元格顏色，僅僅是輔助標(biāo)記，但你想指望顏色來對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，必須掌握vba才能實現(xiàn)。這會把簡單的問題弄復(fù)雜，即便求助也不見得有人搭理，當(dāng)然了,在表格里面使用不同的顏色，還是許可的。
7.用公式進(jìn)行拖拽,可以避免出錯
規(guī)范化的表格，公式應(yīng)該由拖拽形成，量越大，對此操作的要求越高，否則極易出錯。這就要求正確設(shè)置相對引用、絕對引用、混合引用。完全由拖拽現(xiàn)成的公式組，你只要有2個數(shù)據(jù)計算是正確的，即可確保全部結(jié)果都正確。遇到過公式掌握欠佳的同事，公式是單獨輸入的(實際上可做成拖拽輸入)，兩個不同的表，數(shù)據(jù)完全相同，可結(jié)果就是錯的。
8.改變“一日一表”的習(xí)慣
一個月31天，就在一個xls文件內(nèi)建立31張工作表，初學(xué)者很容易出現(xiàn)這種問題，這是大忌。EXCEL有個好東西叫做“數(shù)據(jù)透視表”，使用他可以很容易的進(jìn)行匯總，但是如果你是“一日一表”，那就只能慢慢先合并了。
9.不同屬性的數(shù)據(jù)不要放在一個單元格。
不同屬性的數(shù)據(jù)合起來非常容易，使用&連接就可以了，但分開就困難的多。比如:單位:20元/斤,把它分到4個單元格當(dāng)中:20 元 / 斤。
10.使用統(tǒng)一的表格樣式
比如各部門的考勤計劃表，由人資設(shè)計下發(fā)，各部門填寫完成后收回，對于統(tǒng)一的樣式，可以方便的合并，集中處理。同時，對于其他部門統(tǒng)一下發(fā)的表格，我們不能對表格結(jié)果做任何更改。
最后還要提醒大家避免引用其它工作表的數(shù)據(jù)，這條應(yīng)該不能算做規(guī)范，但是由此引發(fā)的問題是有的，比如把工作表發(fā)給別人，打開的時候總會提問是否更新，這些都讓人不爽。根據(jù)上面的規(guī)則對開頭的表格進(jìn)行整理如下：
原來的合計項我們可以通過分類匯總或者數(shù)據(jù)透視表輕松得到，如圖：
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