“文件筐測驗(yàn)”相關(guān)知識
“公文處理模擬測驗(yàn)” 又稱“文件筐測驗(yàn)”，作為一種個人綜合性筆試測驗(yàn)，特別適合于中、高級管理人員的能力測評。公文筐測驗(yàn)的所有題目“公文處理模擬測驗(yàn)” 又稱“文件筐測驗(yàn)”，作為一種個人綜合性筆試測驗(yàn)，特別適合于中、高級管理人員的能力測評。公文筐測驗(yàn)的所有題目都來自于管理工作的實(shí)戰(zhàn)，通過考察被測評者在處理具體業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)，評估其關(guān)鍵能力。在國外，公文筐測驗(yàn)是評價中、高層管理人員的重要測評工具，也是評價中心技術(shù)中應(yīng)用得最多的一種情境模擬測試手段。據(jù)國外學(xué)者所做的一項調(diào)查研究，95%的評價中心都采用了公文筐測驗(yàn)這種測評技術(shù)。
在美國，該測驗(yàn)?zāi)壳耙驯?000多家知名企業(yè)所采用，除美國電報電話公司外，福特汽車、通用電氣等諸多大型企業(yè)集團(tuán)均將公文筐測驗(yàn)作為企業(yè)管理人員選拔、測評的重要手段。
當(dāng)前在國內(nèi)，公文筐測驗(yàn)作為一種測評技術(shù)，被越來越廣泛應(yīng)用于在領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員招聘選拔中。公文筐測驗(yàn)是一種信度和效度都比較高的測評手段，可用于領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的選拔、考核以及培訓(xùn)。 公文筐測驗(yàn)的特點(diǎn)公文筐測驗(yàn)把被試置于模擬的工作情境中去完成一系列的工作，與通常的紙筆測驗(yàn)相比，顯得生動而不呆板，較能反映被試的真實(shí)能力水平；與結(jié)構(gòu)化面試、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等其他測評技術(shù)相比，它提供給被試的背景和測驗(yàn)材料以及被試的作答都是以書面形式完成的，一方面考慮到被試者在日常工作中接觸和處理大量文件的需要，另一方面也為每一位被試提供了工作的前提條件和機(jī)會相等的情境。公文筐測驗(yàn)可以同時對大批量的被試進(jìn)行測試，這也是其他情境測驗(yàn)所無法比擬的。
公文筐測驗(yàn)是評價擔(dān)任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取/研究有關(guān)資料、得體處理各類、準(zhǔn)確做出管理決策、有效開展指揮/協(xié)調(diào)和控制工和能力及其現(xiàn)場行為表現(xiàn)的綜合性測驗(yàn)。一、公文筐測驗(yàn)的優(yōu)點(diǎn)公文筐測驗(yàn)兼?zhèn)淞饲榫衬M技術(shù)和傳統(tǒng)紙筆測驗(yàn)的優(yōu)點(diǎn)。
從形式上看，公文筐測驗(yàn)把被試置于模擬的工作情景中去完成一項任務(wù)，與通常的紙筆測驗(yàn)相比，顯得生動而不呆板，較能吸引被試的答題興趣。
公文筐測驗(yàn)是一套公文的組合，可以同時從多個維度上評定一個人的管理能力，這些能力是知識、經(jīng)驗(yàn)和智力相互作用和整合的結(jié)果，具有綜合性。這些題目的設(shè)計也可以因不同的工作特征和所有評價的能力的不同而不同，具有一定的靈活性。
和無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等其他情境模擬測驗(yàn)相比，公文筐提供給被試的背景、測驗(yàn)材料和要求的作業(yè)都以書面的形式來完成和實(shí)現(xiàn)，比較簡便，對實(shí)施者和場地的要求最低，既可以采取個別的方式進(jìn)行施測，也可以采取團(tuán)體的方式進(jìn)行施測，只要評價者給于被試者相同的指導(dǎo)語就可以了。
