山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范
魯檔發(fā)〔2014〕23號(hào)
山東省檔案局關(guān)于印發(fā)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》的通知
各市檔案局、省直各部門（單位）：
為加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作，省檔案局依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，制定了《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
本《規(guī)范》自2014年8月1日起施行，有效期至2019年7月31日。
山東省檔案局
2014年6月16日
山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了檔案工作的原則、組織管理和制度要求，提出了檔案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)、安全保障和服務(wù)利用等方面的方法與指南。
本規(guī)范是各單位開(kāi)展檔案工作的基本規(guī)范，適用于行政轄區(qū)內(nèi)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位，企業(yè)單位參照?qǐng)?zhí)行。
2 總則
2.1 歸檔的文件材料應(yīng)全面、真實(shí)地反映本單位履行職責(zé)的歷史面貌，滿足在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求。
2.2 檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件材料任何組織、個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
2.3 維護(hù)檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，任何組織、個(gè)人不得偽造或者擅自銷毀、篡改檔案。
2.4 檔案工作以收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用為目標(biāo)。
3 組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)
3.1 檔案管理組織
3.1.1 遵照國(guó)家檔案法規(guī)要求設(shè)立檔案工作管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對(duì)本單位、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。建立健全檔案監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)有效的監(jiān)管運(yùn)行機(jī)制。
3.1.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁檔案管理違法違紀(jì)行為。
3.1.3 將檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員崗位職責(zé)，納入各項(xiàng)工作流程，納入年度目標(biāo)考核，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同獎(jiǎng)懲。
3.1.4 接受同級(jí)檔案行政管理部門和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)，按照規(guī)定時(shí)限完成重大活動(dòng)檔案登記、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、政務(wù)公開(kāi)信息報(bào)送、檔案進(jìn)館等檔案業(yè)務(wù)工作。
3.1.5 通過(guò)宣傳教育和專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)和檔案法治意識(shí)。
3.2 檔案工作人員
3.2.1 配備與單位檔案工作科學(xué)化管理相適應(yīng)的專（兼）職檔案人員，檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)，管理屬于國(guó)家所有的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)持證上崗，檔案工作人員保持相對(duì)穩(wěn)定。
3.2.2 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和崗位技能培訓(xùn)。
3.3 檔案工作經(jīng)費(fèi)
檔案工作經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算，配備必要的設(shè)施設(shè)備，滿足歸檔文件規(guī)范整理、檔案安全保管、檔案信息化建設(shè)與服務(wù)利用等業(yè)務(wù)需要。
3.4 檔案工作制度
3.4.1 將檔案工作制度融入到本單位制度建設(shè)體系，使之與其他工作制度有機(jī)銜接，為檔案工作開(kāi)展提供保障。
3.4.2 建立完備的檔案工作制度，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、庫(kù)房管理及離崗交接清點(diǎn)等制度。
3.4.3 按照國(guó)家檔案局8號(hào)令、10號(hào)令等法規(guī)要求，制定和完善本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核后實(shí)施。
3.4.4 建立檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)和責(zé)任追究制度。
4 檔案資源建設(shè)
4.1 檔案資源前端控制
4.1.1 嚴(yán)格執(zhí)行文件材料歸檔制度，對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)當(dāng)整理歸檔的文件材料，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。
4.1.2 根據(jù)各單位文件材料歸檔范圍，從源頭上加強(qiáng)對(duì)文書、照片、聲像、會(huì)計(jì)、科技（基建）、設(shè)備、公務(wù)活動(dòng)禮品等各種門類、各種載體檔案資料的收集，維護(hù)檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4.1.3 單位檔案機(jī)構(gòu)依照法規(guī)制度對(duì)應(yīng)歸檔文件的形成過(guò)程、形成質(zhì)量、原始屬性、法律效用標(biāo)識(shí)等進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實(shí)性、原始性、完整性。
4.1.4 文件形成部門負(fù)責(zé)人或承辦活動(dòng)（項(xiàng)目）的單位負(fù)責(zé)人是歸檔文件質(zhì)量第一責(zé)任者，在文件歸檔前應(yīng)對(duì)文件齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、整理規(guī)范情況進(jìn)行審查，并簽署歸檔質(zhì)量審查意見(jiàn)。
4.1.5 各類文件應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔，未明確歸檔期限的不得超過(guò)1年。
4.2 電子文件歸檔管理
4.2.1 將電子文件歸檔管理工作納入電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步建設(shè)。
4.2.2 按照國(guó)家關(guān)于電子文件管理的規(guī)定，做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。
4.3 重大活動(dòng)（事件）、重點(diǎn)工程和重要科研項(xiàng)目檔案管理
4.3.1 主辦、承辦單位要將重大活動(dòng)（事件）、重點(diǎn)工程、重要科研項(xiàng)目情況及時(shí)通知同級(jí)檔案行政管理部門，同時(shí)按照《山東省重大活動(dòng)檔案管理辦法》（省政府令第247號(hào)）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT28-2002）、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA／T2-1992）等有關(guān)要求做好檔案的收集、整理、保管、移交工作。
4.3.2 縣級(jí)以上人民政府確定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目的檔案，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門驗(yàn)收。
