翟霣遠(yuǎn)
1 對(duì)歸檔電子文件檔案室（館）是否需要一件一件地與紙質(zhì)原件對(duì)照檢查是否完全一致？由誰來檢查？如果出現(xiàn)不一致如何處理？
答：由于電子文件在法律憑證性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，目前我國規(guī)定具有永久和長期保存價(jià)值的電子文件在歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存電子文件的紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”。同時(shí)還要求，歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
對(duì)于歸檔電子文件檔案室（館）是否需要一件一件地與紙質(zhì)原件對(duì)照檢查確定一致性的問題，各省的規(guī)定不一，不同的教科書以及理論文章有不同的觀點(diǎn)。有的主張，檔案室（館）應(yīng)一件一件地對(duì)照檢查歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性；有的主張，檔案室（館）應(yīng)對(duì)歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性進(jìn)行抽查。我認(rèn)為，在理論上應(yīng)該通過技術(shù)手段和管理制度來保證電子文件和紙質(zhì)文件的一致性，檔案室（館）應(yīng)對(duì)電子文件與紙質(zhì)原件的一致性進(jìn)行抽查。但是，鑒于我省目前電子文件和電子檔案的規(guī)范管理還處于摸索階段，各項(xiàng)管理制度還有待健全，對(duì)歸檔電子文件與紙質(zhì)原件一致性的檢查應(yīng)該堅(jiān)持謹(jǐn)慎和從嚴(yán)的原則。在實(shí)際工作中，可分兩種情況處理：一是對(duì)于應(yīng)向檔案室歸檔的電子文件，檔案室（有時(shí)由檔案室和文件形成部門共同參與）應(yīng)一件一件地對(duì)照檢查歸檔電子文件與紙質(zhì)原件的一致性。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成部門，重新制作。當(dāng)然，檔案室對(duì)電子文件的檢查不止這些，還包括《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定的其他內(nèi)容。二是對(duì)于文件形成單位向檔案館移交的電子文件（電子檔案），檔案館可抽查電子文件（檔案）與紙質(zhì)原件的一致性，即應(yīng)對(duì)每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%；與紙質(zhì)原件同時(shí)保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗(yàn)的方法（建議樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%），合格率應(yīng)達(dá)到100%。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。
2 對(duì)歸檔電子文件中沒有設(shè)置只讀屬性的文件是否可以由檔案館（室）來設(shè)置只讀屬性？
答：可以。但按照歸檔（移交）前電子文件內(nèi)容的原始性由歸檔人（移交人）負(fù)責(zé)，歸檔后的原始性由檔案室（館）負(fù)責(zé)的原則，應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是在設(shè)置只讀屬性以前，檔案館（室）應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并作相應(yīng)的記錄。二是將設(shè)置只讀屬性的情況進(jìn)行記錄。
3 數(shù)字化的檔案如何編制歸檔號(hào)？應(yīng)當(dāng)遵循什么樣的原則？
答：數(shù)字化的檔案歸檔號(hào)的編制，目前還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。但根據(jù)有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的精神，建議采用以下結(jié)構(gòu)編制歸檔號(hào)：立檔單位號(hào)（全宗號(hào)）+保管期限代號(hào)+載體類別號(hào)+年度代號(hào)+載體順序號(hào)+文件名。
數(shù)字化的檔案歸檔號(hào)的編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性等原則。
4 數(shù)字化檔案的機(jī)讀目錄如何編制？應(yīng)當(dāng)遵循什么樣的原則？
答：數(shù)字化檔案機(jī)讀目錄的編制，可采用以下三種方法：一是由檔案館（室）對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行人工著錄，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，生成機(jī)讀目錄；二是檔案館（室）開發(fā)一套與本館（室）機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫配套的界面簡單的編目軟件，發(fā)放給各移交或歸檔單位，供其制作機(jī)讀目錄，在移交數(shù)字化檔案時(shí)將目錄一并移交，檔案館（室）將其統(tǒng)一匯入目錄數(shù)據(jù)庫；三是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過閱讀數(shù)字化的檔案文本信息（包括題名、文摘等），自動(dòng)產(chǎn)生出揭示檔案內(nèi)容特征的主題詞，進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引，生成機(jī)讀目錄。
數(shù)字化檔案機(jī)讀目錄的編制，應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性原則，嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范著錄條目的內(nèi)容，做到著錄條目內(nèi)容清晰、簡潔，提高檢索效率。
5 數(shù)字化檔案的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)是什么？
答：數(shù)字化檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的建立，主要包括兩個(gè)方面的設(shè)計(jì)：其一，確定檔案著錄條目信息的數(shù)據(jù)格式；其二，選擇數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。涉及的標(biāo)準(zhǔn)主要有：一是計(jì)算機(jī)處理使用字符、代碼標(biāo)準(zhǔn)，如《文獻(xiàn)書目信息處理交換用數(shù)字字符編碼字符集》（GB65-86）、《文獻(xiàn)類型與文獻(xiàn)載體代碼》（GB3469-83 ）、《中華人民共和國行政區(qū)劃代碼》（GB2260-86）等；二是數(shù)據(jù)的著錄、標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》（GB3792.5-85）、《中國檔案分類表》等；三是語言標(biāo)準(zhǔn)，如《XML SGML》（ISO8879-1986）、《數(shù)據(jù)庫語言SQL》（GB129-91）等；四是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，如《計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)規(guī)范》（GB8566-88）、《計(jì)算機(jī)軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南》（GB8567-88）等。
目前，部分省市已制定或正在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如浙江省檔案局制定了《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》，青島市檔案局正在研究制定《青島市文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫交流標(biāo)準(zhǔn)》，深圳市檔案局正在承擔(dān)《基于XML格式電子公文歸檔管理規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)的研制等。
6 如何對(duì)企業(yè)CAD、CAM等電子文件進(jìn)行指導(dǎo)？
答：一是督促企業(yè)對(duì)CAD、CAM等電子文件實(shí)行“三納入”、“四同步”管理。二是督促企業(yè)加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，制訂CAD、CAM等電子文件形成、積累、整理鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)等內(nèi)容的管理辦法，使工作有章可循，并在實(shí)踐中不斷補(bǔ)充完善。三是引導(dǎo)企業(yè)執(zhí)行《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要（GB/T17678-1999）等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。四是按照“抓兩頭，促中間”的思路，發(fā)現(xiàn)和培育一批CAD、CAM等電子文件管理比較好的企業(yè)，推廣其經(jīng)驗(yàn)；對(duì)此項(xiàng)工作相對(duì)滯后的企業(yè)進(jìn)行定期或不定期檢查，督促其盡快提高水平，促進(jìn)全省企業(yè)此項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
（作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處）
聯(lián)系客服