公文筐測驗(yàn)高度仿真和接近管理實(shí)戰(zhàn)，非常有利于激發(fā)被測評者的積極性和創(chuàng)造性，對于在很短的時間內(nèi)全面、準(zhǔn)確掌握管理者的能力、潛能以及個性心理特征的某些關(guān)鍵要素具有不可替代的重要作用，是不折不扣的“管理者實(shí)戰(zhàn)演習(xí)”。兩小時左右的公文筐測驗(yàn)對被測評者自身綜合素質(zhì)狀況、工和經(jīng)驗(yàn)積累、專業(yè)知識和相關(guān)知識的系統(tǒng)整合與嫻熟應(yīng)用的考察效果為其他許多人事測驗(yàn)所望塵莫及。
最重要的是，公文筐測驗(yàn)具有跨文化、跨地區(qū)、跨行業(yè)和跨企業(yè)規(guī)模的普遍適應(yīng)性。據(jù)統(tǒng)計，歐美發(fā)達(dá)國家和日本在選拔、評價管理人員時最常用的技術(shù)就是評價中心，而評價中心中公文筐測驗(yàn)的使用頻率高達(dá)95%。公文筐測驗(yàn)效度和信度極高在特定的外部競爭環(huán)境和內(nèi)部資源條件下進(jìn)行產(chǎn)品計劃、價格計劃、分銷計劃和促銷計劃的能力。滾動計劃法的應(yīng)用情況、計劃的可行性、實(shí)施所需時間/成本以及風(fēng)險度是考評管理者計劃能力關(guān)鍵指標(biāo)。
組織能力是指被測評者按照各項既定工作任務(wù)的重要和緊急程度安排工作次序、調(diào)配人力/物力/財力資源、合理分工/授權(quán)并進(jìn)行相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)或人事調(diào)整的能力。當(dāng)某大區(qū)的商品營業(yè)額出現(xiàn)大幅度滑坡時，市場總監(jiān)往往要組織增派促銷人員，調(diào)撥促銷用品、加大營銷費(fèi)用，授予大區(qū)市場經(jīng)理臨時特別權(quán)力，甚至調(diào)整大區(qū)市場部組織機(jī)構(gòu)或管理班子來加以應(yīng)對。工作次序安排、資源配置、工作分工/授權(quán)情況以及組織措施的成本和風(fēng)險度是考評管理者組織能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
預(yù)測能力是指被測評者對模擬工作環(huán)境中相互關(guān)聯(lián)的各類因素及總體形勢未來發(fā)展趨勢進(jìn)行準(zhǔn)確判斷并預(yù)先采取相應(yīng)措施的能力。競爭對手在某中心城市的各大商場剛剛投放一種明顯優(yōu)于公司現(xiàn)有主導(dǎo)產(chǎn)品的新產(chǎn)品，而該城市正是公司計劃下一步重點(diǎn)經(jīng)營的目標(biāo)市場——準(zhǔn)確的預(yù)測及有效的應(yīng)對措施此時對市場總監(jiān)來講就顯得十分關(guān)鍵。對工作環(huán)境中各類相關(guān)因素及總體形勢未來發(fā)展的多種可能性及其發(fā)生概率的分析論證、各種防范/因應(yīng)措施的合理性是考證管理者預(yù)測能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
決策能力是指被測評者在解決實(shí)際工作問題（特別是解決重要且緊急的關(guān)鍵問題）時策劃并選擇高質(zhì)量方案的能力。公司的新產(chǎn)品已被消費(fèi)者認(rèn)同，銷售額和利潤正在快速增長，仿制品也開始進(jìn)入市場——是重點(diǎn)開拓全新市場、建立新的分銷渠道，還是在已開發(fā)市場轉(zhuǎn)變廣告宣傳策略、降低促銷呢？這就需要市場總監(jiān)審時度勢、全面斟酌、正確決策，決策目標(biāo)的清晰程度、備擇方案（一般為兩到三個）的可行性、各方案的評價比較和最終確定的考評管理者決策能力的關(guān)鍵指標(biāo)。
溝通能力是指被測評者通過局面形式準(zhǔn)確表達(dá)個人思想和意見的能力。實(shí)際工作中，市場總監(jiān)會經(jīng)常以電子郵件、傳真、信函或公文的形式與各大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行工作交流、根據(jù)市場人員狀況和市場競爭態(tài)勢對大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行適時的工作指導(dǎo)、對大區(qū)經(jīng)理進(jìn)行日常慰問和精神鼓勵等等——這就需要良好的書面溝通能力。溝通網(wǎng)格和溝通方式的選擇、的準(zhǔn)確性、思維的邏輯性、結(jié)構(gòu)的層次性、文字的流暢性是考評管理者溝通能力的關(guān)鍵指標(biāo)。公文筐測驗(yàn)的編制過程