4.4 檔案征集
根據(jù)需要向社會(huì)或本單位退休、調(diào)離人員征集檔案資料。
4.5 檔案集中統(tǒng)一管理
檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，對(duì)業(yè)務(wù)部門或基層單位保存的業(yè)務(wù)或?qū)ｉT檔案，要建立檔案管理臺(tái)賬或目錄，歸檔文件數(shù)量納入檔案統(tǒng)計(jì)范圍，并對(duì)其實(shí)體保管和信息利用狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。
4.6 檔案移交進(jìn)館
各單位應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交列入進(jìn)館范圍的檔案。
5 檔案信息化建設(shè)
5.1 建設(shè)規(guī)劃
5.1.1 參照數(shù)字檔案室（館）建設(shè)指南，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，推進(jìn)數(shù)字檔案室（館）建設(shè)。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)、國(guó)家綜合檔案館的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。
5.1.2 依托單位信息化建設(shè)成果，統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等。
5.2 數(shù)字資源
5.2.1 建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，形成文書、照片、錄音、錄像，科技、專業(yè)等各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案資源。
5.2.2 按照存量數(shù)字化、增量電子化的原則，開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）等標(biāo)準(zhǔn)要求。
5.3 應(yīng)用系統(tǒng)
5.3.1 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)管理功能和身份認(rèn)證、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤、電子簽名等安全管理功能，符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。
5.3.2 數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)與單位電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，自動(dòng)接收采集各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)；應(yīng)與國(guó)家綜合檔案館銜接，按照標(biāo)準(zhǔn)移交電子檔案。
5.4 信息安全
5.4.1 按照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)工作的要求，配備必要的信息安全設(shè)備、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術(shù)策略，保障信息系統(tǒng)安全。
5.4.2 定期備份數(shù)字檔案資源，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)字檔案資源安全。
6 檔案安全保障
6.1 檔案庫(kù)房及工作用房
6.1.1 檔案庫(kù)房建筑、設(shè)計(jì)參照?qǐng)?zhí)行《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008）要求。
6.1.2 檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室、辦公室滿足檔案工作需要。
6.1.3 檔案庫(kù)房達(dá)到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度控制符合國(guó)家規(guī)定。
6.2 檔案設(shè)施設(shè)備配備
6.2.1 檔案辦公設(shè)備。配備信息化管理需要的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、照像機(jī)、錄音錄像等設(shè)備。
6.2.2 檔案保護(hù)設(shè)備。按照國(guó)家規(guī)定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災(zāi)備份、應(yīng)急電源等檔案安全設(shè)施、設(shè)備。
6.2.3 檔案裝具。配備數(shù)量充足、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的卷皮、卷盒及檔案櫥、架。
6.3 庫(kù)房安全管理
6.3.1 人員、檔案出入庫(kù)登記內(nèi)容準(zhǔn)確、及時(shí)；定期進(jìn)行庫(kù)房安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題整改到位。
6.3.2 檔案人員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案交接制度，依據(jù)檔案管理臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檢索目錄清點(diǎn)各種載體檔案庫(kù)存，并辦理檔案交接手續(xù)。
6.4 檔案安全管理
6.4.1 完善人防、物防、技防、聯(lián)防體系，檔案安全制度執(zhí)行有效。
6.4.2 健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制和電子檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)管理、重要檔案異質(zhì)異地備份等安全保障措施，確保檔案信息安全。
6.4.3 完善檔案開(kāi)放利用審核鑒定機(jī)制，對(duì)應(yīng)開(kāi)放檔案和擬在網(wǎng)上公開(kāi)的檔案信息，審慎進(jìn)行劃控、鑒定。
6.4.4 大力開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，及時(shí)對(duì)破損檔案進(jìn)行搶救修復(fù)。
6.4.5 制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案，并經(jīng)常組織演練、培訓(xùn)，提高危機(jī)事件發(fā)生時(shí)相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。
7 檔案服務(wù)利用
7.1 檔案整理
嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學(xué)、排列有序、保管期限確定準(zhǔn)確、檔號(hào)編制規(guī)范。
7.2 目錄編制
文書檔案編制歸檔文件目錄、專題目錄、文號(hào)索引等檢索工具；其他門類檔案根據(jù)相應(yīng)規(guī)范要求編制檢索工具；按照著錄規(guī)則和《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA／T46-2009）等要求建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。
7.3 建立全宗卷
按照《全宗卷規(guī)范》（DA／T12-2012）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。
7.4 檔案利用
7.4.1 檔案查閱
及時(shí)高效為領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各部門提供檔案借閱服務(wù)；嚴(yán)格借閱登記和利用效果反饋登記，編印檔案利用效果實(shí)例匯編。
7.4.2 檔案編研
編寫或續(xù)編全宗指南；編寫單位組織沿革、年度大事記、年鑒；編制檔案資料匯編；開(kāi)發(fā)、整合檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、單位工作、社會(huì)需求提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。
7.4.3 通過(guò)舉辦檔案展覽、編輯出版圖書、制作檔案音像制品等，多角度、多形式開(kāi)展檔案文化傳播。
7.4.4 積極實(shí)施檔案信息資源共享，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案信息資源的遠(yuǎn)程利用。
8 檔案工作創(chuàng)新
在檔案監(jiān)管、收集整理、利用服務(wù)、保管保護(hù)及制度建設(shè)等方面開(kāi)展具有首創(chuàng)性和示范性作用的工作。