試題編制是公文筐測驗(yàn)過程中的核心環(huán)節(jié)，是直接影響測評效果的關(guān)鍵。如果這個環(huán)節(jié)的工作做得不好，那么測評實(shí)施與結(jié)果評定等環(huán)節(jié)也很難保證，公文筐測驗(yàn)的有效性和可靠性就無從談起。所以，如何設(shè)計和編制公文筐測驗(yàn)，這是學(xué)習(xí)和掌握公文筐測驗(yàn)的關(guān)鍵。
掌握充分相關(guān)資訊的題目設(shè)計小組一般用兩至三個工作日即可完成一個重要管理職務(wù)的公文筐測驗(yàn)題目設(shè)計。
1、確定測評要素
測評要素的確定要依據(jù)兩個方面來進(jìn)行：一是通過上面提及的工作分析或勝任力特征分析來澄清擬任崗位的要求，通常需要分析崗位的職責(zé)與任職要求，這可以通過查閱有關(guān)職位說明進(jìn)行，同時還要與任職者或者其上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入細(xì)致的訪談，以澄清擬任職位的關(guān)鍵任務(wù)指標(biāo)和勝任力特征。如果可以訪談的任職者數(shù)量比較多，還可以采用問卷的方式進(jìn)行調(diào)研。
有效的工作分析是公文筐測驗(yàn)的最核心的基礎(chǔ)工作，工作分析的關(guān)鍵內(nèi)容開展得越規(guī)范、越全面、越深入、越細(xì)致、公文筐測驗(yàn)的題目設(shè)計就越容易，測評結(jié)果的信、效度也就越高。但僅有系統(tǒng)的工作分析還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對行為特點(diǎn)、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境、企業(yè)文化和測評目標(biāo)的分析也是測評題目設(shè)計時需要考慮的重要內(nèi)容。下列因素就是公文筐測驗(yàn)題目設(shè)計的主要依據(jù)：企業(yè)所在行業(yè)的特點(diǎn)；企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境狀況；企業(yè)同行文化和希望建立的新文化；測評的目標(biāo)：招聘、選拔、評價和培訓(xùn)需求確定等不同的測評目標(biāo)對不同測評題目在整個測評中的權(quán)重有不同考慮；管理職務(wù)設(shè)置的目的和工作職責(zé)；管理職務(wù)的工和性質(zhì)與工作方式；管理者工作活動的內(nèi)容、各項工作活動占全部工和活動時間的比例、各項工作活動的執(zhí)行權(quán)限和執(zhí)行依據(jù)、工作活動結(jié)果的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)（每一管理者的工作活動都包括人際關(guān)系、傳遞和決策制訂三大類活動）；管理者每一工作活動的主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程；管理者的工作關(guān)系：管理者的直接上級和間接上級、直接下級和間接下級、管理者的同級、管理者的企業(yè)內(nèi)部客戶和企業(yè)外部客戶。管理者可調(diào)遣或協(xié)調(diào)的工作資源：包括人力資源、物力資源、財力資源和資源。
2、編制文件
文件的編制是公文筐測驗(yàn)編制過程中的核心環(huán)節(jié)，主要有以下三個步驟：
一是得到文件素材。
文件素材不能憑空杜撰，必須從任職者的實(shí)際工作來。一種比較與有效的方法是請一批比較好的任職者或者他們的直接上級開個交流會，運(yùn)用關(guān)鍵事件法，讓他們回想自己印象比較深刻的在工作中處理過的各種事情，并要求他們寫出來。一位任職者的回憶常常會引起另外一位任職者的回憶。為了得到任職者的配合，對關(guān)鍵事件的回憶通常從正面事件開始，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人談?wù)撟约罕容^成功的事情還是比較容易的，這樣做能使他們很有信心，從而樂于去回憶。為了不至于使獲得的事情太離譜，事先應(yīng)該將測評要素及其內(nèi)涵告訴他們，讓他們圍繞這些要素來回憶。至于征集關(guān)鍵事件的總體數(shù)量的多少，要根據(jù)所需要編制的文件的數(shù)量而定，一般要按所需文件數(shù)量的兩倍到三倍來征集。
通過上述方法，可以確定擬任崗位的素質(zhì)要求，這是要素確定的立足點(diǎn)；
一是要充分考慮公文筐測驗(yàn)的特點(diǎn)進(jìn)行取舍，如前所說，公文筐測驗(yàn)方法不一定對所有的測評要素都適合，這就需要根據(jù)方法本身的特點(diǎn)進(jìn)行選擇。通過這一步驟，可以確定公文筐測驗(yàn)要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應(yīng)該占多大的權(quán)重等。
公文筐測驗(yàn)對考官的要求
公文筐測驗(yàn)對考官的綜合素質(zhì)要求較高。他們不僅要具備管理學(xué)和心理學(xué)領(lǐng)域的基礎(chǔ)知識，了解公文筐測驗(yàn)的理論和實(shí)戰(zhàn)依據(jù)，而且學(xué)要對測評對象所任職務(wù)的職責(zé)權(quán)限和任職資格（工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷、能力、潛能和個性心理特征等）進(jìn)行過系統(tǒng)研究，能夠獨(dú)立或與他人合作設(shè)計測評題目，了解各測評題目之間的內(nèi)在聯(lián)系；能夠恰如其分地開展考評問詢，能夠?qū)Ρ粶y評者進(jìn)行全面、客觀、公正的評價?？脊僖獙γ糠N可能出現(xiàn)的答案及其所代表的意義成竹在胸并與其他考官事先達(dá)成共識。在上世紀(jì)五直至八十年代，公文筐測驗(yàn)的考官是清一色的管理顧問、咨詢專家或心理學(xué)家，二十世紀(jì)八十年代以后，公文筐測驗(yàn)的考官也開始逐步吸收所在企業(yè)的高級管理人員（他們通常是被測評者直接上級的上司）。企業(yè)高級管理人員通常對企業(yè)管理現(xiàn)狀的方方面面感受深刻，通過兩周左右的標(biāo)準(zhǔn)化速成培訓(xùn)以及顧問人員的現(xiàn)場指導(dǎo)，他們基本上能夠擔(dān)負(fù)起合格考官的工作職責(zé)——而這對于企業(yè)自身管理團(tuán)隊的建設(shè)意義深遠(yuǎn)！
二是篩選、加工文件素材。
運(yùn)用關(guān)鍵事件法得到的大量素材中，有一些可能不符合要求，比如說有的事件根本就反映不出相應(yīng)的能力來，這種情況就得看事件能否反映別的測評要素，如果什么都反映不出來，就可以把這個事件淘汰掉了；如果能夠反映出別的要素來，就可以把這個事件歸類到相應(yīng)的要素上。
然后就是對剩下的許多事件進(jìn)行加工。因?yàn)槿温氄邔懗鰜淼氖录杏械奶橄蠡蛘卟粔蛲暾@就需要適當(dāng)補(bǔ)充完整；有的包含了多個事件，這就需要適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行拆分；還有的事件描述得太繁瑣，這就需要進(jìn)一步地精簡加工。另外，完全真實(shí)的材料可能會過于偏重經(jīng)驗(yàn)的考察，而忽視潛能的考察，據(jù)此選拔出來的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才、給單位輸入新鮮血液的本來目的，同時這對單位外部的被試也不公平。
最后還需要對文件的文字陳述進(jìn)行加工，力圖保證試題的表述清楚，文句簡明扼要，表意確切，不致使被試產(chǎn)生誤解，但是也不能遺漏一些必要的條件。注意公文筐測驗(yàn)不是閱讀理解或者語文能力測驗(yàn)，而是對各種領(lǐng)導(dǎo)和管理能力的測量，因而不能用艱深的詞句來影響測驗(yàn)結(jié)果的公平性。
三是編制文件。
完成上述的工作，就可以編制文件了。文件的類型主要有三種：批閱類、決策類和完善類。
批閱類文件要求被試能夠區(qū)分輕重緩急和性質(zhì)，提出處理意見，這類文件是常規(guī)性的公務(wù)文件，通常只需要按部就班地處理即可。
決策類文件往往是請示、報告、建議之類，闡述的往往是日常工作中遇到的非常規(guī)性決策問題，要求被試在綜合分析的基礎(chǔ)之上提出決策方案或從給定的幾種方案中選擇最佳方案。
完善類是指有缺陷的文件，尚缺少某些條件和，如材料的不完善、觀點(diǎn)意見不妥當(dāng)?shù)?，看被試是否善于提出問題和獲得進(jìn)一步的要求。
文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向（對上與對下，對內(nèi)與對外等）應(yīng)該有所區(qū)別。文件的形式盡量與擬任職位中實(shí)際可能遇到的各種文件一致。
編成的文件應(yīng)該具有三大特點(diǎn)：典型性，文件內(nèi)容涉及未來工作中最主要的活動，是對多種情況的歸納與概括；主題突出，單個文件應(yīng)該以描述一個主題為核心，盡量避免一個事件的多個方面都是重點(diǎn)；難度要適中，測驗(yàn)的目的在于區(qū)分能力不同的被試，因此應(yīng)該盡量避免測驗(yàn)中的“天花板”、“地板”效應(yīng)，使得大家的得分都很高或者都很低而不能區(qū)分，通常應(yīng)該由易到難，形成梯度。
3、試測與收集答案
公文筐編制結(jié)束以后，制定評價標(biāo)準(zhǔn)也是相當(dāng)關(guān)鍵的。為了使評價標(biāo)準(zhǔn)又針對性和實(shí)用性，就需要收集各種答案，即文件的各種處理辦法。一個比較有效的做法就是把編好的公文筐讓在職的有關(guān)人員做答。這些在職人員應(yīng)該和將來應(yīng)聘的被試團(tuán)體具有相似的特征，可以看作來自于同一個樣本群體，并且他們所在的崗位，就是被試將來擬任的崗位。人數(shù)應(yīng)該保證在幾十個人以上，不能太少，但是時限可以稍微寬松一些，以保證他們能夠?qū)⑺械奈募继幚硗辍Ｗ詈蟾鶕?jù)這些在職人員的結(jié)果進(jìn)行匯總分類，列出表格。
為了驗(yàn)證編制出來的公文筐測驗(yàn)的效度，我們可以將公文筐測驗(yàn)施測于一批優(yōu)秀的任職者和一批沒有管理經(jīng)驗(yàn)的一般人員。將兩個團(tuán)體做答結(jié)果進(jìn)行比較。假如兩個團(tuán)體的作答結(jié)果之間沒有顯著性的差異，或者一般人員的結(jié)果比優(yōu)秀管理者的結(jié)果要好，這就說明編制的公文筐測驗(yàn)可能存在問題，區(qū)分效度不明顯，需要進(jìn)一步的修改。假如優(yōu)秀管理者的結(jié)果明顯地好于一般人員，則可以接受這份公文筐測驗(yàn)，但要注意強(qiáng)調(diào)保密。
4、制定答案及評分標(biāo)準(zhǔn)
讓有經(jīng)驗(yàn)的高層管理人員或者主管對上述所有的答案用三級量表評定（好、中、差），并進(jìn)一步確認(rèn)題目所測試的要素以及答案可能反映出來的被試的能力水平。在此基礎(chǔ)上，把所得到的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)性的統(tǒng)計和組織，即得出了各文件的可能答案表及評分標(biāo)準(zhǔn)。下面給出一個評分標(biāo)準(zhǔn)的樣例：
計劃能力
好：能夠有條不紊地處理各種公文和材料，并根據(jù)的性質(zhì)和輕重緩急對進(jìn)行準(zhǔn)確地分類處理。在處理問題時，能及時提出切實(shí)可行的解決方案，主要表現(xiàn)在能系統(tǒng)地事先安排和分配工作，注意不同之間的關(guān)系，有效地利用人、財、物和資源。
中：分析和處理問題時能夠區(qū)分事件的輕重緩急，能夠看到不同間的關(guān)系，但解決問題的辦法不是很有效，在資源的分配與調(diào)用方面也不盡合理。
差：處理各種公文和材料時不分輕重緩急，沒有覺察到各種
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